В своей практике я продавал проектное управление несколько десятков раз из которых, десяток точно, есть успешных кейсов, которые реально взлетели и по сей день успешно функционируют.
Теперь к сути вопроса и вот несколько моих советов как сделать успешный старт в забеге по внедрению системы управления проектами и чего категорически делать не нужно.
Что делать нужно:
– Уровень зрелости бизнеса;
Для начала важно понять на каком уровне зрелости находится бизнес, в котором вы планируете внедрять проектное управление. На сей счет есть куча теорий. Но по сути нужно ответить на вопрос – «Понимают ли ТОПы и собственники что такое проект, проектное управление и зачем им все это нужно? Т.е. сформированы ли уже какие-то ожидания, хотя бы ложные?».
Лучше всего ситуация, когда есть поверхностное понимание проектного управления и светлая вера в то, что это может помочь стать бизнесу более эффективным.
Совет – подкрепите веру вашим опытом, статистикой, достигнутыми результатами в других Компаниях.
Чаще всего бывает так, что есть какой-то новатор, хорошо, если из ТОПов, который верит в чудо системы управления проектами, но его вокруг мало кто слышит. Лучше всего, когда это собственник бизнеса.
Совет – представьте всей компании принимателей решений четкий план действий по внедрению Корпоративной системы управления проектами. Лучше, для начала, выделить пилотный сегмент внедрения и проработать план действий до мелочей, обязательно должны быть быстрые победы и глобальные результаты. Но помните, что детальные планы могут и должны корректироваться по ходу их реализации. Главное чтобы это каждое изменения происходило системно, а не хаотично.
Реже я сталкивался с ситуацией, когда все по нулям, полый хаос, представления о управлении проектами, да и о том, что есть проект полностью отсутствует.
Совет – бегите, быстро бегите или обрекайте себя на сознательные каторжные страдания. Итог все-равно будет предсказуем, если Вы, конечно, не супер-мега крутой харизматичный лидер и через какое-то короткое время станете собственником этого бизнеса и сместите текущую власть.
Есть ли системность в бизнес-процессах компании? Про описание даже не говорю, хотя бы хоть какое-то подобие регламентов, автоматизация, и самое главное, как это работает в реалиях повседневной жизни коллектива.
Чаще всего в компании есть куча бумажек и ветхих заветов, которые написаны давно и криво и работает из всего этого добра 5% и, как правило в финансовом и фронт-офисном (продающем) сегментах, так как тут жесткие требования диктуют регулирующие органы и законы коммерции, не выполнение требований которых грозит полным провалом и потерей бизнеса. А вот все что касается остальной внутренней кухни – тут полный провал.
Совет – сделайте презентацию и покажите связь регламентов, автоматизации и организационной структуры. Сделав акцент на простые и понятные всем правила игры, которые, для начала тезисно, будут формализованы и отражены документально. Автоматизация – это прежде всего упрощение и ускорение уже работающих или почти работающих процессов, а не то, что чудо ИСУП (информационная система управления проектами) сделает мир лучше без работающих и, в идеале формализованных, процессов. Ну а самое главное – это люди, Руководители и Администраторы проектов, которые и делают всю основную работу по управлению проектами.
Кто будет противником внедрения корпоративной системы управления проектами?
Совет – найти вражеских агентов и завербовать их в свой лагерь. Легко сказать, да не просто сделать. Это огромная тема для отдельной книги. Главное – это то, что чем раньше вы поймете кто друг, а кто враг, тем раньше вы сможете начать эффективную работу по управлению заинтересованными сторонами.
– Точки кристаллизации здравого смысла;
Лучше всего если драйвить процесс готов собственник бизнеса, это откроет вам нужные двери, хотя бы и формально. Дальше нужно искать соратников среди ТОПов и лиц принимающих решения.
Совет – даже если самый высокий босс не стал вашим драйвером, не отчаивайтесь, нужно постепенно создавать вокруг себя команду тех, кто здраво мыслит и готов идти с вам в одну сторону. Один в поле не воин, если не найдете единомышленников, то ваш карьерный конец близок. А дальше – это ваша харизма, умение убеждать людей и т. д.
Чего делать не нужно:
– «Не ломиться напролом или убей в себе иллюзии»;
Совет – не нужно думать, что вы такой крутой на белом коне и в белом плаще и все сразу вас послушают, услышат и будут делать так, как вы им скажете. Или подготовьте приказ, его завизирует самый Высокий Босс и все взлетит. Если будете так делать – провал обеспечен.
Будьте стратегом, смотрите на несколько шагов вперед и моделируйте сценарии поведения. Важна дипломатичность и настойчивость.
– ИСУП (Информационная Система Управления Проектами) – не КСУП (Корпоративная Система Управления Проектами);
Автоматизация хаоса приведет к автоматизированному хаосу.
Большая и самая распространенная ошибка – это когда внедрение корпоративной системы управления проектами (КСУП) подменяют внедрением информационной системы управления проектами (ИСУП).
Совет – сначала хоть как-то, поверхностно формализуйте процессы, а дальше уже думайте об автоматизации.
– Регламент – не панацея;
Советы:
Регламент должен создаваться коллегиально с участием всех заинтересованных лиц. Один вы, заперевшись в кабинке, написать работающий регламент не сможете, даже, если вам будет казаться, что все вы предусмотрели и сделали правильно.
Регламент не должен быть большим и сложным, в нем не должно быть воды. Иначе никто не поймет что делать, даже если пару раз прочитает и пройдет обучение.
Регламент – это только помощник в проблемных ситуациях, к которому можно и нужно апеллировать в критические моменты. Корпоративная культура проектного управления не сформируется автоматом после утверждения регламента, ее нужно культивировать системно и поэтапно.