Сразить наповал. #Мотивационное письмо. Как научиться писать тезисы, аргументы и истории

© Раиса Сорокина, 2023

ISBN 978-5-0060-8862-7

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

Предисловие

Об авторе

Раиса Сорокина работает в сфере карьерного маркетинга и кадрового консалтинга, автор популярной литературы о поиске работы и построении карьеры. В прошлом бизнес-тренер с 20-летним опытом в продажах, управлении, обучении и рекрутинге в международных компаниях, входящих в список Fortune 500, в т. ч. Schwarzkopf & Henkel, L’Oreal, Avon Products.

Сейчас Раиса входит в число лучших карьерных экспертов по поиску работы и является единственным в России копирайтером по созданию профессионального бренда в резюме.

В 2015 году Раиса Сорокина основала bosshunt.ru – информационный ресурс для эффективного поиска работы, в котором публикует обучающие материалы, помогающие овладеть навыками письменной и устной коммуникации, навыками продаж и самопрезентации для развития карьеры и успешного трудоустройства.

В 2017 году издательство «Эксмо» приобрело права на книгу «Я боюсь собеседований. Советы от коуча №1 в России», которая стала бестселлером.

В 2018 году вышла серия книг «Сразить наповал» – учебные практические руководства по обучению навыкам письменной коммуникации в сфере карьерного маркетинга. В 2023 году вышло второе издание книги «Сразить наповал. #Сопроводительное письмо» и новая книга «Резюме для карьеры».

С 2020 года является ведущим HR-экспертом и руководителем проекта resumegate.ru – сервиса по самостоятельному написанию продающего резюме с нуля для белых воротничков с примерами обязанностей, навыков, качеств и результатов на разные позиции от начинающего специалиста до топ-менеджера.

Раиса Сорокина обладает экспертизой в стратегическом и тактическом управлении карьерой в 3-х направлениях:

1. Управление корпоративной карьерой.

2. Управление отраслевой карьерой.

3. Управление брендовой карьерой.

Ключевые компетенции:

• Подготовка выпускников, специалистов, руководителей первого и среднего звена, топ-менеджеров к продвижению в карьере и к высокой конкурентоспособности на рынке труда.

• Написание продающих и функциональных резюме, саммари, сопроводительных и мотивационных писем.

• Разработка и проведение курсов по составлению резюме и обучению навыкам письменной деловой коммуникации.

• Разработка и проведение тренингов по подготовке к прохождению собеседований.

• Проведение интервью-симуляций.

• Карьерное консультирование.

Клиенты, с которыми работала Раиса, получают предложения и строят карьеру в крупнейших западных и российских компаниях, таких как: «Яндекс», Amazon, Coogle, «Роснефть», «Газпром», «Алроса», «Сибур», «Теле2», «Мегафон», «МТС», Henkel, L’Oreal, Procter & Gamble, Unilever, Coca-Cola, PepsiCo, DHL Express, Heineken, Gillette, Johnson & Johnson, Leroy Merlin, Citibank, «Сбербанк», «Альфа-Банк», ВТБ24, «Сколково», Mars, Philips, Michelin, IPT Group, «2ГиС», X5 Retail Group, «Лукойл», General Electric, HP, Microsoft, IBM и многие др.

О книге

Что делать соискателю, у которого нет опыта работы по специальности? Или он хочет перейти в другую сферу? Или сменить направление деятельности? Или поступить в вуз? Или в магистратуру? Или записаться на программу MBA? А что делать соискателю, который не подходит по топ-критериям отбора, но очень хочет попасть в определенную компанию? Если есть огромное желание, энергия и страсть биться за конкретную вакансию, то настойчивость, упорство, целеустремленность, стремление и воля к победе помогут преодолеть все препятствия и сделать невозможное возможным. Как говорил Джон Рокфеллер, первый «долларовый» миллиардер в истории человечества: «Я скорее найму человека с энтузиазмом, чем того, который все знает». Однако, в таком случае предстоит потратить намного больше времени и усилий, чтобы объяснить свою мотивацию и убедить нанимающую сторону выбрать вашу кандидатуру, несмотря на отсутствие необходимых компетенций.

Лучший способ достичь положительного результата – написать мотивационное письмо. Как это сделать, вы узнаете в этой книге.

Для кого эта книга

В известной книге «Как писать хорошо» Уильям Зинсер пишет: «Умение хорошо писать – отнюдь не природный дар. Писать – это серьезная работа, где конечный успех определяется не столько талантом пишущего, сколько уровнем владения техниками и методами написания делового письма». Если вы не только знаете, но и умеете работать с письменным словом, то вам не придется биться над главной задачей любой коммуникации: как донести до другого человека свои мысли и убеждения.

Советы в этой книге помогут студентам, выпускникам и начинающим специалистам с небольшим опытом работы написать грамотное и убедительное мотивационное письмо.

Что такое мотивационное письмо?

Мотивационное письмо (англ. motivational letter, сокр. ML) – это деловой документ, который является важной частью отбора кандидатов. Самое частое использование мотивационного письма – это отправка вместе с пакетом документов для поступления в вуз или в магистратуру, на получение гранта или стипендии, на стажировку в компанию или для поступления на программу MBA. Мотивационное письмо также рекомендуется отправлять специалистам без релевантного опыта работы с целью убедить потенциального работодателя в своей мотивации работать у них в компании.

По форме и содержанию мотивационное письмо напоминает эссе. Эссе – сочинение в свободной композиции без формальных ограничений к содержанию, ориентированное на краткость, образность, факты и аргументы. Свободная форма изложения позволяет не только продемонстрировать навыки письменной коммуникации и самопрезентации, но и проявить энтузиазм, творческие способности и нестандартность мышления. Вместе с тем эссе, свободное по композиции, обладает внутренним смысловым единством, т. е. ему присуще расставление акцентов, согласованность ключевых тезисов и утверждений, аргументов и суждений, в которых выражается личная позиция автора.

Объем мотивационного письма может быть от 1 до 3-х листов формата А4. Минимальный объем – 300 – 500 слов, максимальный объём – 1000 слов или 4 000 знаков (включая пробелы).

Сильное мотивационное письмо – это как трейлер нового фильма. Что должен сделать читатель вашего письма? Открыть – прочитать – пригласить на собеседование. Поэтому мотивационное письмо должно быть не только визуально привлекательным, но сообщать полезную информацию и показывать мотивацию отправителя.

У мотивационного письма для подачи документов в вуз, заявки на стажировку или на участие в конкурсе на замещение вакансии в компанию – есть три цели. Первая цель – убедить, почему вы заинтересованы в работе именно в этой компании или в обучении именно в этом вузе, т. е. показать свою мотивацию. Вторая цель – объяснить, почему вы им подходите. Третья цель – показать, что вы в состоянии излагать и грамотно формулировать свои мысли и идеи.

Основная тема мотивационного эссе – «Карьера и моя мотивация». Поэтому для начала нужно определить свою мотивацию.

Мотивация и мотиваторы

Мотивация (от лат. movēre «двигать») – это внутреннее или внешнее побуждение человека к действию или деятельности для достижения личных целей или целей компании. Мотивация управляет поведением человека и связана с такими характеристиками действия, как намерение, цель, стремление.

Мотивация бывает внешней и внутренней. Внешняя мотивация называется мотивированием. Это мотивация обусловлена внешними по отношению к субъекту обстоятельствами.

Внутренняя мотивация называется самомотивацией. Это мотивация, связанная не с внешними обстоятельствами, а с самим содержанием деятельности для удовлетворения личных потребностей.

В основе внешней и внутренней мотивации лежат разные мотиваторы. Мотиватор – это внешний или внутренний фактор, причина, побуждающая нас что-либо делать. Примеры внешних мотиваторов – зарплата, премия, повышение в должности, гибкий или удаленный график работы, компенсация затрат на образование, работа рядом с домом, похвала или порицание, корпоративная машина, собственный кабинет и т. д. Примеры внутренних мотиваторов – ориентация на выбор конкретного вуза/программы/компании, получение удовольствия от процесса, стремление к новым знаниям, ответственная работа с интересными задачами, возможность влиять на результаты компании и т. д.

Как правило, у одного человека может быть несколько мотиваторов, но только один мотиватор в определенный период времени будет доминировать над остальными.

Нам же важно знать, какие мотиваторы наиболее всего ценятся с точки зрения отбора студентов и сотрудников. Представители вузов и работодателей хотят понять, что движет соискателями, которые подают заявку на рассмотрение их кандидатуры. Поэтому в мотивационном письме описывать нужно свою внутреннюю мотивацию.

Существует восемь внутренних мотиваторов:

– Учебно-ориентированный мотиватор

– Познавательный мотиватор

– Карьерный мотиватор

– Профессионально-ориентированный мотиватор

– Коммуникативный мотиватор

– Поведенческий мотиватор

– Социальный мотиватор

– Неосознанный мотиватор

В таблице представлены определения для восьми типов внутренних мотиваторов.

Таблица «Типы внутренних мотиваторов»

В зависимости от вашего социального статуса определите для себя один доминирующий мотиватор из таблицы. Если ваш тип мотиватора в настоящее время – социальный (№7) или неосознанный (№8), попробуйте все-таки выбрать более ценный внутренний мотиватор с точки зрения отбора. Вы должны знать, что члены приемной комиссии вузов в первую очередь отбирают студентов, у которых ярко-выражены первые три группы мотиваторов: учебно-ориентированный (№1), познавательный (№2) и карьерный (№3). Представители работодателей преимущественно отбирают стажеров и специалистов без опыта работы с профессионально-ориентированным (№4), коммуникативным (№5) и поведенческим (№6) мотиваторами.

Определение внутреннего мотиватора лежит в основе формулировки первого тезиса и подготовки аргументов для мотивационного письма.

В следующей главе вы узнаете, что такое тезисы и аргументы, какие есть способа аргументирования для выражения своих мыслей в мотивационном письме.

Тезисы и аргументы

Главные мысли в мотивационном эссе излагаются в форме тезисов. Тезис – доказываемое утверждение, краткое изложение мысли в одном предложении. В зависимости от целей письма существует три ключевых тезиса:

Тезис №1. «Мне нравится эта профессия/специализация/сфера/позиция»

Тезис №2. «Мне нравится вуз/программа/курс/компания»

Тезис №3. «Я – лучший кандидат»

Вот примеры других тезисов:

«Моя цель – стать профессионалом в юридической сфере по специальности «трудовое право».

«Я хочу работать бизнес-аналитиком в финансовой сфере по направлению риск-менеджмент».

«Мой опыт и навыки могут быть полезны в вашей компании на позиции менеджера проекта».

Тезисы необходимо подтверждать аргументами и подкреплять доказательствами – фактами и примерами из своего жизненного опыта. Поэтому за тезисом в мотивационном письме следует аргументация.

Посмотрите, как выглядит тезис без аргументации.

«Я считаю себя очень ответственным и организованным сотрудником».

Вы можете считать все, что вам угодно, но где здесь аргументы? Читателю нужны аргументы – докажите ему свой тезис.

А теперь посмотрите, как выглядит этот же тезис с аргументом.

«Я ответственный и организованный сотрудник, так как всегда добиваюсь выполнения поставленных задач в срок».

Давайте подробно разберем, что такое аргументация, так как агрументы составляют большую часть мотивационного письма.

Аргументация – это один из видов влияния, изменение одного человека под воздействием другого, способность добиться необходимого без применения власти и манипуляции. Таким образом аргументация – это способ убеждения одного человека или группы людей к принятию высказываемого предложения посредством приведения значимых аргументов.

Аргументы – это логические доводы, факторы, утверждения, приводимые в доказательство тезиса. Цель аргументирования заключается в том, чтобы подтвердить информацию и повлиять на читателя определенным образом. Аргументы помогают сделать тезисы интересными и убедительными. Это могут быть примеры, подтверждающие мотивацию, образование и опыт работы, владение определенными soft и hard навыками, наличие специализированных знаний и достижений. Лучше приводить по 2 -3 аргумента в пользу каждого тезиса: один аргумент может показаться неубедительным, а четыре аргумента могут перегрузить изложение материала.

Аргументами для мотивационного письма могут быть ответы на следующие вопросы:

– Почему вы выбрали эту компанию/вуз/курс/программу?

– Почему вы выбрали эту профессию/специализацию/отрасль?

– Почему вы лучше других кандидатов?

– Почему ваш опыт и навыки могут быть полезны?

– В чём ваша ключевая ценность для команды?

– И т. д.

Хорошая аргументация требует большой подготовки, концентрации внимания, корректности и уместности высказываний. В аргументации, как правило, выделяют две основные конструкции: доказательная аргументация и контраргументация. С помощью доказательной аргументации человек хочет что-то доказать или обосновать. С помощью контраргументации человек опровергает тезисы или утверждения оппонента, а также снимает возражения и сомнения. Для составления аргументов в мотивационном письме применяют доказательную аргументацию – методы и техники убеждающего воздействия на адресата.

Давайте рассмотрим три способа аргументирования.

3 способа аргументирования

Способ №1. Авторитетный аргумент

Это могут быть рекомендации, отзывы, цитаты, ссылки на источники, ссылки на учителя/профессора/руководителя. Например,

«Меня могут рекомендовать: генеральный директор [Ф. И. О. генерального директора] компании [Название компании], декан биологического факультета вуза [Название вуза] [Ф. И. О. декана].

«Профессор [Ф. И. О. профессора] кафедры [Название кафедры] в университете [Название университета] посоветовал мне обратиться к Вам относительно прохождения моей стажировки».

Способ №2. Фактический аргумент

Это могут быть реальные факты касательно опыта, образования, навыков, результатов или ссылки на портфолио работ/проектов/публикаций. Например,

«Я получил высшее образование в 2022 году в Московском государственном университете экономики, статистики и информатики на факультете «Финансы и кредит» по специальности «экономист».

«Я закончил вуз в 2023 году. Средний бал – 4.8/5.0, академический рейтинг – 96%.

«В наличии успешно реализованные проекты. Вы можете ознакомиться с портфолио ключевых проектов по ссылке: [ссылка].

«Ссылка на мои публикации: [ссылка].

«Хорошо разбираюсь в операционных показателях и основах статистики. Владею методами обработки данных, постановки гипотез и интерпретации полученных результатов. Ссылка на мои исследовтельские проекты [ссылка]».

У фактических аргументов есть ряд ограничений. Во-первых, факты могут оказаться спорными, если нет ссылки на источник. Поэтому очень важно вместе с фактами указывать ссылки на портфолио работ, так как это влияет на степень доверия к фактам. Во-вторых, фактами можно манипулировать, потому что их можно интерпретировать и трактовать по-разному, в зависимости от целей использования. Например, вы можете написать, что у вас есть навыки выполнения проектно-исследовательских задач, а можете написать, что у вас есть способности осуществлять постановку проектно-исследовательских задач. Это будет вашим субъективным представлением о своих способностях.

Способ №3. Рассуждение – дедукция и индукция

Шерлок Холмс обладал уникальными способностями логически мыслить и рассуждать как от частного к общему (индукция), так и обратно – от общего к частному (дедукция). Например, «У Джона военная выправка, загар на руках только до рукавов, психосоматическая хромота, – значит, побывал на войне (индукция). Где были военные операции в последнее время? В Афганистане. Значит, на войне в Афганистане (дедукция)». В этом и заключался известный дедуктивный метод Шерлока Холмса.

Дедукция – метод рассуждения от общих положений к частным, логический вывод частных положений из какой-либо общей мысли. В основе дедукции лежит принцип «От общего к частному». Ярким примером для понимания дедукции служит пример про Сократа: «Все люди смертны. Сократ человек. Значит Сократ смертен».

Вот как работает дедукция в нашем случае:

«Большая часть выпускников вуза „А“ получили работу в престижных мировых компаниях. Я выпускник вуза „А“. Значит я получу работу в престижной мировой компании».

«Руководитель всегда добивается результата в сотрудничестве с другими людьми. Поэтому крайне важными качествами являются умение убеждать, договариваться, четко и обоснованно расставлять приоритеты в работе. Менеджер мало чего стоит без сильной, мотивированной команды. Умение построить такую команду – ключевой навык для успешного руководителя».

Индукция, напротив, общее выводит из частного. Индукция – метод рассуждения от частного к общему. В основе индукции лежит принцип «От частного к общему». Например, «Много аварий на одном перекрестке, перекресток опасный, значить все перекрестки опасные. Надо оборудовать все перекрестки светофорами».

Вот как работает индукция в нашем случае:

«Я обладаю лидерскими качествами и умею создавать эффективные команды, вдохновлять их и мотивировать. Значит смогу стать проактивным лидером команды в любой компании».

«Я владею аналитическими навыками: способна структурировать и обрабатывать качественные и количественные данные в процессе принятия решений на всем жизненном цикле проекта. Поэтому смогу спрогнозировать и предложить альтернативные решения по управлению рисками любого проекта».

«Моя сильная сторона – тайм-менеджмент. Значит смогу правильно расставить приоритеты в любом проекте и выполнить задачи в установленные сроки,».

Выводы

1. Тезис – доказываемое утверждение, краткое изложение мысли в одном предложении.

2. Существует три ключевых тезиса для мотивационного письма:

«Мне нравится эта профессия/специализация/сфера/позиция»

«Мне нравится вуз/программа/курс/компания»

«Я – лучший кандидат»

3. Используйте три способа аргументирования: авторитетный аргумент, фактический аргумент и рассуждение. Навыки написания аргументов для тезисов чрезвычайно полезны, поскольку они позволяют автору кратко и грамотно формулировать мысли, структурировать информацию, выделять причинно-следственные связи, подтверждать компетенции соответствующими примерами, делать выводы.

Теперь вы готовы к тому, чтобы изучить структуру мотивационного письма.

Структура мотивационного письма

Мотивационное письмо состоит из четырех частей: вступление, основная часть, дополнительная часть и завершение.

Часть I. Вступление

Первая часть мотивационного письма состоит из трех разделов:

– Обращение

– Представление

– Просьба

Часть II. Основная часть «Тезисы и аргументы»

Основная часть мотивационного письма состоит из трех тезисов и аргументов к ним.

– Тезис №1. Мне нравится эта профессия/специализация/сфера/позиция.

– Тезис №2. Мне нравится этот Вуз/программа/курс/компания.

– Тезис №3. Я – лучший кандидат.

Дополнительная часть

– Хобби

– Волонтерство

– Предоставление информации по запросу

– Рекомендации-отзывы

Часть III. Завершение

– Благодарность

– Призыв к действию

– Подпись

Далее мы подробно рассмотрим, как заполнить каждую часть, а также какие аргументы можно подобрать к трем ключевым тезисам и какие техники использовать.

Часть I. Вступление

Первая часть мотивационного письма состоит из трех разделов:

– Обращение

– Представление

– Просьба

Цель первой части – поприветствовать, представиться и обратиться с конкретной просьбой к адресату письма. Это обязательная часть письма.

Раздел «Обращение»

В деловых письмах приветствие принято писать на отдельной строке и в конце ставить восклицательный знак.

Вот примеры правильного обращения:

Уважаемая [Имя Отчество]!

Здравствуйте, [Имя Отчество]!

Добрый день, [Имя Отчество]!

Уважаемый HR-менеджер компании [Название компании]!

Уважаемый отдел персонала компании [Название компании]!

N. B. Cлово «уважаемый» входит в состав обращения и не отделяется запятой. Сравните:

Здравствуйте, Дмитрий!

В этом примере после слова «здравствуйте» нужна запятая, так как оно не входит в состав обращения.

Нельзя использовать в качестве приветствия: «Доброго времени суток!»

Раздел «Представление»

Познакомиться и установить первый контакт в письме помогает представление автора. Несмотря на то, что в заголовке письма и в подписи уже будут ваши имя и фамилия, вы можете еще раз назвать свое имя сразу после обращения и добавить одно предложение с краткой информацией о себе. Это могут быть сведения о вашей профессии и специальности, или о том, в каком вузе и на каком факультете вы учились, в какой сфере и на какой позиции работали, сколько вам лет.

Вот примеры фраз сразу после обращения в начале письма:

«Меня зовут Ирина Иванова, мне 20 лет. Работаю координатором проекта».

«Меня зовут Иван Иванов, мне 22 года, заканчиваю в этом году вуз [Название вуза]» по специальности [Название специальности]».

Раздел «Просьба»

Адресат письма должен сразу понять, с какой целью к нему обращаются. Поэтому сразу после короткого представления в этом же абзаце обратитесь с конкретной просьбой. Например,

«Прошу Вас рассмотреть мое резюме на позицию [Название позиции] в компанию [Название компании]».

«Хочу подать заявку на участие в конкурсе на должность [Название должности]».

«Пишу Вам по поводу вакансии [Название вакансии]»

«Рад, что имею возможность отправить Вам свое резюме на вакансию [Название вакансии]».

«Обращаюсь к Вам с просьбой о том, чтобы Вы обратились к моему резюме, когда Вам представится такая возможность».

Также вы можете более детально сообщить о цели своего обращения, добавив информацию о том, откуда вы узнали о вакансии.

Например,

«Профессор кафедры [Название кафедры] при университете [Название вуза] посоветовал мне обратиться к Вам относительно прохождения моей стажировки на курсе [Название курса»].

«Прошу Вас рассмотреть мое резюме на вакансию [Название вакансии], анонсированную на сайте [ссылка на вакансию]».

Теперь соединим три раздела (обращение, представление и просьба) вместе.

«Уважаемая, [Имя Отчество]!

Меня зовут Иван Иванов, мне 22 года, заканчиваю в этом году вуз [Название вуза] и хочу попасть на стажировку в Вашу компанию [Название компании]. Профессор кафедры [Название кафедры] при университете [Название вуза] посоветовал мне обратиться к Вам относительно прохождения моей стажировки на курсе [Название курса»]».

«Уважаемый HR-менеджер компании [Название компании]!

Меня зовут Ирина Иванова, мне 28 лет. Я работаю менеджером проектов в ИТ-сфере. Прошу Вас рассмотреть мое резюме на вакансию [Название вакансии], анонсированную на сайте: [ссылка на вакансию]. Меня интересует удаленная работа или работа с частичной занятостью».

«Здравствуйте, [Имя Отчество]!

Я Иван Иванов, мне 23 года, учусь на 3-м курсе [Название вуза]. Пишу Вам по поводу места на стажировку в компанию [Название компании]».

Как сделать переход от вступления к основной части

Соединить вступление с основной частью поможет «мостик» – предложение, в котором вы сделать анонс того, о чем вы собираетесь написать. Например,

«Хотел бы указать три причины, по которым я подхожу на эту вакансию, и объяснить, почему я покинул последнюю компанию».

«Хотел бы написать, почему я справлюсь с задачами на этой позиции».

«Хотел бы коротко написать о себе».