Delegowanie & kontrolowanieTekst

Przeczytaj fragment
Oznacz jako przeczytane
Jak czytać książkę po zakupie
Nie masz czasu na czytanie?
Posłuchaj fragmentu
Delegowanie & kontrolowanie
Delegowanie & kontrolowanie
− 20%
Otrzymaj 20% rabat na e-booki i audiobooki
Kup zestaw za 44,80  35,84 
Delegowanie & kontrolowanie
Delegowanie & kontrolowanie
Delegowanie & kontrolowanie
Audiobook
Czyta Robert Michalak
24,90 
Szczegóły
Czcionka:Mniejsze АаWiększe Aa

BRIAN TRACY

DELEGOWANIE &

KONTROLOWANIE

Przekład: Marek Rostocki


Tytuł oryginału: DELEGATION & SUPERVISION

Przekład: Marek Rostocki

Redakcja: Anna Żółcińska

Projekt okładki: Agnieszka Wiśniewska

Skład: Camélia Dizajn

Copyright © 2013 Brian Tracy

All rights reserved.

Copyright © 2014 for the Polish edition by MT Biznes Ltd.

This edition published in arrangement with AMACOM, a divison of American Management Association, New York.

Wszelkie prawa zastrzeżone. Nieautoryzowane rozpowszechnianie całości lub fragmentów niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci zabronione. Wykonywanie kopii metodą elektroniczną, fotograficzną, a także kopiowanie książki na nośniku filmowym, magnetycznym, optycznym lub innym powoduje naruszenie praw autorskich niniejszej publikacji. Niniejsza publikacja została elektronicznie zabezpieczona przed nieautoryzowanym kopiowaniem, dystrybucją i użytkowaniem. Usuwanie, omijanie lub zmiana zabezpieczeń stanowi naruszenie prawa.

Warszawa 2014

MT Biznes sp. z o.o.

ul. Oksywska 32, 01-694 Warszawa

tel./faks (22) 632 64 20

www.mtbiznes.pl

e-mail: sekretariat@mtbiznes.pl

ISBN 978-83-7746-662-9 (format e-pub)

ISBN 978-83-7746-991-0 (format mobi)


Format ePub oraz mobi przygotował Adam Łakomy

Spis treści

Wprowadzenie

1. Wzmocnij swój najbardziej wartościowy zasób

2. Rzuć wyzwanie mitom, które blokują skuteczne delegowanie

3. Punkt wyjściowy do delegowania

4. Fabryczny model zarządzania

5. Określ najważniejsze wyniki

6. Wyznacz kryteria najwyższej wydajności

7. Zarządzanie przez cele

8. Trzy zalety najlepszych szefów

9. Siedem umiejętności niezbędnych do skutecznego delegowania

10. Zarządzanie przez wyjątki

11. Postrzegaj siebie jako nauczyciela

12. Buduj pewność siebie w zespole

13. Deleguj podejmowanie decyzji

14. Sprawdzaj spełnianie swoich oczekiwań

15. Rozwijaj pracowników poprzez regularne przekazywanie im informacji zwrotnej

16. Nieustannie motywuj swój zespół

17. Praktykuj przywództwo sytuacyjne

18. Określ cztery rodzaje osobowości

19. Trzy style przywództwa

20. Unikaj delegowania odwrotnego

21. Pięć sposobów skutecznego zarządzania

O autorze

Wprowadzenie

Delegowanie stanowi jedną z podstawowych umiejętności skutecznego zarządzania. Bez skutecznego i sprawnego delegowania pozbawiasz się możliwości wykorzystania swoich możliwości jako menedżer wyższego szczebla.

Zarządzanie często jest określane jako „uzyskiwanie wyników poprzez innych ludzi”. W tej definicji nieodłącznie zawarta jest idea skutecznego delegowania zadań, obowiązków oraz odpowiedzialności na członków twojego zespołu. Umiejętność delegowania i gotowość do jego stosowania ma istotne znaczenie dla kariery i sukcesu w biznesie.

Wielu menedżerom delegowanie przychodzi z trudem. Często nie wykazują oni gotowości do delegowania bądź nie są do niego zdolni, a w efekcie wielce ograniczają swoje szanse na awans. Ponieważ alternatywę dla delegowania stanowi samodzielne wykonywanie wszystkiego, tacy menedżerowie osobiście odpowiadają za wszystko i sami realizują każde zadanie, co ogranicza ich wkład w funkcjonowanie organizacji.

Korzyści z delegowania

Delegowanie oferuje wiele korzyści i ma wiele zalet. Dzięki delegowaniu możesz dokonać więcej, ponieważ wykraczasz poza to, co możesz zrobić sam, i poszerzasz zakres swojej pracy o to, czym możesz zarządzać lub co możesz kontrolować. W efekcie w ciągu dnia pracy możesz skoncentrować się na kilku sprawach, które tylko ty możesz rozwiązać.

Delegowanie pozwala ci poprawić jakość i osiągnąć lepsze wyniki. Z kolei osiągane wyniki, bardziej niż jakikolwiek inny czynnik, określają twoje zarobki, pozycję zawodową oraz poziom osobistej satysfakcji z pracy.

Ponadto delegowanie pozwala zwiększyć wydajność i fachowość twoich podwładnych, czyli w efekcie wyzwalasz ludzki potencjał.

Współcześni menedżerowie są ludźmi zapracowanymi: mają więcej do zrobienia niż czasu na zrobienie tego. Aby wykonać ważne zadania, menedżer musi delegować wszystko, co może być zrobione przez innych. Tak to jest w biznesie.

Delegowania można się nauczyć

Tak się szczęśliwie składa, że delegowanie to umiejętność, którą można w sobie rozwijać. Opanowanie każdej umiejętności wymaga nauczenia się, jak coś zrobić, a następnie regularnego ćwiczenia danej umiejętności, aż stanie się ona nawykiem; dobrą analogią jest tu kierowanie samochodem.

Większość menedżerów nigdy nie przeszła szkolenia z delegowania, a tak to już jest, że kiedy przyswajasz sobie nowe zachowanie, początkowo czujesz się niezręcznie. Jednak po pewnym czasie wraz z praktykowaniem delegowania przychodzi łatwość w korzystaniu z tej techniki zarządzania.

Ta książka pomoże ci osiągnąć mistrzostwo w delegowaniu, czego efektem będzie zwiększenie twojego wkładu w dobre funkcjonowanie i sukces organizacji, dla której pracujesz. Dowiesz się o wielu ważnych ideach, które pozwolą ci stać się dużo bardziej skutecznym w delegowaniu. Każda z metod, technik oraz strategii sprawdziła się w praktyce na przestrzeni wielu lat i gwarantuję, że jest skuteczna.

Jeśli będziesz regularnie ćwiczył te techniki, po niedługim czasie inni będą mówić o tobie jako o jednym z najlepszych menedżerów pod względem delegowania.

1

Wzmocnij swój najbardziej
wartościowy zasób

Twoim najbardziej wartościowym zasobem w biznesie są powierzone ci – w celu wykonania określonych zadań – zasoby ludzkie. Są one nieporównanie bardziej wartościowe niż komputery czy pomieszczenia biurowe. Znakomitych menedżerów cechuje umiejętność motywowania zarządzanych przez nich pracowników do osiągania najwyższego poziomu wydajności.

Twoja praca jako menedżera polega na uzyskaniu maksymalnego zwrotu z inwestycji firmy w pracowników. Około 85 procent budżetu operacyjnego każdej firmy, zwłaszcza świadczącej usługi, stanowią płace i świadczenia pozapłacowe. Dlatego tak ważne jest pytanie: „Czy uzyskujesz maksymalny zwrot z tych wydatków?”. Delegowanie jest jednym ze sposobów osiągania tego celu.

Przeciętny pracownik wykorzystuje 50 do 60 procent swoich możliwości. Oznacza to, że w typowej firmie połowa możliwości pracowników nie jest wykorzystywana. Znakomitą firmę cechuje to, że jej pracownicy w coraz większym stopniu wykorzystują potencjał swoich zdolności i umiejętności do osiągnięcia celów całej organizacji.

Zadbaj o rozwój swoich pracowników

Twoim zadaniem jako menedżera jest pomaganie ludziom w rozwijaniu ich umiejętności i kompetencji. Powierzono ci obowiązek zadbania o pracowników i wspierania ich w rozwoju. Pracownicy są jedynym zasobem, którego wartość może wzrosnąć. Komputery oraz inny sprzęt tracą na wartości i ostatecznie stają się przestarzałe. Natomiast wartość pracowników może się zwiększać w zależności od tego, jak się nimi zarządza i jak korzysta się z ich umiejętności. Delegowanie to wspaniałe narzędzie zachęcania pracowników do większego wysiłku, osiągania lepszych wyników i większego wkładu w sukces firmy.

 

Najważniejsze jest to, jak delegowanie pozwala ci wykorzystać w pełni twój osobisty potencjał. Wspaniałym uczuciem jest uświadomienie sobie, że twój potencjał menedżera jest właściwie nieograniczony, pod warunkiem, że potrafisz wyzwolić talenty i możliwości innych dzięki skutecznemu delegowaniu i kontrolowaniu.

W pracy masz dwie możliwości do wyboru. Gdy otrzymujesz zadanie do wykonania i jesteś za nie odpowiedzialny przed swoim szefem, to możesz zrealizować je samodzielnie albo zlecić je komuś. Umiejętność zlecenia komuś wykonania zadania – a dokładnie powierzenia go komuś, kto jest w stanie je wykonać – pozwala ci skupić się na swojej własnej pracy. Umiejętność skutecznego delegowania, bardziej niż cokolwiek innego, określi twoją ścieżkę kariery, tempo awansu, zarobki, status, pozycję, prestiż i sukces jako menedżera.

2

Rzuć wyzwanie mitom, które
blokują skuteczne delegowanie

W odniesieniu do zarządzania istnieje kilka mitów powstrzymujących menedżerów przed delegowaniem. Niekoniecznie są one prawdziwe, niemniej dla poszczególnych menedżerów stanowią one blokadę psychiczną. Niektóre z mitów i blokad psychicznych mogą być ci znane, ale nie wszystkie. Kiedy spotykasz się z przypadkiem nieudanego delegowania, prawdopodobnie masz do czynienia z praktycznymi skutkami któregoś z nich.

MIT 1. Brak czasu na delegowanie

Niekiedy ludzie są tak zajęci pracą i przytłoczeni odpowiedzialnością, że sądzą, iż brakuje im czasu na to, aby przysiąść z kimś i wyjaśnić zadanie do wykonania. Po prostu chcą jak najszybciej sami je zrealizować, aby mieć spokój.

W innych sytuacjach delegują zadanie, jednak nie przeznaczają dostatecznie dużo czasu na jego opisanie i wyjaśnienie, co ma być zrobione. Powiedzą coś w rodzaju: „Zrób to w określonym czasie”. Jednakowo traktują wydawanie poleceń i delegowanie. Jednak to są dwie różne sprawy. Takie postępowanie oznacza rezygnację z odpowiedzialności.

Prawdopodobnie znasz stare powiedzenie: „Nigdy nie ma dość czasu, aby zrobić to właściwie; jednak zawsze jest dość czasu, aby zrobić to jeszcze raz od początku”. I tak to właśnie wygląda w źle zarządzanych firmach – tam zawsze jest dość czasu na zrobienie czegoś jeszcze raz oraz skorygowanie pomyłek i nieporozumień spowodowanych brakiem skutecznego delegowania.

W rzeczywistości zawsze jest dość czasu na skuteczne delegowanie. Poczynając od teraz, przestań mówić, że nie masz dość czasu na właściwe delegowanie zadania. Pamiętaj, że wykorzystanie czasu na delegowanie z jasnym opisaniem zadania do wykonania stanowi najbardziej efektywne wykorzystanie twojego czasu w celu uzyskiwania lepszych wyników.

MIT 2. Pracownikom brakuje umiejętności

Dość często menedżerowie nie doceniają możliwości swoich pracowników. Tymczasem jedynym sposobem poddania próbie umiejętności poszczególnych pracowników jest obciążenie ich zadaniami trudniejszymi niż kiedykolwiek wcześniej, a następnie danie im swobody w popełnianiu błędów i uczeniu się na nich.

Pracownicy cię zaskoczą. Niesamowite jest to, że członkowie twojego zespołu prawdopodobnie dysponują umiejętnościami, o których nie miałeś pojęcia. Gdy nauczysz się korzystać z ich możliwości, zwiększy się ich zadowolenie z pracy, podczas gdy ty osiągniesz więcej jako menedżer, co pomoże ci w karierze.

MIT 3. Jeśli ma to być zrobione dobrze, musisz to zrobić sam

To nieporozumienie, doprowadzone do jego logicznej konkluzji, gwarantuje niepowodzenie w zarządzaniu. Jeśli rzeczywiście wierzysz w to, że musisz wszystko zrobić osobiście – a jednocześnie praca ma być wykonana na czas i spełniać akceptowalny standard jakości – doprowadzi to do tego, że będziesz miał coraz więcej pracy i coraz mniej czasu. Ten mit powstrzyma cię od realizacji twojego potencjału i skaże na ciągłe wykonywanie zadań na poziomie operacyjnym, a w efekcie pozbawi szans na awans w hierarchii organizacyjnej.

Niemożność przejścia od wykonywania zadań do zarządzania zadaniami stanowi najczęstszy powód niepowodzenia wielu ludzi w zarządzaniu. Naturalną skłonnością jest pozostawanie w swojej strefie komfortu i samodzielne wykonywanie zadania zamiast delegowania. Przypominaj samemu sobie, że twoja praca polega na zarządzaniu, a nie na robieniu wszystkiego osobiście.

MIT 4. Inni pomyślą, że delegujesz, ponieważ sobie nie radzisz

Menedżerowie są często egoistami. Ich ego jest związane z wykonywaną pracą. Chcą, aby inni myśleli, że zawsze i ze wszystkim sobie radzą. Dlatego wzbraniają się przed delegowaniem.

W rzeczywistości jest dokładnie odwrotnie. Nie jest możliwe, abyś zawsze wiedział o wszystkim. Poza tym nie musisz wiedzieć. Zawsze możesz mieć dostęp do tych pracowników, którzy wiedzą o danej sprawie i mogą w krótkim czasie wszystko ci wyjaśnić.

MIT 5. Skoro na czymś się znasz, powinieneś zrobić to osobiście

Wielu ludzi miesiącami i latami nabywa oraz rozwija umiejętności, które zapewniają im awans oraz zostanie liderem zespołu pracowników. Pułapka polega na tym, że dobrze wykonywana konkretna praca sprzyja stworzeniu sobie strefy komfortu – i wówczas nawykiem staje się dążenie do powrotu do tej strefy poprzez wykonywanie dobrze sobie znanej pracy.

Reguła jest dość prosta. Powinieneś delegować te zadania, które już świetnie opanowałeś i możesz łatwo realizować, aby zająć się czymś innym. Opanowując po mistrzowsku wykonywanie danego zadania zapewniłeś sobie awans. Teraz powinieneś nauczyć wykonywania tego zadania kogoś innego i przekazać mu je. Nie powinieneś wykonywać prostych i rutynowych zadań, z którymi da sobie radę ktoś inny.

Stosuj „regułę 70 procent”. Jeśli ktoś potrafi wykonać dane zadanie w 70 procentach tak dobrze jak ty, deleguj je do tej osoby. To pozwoli ci znaleźć czas na wykonywanie innych zadań, z którymi tylko ty sobie poradzisz.

Naturalną ludzką skłonnością jest popadanie w nawyk robienia tego, co lubimy, wykonywanie zadań, które zapewniły nam awans zawodowy, niedzielenie się nimi z innymi. Zamiast tego powinieneś delegować zadania, które już opanowałeś po mistrzowsku, aby przejść do prac wymagających większej inteligencji oraz wyższych umiejętności.

3

Punkt wyjściowy
do delegowania

Punktem wyjściowym w przypadku delegowania, podobnie jak w ogóle w zarządzaniu, jest znalezienie czasu na przemyślenie zadania do wykonania przed podjęciem działania. Przemyśl w szczegółach, co ma być zrobione – przez ciebie oraz przez innych. Użytecznym ćwiczeniem jest opisanie celu zadania, zwłaszcza gdy składa się ono z wielu elementów, a następnie sporządzenie listy każdego działania niezbędnego do wykonania pracy w przewidzianym czasie i na odpowiednim poziomie jakości.

Wiele problemów w zarządzaniu jest efektem podejmowania działania bez przemyślenia, co chce się osiągnąć. Natomiast sukces w zarządzaniu jest z reguły wynikiem myślenia poprzedzającego działanie. Niewiele jest obszarów aktywności menedżera, w których myślenie przed działaniem byłoby ważniejsze niż w przypadku delegowania.

Planowanie oszczędza czas

Znane jest powiedzenie: „Błąd naprawiony w porę zaoszczędzi większych kłopotów”. Każda minuta przeznaczona na planowanie pozwala zaoszczędzić dziesięć do dwunastu minut w działaniu. Zrób listę wszystkich działań koniecznych do wykonania ważnego zadania lub osiągnięcia celu. Im więcej czasu przeznaczysz na planowanie i zapisanie każdego kroku, tym szybciej wykonasz zadanie po jego rozpoczęciu.

Przemyślenie w szczegółach zadania do wykonania – co trzeba zrobić, kiedy praca ma się zakończyć, jakie są oczekiwania w odniesieniu do jakości – stanowi punkt wyjścia do skutecznego delegowania. Niestety wielu menedżerów najpierw deleguje, a dopiero potem zastanawia się nad tym, co ma być zrobione.

Zadawaj właściwe pytania

Każde zadanie bądź projekt powinieneś traktować tak, jakby twoja kariera oraz przyszłość zależały od jak najlepszego wykonania go. Im trudniejsze i ważniejsze jest zadanie, tym poważniej powinieneś się do niego przygotować. Zadaj sobie właściwe pytania:

 Co zamierzam zrobić?

 Jak zamierzam to zrobić?

 Czy istnieje lepszy sposób zrobienia tego?

Zacznij od zastanowienia się nad obecną sytuacją, potem przemyśl, gdzie chciałbyś być w przyszłości, a w końcu poszukaj najlepszego sposobu zrealizowania zadania.

Bądź swoim własnym doradcą w zarządzaniu

Praca konsultanta w dziedzinie zarządzania polega na zadawaniu pytań o to, co robisz i dlaczego postępujesz w taki, a nie inny sposób. Peter Drucker powiedział kiedyś: „Nie uważam się za konsultanta; jestem tym, kto obraża. Nie mówię innym, co mają robić. Po prostu zadaję im trudne pytania, na które muszą odpowiedzieć, aby zdecydować, co mają zrobić dla samych siebie”.

Znakomitym ćwiczeniem dla każdego menedżera jest zidentyfikowanie założeń, a następnie poddanie ich testowi. Co przyjmujesz za prawdę? Które z założeń są świadome, a które bezwiedne? Bardzo ważne jest pytanie: A co, jeśli twoje założenia nie są prawdziwe? A jeśli idee, na podstawie których podejmujesz decyzje, nie są poprawne? Co zrobiłbyś w takiej sytuacji?

Czy powinieneś zrobić to samodzielnie?

W odniesieniu do każdego zadania musisz zdecydować, czy powinieneś zrealizować je samodzielnie, delegować je innemu pracownikowi w firmie, czy też dokonać outsourcingu, powierzając zadanie specjaliście spoza firmy. Będziesz w stanie podjąć te decyzje tylko wtedy, gdy najpierw przeznaczysz czas na przemyślenie zadania.

Jeśli ma to sens, wykonaj zadanie samodzielnie

Niekiedy założenie, że zadanie powinno być delegowane, jest błędne i większy sens ma wykonanie go samodzielnie. Na początku mojej kariery byłem zatrudniony jako autor haseł reklamowych w dużej agencji reklamowej. Wykonując tę pracę, przeczytałem wszystkie książki, jakie udało mi się znaleźć, poświęcone pisaniu profesjonalnych haseł i w efekcie wspiąłem się na stanowisko osoby tworzącej hasła dla największych ogólnokrajowych klientów.

Do dzisiaj potrafię napisać znakomite slogany reklamowe praktycznie na każdy temat, dla dowolnego produktu czy usługi, a przy tym robię to szybko, z łatwością i dobrze. Członek mojego zespołu całymi godzinami mozolił się nad zadaniem stworzenia hasła reklamowego dla naszego serwisu internetowego lub materiałów promocyjnych – i wynik wciąż był niezadowalający. Tymczasem ja potrafię stworzyć slogan reklamowy w kilka minut i będzie on od razu gotowy do wykorzystania.

W takiej sytuacji dużo więcej sensu ma szybkie napisanie hasła reklamowego przeze mnie aniżeli delegowanie tego zadania bądź zatrudnienie kogoś spoza firmy.

Znajdź właściwą osobę

Jeśli jednak zdarzy się, że powinieneś delegować zadanie zamiast realizować je osobiście, kto będzie najlepszą osobą do jego wykonania?

Delegując, musisz zapewnić dopasowanie zadania do właściwej osoby. Delegowanie ważnego zadania osobie, która nie ma sprawdzonych uzdolnień czy umiejętności zapewniających realizację zadania, może stanowić przepis na nieszczęście. Twoim celem jest wyznaczanie zadań zmuszających pracowników do ekstra wysiłku, ale ta metoda ma swoje granice.

Wiele osób i firm popadło w kłopoty z powodu delegowania ważnego zadania komuś, kto nie miał umiejętności koniecznych do jego właściwego wykonania. Pamiętaj, że tylko przeszłe dokonania pozwalają trafnie przewidywać przyszłe osiągnięcia. Zawsze deleguj zadanie do kogoś, kto wykona je szybko i skutecznie, a przy tym w ramach budżetu.

Outsourcing zadania

Jednym z założeń przyjmowanych przez menedżerów jest to, że – niezależnie od istoty zadania – powinien je wykonać ktoś z firmy. Obecnie jednak istnieją firmy specjalizujące się w określonych dziedzinach i działaniach i zadanie może zostać im zlecone w ramach outsourcingu – a one wykonają je szybciej, lepiej i taniej, niż gdybyś zlecił daną pracę komuś z twojej firmy.

 
Бесплатный фрагмент закончился. Хотите читать дальше?