Корпоративная система управления проектами. Пособие для настройки успешного бизнеса, реальные кейсы

ДЛЯ ЧЕГО?

Проектный офис – это инвестиционный и достаточно долгосрочный проект, это не быстрые деньги. Точка окупаемости не лежит в пределах нескольких месяцев.

Критерий успешности проектов – это выполнение в срок, в рамках запланированного бюджета, с соответствующим содержанием и качеством результата – это KPI Проектного офиса.

Корреляция с прибылью Компании можно мерить, например, по итогам года. Если прибыль увеличилась, то проекты дают глобальный и системный результат, при прочих равных.

Проектный офис – это не продающее подразделение, он не оказывает прямое влияние на прибыль. Увеличение прибыли должно быть следствием той трансформации, которая осуществляется по средствам проектов (оптимизация, регламентация и автоматизация). А проектные технологии помогают это сделать быстрее, дешевле и качественнее.

Не стоит ожидать мгновенного эффекта, к сожалению, переход от хаоса к порядку не происходит в момент. Как бы этого не хотелось. Порядок и системность – это результат кропотливой и планомерной работы.

Помните, что еще Стив Джобс говорил: «Нет смысла нанимать толковых людей, а затем указывать, что им делать. Мы нанимаем людей, чтобы они говорили, что делать нам».

ЧТО ДЕЛАТЬ?

Разведка боем или «что тут вообще происходит?!»

В первую очередь нужно четко понимать, что Корпоративная Система Управления Проектами (далее КСУП) это не отдельное автономное образование, а часть единого бизнес-организма Компании. Сама по себе КСУП не представляет ценности для бизнеса. Она является инструментом для достижения бизнес-результатов, для реализации стратегии Компании.

Если вы пришли внедрять КСУП в Компанию, руководство которой не понимает написанного мной выше, то либо вам нужно будет потратить кучу усилий, чтобы сформировать это понимание, либо лучше не браться за внедрение, которое, скорее всего закончится провалом. Всегда найдутся саботирующие центры, которые погубят все здравое, что вы хотите сделать.

Ниже приведена высокоуровневая декомпозиция Стратегической цели Компании, которой я часто пользуюсь при внедрении КСУП:

Декомпозиция Стратегических целей

Амбициозная Стратегическая цель декомпозируется на 3 основные столпа:

– Повышение производственной эффективности – автоматизация процессов, снижение издержек, новые производственные мощности и т. д.;

– Продуктовое лидерство в своем сегменте бизнеса – разработка новых продуктов, сокращение сроков made-to-market, управление жизненным циклом продуктов, маркетинговые активности, управление инновациями и т. д.;

– Новые бизнес-направления – диверсификация бизнеса, новые проекты, создание ассоциаций, покупка новых продуктов или бизнесов.

В свою очередь в декомпозиции обязательно должны присутствовать и поддерживающие, не менее важные, базисы:

– Оптимизация бизнес-процессов – это и внедрение Корпоративной системы управления проектами, и оптимизация операционной деятельности;

– Информационное обеспечение – это в первую очередь автоматизация бизнес-процессов, начиная от производственных систем и заканчивая финансово-учетными;

– Организационное развитие и развитие персонала – один из наиболее важных комплексов активностей, которому не справедливо уделяют слишком мало внимание, что в конечном итоге приводит к печальным последствиям. Конечно, тренд развития – это всеобщая автоматизация, искусственный интеллект и прочие роботы, но никто не отменял реалии действительности, где по-прежнему, человеческий фактор играет огромную роль. Помните, что реальную ценность вашему бизнесу приносят люди, конкретные профессионалы, которых нужно мотивировать, организовывать, создавать для их эффективной работы продуктивную и комфортную бизнес-среду.

Закладка фундамента (команда, правила игры, автоматизация)

Я выделяю 3 основные компонента КСУП – это методология («правила игры»), информационная система (автоматизация тех процессов, которые можно автоматизировать) и самое главное, это люди, Руководители и Администраторы проектов, которые и будут управлять проектами, использую для этого, в первую очередь свои знания, умения и навыки, во вторую – регламенты и информационную систему.

Теперь более подробно о каждом компоненте:

Методология проектного управления

Структура методологии проектного управления

Самое важное, что нужно знать и всегда помнить об этом – это то, что все регламентирующие документы, которые вы разрабатываете должны быть короткими и всем понятные. Если какой-то регламент содержит 50 страниц убористого текста со схемами, где на лист A4 втиснута схема 100 бизнес-процессов, то с большой долей вероятности, вся эта конструкция никогда не взлетит. А пока вы будете все это описывать, бизнес компании изменится и все то, что вы годами по-правильному (как учат на тренингах и пишут в книгах) описывали потеряет актуальность и весь труд можно будет выкинуть в урну. Бизнес требует быстрых решений и изменений.

В своих проектах я придерживаюсь 3-х уровневой системы регламентирующих документов:

– Политика по управлению проектами – важный на первом этапе, но не нужной дальше в реальной работе документ. В нем нужно закрепить общие принципы, которым мы будем придерживаться при внедрении и начале использования системы. Без детального описания, только принципы, базисы;

– Положение по управлению проектами – самый важный документ, где фиксируются «правила игры». Что, кто, когда и как должен сделать для успешной реализации проекта – думаю такого короткого и емкого определения будет достаточно;

– Инструкции и шаблоны – это самые подробные документы, в которых с необходимой детализацией описано как пользоваться сервисами и разрабатывать проектные документы.

Информационная система управления проектами

Структура Информационной системы управления проектами

Очень важно понимать, что Информационная система управления проектами – это только лишь инструмент автоматизации того, что можно автоматизировать. Очень распространенная ошибка, это когда псевдо профессионалы сразу кидаются внедрять, например, MS Project не выстроив реальные бизнес-процессы. Автоматизируя хаос, вы получите автоматизируемый хаос.

Основные задачи, которые должна помочь решить Информационная система управления проектами:

– Единая система – планирования, хранения, мониторинга, анализа и контроля исполнения планов-графиков, бюджетов проектов и проектной документации;

– Принятие решений – гибкая отчетность, которая обеспечивает платформу для принятие быстрых управленческих решений.

Организационная структура и зоны ответственности

Организационные структуры бывают очень разные, зависят от того, какую модель Проектного офиса вы внедряете. Сегодня остановлюсь на той структуре, с которой я часто начинаю внедрение КСУП. Она наиболее оптимальна для того, чтобы на первых этапах показать пользу и допродать технологию проектного управления для всех заинтересованных сторон. Обращаю внимание – эта организационная структура оптимальна только для самого первого этапа. Далее необходимо формировать полноценный Проектный офис с Руководителями проектов внутри него и горизонтальными проектами.