Успех без стратегии. Технологии гибкого менеджмента

Цель 3. Централизация для инвестора

Еще один повод для проведения централизации – потребность создать «красивую картинку» для демонстрации рынку и инвестору. Компании сравниваются по показателю «выработка на одного сотрудника». Инвестор не полезет в детали и не будет смотреть на то, что, быть может, западная компания с малым количеством сотрудников расходует на подрядчиков столько, что это существенно превышает зарплату, которую российская компания платит своим сотрудникам, выполняющим те же функции. А раз инвесторы хотят видеть маленький штат, число сотрудников нужно уменьшать. Легче всего это делать путем аутсорсинга – реального или фиктивного. А чтобы провести аутсорсинг, нужно либо найти внешнего подрядчика (что часто невозможно), либо вывести за контур компании своих же сотрудников – а для этого функцию нужно сначала централизовать.

Инвесторы хотят видеть маленький штат, а уменьшать число сотрудников легче всего путем вывода функций на аутсорсинг.

Эта цель широко распространена и вполне понятна. Преследовать ее в принципе могут как стратеги, так и оппортунисты, однако само появление такого требования является следствием того, что в современном деловом мире доминирует стратегическое мышление.

Принципы организационного проектирования

Чуть позже мы поговорим об оппортунистических децентрализованных структурах. Однако вначале давайте обсудим теорию – фундаментальные правила проектирования организационных структур.

При создании принципиальной организационной структуры крупной компании нужно ответить на два основных вопроса:

1. По какому основанию структурировать организацию?

2. На каком уровне иерархии сосредоточить оперативную координацию процессов?

Вопрос 1. По какому основанию структурировать организацию?

Таких оснований может быть несколько.

Основание 1. Процессы (функции)

В этом случае мы получим функциональную централизованную организацию, разделенную на такие процессы, как производство, ремонты, сервисы, кадры, экономика и т. д. Разделение будет начинаться на самом верхнем уровне.

Основание 2. Продукты

В этом случае мы получим продуктовые дивизионы. На верхнем уровне компания будет разделена, например, на дивизион целлюлозы, дивизион бумаги, дивизион заготовки леса и т. д.

Основание 3. Клиенты

В некоторых случаях продуктовое и клиентское измерения совпадают. Потребителем коксующегося угля являются металлургические комбинаты, а потребителем энергетического угля – ТЭЦ. Соответственно, если мы выделим дивизион коксующегося угля и дивизион энергетического угля, это будет «нарезка» одновременно и по продуктам, и по клиентам. Однако встречаются ситуации, когда одни и те же продукты мы продаем разным клиентам (например, предлагаем кредитование и депозиты как юридическим, так и физическим лицам). В этом случае мы можем структурировать организацию по клиентскому измерению (банк для юрлиц и банк для физлиц), которое не совпадет с продуктовым делением.

Основание 4. Территория/объекты

Делим страну на регионы и каждому региону даем своего вице-президента. Та часть компании, которая отвечает за регион, становится отдельной бизнес-единицей. При движении «вниз» территория, как правило, превращается в объект: завод, рудоуправление, НГДУ и т. п.

Организацию можно структурировать и по другим признакам, однако в каждом бизнесе есть, как правило, не больше трех измерений, структурирование по которым является разумным.

Таким образом, у нас есть своеобразный «кубик Рубика», грани которого нам нужно собрать в определенной последовательности.

Проиллюстрируем эту задачу примером.

Пример 4. Организационная структура целлюлозно-бумажной компании

Крупная целлюлозно-бумажная компания имеет несколько бизнес-направлений:

• заготовка леса (леспромхозы);

• производство целлюлозы;

• производство картона и бумаги;

• производство пиломатериалов.

Набор процессов (или функций) у компании вполне классический:

• производство;

• сервисы;

• продажи;

• кадры;

• экономика и т. д.

Компания ведет деятельность на нескольких территориях. Пусть это будут Урал, Забайкалье и Карелия. Предприятия в одном регионе связаны друг с другом в единую технологическую цепочку: лес, поваленный в Карелии, обрабатывают на предприятиях, находящихся в той же Карелии, а продают в основном в Финляндию. Лес Забайкалья оказывается на забайкальском же целлюлозном комбинате, а целлюлоза затем отправляется в Китай.

Возникают три основных варианта построения организационной структуры.

Мы можем создать функциональную структуру (рис. 2.5).

Мы можем создать продуктовую структуру (рис. 2.6).

И, наконец, мы можем создать территориальную структуру, которая будет управлять вертикально интегрированной территориальной производственной цепочкой (рис. 2.7).

Рис. 2.5. Функциональная организационная структура

Рис. 2.6. Продуктовая организационная структура

Рис. 2.7. Территориальная организационная структура

Три приведенные альтернативы говорят только о первом шаге сборки «кубика Рубика». Если обратиться к рисунку функциональной структуры (рис. 2.5), то мы увидим, что после функционального разделения мы разделили организацию по территориальному признаку: директору по производству подчиняются директор по производству в Карелии и директор по производству в Сибири. Соответственно, на третьем шаге мы проведем продуктовое разделение: директору по производству в Сибири будут подчиняться директор по производству целлюлозного комбината и директор по производству леспромхоза. В этом случае последовательность сборки «кубика» выглядит так: функция – территория – продукт.

В функциональной структуре возможна и иная последовательность: функция – продукт – территория. Нарисуем две оргструктуры рядом (рис. 2.8).

Рис. 2.8. Два различных подварианта структуры для функции производства:

А) функция – территория – продукт;

Б) функция – продукт – территория

Очевидно, что такая же дилемма возникнет у нас при структурировании функции продаж (рис. 2.9).

Рис. 2.9. Два различных подварианта функциональной структуры для функции продаж:

А) функция – территория – продукт;

Б) функция – продукт – территория

Аналогичные вопросы появятся и при построении продуктовой структуры. Пусть генеральному директору подчиняются директор по целлюлозе и директор по лесу. Какую «нарезку» сделать на втором шаге? Директору по целлюлозе подчинить директора по целлюлозе Сибири и директора по целлюлозе Карелии (рис. 2.10А), которые будут руководить продажами и производством целлюлозы на своей территории? Или же сделать функциональную «нарезку» и директору по целлюлозе подчинить директора по производству и директора по сбыту, а территориальное разделение задействовать на третьем шаге (рис. 2.10Б)?

Рис. 2.10. Два различных варианта продуктовой структуры для дивизиона целлюлозы:

А) продукт – территория – функция;

Б) продукт – функция – территория

Для тех, кому нравится рассматривать организационные диаграммы, приведу одну оргструктуру более подробно. Пусть это будет территориальная структура: территория – продукт – процесс (рис. 2.11).

Рис. 2.11. Территориальная структура: территория – продукт – процесс (подробнее)

Итак, мы можем сложить наш замечательный «кубик Рубика» шестью разными способами, при этом все варианты являются жизнеспособными и встречаются на практике. На самом деле вариантов еще больше, поскольку можно по-разному структурировать разные процессы. Например, мы можем централизовать продажи в рамках всей организации, напрямую подчинив эту функцию генеральному директору, а управление производством децентрализовать по продуктам (тогда в компании будет несколько продуктовых дивизионов, включающих в себя все функции за вычетом продаж, и торговый дом, который занимается сбытом продукции всех дивизионов).

Теперь, когда мы классифицировали все имеющиеся у нас возможности и увидели, как их много и насколько каждая из них по своему разумна, перед нами в полный рост встает вопрос: так как же выбрать из всех этих вариантов лучший? Поскольку кубик изобразить трудно, давайте нарисуем матрицу и поймем принцип выбора на ее примере.

Сравним территориальную и продуктовую структуры (рис. 2.12 и 2.13).

Рис. 2.12. Территориальная дивизиональная структура (территория – продукт)

Рис. 2.13. Продуктовая дивизиональная структура (продукт – территория)

 

Из матриц видно, что объекты управления одинаковые (скажем, карельский дивизион леса), разница же состоит в подчиненности. А на что влияет подчиненность? Она влияет на согласованность работы сотрудников: сотрудники, работающие в рамках одной организационной единицы, лучше координируют свою работу, чем сотрудники, работающие в разных организационных единицах. И это главная аксиома организационного проектирования.

Основная аксиома организационного проектирования: сотрудники одной организационной единицы лучше координируют свою работу, чем сотрудники разных организационных единиц.

Эту аксиому можно было бы обосновать, сославшись на то, что в рамках подразделения у сотрудников есть начальник, который координирует их работу, или вспомнив, что сотрудники из одного подразделения чаще общаются друг с другом. Но мы поленимся это делать и сочтем, что аксиома самоочевидна.

Вывод из этой аксиомы тоже очевиден: чтобы достичь большей синергии (согласованности) в работе разных функций, их нужно объединить в одну организационную единицу.

Чтобы достичь большей синергии в работе разных функций, их нужно объединить в одну организационную единицу.

Таким образом, если мы хотим повысить синергию в работе карельского дивизиона леса и карельского дивизиона целлюлозы, мы должны создать территориальную структуру – сформировать карельский «мегадивизион». И наоборот: если нам важна синергия всего целлюлозного комплекса, давайте создадим продуктовую структуру – сформируем единый на всю страну дивизион целлюлозы.

А как узнать, какая синергия важнее? Для этого нужно сравнить синергетические эффекты. Давайте сделаем это применительно к нашему примеру, выписав синергетические эффекты для каждого из вариантов.

Синергетический эффект от лучшей территориальной координации:

• начнет ритмичнее работать технологическая цепочка «лес – целлюлоза»: целлюлозный комбинат всегда будет знать перспективы своей загрузки сырьем, а леспромхозы будут понимать, когда нужно и когда не нужно заготавливать лес;

• комбинату станет легче доносить до леспромхозов критерии качества поставляемого сырья;

• можно будет объединить часть поддерживающих функций и тем самым добиться экономии.

Синергетический эффект от лучшей продуктовой координации:

• будет легче придерживаться единой ценовой политики при продаже леса/целлюлозы по всей стране;

• ускорится распространение производственного опыта;

• упростится контроль соблюдения технологических стандартов;

• станет легче стимулировать леспромхозы продавать излишки леса за пределы компании, а целлюлозный комбинат – искать альтернативные (лучшие) источники закупки сырья.

Сравниваем совокупный синергетический эффект территориальной структуры с совокупным синергетическим эффектом продуктовой структуры и выбираем ту структуру, где этот эффект выше. Другими словами, выбираем из указанных списков тот, в котором перечислены более важные для нас в ближайшие годы достоинства и исключены критические недостатки. Поясним это на двух примерах.

Ситуация 1

• Цены имеют сильную территориальную специфику.

• Виды оборудования и технологии в Карелии и Сибири принципиально разные.

• Во взаимодействии леспромхозов и целлюлозных комбинатов постоянно происходят сбои, в частности, леспромхозы нередко поставляют некачественное сырье, а сами поставки неритмичны.

• Рынки сбыта/покупки леса и в Карелии, и в Сибири минимальны.

Очевидно, что в этом случае следует создать территориальные дивизионы, поскольку нам нужен синергетический эффект от лучшей работы единой территориальной производственной цепочки, а эффект продуктовой координации окажется минимальным.

Ситуация 2

• И в Карелии, и в Сибири много чужих леспромхозов и чужих целлюлозных комбинатов, для ритмичной работы комбинатов полезно до 50 % сырья закупать у чужих леспромхозов.

• Технологии и оборудование комбинатов сходны, при этом обмен опытом практически отсутствует.

• Целлюлозные комбинаты конкурируют в продаже целлюлозы в Волжском регионе.

В этой ситуации более востребованными окажутся синергетические эффекты продуктовой структуры: обмен опытом и единая политика продаж. А синергия комбинатов со своими местными леспромхозами, наоборот, оказывается вредной – лучше, если комбинаты будут покупать лес у своих только в том объеме, который им реально нужен, а леспромхозы будут жить независимой бизнес-жизнью, продавая излишки другим компаниям. Будут убыточны – продадим сами леспромхозы.

Итак, основа проектирования оргструктуры – сравнение синергетических эффектов. Мы должны найти такой способ сложения «кубика Рубика», чтобы интегральный синергетический эффект был максимальным из возможных.

Основа проектирования оргструктуры – сравнение синергетических эффектов.

Возможны и разнообразные комбинированные варианты. Представим себе, что на каждой из территорий у нас есть производственные цепочки, которые нужно отлаживать, а продукцию мы продаем по всей стране. Наверное, для нас будет полезна следующая комбинированная конструкция: централизуем продажи на уровне всей компании, а остальные функции отдаем в территориальные дивизионы (рис. 2.14).

Рис. 2.14. Комбинированная структура

Во многих компаниях именно такая структура может дать наиболее сильный интегральный синергетический эффект.

Таким образом, общий подход к проектированию организационной структуры выглядит так:

1. Представляем себе все разумные варианты структурирования организации.

2. Анализируем интегральный синергетический эффект каждого из вариантов.

3. Выбираем тот вариант, где синергетический эффект максимален, не боясь создавать комбинированные структуры.

Общий подход к проектированию организационной структуры:

1. Составить все разумные варианты структурирования организации.

2. Проанализировать интегральный синергетический эффект каждого из вариантов.

3. Выбрать тот вариант, где синергетический эффект максимален, не боясь создания комбинированных структур.

Итак, мы ответили на вопрос о выборе принципа структурирования организации. Теперь перейдем ко второму вопросу организационного проектирования.

Вопрос 2. На каком уровне иерархии сосредоточить оперативную координацию процессов?

Представим себе нефтяную компанию, структурированную сверху по бизнес-направлениям, и зададимся для примера вопросом о том, где разместить оперативное управление кадровой функцией – кадровика, который будет искать сотрудников, оформлять на работу, считать зарплату, организовывать обучение и т. д.

• Кадровик в каждом цеху? Как-то слишком мелко.

• Кадровик в НГДУ? Ну, почему нет – этот вариант возможен.

• Кадровик на уровне дочернего предприятия? Очень даже вероятно.

• Кадровик на уровне блоков (добыча, переработка)? Не исключено.

• Кадровик на уровне всей компании? Маловероятно, если мы говорим об оперативном управлении кадровой функцией.

• Кадровики на всех уровнях, перечисленных выше? Безусловно, это возможно и даже довольно часто встречается. Однако если мы хотим избежать дублирования функций, то оперативным управлением кадрами должна заниматься кадровая служба лишь одного из уровней, а прочие кадровики будут разрабатывать методологию, стратегию, контролировать и т. д. Конечно, возможен еще вариант, когда оперативное управление обучением мы разместим на одном уровне, а расчет зарплат будем делать на другом, однако эта возможность лишь усложняет вопрос о выборе уровня локализации оперативной функции.

Ответ во многом зависит от решения самого принципиального вопроса оргструктуры: на каком уровне мы будем формировать бизнес-единицы? Где будем считать прибыли и убытки – на уровне цеха? НГДУ? предприятия? Ведь если мы хотим кому-то передать ответственность за бизнес-результат, то правильно одновременно передать и ответственность за ключевые процессы, а значит, сформировать и соответствующие структуры для управления процессом. Уровень бизнес-единицы должен стать уровнем интеграции оперативного управления функциями.

Тот же самый вопрос можно сформулировать несколько иначе: на каком уровне мы хотим управлять основными конфликтами между функциями? Производство и продажи находятся в вечном конфликте. Где мы будем разрешать этот конфликт – на уровне генерального директора всей компании? на уровне региона? на уровне города?

Мы уже обсуждали этот вопрос на примере конфликта геолога и технолога в нефтянке. Тот, кто занимается оперативным разрешением конфликтов, определяет финальный результат, а значит, отвечает за прибыли и убытки, т. е. руководит бизнес-единицей, и именно ему нужно отдавать в подчинение управление основными функциями.

В одной нефтяной компании мы придумали следующее название для руководителя бизнес-единицы: NPV-интегратор – тот, кто интегрирует все ключевые функции в интересах повышения NPV. Другое возможное название, которое мы в дальнейшем будем использовать, – бизнес-интегратор.

Где размещать бизнес-интегратора? На уровне НГДУ? На уровне предприятия? А может быть, только на уровне блока добычи всей компании? Ответ на этот вопрос достаточно прост:

• понижая уровень бизнес-интеграции, мы обеспечиваем бо́льшую оперативность принятия решений и лучший учет местной специфики или специфики конкретного объекта. При этом мы дробим управление функциями, а значит, нам трудно внедрить единые стандарты и мы теряем эффект масштаба;

• повышая уровень бизнес-интеграции, мы обеспечиваем эффект масштаба и стандартизацию функций.

Понижение уровня бизнес-интеграции ведет к росту оперативности принятия решений и более точному учету местной специфики.

Повышение уровня бизнес-интеграции дает эффект масштаба и обеспечивает стандартизацию функций.

Взвешивая указанные плюсы и минусы, мы должны выбрать оптимальный уровень интеграции.

Итак, обобщая ответы на наши два вопроса, можно предложить следующий алгоритм.

Чтобы построить принципиальную структуру организации, нужно:

• сначала сложить «кубик Рубика», а именно – выбрать между функциональной структурой, продуктовыми дивизионами, территориальными дивизионами и комбинациями данных вариантов. Для этого требуется оценить, какая конструкция «кубика» дает максимальный интегральный синергетический эффект за счет лучшей координации приближенных друг к другу функций;

• затем определить уровень бизнес-интеграции. Для этого требуется сопоставить эффект от роста масштаба с эффектом от повышения оперативности и учета местной специфики.

Алгоритм построения принципиальной структуры организации:

1. Выбрать вариант конструкции, который дает максимальный интегральный синергетический эффект.

2. Определить уровень бизнес-интеграции, обеспечивающий нужный баланс масштаба и оперативности управления.

Оппортунистическая децентрализация

Расхождения между стратегами и оппортунистами в вопросах организационного проектирования можно проиллюстрировать следующим графиком (рис. 2.15).

Рис. 2.15. Подходы к построению организационных структур

Оппортунисты предпочитают структурировать бизнес по продуктам или, что еще лучше, по территориям/объектам, при этом выстраивая натуральное хозяйство (оно же бизнес-интеграция) на достаточно низком уровне.

Стратеги, напротив, предпочитают структурировать организацию по процессам и при этом крайне не любят низкоуровневую бизнес-интеграцию.

Оппортунисты предпочитают структурировать бизнес по продуктам или по территориям/объектам, осуществляя бизнес-интеграцию на достаточно низком уровне. Стратеги, напротив, предпочитают структурировать организацию по процессам и не любят низкоуровневую бизнес-интеграцию.

Как это выглядит на практике?

В оппортунистическом банке филиалам дается много свободы: можете сами набирать людей, привлекать клиентов, выдавать кредиты (по крайней мере небольшие) и даже ставки корректировать с учетом местной специфики – вам снизу виднее. Ну а мы с вас спросим за результат.

Банк-стратег обязательно придумает, как расчленить филиал. Например, одна его часть будет заниматься физическими лицами, другая – юридическими. Директор филиала при этом будет всего лишь лендлордом, а кредитование вообще лучше вынести наверх – а то мало ли кому на местах деньги раздадут…

Логика оппортунистов очевидна: гибкая тактическая ориентация требует близости «к земле» – к клиенту, к конкретному работнику, а значит, уровень принятия решений нужно опустить вниз, раздав полномочия и функции руководителям конкретных объектов – пусть все решают по месту.

Еще один довод за оппортунистическую децентрализацию – проблема ответственности за общий результат: когда у нас заявки на закупку составляет один, за выбор поставщика отвечает другой, а собственно закупками занимается третий, кто виноват, что купили неоправданно дорого или вообще не то, что нужно? Очевидно, никто. «К пуговицам претензии есть?» Мы что – плохо тендер провели? Ну, да, тендер провели хорошо, но ведь нужных запчастей на складе все равно нет!.

Когда один отвечает за производство, а другой – за ремонты и при этом объем выпуска падает и растет брак, то кто виноват? То ли технолог плохо эксплуатирует оборудование, то ли ремонтник плохо чинит… Опять же, если случилась авария, то в чем дело: сломали? плохо починили? А если третьим в цепочке стоит заказчик, то, может быть, ремонтник с технологом ни при чем, а просто заказчик не то заказал?

Ответственный, конечно, есть – но он там, где сходятся линии управления. Вот и приходится генеральному директору разбираться, кто прав и кто виноват. Объемы тем временем продолжают падать, а брак – расти: время-то у генерального директора не резиновое, да и как ему во всех деталях разобраться?.

Любимая стратегами функциональная структура приводит к рассыпанию ответственности. Напротив, оппортунистическая децентрализованная по территориям (или объектам, или продуктам) структура позволяет собрать ответственность на уровне относительно небольших объектов и снабдить их необходимыми полномочиями.