Лайфхаки для руководителей. Как создать эффективную команду

Друзья, напишите письмо с темой «Правила» на адрес Info@skillstime.ru, и я дополню ваш арсенал управленца презентацией с подробным описанием «КОДа К ЦЕЛИ».

Успешного вам применения этой практики!

Глава 2. Постройте систему рабочих связей между сотрудниками

Лайфхак: карта рабочих отношений команды

Как Вы думаете, что нужно руководителям и собственникам?

Большинство опрошенных мною боссов ответили: продажи и финансовый результат!

Для того, чтобы подумать о стратегии, как взять деньги счастливых клиентов – у руководителя должно быть время.

А для того, чтобы было время – нужно, чтобы команда работала максимально автономно и «поднимала» к руководителю только те задачи, решение которых не в их компетенции.

Другими словами – сотрудники должны решать большинство вопросов сами.

Иногда руководитель убеждён, что именно он и только он сможет качественно сделать определенную работу.

Он сомневается в компетенциях сотрудника, часто даже не выясняя их наличие.

А ведь именно сомнение в компетенциях людей, неуверенность в том, что подчиненный справится с задачей, мешают многим руководителям делегировать полномочия и развивать команду.

Помимо исполнения роли «ломовой лошади», которую руководитель собственноручно себе присваивает, от такого положения вещей страдают и рабочие связи, и доверие сотрудников к руководителю.

Подумайте, как много ситуаций «разруливаете» вы лично?

Большинство вопросов сотрудники могут решать самостоятельно или с помощью коллег.

Для того, чтобы все проблемы не «поднимались» к руководителю, в команде необходимо настроить эффективную коммуникацию.

В природе это называется биоценоз, где множество различных организмов веками дружно существуют вместе, и им не нужен никто для поддержания жизни.

Но как же это организовать?

В этом вам поможет Карта Рабочих Отношений Команды (КРОК).

Наверняка у вас в компании есть организационная структура. Это такая скучная схема с квадратиками, в которых «сидят» обезличенные названия должностей.

В нее обычно смотрят один раз лишь новички, после чего забывают, потому что непонятно, кто эти люди.

КРОК чем-то похож на оргструктуру, но там – живые люди.

В квадратиках (или кружочках, цветочках, сердечках – каждый может выбрать, что ему нравится) указаны должности и их краткий функционал. Там же – перечень людей на этих должностях с их телефонами и электронной почтой.

Составить такую схему вы сможете в любом из бесплатных приложений с интеллектуальными картами.

У вас есть люди, готовые к развитию, к новым проектам?

Те, которые хотят стать руководителями или хотят научиться управлять проектами. Поручите создание КРОК им.

Ваш активист – сотрудник сначала запросит краткий функционал и контакты у людей из разных направлений деятельности.

Потом соберет эти данные в КРОК.

И, наконец, при участии рабочей группы составит всем на счастье визуально красивую версию карты.

Вам как руководителю остается только разместить эту красоту перед глазами у сотрудников.

В электронном виде обычно достаточно, но иногда сами сотрудники просят красивые плакаты. Можно даже разместить фотографии рядом с именем каждого специалиста.

Если у вас большая организация – вы можете подразделение в КРОК сократить до одного ответственного сотрудника, указав только его данные.

Когда у подчиненного возникнет сложный вопрос – он будет знать, к кому обратиться.

Важный момент: сотрудники одного уровня, но разных подразделений могут обращаться только на тот же уровень.

Если ответ в том подразделении, которое должно его знать, не найден – вопрос выводится на руководителя.

Дальше взаимодействуют руководители, которые обеспечивают нужными знаниями своих ребят.

Вы скажете – но это же дополнительная загрузка, люди должны продавать, работать с клиентами! Это же наши пчелки, нельзя их от цветов отвлекать, иначе нечего кушать будет!

И вы правы! Если по одним и тем же вопросам к специалисту будет много обращений – пострадает его участок.

Поэтому вместе с КРОК мы делали «Часто задаваемые вопросы» (ЧЗВ).

В этом файле были кратко записаны вопросы и ответы, был также маячок с тематикой. Сотрудник, имея нерешенный вопрос, открывал тематику, искал там ответ.

Когда вы будете внедрять этот инструмент, несомненно, потребуется пара месяцев для вывода его на эффективный уровень.

Каждый человек по факту обращения к нему фиксирует в функциональном разделе вопрос и ответ. Уже через месяц муравьиные тропы с вопросами к специалистам опустеют. Поверьте, однотипных вопросов очень много.

Команда выйдет на уровень самоорганизации.

Вы, ее мудрый руководитель, будете думать о выходе на новые рынки, о новых инструментах продаж и перестанете ощущать себя «человеком-пауком», спасающим всех и решающим множество вопросов.

Кстати, ЧЗВ – отличный банк опыта.

Вам не страшны будут потрясения в коллективе, уход сильных, неопытные новички.

Каждый сможет на старте работы получить большинство ответов из ЧЗВ.

Легко ли, придя в новую команду, сразу изучить детали своего дела?

С ЧЗВ и КРОК – легко!

Если у вас возникнут вопросы по внедрению данных инструментов, пишите – мы обязательно найдем решение.

Поздравляю, друзья, теперь в вашем ассортименте профессиональных терминов прибавились новые коды, которые увеличат вашу эффективность!

Глава 3. Сделайте сотрудников амбассадорами

Лайфхак: формула сильной команды и практики для создания амбассадоров

– По-моему, тебе уже пора себя показать, например, подготовить вместе со мной следующую лидерскую встречу?

– Нет, я не смогу. Я же боюсь выступать.

У меня ничего не получится. Про меня подумают, что я выпендриваюсь.

– А если я тебя научу? И ты знаешь, мы все через это пройдём по очереди. Мало ли, кто что сейчас подумает…

Наверняка у вас есть любимое кафе? Есть продукт, который вы выбираете в магазине, проходя мимо других?

Вы с легкостью вспомните интересных людей, которых вы рекомендуете своим друзьям, или авторов книг, которые вдохновили вас на новые практики.

Если кто-то отзовется плохо о том, что вы предпочитаете, вы будете готовы защитить своё любимое кафе, своих авторов, своих…

Своих. Вы их амбассадор, потому что несколькими своими действиями это уже подтверждали. А свой выбор признавать неправильным мы не любим, даже если ситуация указывает на обратное.

Мой муж долгое время работал в компании – производителе газировки и соков.

Компания всегда ставила очень амбициозные задачи, при этом умела создать настрой на их выполнение. В одно утро сотрудников встречали тропическим завтраком, можно было покушать фруктов, выпить коктейль и сфотографироваться в шезлонге на фоне баннера – моря.

В другой день торговых представителей перед отъездом «в поля» ждали сочные девушки для совместных визитов в магазины и продвижения сока, который рекламировался со слоганом «Сочная мякоть».

Были и русские завтраки с блинами в офисе перед началом рабочего дня, и конкурсы, и много других активностей для поднятия духа продавцов.

Сотрудники все эти радости активно фотографировали и делились в соцсетях.

У нас до сих пор есть фотографии мужа в офисном костюме в шезлонге на пляже с бокалом сока. Мы всей семьей пьем воду и соки только этого производителя. Мой отец носит футболки с логотипом этой компании. Наша семья – её амбассадоры.

Муж давно там не работает, однако, если в сети появляется видео, в котором кто-то пытается рассказать о вреде газировки, муж страстно компанию перед всеми защищает. И да, я всё равно прямиком топаю к конкретному соку в магазинах.

Мой сын все банки называет одним названием Банка, в котором я работала. Поправлять бесполезно. Команду, с которой я работала, я называю «моими ребятами», продукты Банка – «нашими продуктами» и себя всё время поправляю, а надо ли?

Согласно исследованиям Cory Edelman*s Annual Trust Barometer Study, работнику компании вдвое больше доверяют в вопросах атмосферы в компании и качества ее продуктов, чем генеральному директору и собственнику.

Помимо доверия клиентов, сотрудники-амбассадоры – самая крепкая команда, готовая внедрять любые изменения, справиться с трудностями и не уйти к конкурентам.

Та команда, которая вам – руководителю и собственнику – обеспечит максимальный результат.

Как создать команду амбассадоров?

Сильная команда = общие правила + прозрачность деятельности каждого и требований + приверженность людей лидеру и бренду.

А теперь – к практике. Как создать симбиоз сотрудника, руководителя и компании?

Ассоциирование себя с брендом (лояльность к бренду и руководителю) возникает у вас в трёх случаях:

Первое – ваши (сотрудника) фото с брендом, с командой и с руководителем видят ваши друзья и семья – в соцсетях, дома, где угодно.

Второе – вы участвуете в различных мероприятиях своей компании или учите клиентов, студентов и других людей. Например, сотрудник банка может обучать финансовой грамотности, участвовать в HR-мероприятиях, представляя бренд, вести клиентские мероприятия вместе с руководителями, просто ходить с шариками всей командой на общегородские праздники.

Третье – вы даете интервью (пусть даже на внутренних ресурсах компании) или публикуете тексты о команде, мероприятиях, открытиях на работе, о новых продуктах.

И роль руководителя здесь – главная.

Руководитель придумает интересные «фишки», в которые вовлечет сотрудников. Руководитель запросит у ребят новые идеи.

Руководитель снимет сомнения и научит подчиненных новым навыкам, необходимым для выступления или передачи знаний.

Руководитель обратит внимание на истории, которые важны для команды, как опыт ее развития. На факты отличного клиентского опыта и укрепления миссии компании. Этими историями сотрудники с удовольствием делятся, нужно просто обратить их внимание на важные вещи.

Сломайте заборы

Во-первых, не нужно ограничивать сотрудников какими-то специальными программами амбассадорства с высокими входными барьерами.

Во-вторых, разрешите сотрудникам представлять свою компанию в соцсетях, можете пропустить тексты через фильтр руководителя.

Перепосты с перепостов чужих постов – это не своё. Сотруднику нужно почувствовать свою причастность.

Это как с рыбалкой. Только тот ценит рыбалку, кто научится ловить рыбу, а не тот, за кого всё сделали наготово.

Почему важно остановиться на этом?

Во многих компаниях установлены ряд «стоп-факторов» на написание текстов о мероприятиях, на представление компании в любых кругах. И ограничения существуют даже для руководителей регионов – тексты им пишут маркетологи. И часто не о том, что хотел сказать восхищенный сотрудник.

Тексты маркетологов не отражают полную картину, там не будет истории человека. Вася не упадет в лужу на публике. Люда не забудет очки и не испытает трабл, когда она не видит свои слайды на презентации.

Вы же знаете, что люди любят истории.

Ну как тут стать амбассадорами?

У ребят остаётся возможность только жаловаться, если что-то не так.

А вряд ли пойдет жаловаться лояльный сотрудник, который ранее писал вам хвалебные тексты. Он будет искать проблему и попытается решить её в компании. И решит в большинстве случаев.

Воспоминания сотрудников: «Дни рождения у нас всегда были фееричные. И это была традиция. Ребята из всех регионов готовились: кто-то писал авторские тексты, кто-то искал подходящие стихи, кто-то сочинял стихотворения, кто-то пел, кто-то монтировал видео. Именинник получал не просто подарок, а самый настоящий креативный сюрприз. И каждый раз в одно и то же время, где бы мы в этот момент не находились, мы все собирались по онлайн-связи и с трепетом поздравляли именинника. И в тот самый момент мы становились еще ближе и сплоченней, как будто дышали одним дыханием».

Наталия Давыденок, Великий Новгород

Какие практики можно реализовать для создания команды амбассадоров?

Мы с командой искали мероприятия, где можно поучаствовать бесплатно – и участвовали. С теми, кому было страшно – отдельно готовились. Делали красивые фото, хвастались.

Писали сценарии и ставили свои фильмы – эти фильмы потом смотрела вся Россия, а команда была на вершине счастья и славы. Ставили танец Скибиди все вместе для новогоднего поздравления России.

Готовили развивающие мероприятия – Лидерские встречи, где «прокачивали» компетенции друг друга. О Лидерских встречах подробнее расскажу позже.

И те люди, которые раньше боялись выйти на публику, раскрывались самым восхитительным образом, ассоциируя себя с брендом, с руководителем, с командой.

Мы выходили с шариками на городские мероприятия, описывали свои яркие ощущения, публиковали их. В сотовой компании по выходным всей командой ездили в соседние города и там организовывали праздники для жителей, одновременно продавая сим-карты.

Вместе с невестами шагали на параде невест в Северодвинске. Вместе с компаниями-партнерами дарили радость клиентам на бизнес-мероприятиях. Вместе с большими белыми мишками поздравляли детей на конкурсе Мини-мисс.

Сотрудники монтировали шуточные видеоролики по сервису и продуктам, которые становились обучающими для других регионов.

Сотрудники учили школьников и студентов ВУЗов, преодолев свои барьеры страха перед публичными выступлениями,

Все друзья и семьи проживали эти этапы развития с близким человеком. Вместе с ним гордились его достижениями, компанией и руководителями, которые дали такие возможности.

Мы брали существующий процесс, раскладывали его «по полочкам», вносили предложения об изменениях. Всей командой на себе тестировали предложенные новшества. Измененный процесс распространяли потом на всю компанию.

Чувствовали сотрудники в тот момент себя приверженными к изменениям? Ведь это они придумали и организовали эти изменения! Не возникало даже вопроса, что всей компании помогли стать лучше именно они!

Каждый человек мог повлиять на улучшение бизнеса – не просто указав, что не так, а внедрив изменения в первую очередь у себя.

И каждый, кто участвовал в этих активностях – амбассадор.

Можно ограничивать людей в других процессах, но ограничений на количество амбассадоров, на мой взгляд, быть не должно. Это очень существенный фактор повышения результативности команды и сохранения важных для вас людей.

Одна моя подчиненная, Светлана, руководитель подразделения, рассказывала всем свою историю начала работы в компании.

Поехала она однажды, на заре своей карьеры, проводить презентацию наших продуктов к клиентам. Ввела адрес в навигаторе, место нахождения клиента показалось ей незнакомым.

Приехав к производственным помещениям, она поняла, что пробраться на автомобиле туда будет нереально.

Бросив машину, на высоких каблуках, в юбке-карандаш – это зауженная юбка, в которой можно передвигаться только маленькими шагами – Светлана смело пошагала по разбитой дороге. Вокруг были одинаковые серые здания, откуда доносились запахи химии – внутри было производство косметики.

Вдруг из-за угла одного из зданий послышался шум. Девушка замерла… И тут прямо на нее вышли несколько сторожевых собак, которые охраняли территорию. Перепугавшись не на шутку, Светлана тем не менее не могла бросить дело и не выполнить миссию, с которой сюда приехала. А приехала она предлагать кредитные карты банка.

Мелкими шагами, в окружении рычащих собак, смелая сотрудница пробиралась по направлению к двери помещения. Неожиданно залаявшая собака испугала её, и девушка упала в грязь, порвав тонкие капроновые колготки, испачкав юбку нежно-сиреневого цвета.