Состояния
Использование статистик позволяет обнаружить ситуации в деятельности, для этого используются графики статистик на рабочих местах и ИЦО. Вы также уже знаете, что в зависимости от удаленности от места непосредственного производства продукта могут использоваться тренды разной длины.
Деятельность сотрудников или подразделений может находиться в разных состояниях. Состояние – положение, в котором кто-либо или что-либо находится, вызванное определенными обстоятельствами. Чтобы описать состояние, люди используют слова “хорошее”, “плохое”, “угрожающее”, стараясь передать идею о том, каково положение. Но эти понятия недостаточно точные, чтобы их можно было использовать для управления.
Л. Рон Хаббард описал состояния, в одном из которых может находиться деятельность. Для каждого из состояний он сформулировал точную последовательность шагов, которую необходимо выполнить, чтобы улучшить состояние. Это дает возможность точно определить, в каком из описанных состояний находится деятельность, а затем выполнить рекомендованную последовательность шагов, чтобы улучшить положение дел и добиться роста производства продукта. Применение этой технологии позволяет значительно повысить эффективность планирования и управления.
Состояние за неделю можно определить по наклону графика статистики за неделю. При определении состояния за неделю во внимание принимается только наклон графика за эту неделю.
Круто, почти вертикально вниз – Несуществование
Вниз – Опасность
Слегка вниз или горизонтально – Чрезвычайное положение
Слегка вверх – Нормальная деятельность
Круто вверх —
Изобилие
Если для оценки состояния используются тренды, например тренды за три недели, то графики с соответствующими состояниями выглядели бы, как показано ниже.
Тренд Несуществования
Тоже тренд Несуществования
Тренд Опасности
Тренд Чрезвычайного положения
Тренд Нормальной деятельности
Тренд Изобилия
Есть еще одно состояние – Могущество. Это состояние невозможно определить по графику статистики за одну неделю. Могущество – это тренд Нормальной деятельности, поддерживаемой на очень высоком уровне производства. Поэтому определить состояние Могущества можно только по тренду статистики больше, чем за одну неделю.
Использование состояний подразумевает:
1. Точное определение состояния.
2. Выполнение определенных, соответствующих состоянию шагов.
Если поступать именно так, то состояние Опасности сменится Чрезвычайным положением, затем Нормальной деятельностью и так далее – до Могущества. Можно сказать, что состояния существования образуют шкалу, по которой можно подниматься, выполняя правильные шаги:
Графики статистик с правильным масштабом и хорошее понимание того, как определять и улучшать состояния, позволяют подразделениям и всей компании в целом последовательно расширяться.
Формула Несуществования
Словом “формула” в отношении состояний мы называем точную последовательность действий, которую необходимо выполнить, чтобы улучшить состояние, подняться в следующее. В английском языке одно из значений слова “формула” – любой установленный или принятый способ делать что-то. В русском языке у слова “формула” нет такого значения, оно заимствовано из английского, как и многие другие термины в области управления.
В состоянии Несуществования деятельность находится на совершенно нежизнеспособном уровне. Как было описано выше, это можно определить по наклону статистики или тренда.
Кроме того, когда кто-либо начинает деятельность в новой области, это также является состоянием Несуществования. Ведь если он только начал деятельность в новой области или на новой должности, его уровень производства очень низкий.
Формула состояния Несуществования1:
1. Найдите линию коммуникации.
2. Добейтесь, чтобы о вас узнали.
3. Выясните, что от вас требуется или чего от вас хотят.
4. Делайте, производите и (или) предоставляйте то, что требуется.
Давайте разберемся с применением формулы, когда речь идет о новой должности или новых обязанностях. В этом случае мы имеем дело с ситуацией, когда назначенный на эту работу человек фактически еще не оказывает никакого влияния на деятельность. В области, куда он попал, что-то происходит, каким-то образом осуществляется какое-то производство. Новичок пока еще не оказывает на эту деятельность никакого положительного влияния. Поэтому это состояние называют Несуществование, находясь в этом состоянии, человек не существует как часть организации. Его задача – стать частью организации и начать производить продукт. При этом необходимо иметь в виду, что дела как-то идут и без него, как правило, никто на него не рассчитывает, люди делают свою работу так, как привыкли это делать.
Это можно сравнить с ситуацией, когда в отдел продаж нанимают нового продавца, но на него никто не обращает внимание до тех пор, пока он не сделает какие-то продажи. Никто не обращается к нему за помощью, никто особенно не интересуется его мнением. Можно сказать, что пока окружающим не стала ясна его роль и не стало понятно, по каким вопросам с ним можно сотрудничать, он продолжает находиться в Несуществовании. Могут пройти месяцы, прежде чем окружающие обнаружат, что он быстро и качественно составляет коммерческие предложения и что у него большой опыт участия в тендерах. Выполнение формулы Несуществования позволяет быстро справиться с этим состоянием.
“Найдите линию коммуникации” – для продавца это означает, что нужно установить общение со всеми, с кем необходимо будет иметь дело: руководителем, другими продавцами, сотрудниками бухгалтерии, высшими руководителями, клиентами, партнерами и т.д. Причем “найти линию” не означает, что нужно просто внести в адресную книгу список электронных адресов и телефонов. Это фактически означает, что нужно найти или создать возможность для общения. С кем-то можно хорошо пообщаться по электронке, с другими – по телефону, с кем-то только при личной встрече.
Следующий шаг: добейтесь, чтобы о вас узнали. В примере с продавцом это будет означать, что люди, с которыми он установил линию общения, должны узнать его как продавца. Они должны получить представление о его способностях и обязанностях, о его уровне компетентности и о том, какие задачи он будет решать, выполняя свою работу, что он в соответствии со своими обязанностями будет предоставлять им или должен получать от них. Например, если он выполняет этот шаг в отношении своего руководителя, который и так хорошо осведомлен о должностных обязанностях, важным будет рассказать руководителю об опыте в продажах, своих сильных и слабых сторонах, о намерениях в отношении работы. Довольно часто выполнение этого шага сводят к простой формальности: “Здравствуйте, меня зовут Иван, и я – новый продавец”. Если этот шаг выполнить формально, это создаст проблемы для выполнения следующего, и продавец застрянет в состоянии Несуществования.
“Выясните, что от вас требуется или чего от вас хотят” – следующий шаг. Естественно, что человек выясняет, чего от него ожидают именно в той должности, в отношении которой он выполняет формулу Несуществования. Например, продавец может выяснить на этом шаге, что его руководитель ожидает, что будут доведены до результата какие-то сделки. А если кто-то на этом шаге от продавца начинает требовать нечто, что не относится к его обязанностям, значит, продавец просто не выполнил качественно предшествующие шаги. В этом случае стоит вернуться к предшествующему шагу и еще раз прояснить обязанности: что к ним относится, а что нет.
Иногда при выполнении этого шага можно услышать: “Мне ничего не нужно, главное – делай свою работу как можно лучше”. Это означает, что человек просто пытается отделаться, не отвечает на вопрос. Причины этого могут быть разные: ему неинтересно, он занят или просто не хочет сотрудничать. Но если принять такой формальный ответ и оставить его в покое, не выяснив, что ему нужно, формула Несуществования никогда не будет завершена.
“Делайте, производите и (или) предоставляйте то, что требуется” – теперь самое непростое: необходимо выполнить ожидаемое и предоставить результат. Например, продавец завершает эти сделки и демонстрирует результат руководителю. Только в этот момент в глазах руководителя он становится продавцом. Это довольно простая идея. Чтобы люди признали бытийность какого-то человека, необходимо продемонстрировать им компетентность в действиях и результат. Точно так же подчиненные по-настоящему признают руководителя, только когда он предоставил им нечто, что от руководителя ожидается: хорошее управление, мудрые решения и результаты этого.
Это очень простые шаги, которые можно выполнить относительно быстро. Но тем не менее множество людей попадают в ловушку – они пытаются добиться успеха в деятельности, не выполнив формулу Несуществования. Например, менеджер по продажам становится начальником отдела продаж. Как менеджер по продажам он находится гораздо выше Несуществования, раз его решили повысить. Еще вчера он был в высоком состоянии как продавец, а сегодня пытается руководить своими товарищами, выполнять работу руководителя, как будто он находится не в Несуществовании, а как минимум в Нормальной деятельности. Он пытается отдавать распоряжения, добиваться исполнения, а его товарищи по работе не видят в нем руководителя, а он не имеет никакого представления о том, чего они от него ожидают как от руководителя. Если он не выполнит очень качественно формулу Несуществования, у него возникнет много сложностей в работе, и неумелыми действиями при отсутствии сотрудничества он создаст проблемы в области ответственности.
В этом примере ситуация осложняется еще и тем, что как начальник отдела продаж, кроме работы руководителя, он выполняет еще и работу менеджера по продажам. И так как он находится выше Несуществования как менеджер по продажам и в Несуществовании как руководитель, все вокруг будут видеть в нем только менеджера по продажам, который ведет себя как-то странно. Единственный способ справиться с этим – выполнив первые два шага формулы, донести до окружающих, что у него появилась совершенно новая роль, добиться, чтобы они это осознали. А затем выполнить два следующих шага и предоставить им то, что от него ожидают как от руководителя.
Опыт говорит, что чем больше и сложнее область ответственности, тем больше времени уйдет на выполнение шагов формулы. В какой-то простой деятельности это можно сделать за пару часов, в работе начальника отдела продаж на это может уйти пара недель, а если шаги формулы выполняет вся компания, на это могут уйти месяцы. Например, вывод на рынок любого нового продукта начинается именно с таких шагов, их выполнение может потребовать:
1. Маркетинговых исследований, чтобы найти коммуникационную линию с клиентом.
2. Действий по продвижению и связям с общественностью, чтобы первые клиенты узнали о продукте.
3. Пробного предоставления или тестирования продукта, которые помогут разобраться в том, чего на самом деле ожидает клиент.
4. Доработки продукта, чтобы он соответствовал ожиданиям клиентов.
И в конце концов, когда эти шаги успешно выполнены, важно понимать, что это было только лишь состояние Несуществования, и после этого ни человек, ни компания не попадает в Могущество. Благодаря хорошо выполненной формуле будет достигнуто состояние Опасности и не более.