Vom Zeitmanagement zur Zeitintelligenz

Lernen von den Besten

Zum Thema „Lernen von den Besten“ gebe ich Ihnen zwei Beispiele: Brian Tracy ist ein sehr erfolgreicher Redner. Nebenbei schafft er es seit einigen Jahren, vier Bücher jährlich zu publizieren, welche fast alle Bestseller werden. Er hat rund 100 Trainings- und Vortragseinsätze im Jahr, hat immer eine Unzahl von Projekten parallel laufen und dennoch über 100 Tage im Jahr frei. Das ist für mich, vor allem als jemand, der sich in derselben Branche bewegt, ein sehr gutes Beispiel für gelebte Effektivität. Verallgemeinert und auf gut Deutsch ausgedrückt: Beruflich weit überdurchschnittliche Dinge hinbekommen und gleichzeitig ein sehr gesundes Maß an Freizeit zu haben – das ist für mich wirkliche Effektivität.

Mit „Lernen von den Besten“ meine ich aber auch das Erlernen sehr spezifischer, nützlicher Fähigkeiten, die Zeit sparen. Sehr intensiv habe ich eine Dame namens Anne Jones analysiert. Sie hat sechs Jahre hintereinander die Schnelllese-Weltmeisterschaften gewonnen. So etwas gibt es wirklich. Da trifft sich ein Haufen Verrückter, die ihr Lesetempo und ihr Textverständnis messen lassen. Ersteres wird dann ausgedrückt in Wörtern pro Minute. Das sind quasi die km/h, mit denen man liest. Letzteres wird gemessen im Anteil der richtig beantworteten Fragen zum Text. Diese beiden Zahlenwerte werden miteinander multipliziert. Wer in der Multiplikation den besten Wert hat, ist dann der Weltmeister im Schnelllesen. Bei einem öffentlichen Auftritt hat Anne Jones einen Harry-Potter-Band mit knapp 800 Seiten in 47 Minuten geschafft und hat anschließend über 70 % aller Fragen zum Text richtig beantworten können. Kurz vor dem Schreiben dieser Zeilen habe ich den aktuellen Weltmeister im Namenmerken interviewt (erhältlich als Audio-CD), Boris Nikolai Konrad. Es ist spannend und lehrreich zugleich, von solchen Menschen zu lernen.

Vor mittlerweile vielen Jahren habe ich mir die Frage gestellt, ob es sein kann, dass solche Menschen nicht einfach nur Glück hatten mit ihrem Talent und ihrer Genetik. Vielleicht gibt es vielmehr bestimmte Muster, Gründe und Verhaltensweisen, die zu hervorragenden Ergebnissen in verschiedenen größeren und kleineren Lebensbereichen führen. Ich bin der Meinung, dass es das Gesetz von Ursache und Wirkung in vielen Bereichen gibt. Wo es eine Wirkung gibt (bspw. so schnell lesen zu können oder sich 201 Namen in 15 Minuten merken zu können), gibt es in der Regel auch eine oder mehrere Ursachen, die zu dieser Wirkung führen.

Möglichst effektiv wollen wir sein. Was heißt überhaupt Effektivität? Es gibt viele verschiedene Definitionen. Für mich ist Effektivität dann gegeben, wenn Erfolg einerseits und Zufriedenheit andererseits zusammentreffen. Das Eine ist ohne das Andere nicht viel wert. Ich gehe sogar so weit zu behaupten, dass Erfolg ohne Zufriedenheit (im Sinne von Erfüllung) kein Erfolg ist.

Ein paar Begrifflichkeiten

„Ich wusste es wurde Zeit, unsere Organisation zu vereinfachen, als wir anfingen unsere Abkürzungen abzukürzen.“

Oft werde ich gefragt: „Herr Davis, was ist denn überhaupt der Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz?“ Angenommen, Sie leben in München und wollen geschäftlich nach Moskau. Wenn Sie einen Kompass haben, diesen korrekt bedienen und somit in die richtige Richtung marschieren, dann sind Sie zwar effektiv (Sie kommen irgendwann an), aber nicht effizient (dauert lange). Wenn Sie einen Direktflug von München nach Moskau nehmen, dann sind Sie sowohl effektiv als auch effizient. Wenn Sie sich in einen Flieger nach Südafrika setzen, dann sind Sie nicht effektiv. Ihr Ziel war ja ein anderes, nämlich Moskau. Immerhin sind Sie effizient, da das Verkehrsmittel (zumindest zeitlich betrachtet) eine gute Relation zwischen Input (Ihr Zeiteinsatz) und dem Output hat (ans Ziel kommen). Diese hohe Effizienz bringt Ihnen aber nichts. Es ist wie mit der besten Leiter der Welt, die an der falschen Mauer steht. Hoffentlich handelt es sich hierbei nicht um Ihre Karriereleiter. Preisfrage: Welche Kombination haben Sie, wenn Sie zu Fuß in Richtung Südafrika loslaufen? Effektiv? Effizient? Es ist die Kombination: Ihnen ist nicht zu helfen.

Eine zweite definitorische Frage: Was ist der Unterschied zwischen wichtig und dringend? Dingend ist eine rein (!) zeitliche Komponente. Wenn Sie noch viel Zeit bis zu einer Deadline haben, dann ist die Sache nicht dringend. Übrigens ist Deadline ein spannendes Wort. Dead-Line: die Todes-Linie. Dieses Wort bringt ein anderes Gefühl mit sich als das Wort Abgabetermin. Egal. Wenn Sie bis zur Deadline nicht mehr viel Zeit haben, dann ist die Angelegenheit dringend. Schon jetzt sei angemerkt, dass die Dringlichkeit nichts mit der Wichtigkeit zu tun hat. Bei der Wichtigkeit geht es um die Auswirkung. Hat etwas eine starke Auswirkung (in einem relevanten Bereich), dann ist die Sache wichtig. Wenn die Auswirkung geringer ist, dann ist auch die Wichtigkeit niedriger. Eine große Gefahr für unser Zeitmanagement besteht darin, Wichtigkeit und Dringlichkeit zu verwechseln. Aber dazu später mehr.

Im Folgenden lernen Sie zweierlei kennen: zum einen Denkprinzipien hocheffektiver Menschen, damit Sie in Planungssituationen, bei Entscheidungen und im Eifer des Gefechtes den sprichwörtlichen „Wald vor lauter Bäumen“ weiterhin sehen, also nicht die Übersicht und somit Ihre Zeitintelligenz und Zeitsouveränität verlieren. Zum anderen erhalten Sie eine ganze Menge Einzeltipps, um an verschiedenen Stellen hier und da Zeit zu sparen, was in der Summe eine ganze Menge ausmachen wird. Genau genommen werden Sie in Summe 40 Einzeltipps erhalten, aus den unterschiedlichsten Bereichen. Diese sind primär beruflicher Natur, aber manche stammen auch aus dem privaten Bereich. Zusammengefasst geht es darum, mehr zu schaffen in weniger Zeit.

Die Zeit-Zielscheibe

„Ich hasse es zu kritisieren, aber du bist erst seit zwei Tagen hier und liegst schon drei Tage hinter dem Plan.“

Wenn Sie in die Zeitmanagementliteratur schauen oder ein Seminar zum Thema besuchen, geht es fast immer um die schon definierten Aspekte Wichtigkeit und Dringlichkeit. Hier gibt es natürlich vier Kombinationsmöglichkeiten: Wichtig & dringend, weder wichtig noch dringend, wichtig, aber nicht dringend und zu guter Letzt: nicht wichtig, aber dringend. Wenn Sie dann weiterlesen und dem Seminar weiter lauschen, wird Ihnen das sog. Eisenhower-Diagramm vorgestellt. Das ist das Modell mit den vier Quadranten. Sie haben es vielleicht schon mal gesehen. Vorweg: Ich habe nichts gegen das Eisenhower-Diagramm und schon gar nichts gegen Mr. Eisenhower, den ich übrigens nie kennengelernt habe. Dennoch halte ich es in der Praxis für wenig brauchbar, d.h. wenig zeitsparend (bevor ich Ihnen nach meiner Kritik eine Alternative anbiete). Warum? Dort heißt es: Beim Quadranten „wichtig und dringend“ soll man die Aktivitäten sofort angehen. Schön und gut, aber was macht man, wenn man zehn solcher Aufgaben davon auf einmal hat? Beim Quadranten „wichtig, aber nicht dringend“ soll man terminieren, also das Ganze später durchführen. Das halte ich nicht für sinnvoll. Dazu gleich mehr. Aber was macht man bei dieser Kategorie von Aufgaben, wenn Personen auf der Matte stehen und es jetzt haben wollen? Beim Quadranten „nicht wichtig, aber dringend“ soll man die Tätigkeit delegieren. Ok, nicht verkehrt. Aber was mache ich, wenn ich niemanden zum Delegieren habe oder die theoretisch verfügbaren Personen auch schon mit Arbeit überschüttet sind? Beim Quadranten „nicht wichtig, nicht dringend“ soll man die Aktivität entsorgen, also gar nicht durchführen. Hier stimme ich zu, dass man hierauf so wenig Zeit wie möglich verwenden sollte. Aber wissen Sie was das größte Problem mit dem Diagramm ist? Auch wenn es nicht ganz verkehrt ist, unter uns gesprochen: Wenn man da sitzt und hat „viel zu viel zu tun in viel zu wenig Zeit“. Wer macht sich da schon Gedanken darüber, welche Aufgaben welche theoretische Einordnung von Wichtigkeit und Dringlichkeit haben und welche theoretische Handlungsempfehlung sich daraus ableitet?

Dennoch sind die Themen Wichtigkeit und Dringlichkeit von Aktivitäten zentrale Fragen der eigenen Zeitintelligenz. Ich möchte Ihnen eine andere Darstellungs- und auch Sichtweise anbieten: die Zeit-Zielscheibe.

Da es logischerweise weiterhin vier Kombinationsmöglichkeiten gibt, gibt es auch hier vier Bereiche – in diesem Fall Ringe einer Zielscheibe. Das Ganze können Sie sich vorstellen wie eine Dartscheibe – die Sorte Dartscheibe, bei der es innen viele Punkte und weiter außen weniger Punkte gibt.

Stellen Sie sich vor, Sie haben Darts in der Hand, z. B. 40 Stück. Diese repräsentieren 40 Stunden, die Sie in einer Arbeitswoche zur Verfügung haben. Wohin zielen Sie mit den Darts? Natürlich auf die Mitte, den innersten Ring. Werden Sie immer das Bullauge treffen? Natürlich nicht! Aber je besser Sie beim Dartwerfen werden – als Metapher für Ihre Zeitverwendung – desto häufiger erzielen Sie die höchste Punktzahl. Angenommen, wir versuchen jetzt die (bei meiner Kritik des Eisenhower-Diagramms bereits angesprochenen) vier Kombinationsmöglichkeiten den vier Ringen zuzuordnen. Vorher sollten wir sinnvollerweise erst mal klären, was die Punkte beim Zeitmanagement sind. Wenn dies mit Seminarteilnehmern erarbeitet wird, kommt immer dasselbe Ergebnis heraus: Letztlich geht es um die Ergebnisse, die wir produzieren, und um das Stressniveau. Natürlich wollen wir in einer bestimmten Menge Zeit die bestmöglichen Ergebnisse erzielen und den Stress auf einem tragbaren Niveau halten. Nicht „null Stress“, aber er soll ein bestimmtes Maß zumindest nicht dauerhaft überschreiten. Unsere Bewertungskriterien (die Punkte) sind also die Ergebnisse und das Stressniveau. Behalten wir das im Hinterkopf.

Was kommt in den äußersten Ring? Wenn ich Seminarteilnehmer frage, dann kommt relativ schnell eine meistens übereinstimmende Antwort: Kategorie „nicht wichtig, nicht dringend“. Prima, damit sind schon drei Viertel der insgesamt möglichen Kombinationen schon weg (ja, das ist mathematisch korrekt).

Es ist nicht dramatisch oder schlimm, wenn wir dort auch mal Zeit verbringen. Aber es gibt am wenigsten „Punkte“. Was würde passieren, wenn Sie hier viel Zeit verbringen würden, also vielen Tätigkeiten nachgehen würden, die weder wichtig noch dringend sind? Was waren nochmal unsere Kriterien? Ergebnisse und Stress. Die Ergebnisse sind natürlich nicht gut, wenn wir lauter unwichtige Dinge verfolgen. Der Stresspegel ist ganz kurzfristig sehr gering. Aber nur so lange, bis uns die wirklichen Themen einholen. Beispiele sind Tätigkeiten, die mal sinnvoll waren, aber jetzt nur noch aus Gewohnheit durchgeführt werden – obwohl die Welt sich verändert hat. Auch Statistiken, die gemacht werden sollen, aber nicht handlungsentscheidend ausgewertet werden, gehören hierher. Die Einführung neuer Systeme, die nicht besser sind als die alten Systeme. Letztlich alle Aktivitäten ohne Fortschritt. Diesen Bereich nenne ich auch den Bereich der Flucht. Weil die meisten Menschen, die einen wesentlichen Teil ihrer Zeit hier verbringen, auf der Flucht sind vor Themen mit denen sie sich nicht auseinandersetzen wollen. Dies gilt übrigens beruflich wie privat. Ich weiß, in Ihrer Organisation gibt es solche Tätigkeiten nicht. Also wenden wir uns dem nächsten Bereich zu.

Was kommt in Ring Nummer 2 (von außen betrachtet)? Auch hier sind sich die meisten Seminarteilnehmer einig – auch wenn es manchmal schon Diskussionen gibt. Hier kommt die Kombination „nicht wichtig, aber dringend“ hinein.

Als Beispiele hierfür können wir alle Aktivitäten aus Ring 1 hernehmen, wenn wir noch eine kurz bevorstehende Deadline hinzufügen. Also beispielsweise die sinnlose Statistik, die bis zum 15. des Monats fertig sein muss. Nun stehen wir schon kurz davor und haben kaum noch Zeit. Jetzt verursacht die sinnlose Aufgabe auch noch Stress. Damit sind wir auch schon bei der Frage: Was würde passieren, wenn Sie den überwiegenden Teil Ihrer Zeit hier verbringen würden (auch das tun Sie vermutlich nicht – sonst würden Sie nicht diese Zeilen lesen mit dem Ehrgeiz, besser zu werden)? Richtig: keine guten Ergebnisse. Wenn wir ehrlich sind: Kein bisschen besser als in Ring 1. Wir meinen nur manchmal, dass wir gute Ergebnisse erzielen, nur weil wir Stress haben. Deshalb nenne ich diesen Bereich auch den Bereich der Illusion. Weil die Gefahr besteht, dass wir der Illusion unterliegen, etwas sei wichtig, nur weil es dringend ist. Denken Sie hierüber mal nach. Bei uns allen besteht diese Gefahr, vor allem, wenn jemand laut schreit. Was meine ich mit lautem Schreien? Hier gibt es verschiedene Strategien. Von der tatsächlichen Lautstärke über die Häufigkeit der Wiederholung (manche sind so geschickt, den Kanal zu wechseln: mal E-Mail, mal Anruf, mal persönlich) bis hin zur Anzahl und den Ebenen der Personen, die im „cc-Feld“ eingebunden werden. Letztlich wollen wir auch in Ring 2 möglichst wenig Zeit verbringen.

Was kommt in Ring 3 (wiederum von außen betrachtet) und was kommt in den innersten Ring? Die Komplexität hat sich übrigens mittlerweile dramatisch reduziert, da die beiden „unwichtigen“ Kombinationen schon weg sind. Also muss in den beiden verbleibenden, inneren Ringen jeweils „wichtig“ stehen. Somit reduziert sich die Frage auf: Wo gehört „wichtig und dringend“ hin und wohin gehört „wichtig aber nicht dringend“? Auch hier sind sich fast alle Menschen einig. „Wichtig und dringend“ gehört natürlich in die Mitte. Hier sollten wir unsere Zeit verbringen! Wirklich? Ich behaupte, dass dies die entscheidende Stelle ist, bei der die Zeitintelligenz auf der Strecke bleibt und weshalb sich so viele arbeitende Menschen im Hamsterrad bewegen. Warum? Schauen wir uns das Ganze mal an:

Der Bereich „wichtig und dringend“ gehört meiner Meinung nach (entgegen der mehrheitlichen Meinung) in Ring 3, also den zweitinnersten Ring, nicht den innersten Ring! Was gehört hierzu? Alle Aufgaben, die eine deutliche Auswirkung haben (und daher wichtig sind) und gleichzeitig unter Zeitdruck geschehen. Die meisten arbeitenden Menschen „leben“ hier – im Sinne von: verbringen hier den überwiegenden Teil ihrer Arbeitszeit. Was sind die Auswirkungen? Das Positive: Sie erzielen relativ gute Ergebnisse. Wenn Sie wirklich konsequent die unwichtigen Dinge ausblenden (egal ob dringend oder nicht) und sich auf Wichtiges konzentrieren, dann haben Sie ein überdurchschnittliche gutes Prioritätenmanagement und somit überdurchschnittlich gute Ergebnisse. Wo ist der Nachteil? Der Preis ist das permanent hohe Stresslevel. Diesen Ring nenne ich den Bereich der Feuerwehr, weil die Feuerwehr natürlicherweise einen hohen Anteil an Tätigkeiten ausführt, die wichtig und dringend zugleich sind. Warum ist es wichtig, einen Brand zu löschen? Wenn Sie ihn gar nicht löschen, dann brennt das Haus ab. Kein gutes Ergebnis. Ist es dringend? Wenn Sie drei Tage warten, ist es zu spät. Dann können Sie noch so effizient löschen. Es bringt nichts mehr.

Es gibt manchmal auch psychologische Gründe, weshalb Menschen daran festhalten, viel Zeit in diesem Stressbereich zu verbringen. Wenn man permanent Zeitdruck hat, haben andere Menschen die Wahrnehmung, dass man äußerst wichtig ist. Zumindest glauben das viele Personen. Meine Beobachtung hierzu ist aber, dass die meisten Menschen viel zu sehr mit sich selbst beschäftigt sind als dass sie gedanklich viel Zeit auf andere Menschen verwenden.

Kommen wir zum Bullauge: Hier steht „wichtig, aber nicht dringend“ drin. Selbst diejenigen, die aus der Natur der Sache heraus einen hohen Anteil an Tätigkeiten haben, die wichtig und dringend zugleich sind, sollten hier mittelfristig immer mehr Zeit verbringen. Warum? Was sind Beispiele hierfür? Alle Aktivitäten, die damit zu tun haben, im Brandfall schnell und effizient einsatzbereit zu sein. Beispielsweise Einsatztraining und Gerätewartung. Bei Letzterem ist u.a. das Füllen von

Wasser- und Benzintank wichtig und das in der richtigen Kombination – umgekehrt ist es nicht gut. In diesen Ring fallen bei der Feuerwehr auch jegliche Maßnahmen zur Verhinderung von Bränden.

Wird es der schlausten Feuerwehr der Welt gelingen, alle Brände zu verhindern? Sie kennen die Antwort: natürlich nicht. Aber von 20 Bränden wird sie vielleicht 4 verhindern können und für weitere 3 Brände eine bessere, schnellere Vorgehensweise entwickeln. Was folgt hieraus im Vergleich zur Feuerwehr, die sich permanent im Ring 3 aufhält und hier sogar sehr gut ist (beim Löschen von Bränden)? Man hat bessere Ergebnisse (einige Brände verhindert, andere schneller gelöscht) und weniger Stress. Ist das erstrebenswert? Ich finde schon. Natürlich können lediglich Feuerwehrleute aus den obigen Schilderungen lernen. Sie verbringen ja keine Zeit mit dem Löschen plötzlich auftretender Brandherde …

Wir haben schon festgestellt, dass wir nicht alle Dringlichkeiten vermeiden können. Kein Mensch kann so schlau sein – zumindest nicht ohne hellseherische Fähigkeiten. Nehmen wir ein Beispiel aus dem privaten Bereich. Angenommen, Sie erhalten von der Schule einen Anruf, dass Ihr Kind einen Unfall hatte. Es ist nichts Lebensbedrohliches, aber das Kind hat sich den Arm gebrochen. Dann ist es selbstredend wichtig und dringend, sich darum zu kümmern. Im beruflichen Bereich tauchen natürlich noch wesentlich häufiger plötzliche „Notfälle“ auf. Aber es gibt auch eine ganze Menge Ereignisse, die im Laufe der Zeit vom innersten Ring in den Ring 3 wandern. Ein klassisches Beispiel hierfür ist die Steuererklärung. Sie wissen in der Regel ganz genau, wann Sie Ihre Steuerunterlagen abgeben müssen. Das Thema ist wichtig, weil es deutlich negative Konsequenzen hat, wenn Sie es nicht oder fehlerhaft tun. Es ist aber zunächst einmal nicht dringend. Sie wissen ja lange im Voraus, wann Sie Ihre Steuererklärung abzugeben haben, und haben somit wesentlich mehr Zeit, als Sie noch zur Fertigstellung benötigen. Im Laufe der Zeit – ohne dass Sie etwas tun (das ist wörtlich gemeint) – wandert die Aktivität einen Ring weiter nach außen, in den Stressbereich (Ring 3).

Woher soll die zusätzliche Zeit für das Bullauge hergenommen werden? Die zusätzliche Zeit für den innersten Ring muss primär aus den beiden äußersten Ringen kommen, also den nicht wichtigen Bereichen. Klassische Beispiele im privaten Bereich sind die Zeiten, die wir mit Fernsehen verbringen zu reduzieren, weniger zu streiten, Dinge so zu organisieren, dass man weniger suchen muss, bei Erledigungen nicht unnötig Zeit zu verplempern. Klassische Themen im geschäftlichen Bereich sind längere Plaudereien (Ihr soziales Leben sollte primär in der Freizeit stattfinden – das sage ich nicht mal durch die Brille eines Arbeitgebers), redundante Arbeiten, unnötiges Verzetteln, übermäßige Perfektion in weniger wichtigen Bereichen, Zeit für taktische Spielchen und natürlich die Zeit in weniger als optimal produktiven Meetings (mehr hierzu an späterer Stelle).

Sie können sofort mehr Zeit im Bullauge verbringen, wenn Sie die Ringe 1 und 2 konsequent auf ein absolutes Minimum beschränken. Mittelfristig erhöhen Sie Ihren Zeitanteil im innersten Produktivbereich auch dadurch, dass Sie aus Stresssituationen und plötzlich auftretenden Brandherden lernen und so clever sind, zumindest manche davon zu verhindern und bei weiteren gut gewappnet zu sein. Das ist in meinen Augen dann wirkliche Zeitintelligenz. Es ist mittelfristig absolut möglich, eine sehr erfolgreiche Karriere zu haben und deutlich mehr als 50 Prozent seiner Zeit in dieser Zeitintelligenz-Zone zu verbringen. Das ist in keiner Weise ein Widerspruch. Im Gegenteil: Erfolg und Zufriedenheit/Stresspegel einerseits und Ihr Zeitanteil in der Zeitintelligenz-Zone stehen in einem positiven Zusammenhang.