Сразить наповал. #Сопроводительное письмо. 2-е издание

Ценю в себе и других результативность, обладаю ярко выраженными лидерскими качествами, способностью быстро переключаться между большим количеством задач, взвешенно принимать решения в стрессовых ситуациях. Мой опыт позволяет заявлять о себе, как о стрессоустойчивом руководителе, умеющего отделить эмоциональный контекст от содержательного контента как по отношению к подчиненным, так и требовательному амбициозному руководству (субъективные оценочные характеристики, высказывание личного мнения, поток мыслей).

Прошу подробнее ознакомиться с моим опытом в резюме и назначить дату и время собеседования (прямое указание – приказ).

Повтор слов: местоимения – 11 раз, «опыт» – 3 раза.

Как вы увидели, при детальной проверке текста каждую неточность можно легко обнаружить и исправить.

В следующей главе подведем итоги анализа ошибок, которые допустили соискатели в этих письмах.

Топ-10 ошибок

Ошибка №1.

Нарушение этических и этикетных норм: отсутствие приветствия, панибратство, смайлики, прямая реклама, приказ-указание.

Примеры плохих обращений:

– Приветствую Вас!

– Уважаемый HR!

– Доброго дня!

– Здравствуйте!

– Прошу назначить дату и время собеседования.

Ошибка №2.

Недостаток или избыток информации: повторы, обобщения, абстрактные слова, дублирующие друг друга пояснения.

Как вам такой пример описания вакансии: «Ищем человека на работу, с опытом работы на работе»? Вот примерно так воспринимается текст этих писем.

Ошибка №3.

Использование без необходимости большого количества личных местоимений: я, мне, мною, мой, моему, меня.

Ошибка №4.

Присутствие эмоциональных оборотов: «безмерно люблю», «мне нравится», «с удовольствием развиваюсь», «с огромным удовольствием предложу» и др.

Ошибка №5.

Раскрытие информации, которая представляет соискателя в невыгодном свете.

Например: «я многие вещи делаю своими руками». Для должности генерального директора «работа руками» – не является показателем результативности, а скорее нао борот – это показывает отсутствие таких управленческих навыков, как обучение и развитие персонала, делегирование задач. Вот еще пример: «У меня нет опыта именно в B2В, но я уверен, что смогу быстро переключиться на новый вид продаж». Тем самым кандидат сразу подчеркивает нерелевантный опыт работы, фиксируя внимание HR-менеджера на своей слабой стороне.

Ошибка №6.

Нарушение логичности структуры изложения: нет деления на абзацы либо большое количество абзацев, набор одиночных предложений без логической последовательности.

Ошибка №7.

Несоблюдение норм ясности, точности и понятности речи: использование сленга, канцеляризмов, штампов, шаблонов, многозначных понятий.

Ошибка №8.

Высказывание личного мнения.

Например,

«Я думаю, что буду полезен Вашей компании».

«Считаю, что мотивация и сплочение команды для достижения общей цели является моей сильной стороной».

Нет необходимости подчеркивать, что вы выражаете свое мнение. Это и так понятно. Поэтому исключите глаголы мышления, такие как «думаю», «предполагаю», «считаю», «полагаю», «уверен», «кажется», «с уверенностью могу сказать» и др.

Ошибка №9.

Использование прилагательных и наречий, которые обозначают положительные субъективные оценочные характеристики. Например, «обширный», «профессиональный», «опытный», «качественный», «инновационный», «неоценимый», «успешно», «успешный», «отлично», «эффективно», «эффективный», «превосходный», «хороший», «многочисленный», «многолетний» и др.

Кандидаты используют большое количество таких «бесполезных» слов, когда не могут оценить свою работу по ключевым показателям эффективности и привести конкретные цифры. Поэтому им приходится выдумывать обтекаемые обобщающие формулировки. Как будто фразой «профессионал с опытом работы более 20-ти лет в разных сферах бизнеса» они предоставили рекрутеру необходимую информацию для определения их опыта. На самом деле, рекрутер читает такую фразу в каждом втором сопроводительном письме.

Как исправить эту ошибку? Как перевести необоснованные утверждения в убедительные доводы? Вот, как можно это сделать.

Было

Полагаю, что могу быть полезен Вашей компании.

Стало

За четыре месяца работы в компании [Название компании] я увеличил активную клиентскую базу на 40%, привлек 5 крупных клиентов, снизил уровень дебиторской задолженности с 25% до 5%. Готов повторить достигнутые результаты. Для меня работа в Вашей компании – это следующий важный шаг в карьере и возможность проявить себя.

Было

Имею большой опыт участия в крупных проектах.

Стало

Последнее достижение в компании [Название компании] – это успешное проведение крупного проекта [Название проекта] по реструктуризации компаний группы. Мне поставили задачу провести реорганизацию с целью присоединения отдельных юридических лиц к одной компании. Проект требовал детального планирования всех шагов операционного бизнеса, финансов, IT, так как было принципиально важно, чтобы бизнес не был приостановлен ни на одну минуту.

Было

Владею высоким уровнем компетенций в своей сфере, которые я смогу применить для пользы Вашей компании.

Стало

Улучшил финансовый результат на 18% в 2022 году за счет оптимизации бухгалтерской отчетности актива. Сократил расходы компании по банковским процентам на 3 процентных пункта за счет проведения рефинансирования кредитов.

Было

Требования в вакансии, предъявляемые к кандидату, в полной мере соответствуют моей квалификации.

Стало

В описании Вашей вакансии требуется кандидат с опытом оптимизации бизнес-процессов. В компании [Название компании] по итогам 2022 года я увеличил прибыль компании на 15% и сократил срок завершения сделок полного цикла на 30% за счет автоматизации процессов в отделе продаж и в отделе по обслуживанию клиентов.

Было

Имею много выигранных судебных дел.

Стало

Моим большим достижением является выигрыш судебного дела, связанного с одним из самых дорогостоящих активов компании.

Было

Мой опыт позволяет заявлять о себе, как стрессоустойчивом руководителе, умеющего отделить эмоциональный контекст от содержательного контента, как по отношению к подчиненным, так и требовательному амбициозному руководству.

Стало

Вхожу в список лучших внутренних юристов компаний. Уровень Service Index Survey – 89%. В 2022 году юридический департамент был признан лучшим.

Было

Обладаю ярко выраженными лидерскими качествами.

Стало

Вхожу в топ-лист руководителей по рейтингу эффективности.

Было

Благодаря моим организаторским навыкам и лидерским качествам, я умею эффективно выстроить работу своих сотрудников.

Стало

Я создал в компании [Название компании] команду сильных юристов. По системе оценки качества работы и соблюдения дедлайнов Legal получает самые высокие оценки из всех подразделений, поддерживающих бизнес, и воспринимается как надежный бизнес-партнер.

Было

Я – лучший кандидат.

Стало

По итогам изменившегося закона о торговле компания успешно прошла проверку ФАС в 2022 году во всех регионах присутствия и не получила ни одного штрафа в отличие от конкурентов. Это означает, что все договоры, коммерческие политики, торговые практики, которые мы внедрили с 2019 года, были качественно продуманы и соответствуют всем требованиям ФАС.

Было

Я смогу быстро показать результаты.

Стало

За время работы в компании увеличил количество постоянных клиентов на 30% за счет повышения качества предоставляемых услуг и качества обслуживания, увеличил средний чек клиента на 15% за счет активной продажи дополнительных товаров, ввёл в продажу группы товаров премиального сегмента.

Было

Уверен, что в моем лице Вы найдете того, кого ищете.

Стало

В компании [Название компании] отвечаю за финансово-экономический блок. За пять лет работы в компании создал эффективную организационную структуру, увеличил доходную часть бюджета в 3,5 раза, валовый доход на 60%.

Было

Руководил различными по численности коллективами.

Стало

Координировал совместную работу сотрудников кредитного отдела и продавцов-консультантов. В прямом подчинении – 10 человек, в функциональном – более 60.

Было

Использую любую возможность для развития навыков, которые необходимы в профессиональной деятельности юриста.

Стало

Активное участие в мероприятиях и прохождение практики в юридических фирмах помогло мне развить следующие навыки: сбор данных и анализ информации, написание процессуальных документов, решение актуальных бизнес-задач, поиск аргументов и контраргументов, подготовка презентаций, а также получила опыт публичных выступлений и защиты своей позиций перед судьями и практикующими арбитрами.

Было

Во время всего обучения принимала активное участие в различных конференциях, конкурсах и соревнованиях.

Стало

Мое эссе о профессиональной этике юриста на английском языке на 8-ом ежегодном конкурсе студенческих эссе было признано лучшим.

Было

Я готова работать с полной самоотдачей, осваивать новые знания и постоянно самосовершенствоваться, чтобы стать частью команды в Вашей компании.

Стало

Смогу вести несколько проектов параллельно и работать в сжатые сроки, готовить презентации на двух языках.

Ошибка №10.

Наличие орфографических, грамматических и стилистических ошибок.

По данным портала hh.ru – 56% сопроводительных писем содержат грамматические ошибки, 91% HR-специалистов считают такие ошибки недопустимыми.

Просканировать текст на предмет орфографических, грамматических и стилистических ошибок можно с помощью онлайн-сервисов. Например,

www.text.ru

www.gramota.ru

www.orfogrammka.ru

www.онлайн-исправление.рф

www.advego.ru/text

Как избежать самых распространенных ошибок в пунктуации: где поставить пробел, а где тире и запятую, как оформить маркированный список и многое другое – вы узнаете в следующей главе.

Правила пунктуации

Полезнее знать несколько мудрых правил, которые всегда могли бы служить тебе, чем выучиться многим вещам, для

тебя бесполезных. Сенека

Правильная пунктуация делает наглядным и структурированным строй в письменной речи, выделяя отдельные предложения, что облегчает устное воспроизведение написанного.

Правило №1. После обращения ставится восклицательный знак

В официальных письмах обращения принято записывать на отдельной строке. После обращения в таком случае ставится восклицательный знак. Например:

Уважаемый Иван Иванович!

Уважаемый HR-менеджер компании «Х»!

Обратите внимание: слово «Уважаемый» входит в состав обращения и не отделяется запятой.

Сравните:

Здравствуйте, Иван Иванович!

Добрый день, Мария!

Правило №2. Всегда ставить пробелы:

– между двумя инициалами и между инициалами и фамилией (И. И. Иванов);

– между числами и единицами измерения, номером, процентом (№4, дом №15, 30 кв. м., получил 60% прибыли);

– между цифрами и сокращениями: 2021 г., 2019—2021 гг.;

– после географических сокращений (г. Москва);

– внутри сокращений (и т. д., т. е., т. к., и т. п.);

– между группами цифр в многозначных числах,

по три цифры справа налево, начиная с четырёх- или пятизначных чисел (2 500 400, 1 750 256 300).

N. B. Пробел ставится всегда, когда сокращение или специальный символ можно прочитать как отдельное слово. Так вы никогда не ошибетесь и будете ставить пробел там, где это нужно.

Правило №3. Пробел не ставится:

– при постановке тире между цифрами (1—5, 20—35, 150—200, 45—80%, в 2015—2016 гг.);

– после плюса, минуса и плюс-минуса (+40° C, —45%, ±10 см, +55%);

– после порядковых числительных, если они написаны цифрами с грамматическим окончанием (26-й, 135-го, 1-е место, мы заняли 2-е место);

– двойные знаки номера пишутся тоже без пробела (№№1—20).

Правило №4. Точка не ставится:

– в заголовках и подзаголовках,

– после сокращений: млн, млрд, м (метр), г (грамм), кг (килограмм) и др.

Правило №5. Точка ставится:

– после сокращения «тыс.» (100 тыс.);

– после сокращения «гр.», «пр.» (графа, группа, градус, процент);

– после гг. – с точкой на конце (2015—2017 гг.).

Правило №6. Написание дат:

– принято сокращение слова годы – гг. Следует писать: 2015—2017 гг. Обратите внимание: между числами ставится тире без пробелов с обеих сторон;

– дата пишется так: 27.10.2016. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр (через точку), год – четырьмя арабскими цифрами: 15.04.2017. Если одна дата записывается цифрами, то слово «год» или сокращение «г.» после даты не требуется. Примеры:

– 23.03.2017,

– в 1920 году,

– в 1995—1996 годах,

– в 2015—2017 гг.,

– с 1990 по 1995 год.

Правило №7. Постановка двоеточия перед маркированным списком

Фраза перед списком может оканчиваться двоеточием или точкой. Двоеточие ставится, если:

– в этой фразе содержится слово или словосочетание, указывающее на то, что далее последует список;

– список разъясняет то, о чем говорится в предшествующей ему фразе;

– список непосредственно продолжает текст.

Пример – настоящий перечень. Если данные условия не соблюдаются, то перед перечнем ставится точка.

Правило №8. Выделение элементов списка

Существует множество способов графического выделения элементов перечня. Вот рекомендуемые для использования в резюме:

– тире ( – ),

– наборный знак (точка, квадрат, ромб, звездочка и т. д.).

Правило №9. Расстановка знаков препинания после элементов списка

После абзацев – элементов списка/перечня ставится:

а) запятая, если абзацы-элементы очень просты – из нескольких слов, без знаков препинания внутри, обозначены наборным знаком (например, тире) и начинаются со строчной буквы; но не будет ошибкой и постановка в подобных случаях после абзацев точки с запятой;

б) точка с запятой, если элементы не совсем просты, со знаками препинания внутри, обозначены цифрой с закрывающей скобкой (1), строчной буквой с закрывающей скобкой (a), наборным знаком ( – ) и начинаются со строчной буквы (a), т. е. строчной букве в начале элемента соответствует точка с запятой в конце его. Пример – настоящий перечень;

в) точка, если элементы обозначены цифрой с точкой (1.) или прописной буквой с точкой (A.). Точке после обозначения элемента соответствует точка в конце элемента.

Правило №10. Использование знака косой черты /

Сфера применения знака / (косая черта) – научная и деловая речь. Он употребляется в функции, близкой к союзам и и или, как знак альтернативности понятий или обозначения единого сложного понятия, напр.: проблема слитных/раздельных написаний; покупка/продажа ценных бумаг; менеджер по продажам/торговый представитель.

Обратите внимание: косая черта пишется без пробела с обеих сторон.

Правило №11. Оформление номера телефона

Номера телефонов принято писать, отделяя дефисом по две цифры справа налево, например: 99-85-90. В номерах телефонов с числом цифр больше шести отделяют крайнюю левую группу в три цифры: 990-00-00.

Предпочтительнее указывать в резюме: номер мобильного телефона: +7 123-45-67, номер с кодом города: (123) 123-45-67.

Выводы

1. Семь раз проверьте, один раз отправьте.

2. Узнать наспех составленное письмо можно по ошибкам. Это проявление неуважения. Получателей писем прежде всего раздражает не то, что вы неграмотны, а то, что вы не потрудились найти время на проверку письма, а значит вы не так сильно мотивированы на работу. Ваше пренебрежение к адресату вашего письма может стоить вам оффера. Поэтому перед отправкой обязательно проверяйте текст сопроводительного письма на наличие ошибок.

N. B. Правила в этой главе касаются составления сопроводительных писем на русском языке. Для написания письма на английском и других иностранных языках соблюдайте стандарты деловой письменной коммуникации, принятые в этих странах.

ИСТОЧНИКИ

– Правила русской орфографии и пунктуации. Полный академический справочник / Под ред. В. В. Лопатина. М., 2013. С. 282—286.

– А. Э. Мильчин, Л. К. Чельцова. Справочник издателя и автора. 2-е изд., М., 2003. С. 38—44.

– Русский орфографический словарь РАН [Электронный ресурс] / Под ред. В. В. Лопатина – Электрон. дан. – М.: Справочно-информационный интернет-портал ГРАМОТА.РУ, 2005.

В следующей части вы узнаете стандартную структуру, которой нужно придерживаться при написании сопроводительного письма.

От плохого к хорошему

Структура сопроводительного письма

Часть I. Вступление

Цель первой части – поприветствовать, представиться и обратиться с конкретной просьбой к адресату письма. Это обязательная часть сопроводительного письма. Вступление состоит из 3-х разделов: «обращение», «представление» и «просьба».

Раздел «Обращение»

Вот примеры правильного обращения:

Уважаемая [Имя Отчество]!

Здравствуйте, [Имя Отчество]!

Добрый день, [Имя Отчество]!

Уважаемый HR-менеджер компании [Название компании]!

Уважаемый отдел персонала компании [Название компании]!

Уважаемый сотрудник отдела подбора персонала компании [Название компании]!

Уважаемый менеджер по подбору персонала компании [Название компании]!

Раздел «Представление»

Познакомиться и установить первый контакт в письме помогает представление автора. Несмотря на то, что в заголовке письма и в подписи уже будут ваши имя и фамилия, вы можете еще раз назвать свое имя сразу после обращения и добавить одно предложение с краткой информацией о себе. Это могут быть сведения о вашей профессии и специальности, или о том, в каком вузе и на каком факультете вы учились, в какой сфере и на какой позиции работали, сколько вам лет. Например,

«Меня зовут Ирина Иванова, мне 28 лет. Работаю менеджером проектов в ИТ-сфере».

«Меня зовут Иван Иванов, мне 22 года, заканчиваю в этом году Вуз [Название вуза]» по специальности [Название специальности]».

Раздел «Просьба»

Адресат письма должен сразу понять, с какой целью к нему обращаются. Поэтому сразу после короткого представления в этом же абзаце обратитесь с конкретной просьбой – укажите на какую позицию или вакансию вы хотите, направление, в котором вы хотите работать. Например,

Менеджер IT-проектов (разработка ПО)

Региональный менеджер по продажам (FMCG, food)

Управляющий офиса (банки)

Торговый представитель (медицинское оборудование)

Продакт-менеджер (облачные технологии)

Директор строительных проектов (нежилое строительство)

Вот список выражений, связанных с просьбой о приеме на работу или учебу:

«Прошу Вас рассмотреть мое резюме на позицию [Название позиции] в компанию [Название компании]».

«Хочу подать заявку на должность [Название должности]».

«Пишу Вам по поводу вакансии [Название вакансии]»

«Рад, что имею возможность отправить Вам свое резюме на вакансию [Название вакансии]».

«Обращаюсь к Вам с просьбой о том, чтобы Вы обратились к моему резюме, когда Вам представится такая возможность».

«Сейчас я рассматриваю для себя возможность выбора нового места работы. В связи с этим не могли бы Вы рассмотреть мое резюме на позицию [Название позиции]».

«Меня заинтересовала вакансия [Название вакансии] в компании [Название компании]».

«Мне бы очень хотелось, чтобы вы рассмотрели мое резюме».

«Я Вам пишу, чтобы узнать, есть ли в Вашей компании [Название компании] открытые вакансии для [Название позиции] в одном из Ваших филиалов».

«Я бренд-менеджер с опытом работы в туристической индустрии более 10-ти лет. Я работала в таких компаниях, как „Х“ и „Y“ и хочу продолжать развиваться в этой сфере».

«Я бизнес-тренер, специализирующийся в области розничных и прямых продаж. Имею 17-летний опыт работы в трех крупнейших транснациональных компаниях на рынке косметики: Schwarzkopf&Henkel, L’Oreal, Avon».

«Имею более чем 3-х летний опыт в области маркетинга, трейд-маркетинга, планирования и аналитики. Получил ценный международный опыт работы в FMCG секторе, в автомобильном и издательском бизнесе. Работал в таких странах, как Италия, Польша и Великобритания».

Также вы можете более детально сообщить о цели своего обращения, добавив информацию о том, откуда вы узнали о вакансии.

Например,

«Профессор кафедры [Название кафедры] при университете [Название вуза] посоветовал мне обратиться к Вам относительно прохождения моей стажировки на курсе [Название курса»].

«Прошу Вас рассмотреть мое резюме на вакансию [Название вакансии], анонсированную на LinkedIn: [ссылка на вакансию]».

Теперь соединим три раздела (обращение, представление и просьба) вместе.

«Уважаемая, [Имя Отчество]!

Меня зовут Иван Иванов, мне 22 года, заканчиваю в этом году вуз [Название вуза] и хочу попасть на стажировку в Вашу компанию [Название компании]. Профессор кафедры [Название кафедры] при университете [Название вуза] посоветовал мне обратиться к Вам относительно прохождения моей стажировки на курсе [Название курса»]».

«Уважаемый HR-менеджер компании [Название компании]!

Меня зовут Ирина Иванова, мне 28 лет. Я работаю менеджером проектов в ИТ-сфере. Прошу Вас рассмотреть мое резюме на вакансию [Название вакансии], анонсированную на сайте: [ссылка на вакансию]. Меня интересует удаленная работа или работа с частичной занятостью».

«Здравствуйте, [Имя Отчество]!

Я Иван Иванов, мне 23 года, учусь на 3-м курсе [Название вуза]. Пишу Вам по поводу места на стажировку в компанию [Название компании]».

«Уважаемый отдел персонала компании [Название компании]!

Меня зовут Елена, я соискатель на вакансию [Название вакансии]. Я работаю 5 лет бизнес-тренером в международных косметических FMCG-компаниях в B2C сегменте».

«Здравствуйте, [Имя получателя]!

Это Ирина Иванова. Мы работали вместе в компании [Название компании] в отделе [Название отдела]. Я занимала позицию [Название позиции]. Надеюсь, что Вы меня помните.

Сейчас нахожусь продолжительное время в поисках новой работы, но пока безуспешно. Хочу обратиться к Вам с просьбой представить мое резюме в отдел кадров на вакансию [Название вакансии]. Также буду очень признательна Вам за рекомендации коллегам».

Как сделать переход от вступления к основной части

Соединить вступление с основной частью поможет «мостик» – предложение, в котором вы можете рассказать, откуда узнали о вакансии или сделать анонс того, о чем вы собираетесь написать. Например,

«Хочу написать вам о своем опыте работы в 2-х последних компаниях, о своих сильных сторонах и достижениях. А также объяснить причины моего решения о переходе».

«Хотел бы указать три причины, по которым я подхожу на эту вакансию, и объяснить, почему я покинул последнюю компанию».

«Хотел бы написать, почему я справлюсь с задачами на этой позиции».

«Хотел бы коротко написать о себе».