Юлия Денеко
В 27 лет стала лучшим молодым предпринимателем России. Создала бизнес в 23 года и выросла с нуля в средний бизнес с персоналом в 200 человек за 3 года. Открывала съезд экологов вместе с министром экологии. Была приглашена на прямую линию с президентом. Вышла на международный рынок и заняла 30% рынка в РФ до появления соцсетей. Получала награды из рук министров и губернаторов.
Стратегия в бизнесе: Может ли бизнес спланировано расширяться? Может ли расширение и рост бизнеса быть спланированным? Или это неподдающееся логике явление? Можно ли расширение пустить на самотёк? или его можно осуществлять планомерно и контролируемо?
Бизнес без стратегии – это как плыть на лайнере из одной страны в другую, не имея карты или навигационного оборудования. Для того чтобы любое дело было выполнено, и цель достигнута, нам нужен план действия, состоящий из конкретных шагов. Так и в бизнесе: чтобы расти, развиваться, расширяться, нужна стратегия.
В этой главе я расскажу, как строить стратегию бизнеса и двигаться по ней так, чтобы бизнес рос, развивался и процветал. Мы рассмотрим, какие ошибки часто допускают предприниматели при стратегическом планировании и как их избежать. Приведу примеры некоторых стратегий, которые вы можете взять за основу, чтобы развивать свой бизнес.
В каких случаях в бизнесе нужна стратегия? Стратеги нужна всегда. Это должен быть основной документ собственника. Это основа, на которой строится бизнес. Это карта, по которой вы движетесь, это русло и берега, которые уберегут вас от пустых, бесцельных и лихорадочных действий.
Если у вас есть стратегия, вас нельзя будет сбить с толку. Вы не столкнётесь с выгоранием и всегда будете достигать поставленных целей.
Стратегия – это маршрут, по которому вы идёте к цели. Как если бы вы шли в гору, и вам нужно подняться на вершину в 5 тыс. метров. Вам нужна была бы карта с начерченным на ней маршрутом. Во время подъёма на такую вершину вам нужно знать, на какой высоте у вас будет привал, какие продукты, напитки, снаряжение взять с собой, нужны ли вам баллоны с кислородом и в каком количестве, какая нужна одежда, какая будет погода, есть ли опасность схода лавины? Вам также нужны соратники, которые будут с вами в команде, и вы будете поддерживать друг друга.
Точно такие же правила работают и в бизнесе. Для достижения целей вам нужен чётко очерченный маршрут, план-стратегия, которые помогут достичь любой задуманной вершины уверенно и безболезненно.
Представьте, если вы пойдёте восходить на Эверест, абсолютно не зная, как подниматься на вершину, без инструктажа, не зная ничего о погоде и содержании кислорода в воздухе, без тёплой одежды и без снаряжения, без сопровождения и без рации. В какой-то момент вы можете соскользнуть, замёрзнуть, провалиться под лёд, у вас начнётся кислородное голодание, вы можете заблудиться и не найти обратную дорогу или можно попасть под лавину.
Если вы будете восходить на Эверест, имея чёткий маршрут, подробную инструкцию сопровождающего, всё необходимое снаряжение и оборудование, то, скорее всего, вы доберётесь до вершины целым и невредимым. Конечно, ещё есть небольшой риск потерпеть неудачу, но он совсем мал.
Теперь спроецируйте всё вышесказанное на бизнес. Если у вас есть чёткий и подробный стратегический план, вы действуете по нему. Вы будете меньше попадать в странные ситуации или убыточные сделки, вас будет меньше лихорадить, вы не будете идти «вслепую или на ощупь» в мире бизнеса, в любой ситуации вы будете знать, что делать. Вам будет легче управлять компанией и делегировать. Даже если вы собьётесь с маршрута, вы всегда сможете на него вернуться. Главное, что в вашей стратегии вы устанавливаете свою «вершину» сами. Вы можете её постоянно и бесконечно поднимать. Можете пересматривать и корректировать стратегию в зависимости от полученного опыта и тем самым развивать свой бизнес всё больше и больше.
Нельзя жить без стратегии. Если мы не будем составлять сами свою стратегию, писать для себя свои планы по достижению тех целей, которые мы хотим достичь, мы будем жить жизнь, полную неожиданностей, непонятных ситуаций и проблем, которые мы будем пытаться решить, вместо того, чтобы двигаться к достижению собственных целей. Также, если у нас нет своей стратегии по достижению своих целей личных, в личной жизни, то мы будем жить жизнь, которую спланировал кто-то другой. И именно поэтому мы ходим, ищем объяснение разным ситуациям, пытаемся предсказать будущее. Но по факту никаких потусторонних или внешних сил не существует, никакой судьбы предначертанной не существует, а есть только отсутствие собственной стратегии, своего бизнеса или своей жизни. И именно поэтому мы идём не по своему пути, а по пути или по стратегии, созданной кем-то другим. Соответственно, мы живём и играем в чужие игры, решаем проблемы, которые мы не хотим иметь, которые мы не создавали именно потому, что у нас нет собственного, созданного, написанного пути, по которому мы хотим двигаться, по которому мы хотим, развиваем свой бизнес, по которому мы хотим жить.
Самый частый способ управления бизнесом – это управление «в ручном режиме», когда руководитель каждую минуту говорит сотрудникам, что делать, какой следующий шаг выполнять, куда идти, куда звонить и так далее. При таком управлении сотрудники становятся несамостоятельными, так как они перестают действовать самостоятельно и постоянно ждут указаний от руководителя. Руководитель становится перегружен, он не может отойти с рабочего места, не может уйти из офиса. Стоим ему выйти за дверь, как все тут же перестают работать. Отпуск для руководителя в таком бизнесе не является отпуском, так как ему нужно быть на связи 24 часа 7дней в недею. Он не может расслабиться и постоянно ожидает «взрывов», поэтому готов в любой момент прервать отпуск и вылетать обратно.
Всё, что я описываю – это реалии большинства бизнесов, как больших, так и маленьких. Их сопровождают дезорганизация, завалы незаконченных дел, множество ошибок, низкая эффективность и производительность, нечестность сотрудников, перегруженность руководителя. Я сама в своём первом бизнесе была в такой же ситуации.
Немного истории
В 23 года создала бизнес, который вырос до размеров среднего бизнеса за первые три года существования. Быстрый рост компании привёл к возникновению множества внутренних и внешних проблем. Появилась необходимость найма высококвалифицированного персонала, и начался бесконтрольный рост количества сотрудников. Причём одни сотрудники нанимали сами себе других сотрудников. Растущие доходы привели к бесконтрольной трате средств, и, естественно, это не понравилось конкурентам, и начались бесконечные заказные проверки.
Увеличение количества филиалов и мест выполнения работ, разбросанных по разным регионам, привёл к отсутствию контроля над работой, за чем последовало воровство и повреждение материалов, оборудования. Однажды был украден большой экскаватор с территории, на которой не было дорог в принципе.
Из-за того, что деньги тратились в огромных количествах, бухгалтерский учёт был большим пробелом. Можно сказать, его не было. По документам у нас были огромные прибыли, а на деле они куда-то улетучивались.
Также было множество других «прелестей» которые присущи многим современным бизнесам в том или ином масштабе. Много усилий тратилось на постоянное «тушение пожаров» и большие доходы таяли при неэффективности и больших бесконтрольных затратах. Начались бесконечные суды. За один год было 30 судебных заседаний по разным вопросам. Несколько раз возникали серьёзные ситуации, которые почти привели к приостановлению деятельности компании. Росло недовольство клиентов, множество претензий, последовал отказ от услуг и штрафные санкции в большом количестве. Всё, что зарабатывалось, шло на погашение штрафов и улаживание конфликтов.
Всё это присутствовало из-за того, что было много пробелов в менеджменте, не было стратегии и системы управления. Наступил момент, когда это всё надо было прекращать и наводить порядок. Необходима была мощная и подробная стратегия. Нужно было избавиться от всех неэффективных действий, навести порядок в бухгалтерии и финансовых делах, увеличить продуктивность, эффективность и честность персонала. Введение статистик. Сразу выявили весь неэффективный персонал, который начал саботировать внедрение технологии. Пришлось поменять 80 сотрудников.
И удивительно, что меньшее количество персонала стало производить в 5 раз больше, если считать в количестве чистой прибыли на одного сотрудника. Даже при уменьшении оборота в 2 раза прибыль выросла в несколько раз. Закончились суды полностью. С момента начала внедрения ХМС не было ни одного судебного дела. Только благодаря правильному пиару удалось наладить отношение с клиентами, благодаря системе навести порядок в контроле объектов и финансов. И сразу два конкурента обратились с предложением купить компанию.
«Стратегия для бизнеса – это то же самое, что и проект для строительства серьёзного промышленного объекта». Чем серьёзнее проект, тем подробнее и точнее должны быть расчёты и учтены малейшие детали.
К примеру, при строительстве небольшого коттеджа необходимо просчитать нагрузку почвы, количество материалов: кирпичей, бетона, песка, воды, деревянных балок, арматуры и др. Также необходимо спланировать подведение коммуникаций. Важно знать морозоустойчивость материалов, почвенные условия, наличие грунтовых вод и так далее. Также важно выяснить положение солнца в течение дня для правильного расположения дома и многое, многое другое. Далее при проведении отделки также необходимо рассчитать необходимое количество отделочных материалов, сроки поставок, определиться с мебелью и знать необходимые размеры.
Если всё это правильно оценить, просчитать и спланировать по дням, то дом будет построен в заявленные сроки без переплат, сюрпризов и отклонений от проекта. Если расчёты сделать неправильно или вообще строить без проекта, то получится такая ситуация, что не хватит бетона и арматуры на фундамент. Если не оценить почвенные условия и не учесть необходимость гидроизоляции, то окажется, что цокольный этаж затапливается весной и во время сильного дождя. Если не спланировать будущую мебель, то может оказаться, что купленный диван не проходит в дверной проём или купленная душевая не «встаёт» на запланированное место из-за неправильного расположения коммуникаций.
Далее само строительство будет происходить так: сотрудники спрашивают: «что мы сегодня должны делать?» Руководитель отвечает: «Тааак, давайте мешать цементный раствор и делать фундамент. А нет, давайте заказывать окна». Через полчаса выясняется, что у строителей нет арматуры, потому что никто не сказал, что её надо закупить. Потом, когда цементный раствор для фундамента готов, выясняется, что ещё никто не выкопал яму для фундамента. И так далее.
В принципе, всё, что я расписываю, уже стало настолько привычным, что многие подумают: А что тут не так? На самом деле так не должно быть. Если дом построен по плану, то никаких сюрпризов не будет.
А если мы будет говорить о серьёзных или стратегических строительных объектах, таких как пятидесятиэтажный дом, небоскрёб или большой торговый центр, где при малейшей ошибке, просчёте или недочёте в планировании может не только произойти катастрофа с человеческими жертвами. Может обрушиться крыша или всё здание.
Также как для строительства здания, нужен подробный план. Для развития бизнеса и достижения цели нужно провести тщательное стратегическое планирование. Часто собственники и руководители этим пренебрегают, так как этому процессу необходимо посвятить несколько дней, а иногда и неделю. Но эти несколько дней приведут к большой экономии времени, средств и нервов в будущем. «Правильная стратегия приведёт к достижению целей и расширению бизнеса». Как же понять, что стратегия правильная?
Далее мы разберём ошибки и важные моменты при стратегическом планировании. Для разработки правильной стратегии необходимо знать, к чему мы стремимся и какова наша ситуация на сегодняшний день.
Поэтому составление стратегии начинается с подробного описания, чего мы хотим достичь. Для этого нужно очень подробно и понятно описать, как будет выглядеть наша компания, когда мы достигнем этой цели. Эта должно быть описано в конкретных характеристиках и показателях в разных областях вашей деятельности. И это не просто «достичь 500 000 000 годового оборота».
Вы можете описать желаемый оборот, долю рынка, отношения к вам заказчиков, ситуацию с сотрудниками, госорганами, налоговой, уровень платёжеспособности, объёмы производства, уровень известности и многое другое.
Также вам нужно подробно описать реальную ситуацию на сегодняшний день: уровень дохода, наличие проблем, которые долгое время не можете решить, ситуацию с производительностью сотрудников, разные обстоятельства, которые мешают достижению ваших больших целей.
Далее, глядя на реальную ситуацию и сравнивая её с желаемой, вы начинаете составлять план по достижению желаемого. План состоит из перечня конкретных шагов. Сначала вы пишете главные шаги, которые необходимо выполнить. Далее каждый из этих шагов вы разбиваете на более конкретные пошаговые планы, состоящие из конкретных действий, которые уже становятся вашими планами на день.
Таким образом, действуя по такому плану, вы не будете распыляться и отвлекаться, а будете чётко действовать в направлении вашей цели, выполнять запланированное и достигать желаемого.
Часто для составления стратегии вам понадобятся дополнительные данные или помощь более опытного бизнесмена. Возможно, вам нужно будет обратиться за помощью к узкому специалисту: юристу, бухгалтеру, патентоведу или изучить ситуацию в интернете, а возможно, и обратиться к бизнес-консультанту.
Никогда не составляйте стратегию, состоящую из разрозненных, не согласованных друг с другом действий. Стратегия должна выявлять и устранять именно источник проблемы в любой области бизнеса, а не просто перечнем каких-то действий.
Главные причины, по которым цели не достигаются это:
– Отсутствие написанной стратегии.
– Отсутствие контроля за её исполнением.
Первая частая ошибка многих предпринимателей в том, что они управляют в «ручном режиме» и исходя из внешних обстоятельств. То есть они должны быть постоянно на связи и постоянно говорить сотрудникам, что делать дальше. Если они не будут так делать, то вся работа остановится. Такую ситуацию можно избежать только при наличии стратегического плана с подробно расписанными шагами.
Также часто бывают ситуации, когда руководитель, пытаясь справиться с проблемами, хватается за всё подряд. Он думает, что есть какая-то быстрая «волшебная таблетка» которая одним коротким действием поможет организовать всех сотрудников, повысить их производительность, увеличить доход, применив какой-то один инструмент.
Руководители начинают метаться. Я часто наблюдаю такую картину, что руководитель пробует всё подряд, абсолютно бессистемные и несвязанные действия. К примеру, в одной достаточно крупной компании была проблема с персоналом, и руководитель решил, чтобы поднять эффективность персонала, надо протестировать персонал на их способности пользоваться компьютерными программами «Word» и «Exel» и обучить их пользоваться всеми функциями этих программ. Хотя не всем сотрудникам вообще нужны были эти программы для их работы. И проблема с сотрудниками была совсем в другом.
Другой руководитель для увеличения дохода начал суматошно давать рекламу в разных источниках, без какого-либо анализа и разработки маркетинговой стратегии. Не выясняя, поможет ли та реклама повышению продаж, и не выяснив причину падения продаж. А причина была совсем не в рекламе, а в снизившемся качестве продукта.
Никогда не составляйте стратегию, состоящую из перечня несвязанных задач и действия. Действия должны быть расписаны подробно и последовательно. Так, чтобы, выполняя их, был достигнут конкретный результат, который можно измерить и оценить. Действия должны быть взаимосвязаны и спланированы на длительное время и детализированы по дням. Нельзя хвататься за всё подряд в желании получить быстрый результат.
Предупреждение: будет казаться, что составление длительной стратегии – это потеря времени. Но по факту, потратив несколько дней на написание стратегии, вы сэкономите месяцы времени и большие суммы денег, так как не будете хаотично хвататься за все дела подряд, а начнёте действовать последовательно и эффективно.
Ошибка – ожидать результат от быстрых действий, а не от планомерной, структурированной работы. Это как ожидать похудения на 10 кг, за пару дней от одной таблетки. Если вы хотите похудеть, вам также нужен план. В этом плане у вас будет программа тренировок, анализов, питания, режим отдыха, правильно подобранные пищевые добавки и т. д. Если всему этому следовать, то вы достигнете желаемого результата. Если слушать всех диванных консультантов и следовать множеству рекомендаций, которые обещают делать одно упражнение и в течение пяти минут вы будете терять по килограмму, ничего не получится. Тот же принцип работает в отношении бизнес-стратегии. Необходимо настроиться на планомерную и эффективную работу, чтобы достичь желаемых результатов.
Вторая частая ошибка, при которой стратегия не работает – это отсутствие контроля. Даже если вы создадите прекрасную стратегию, обречённую на успех, нельзя рассчитывать, что она будет выполнять сама себя. Часто предприниматели жалуются, что они написали очень хорошую стратегию, описали бизнес-процессы, создали инструкции, но сотрудники всё равно ничего этого не выполняют.
Это происходит потому, что никто не настаивает и не продолжает контролировать и требовать исполнения. Руководитель часто ожидает, что сотрудники будут сами ей следовать. Но так не происходит, потому что всегда должен быть кто-то, кто будет регулярно требовать отчёта по выполненным шагам и добиваться их выполнения. Каждый шаг стратегии необходимо кому-то поручить и назначить дату исполнения. Далее регулярно сверяться, кто на каком этапе выполнения, выяснять, нужно ли что-то подкорректировать, и продолжать добиваться её исполнения.
Наличие стратегии, её исполнение, корректировка при необходимости всегда приведёт к достижению цели, экономии средств, времени и расширению. Всегда настаивайте на выполнении, требуйте отчёта о выполнении. Не принимайте «не могу», «невозможно», «не получится».
Важно: Все планы должны быть написаны, и назначены даты выполнения отчёта и исполнители. Если планы в голове, многие действия по ним будут забываться, исполняться дольше или вовсе игнорироваться. О них будут вспоминать тогда, когда будет уже поздно что-либо предпринять. Результат потеря времени, дохода и возможностей.
Поэтому все планы обязательно должны быть в письменном виде доведены до всех исполнителей и вменены как задачи, обязательные к исполнению. Это работает при любом размере команды, даже если вы единоличный предприниматель. В таком случае вы назначаете ответственным исполнителем себя и устанавливаете сроки себе.
Таким образом, планы, которые написаны, сделаны известными и назначены исполнителям, где есть конкретные сроки исполнения, а также проводится оперативная коррекция и постоянный контроль, обязательно будут выполнены, а поставленные цели достигнуты.
Таким образом, можно ускорить достижение цели, если увеличить скорость выполнения плана и убрать все возможные траты времени и отвлекающие факторы, скоординировав деятельность разных людей и отделов и увеличить эффективность и производительность.
В данном случае скорость достижения поставленных вами целей будет зависеть только от скорости выполнения поставленных задач и расторопности. Также важно делать планы известными для тех, кто их исполняет. Это нужно для того, чтобы не возникало замешательств и чтобы сотрудник мог сам контролировать себя и своих коллег, сверяться с ними и вовремя реагировать, если происходит отклонение от плана или требуется его коррекция.
Хорошая стратегия создаёт команду. Сотрудники начинают контролировать друг друга, так как они знают что делать и что должен делать другой сотрудник, чтобы вся работа была выполнена. В такой ситуации внимание руководителя освобождается. Хорошая стратегия должна приводить к активным действиям и минимизации траты времени на болтовню и думанье.
Хорошая стратегия даёт понимание и уверенность, что достижение большой и нереальной цели возможно. Примеры кейсов экспертов и предпринимателей, для которых были разработаны стратегии развития и какие получены результаты: