Практические советы и рекомендации закупщикам. Сборник серии публикаций «От азов до совершенства»

2.2. Модели функциональной зрелости закупок

Без объективной независимой оценки зрелости функции закупок невозможно построить эффективный бизнес-процесс и разработать ключевые инициативы для развития функции. На российском рынке наиболее представлены и имеют практический опыт проведения комплексного аудита зрелости функции закупок в металлургической, горнорудной и химической отраслях четыре компании: A.T. Kearneу KPMG, BCG и Mc Kinsey.

Каждая из них имеет свою методику оценки и основные рекомендации. Мы не будем переписывать полностью их отчеты, Вы можете с ними ознакомиться из официальных источников и на их сайтах. Давайте выберем A.T. Kearney KPMG как наиболее профильные, специализирующиеся в области промышленного сектора и рассмотрим основные выводы, которые они зафиксировали в своих публикациях.

2.2.1. Модель зрелости закупочной

функции консалтинговой компании A.T. Kearney

A.T. Kearney разработала целый ряд подходов и инструментов, которые доказали свою эффективность. Компанией создана методика качественной оценки функции закупок AEP (Assessment of Excellence in Procurement). В основе методологии AEP лежит концепция «Дома закупок»^™ A.T. Kearney, определяющая восемь основных областей для исследования, основными из которых являются общая стратегия функции, аспекты управления категориями, качество операционных процессов и управление персоналом. Для наглядного примера мы используем материалы отчетов по химической отрасли российских компаний.

Модель зрелости предполагает восемь областей, направлений для оценки, которые приведены в таблице 2.

A.T. Kearney считает, что необходимо выделить три основных направления для раскрытия более полного потенциала экономии и повышения уровня использования рычагов верхнего уровня: управление поставщиками, управление рисками и организационное совершенствование.

Таблица 2. Области исследования закупок

(по A.T. Kearney)

Процесс управления поставщиками (SRM, supplier relations management) многими воспринимается как процесс взаимодействия с поставщиками в ходе проведения конкурсных процедур или как процесс управления контрактными обязательствами в рамках их реализации. Однако, используя SRM, с помощью поставщиков можно не только решать задачи обеспечения производственных нужд, но и совместно влиять на снижение общей стоимости конечной продукции или выход на новые рынки. Компании не в полной мере используют потенциал поставщиков для снижения затрат. К таким методам можно отнести совместное снижение затрат, управление запасами силами поставщика, а также совместное планирование производственной деятельности.

Таблица 3. Эффективное управление поставщиками

Решение стратегических задач с использованием усовершенствованных рычагов достигается с помощью:

• детальной аналитики на этапе разработки категорийной стратегии;

• построения партнерских отношений с поставщиками (долгосрочная система мотивации, разработка программ по развитию поставщика и регулярная обратная связь).

В понимании управления рисками компании показывают высокий результат по показателю учета риска необеспечения заявленной потребности в общем бизнес-плане производственной деятельности, не уделяя должного внимания учету рисков при разработке долгосрочных категорийных стратегий, использованию методов сценарного анализа, мониторинга и оценки эффективности принятых мер по снижению рисков. Это обусловлено в первую очередь тем, что, как правило, управление рисками не рассматривается как закупочная деятельность, а является зоной ответственности других подразделений (риск-менеджмента, финансов, юристов, внутреннего аудита). Однако качественная проработка карты рисков возможна только при глубоком понимании специфики каждой отдельно взятой категории, продукта, контрагента и контрактного обязательства.

Таблица 4. Управление рисками

Организационное совершенствование также является обязательным условием для обеспечения устойчивости в достижении экономических эффектов. Для этого необходимо наладить контакт с сопряженными функциями для совместной разработки и реализации ключевых инициатив. Кросс-функциональное взаимодействие с инициатором закупок и другими поддерживающими функциями, вовлеченными в бизнес-процесс закупок, обеспечивает внедрение совместных инициатив, направленных на операционную эффективность. Принципиальным требованием должно быть право закупок явлаяться лидером предложенных инициатив и иметь соответствующие полномочия. Результаты АЕР (методика качественной оценки функции закупок) показывают, что повышение эффективности достигается за счет растущей специализации внутри функции. Руководители закупочных подразделений видят на своем опыте, что для успешной реализации необходимых инициатив нужны развитые компетенции, навыки и личностная мотивация. Необходимо определить функциональную специализацию каждого сотрудника закупочного подразделения, где он максимально сможет реализовать свой потенциал. Целесообразно отказаться от идеи воспитания «идеального» специалиста, способного одинаково хорошо знать и выполнять полный функционал бизнес-процесса закупок (аналитика заявленной потребности и рынка поставщиков, анализ базы данных затрат, проведение конкурсных процедур и коммерческих переговоров, заключение договоров и отслеживание поставок). Такая специализация достигается за счет обучения, стажировок, ротации, широкого набора тренингов, использования аналитических методов и инструментов, стратегического подхода, использования специализированных закупочных модулей и органайзеров IT- систем. Однако для карьерного роста перспективный менеджер должен освоить все этапы бизнес-процесса закупок, и задача руководителя подразделения – организовать этот процесс с целью формирования кадрового резерва.

Таблица 5. Развитие функциональной специализации

подразделения закупок

Подводя итоги своих исследований и наблюдений, A.T. Kearney рекомендует компаниям, нацеленным на достижение высоких экономических результатов, постоянно искать новые пути снижения затрат, используя комплексные рычаги, которые требуют значительного уровня зрелости функции закупок. Компания A.T. Kearney советует руководителям подразделений закупок сфокусироваться на трех основных областях:

• выбор стратегических партнеров среди поставщиков;

• внедрение широкого набора инструментов управления рисками;

• развитие специализированных компетенций персонала.

В настоящее время значимость функции закупок в области сокращения затрат и повышения конкурентоспособности компании возрастает, руководители закупочных подразделений получили право и возможность обсуждать вопросы стратегического снабжения напрямую с генеральными директорами. Вместе с этим растут и встречные требования к функции закупок и квалификации персонала.

Резюме

Компания A.T. Kearney предлагает достаточно целостную модель оценки зрелости функции. Несомненными плюсами являются соответствие стратегии закупок общей стратегии компании, организационная составляющая, упоминание о процессах. Но, на наш взгляд, не хватает нескольких связующих которые объединяют все восемь направлений: процессная интеграция, полнота описания процессной модели, охват автоматизацией всех процессов, автоматизация отчетности и сбора КПЭ, полнота охвата показателями всех ключевых процессов.

2.2.2. Модель зрелости закупочной

функции консалтинговой компании KPMG

Компания KPMG разработала собственную методологию по диагностике и трансформации системы закупок. За основу данной методологии взята модель уровней зрелости закупок, базирующаяся на модели, разработанной немецким специалистом по закупкам Арьяном ван Вилли. В модели использованы опыт и реальные факты трансформации функции закупок в странах Европы и США в течение длительного периода. Специалистам KPMG понадобились время и дополнительные исследования, чтобы адаптировать западную модель к российской действительности, отражая существующие организационные процессы закупок, определить стратегические направления развития функции, сформировать мероприятия и реестр приоритетных инициатив, направленных на повышение эффективности закупок.

Грамотное планирование объемов закупок и запасов МТР непосредственно оказывает влияние на стратегию, цели, задачи и результаты их достижения. Система закупок является составной частью общей стратегии компании, которая не только решает функциональные задачи операционного обеспечения потребности, но и открывает новые возможности и конкурентные преимущества.

Рисунок 6. Структура функции закупок по KPMG

Таблица 6. Уровни зрелости закупок по KPMG

Приоритетными задачами являются слияние закупок с общей стратегией компании, формирование конкурентного преимущества. В основе главной задачи лежат взаимоотношения с надежными поставщиками (стратегическое партнерство) и контроль взаимосвязей с ними, повышение эффективности системы закупок с их непосредственным участием.

Представленная модель включает шесть уровней зрелости, от первого, операционного, до шестого, характеризующегося интеграцией цепочки создания ценности для конечного потребителя. Эта цель является стратегическим приоритетом компании. На шестом уровне отмечается взаимозависимость/синергия контрагентов в цепочке поставок.

На промежуточных уровнях зрелости можно сделать аналитический срез о текущем статусе прогресса в сферах закупок, формирования планов совершенствования бизнес-процессов, создания стратегических направлений развития закупочной деятельности, укрепления договорных отношений, координации и интеграции, что будет способствовать повышению конкурентной способности компании.

Данная стратегия включает в себя совокупность стратегических целей и задач, которые способствуют оценке качественных, количественных, ценовых, территориальных и экономических аспектов системы закупок. Общая стратегия закупок устанавливает принципы самого процесса управления закупочной деятельностью:

• отношения и взаимодействия с другими подразделениями организации;

• отношения с поставщиками;

• требования конечного потребителя;

• планирование;

• создание оптимальных эффективных закупочных процессных методов и схем.

Резюме

Плюсом модели KPMG является детализация процессной цепочки в третьем разделе (рис. 6.), фактически даются укрупненно процессы, на которые следует обратить внимание. Заслуживает внимания то, что отмечено управление рисками. Положительным моментом являются разделы «Внутренняя интеграция» и «Внешняя интеграция» в уровнях зрелости.

В настоящее время в большинстве российских компаний приоритетным направлением при выборе поставщика является именно цена, перспективы долгосрочных взаимоотношений рассматриваются не в полной мере. Актуальной тенденцией является и централизация закупочной системы, в то время как лучшие мировые практики рекомендуют постепенно переходить к децентрализованной модели. Мы придерживаемся мнения, что необходимо переходить к распределенной модели, оставляя фронт-офису закупок роль центральной функции как отвечающему за стандартизацию процессов на всех уровнях, оставаясь инициатором и лидером стратегической программы развития функции закупок (охватывая операционную и проектную деятельность). В его задачи должны входить разработка категорийной и закупочной стратегий, формирование многоуровневой организационно-функциональной структуры подразделения закупок, разработка функциональной модели, стандартизация процессов и процедур, методическая поддержка и обучение, непосредственное участие в переговорах по высокобюджетным и критическим проектам для компании, участие в заседаниях тендерных и инвестиционных комитетов, разработка форм мониторинга, отчетности и методики оценки эффективности, автоматизация всего жизненного цикла закупок, формирование кадрового резерва. К задачам бэк-офисов относятся участие в формировании закупочного бюджета, выполнение протокольных решений ТК и ИК, контрактация и исполнение контрактов, управление запасами, управление поставщиками, формированием кросс-функциональных групп и взаимодействием с ними, поиск альтернативных поставщиков оборудования и материалов, создание региональных закупочных кластеров, инициация типовых проектных решений по компоновке оборудования и материалов (каталог типовых решений и материалов) и пр.

В современных условиях создание стратегии и стратегических принципов управления закупками, функциональных моделей являются значимой областью развития самих компаний, а также переходом от стратегии к управлению бизнес-процессами.

2.3. Государственные, корпоративные и коммерческие закупки

Необходимо отметить, что в России действуют 44-ФЗ и 223-ФЗ, регулирующие процедуру государственных закупок, где электронные торги стали обязательным элементом, а с 2014 года введена в действие контрактная система, предусматривающая антикоррупционные меры и способы защиты от недобросовестной конкуренции.

Кроме госзакупок, существуют и другие виды закупок, на которых мы остановимся.

Закупки условно можно разделить на государственные, корпоративные и коммерческие. Мы рассмотрим все три типа, но в дальнейшем особое внимание уделим коммерческим закупкам как наиболее профильным в нашей области исследования. Мы также рассмотрим основные отличия между ними.

Существует большое количество пособий и публикаций разного уровня: от профессиональных, которые регулярно обновляются и дополняются, до рекомендаций сомнительного содержания, как «обойти» регламенты и положения федеральных законов на поставку продукции и оказание услуг. Появилась масса терминов и определений, которые у непосвященных в эту тематику сотрудников вызывают недопонимание и путаницу. Мы постараемся объяснить Вам базовые понятия, которые помогут разобраться, особенно тем закупщикам, которые работают в крупных негосударственных промышленных компаниях и хотят понять отличия и специфику.

Госзакупки, коммерческие и корпоративные закупки. В чем их отличия – давайте разберемся.

Госзакупки – это конкурентная форма размещения заказов на поставку товаров, работ и услуг для государственных или муниципальных нужд, по заранее документально сформированным требованиям и условиям, в указанные сроки, на принципах конкурентности, прозрачности, эффективности и по наименьшей стоимости.

Поставщик определяется исходя из принципов конкурентности и прозрачности, что минимизирует возникновение коррупционного фактора при проведении госзакупок. Победителем становится поставщик, который удовлетворяет все требования заказчика и предлагает наиболее выгодные условия.

Главные отличия госзакупок, корпоративных и коммерческих закупок:

1) Чем регулируется

В России нормативно-правовым актом, регламентирующим процедуры госзакупок, является Федеральный закон №44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» и Федеральный закон №223-ФЗ (корпоративные закупки) «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц». Коммерческие закупки регулируются Гражданским кодексом РФ.

2) Кто заказчики

ФЗ №44 применяется в случаях, когда заказчиками являются муниципальные или государственные учреждения, а также унитарные предприятия, а ФЗ №223 используется, если в роли заказчиков выступают компании, доля государства в уставном капитале которых не менее 50%, компании – субъекты естественных монополий (например, РЖД), компании, деятельность которых является регулируемой (например, электроснабжение), а также унитарные предприятия, признанные особо значимыми на государственном уровне. Коммерческие закупки организовывают самостоятельно частные компании по мере необходимости.

3) Кто участники

Госзакупки и корпоративные закупки привлекают любых участников (юридическое или физическое лицо, ИП), коммерческие закупки самостоятельно формируют перечень участников по собственным процедурам предквалификации и допуску к участию.

4) За счет каких средств происходит финансирование

Госзакупки по ФЗ №44 финансируются из федерального бюджета или за счет субъектов РФ, коммерческие закупки финансируются за счет собственных средств компании или средств юридических лиц, корпоративные по ФЗ №223 – за счет субсидий и грантов (бюджета РФ или международных компаний), физических лиц на безвозмездной основе, средств от исполнения контрактов от предприятий по договорам с бюджетной организацией, иного дохода от коммерческой деятельности, не связанной с программами обязательного медицинского страхования. Коммерческие закупки финансируются за счет собственных или привлеченных средств физических и юридических лиц.

5) Каким способом определяется поставщик

Способ выбора поставщика в госзакупках и корпоративных закупках регламентируется ФЗ №44 и ФЗ №223 соответственно, коммерческие закупки руководствуются при выборе поставщика целями и потребностями проводимых закупок по собственным процедурам.

6) Каким образом отчитываются о результатах проведенных закупок

Отличием коммерческих закупок от государственных и корпоративных является отсутствие прямого контроля государственных органов над их проведением и обязательством отчетности по результатам проведенных закупок.

7) Где размещается информация о закупке

Госзакупки и корпоративные закупки размещают информацию о закупке в ЕИС (Единой информационной системе), дополнительно в СМИ и на другом сайте, коммерческие закупки размещают информацию на собственном сайте или в любых СМИ.

Отличие конкурсов от торгов и от тендеров

В России «тендер» заимствован из английского языка и переводится как «торги». Определение «тендер» широко используется в бизнес-среде, но в российском законодательстве применяются термины «торги» и «переторжка». В терминах «конкурсы» и «торги» есть различия. Торги проводятся в форме аукциона или конкурса, т. е. конкурсы – это разновидность торгов, так же, как и различные виды аукционов, в том числе торги на понижение или редукционы, и запросы котировок. Таким образом, мы можем сделать вывод, что тендер и торги – это одно и то же, а конкурс, запрос котировок и аукцион – это разновидности торгов.

Виды госзакупок

Все закупки можно разделить на две группы:

• конкурентные – с проведением торгов и обязательным наличием минимум двух поставщиков;

• неконкурентные – без объявления торгов, с приобретением продукции у единственного поставщика.

Конкурентные госзакупки могут быть открытыми или закрытыми.

К открытым закупкам относятся:

1) Электронный аукцион: сведения о проведении размещаются в общем доступе в ЕИС. Все участники аукциона получают одинаковые требования. Главным критерием выбора поставщика является цена, его квалификация и прочие факторы не учитываются.

2) Открытый конкурс: сведения о проведении размещаются в общем доступе в ЕИС. К поставщикам и их документации выдвигаются одинаковые условия. В конкурсе имеют право участвовать все заинтересованные поставщики, если их товары отвечают требованиям заказчика.

3) Конкурс с ограниченным участием: сведения о проведении размещаются в общем доступе в ЕИС, но к участникам выдвигаются специальные дополнительные требования.

4) Двухэтапный конкурс: осуществляется в два этапа с проведением на первом этапе предквалификационной оценки. Поставщик должен пройти оба этапа и предложить самые выгодные условия для заказчика.

5) Запрос котировок: процедура очень похожа на аукцион, но без торгов. Заказчик описывает продукцию и запрашивает у поставщиков цену, которую он может предложить. Каждый поставщик объявляет цену только один раз, после чего заказчик выбирает из всех предложений наиболее выгодное. Если заказчик получил несколько предложений от поставщиков с минимальной ценой, победителем выбирается поставщик, который раньше подал свое предложение.

6) Запрос предложений: процедура похожа на запрос котировок. Однако заказчик сравнивает не только цены, но и иные указанные им параметры: сроки, качество.

К закрытым закупкам относятся:

1) Закрытый аукцион: сведения о проведении не размещаются в ЕИС и СМИ. Запрещено использование электронных документов, видео- и аудиозаписей. Чаще всего закрытые аукционы используются для закупок товаров или услуг, имеющих отношение к гостайне или охране культурных ценностей.

2) Закрытый конкурс: сведения о проведении направляются заказчиком ограниченному кругу поставщиков. Чаще всего закрытые конкурсы используются для закупок товаров или услуг, имеющих отношение к гостайне или охране культурных ценностей.

3) Закрытый двухэтапный конкурс: аналог открытого двухэтапного конкурса с той разницей, что проведение проходит только при наличии тех поставщиков, которые были приглашены заказчиком.

4) Закрытый конкурс с ограниченным участием: в проведении могут участвовать только поставщики, прошедшие квалификационную оценку. Помимо единых требований, к участникам конкурса предъявляются дополнительные или специальные требования.

К неконкурентным закупкам относится неконкурентный вид закупок – это закупка у одного поставщика. Преимуществом является то, что заказчик имеет право приобрести продукцию у конкретной компании с минимумом временных затрат и без сложностей, характерных для проведения торгов, но заказчик должен обосновать выбор неконкурентной процедуры в своем отчете. Необходимо указать причину невозможности или нецелесообразности проведения торгов.

Участие в закупках по ФЗ №44 и ФЗ №223 имеет для заказчика и поставщиков очевидные преимущества:

• отсутствие необходимости оплачивать рекламу;

• отсутствие необходимости привлечения большого количества сотрудников для организации процедуры выбора поставщика;

• возможность проводить процедуру в электронном виде;

• невысокая конкуренция;

• возможность прогнозирования спроса на продукцию поставщика среди заказчиков.

Участие в госзакупках:

Сведения обо всех госзакупках размещаются в ЕИС, согласно законодательным требованиям.

ЕИС имеет официальный сайт – Zakupki.gov.ru. Все сведения, содержащиеся на сайте, бесплатны и общедоступны. Непосредственно торги происходят на ЭТП – электронных торговых площадках, где участникам потребуется аккредитация.

Правила и требования для участников:

• изучить ФЗ №44 или ФЗ №223;

• получить электронную подпись и пройти аккредитацию на ЭТП;

• зайти на официальный сайт госзакупок Zakupki.gov.ru и найти необходимые виды и предмет торгов;

• ознакомиться с документацией и требованиями заказчика;

• внести обеспечение заявки;

• подать заявку;

• отследить результаты участия в закупках на официальном сайте;

• при признании поставщика победителем – подписать контракт и выполнить взятые на себя обязательства.

Теперь разберемся, что такое электронные торговые площадки и какими они бывают.

Электронная торговая площадка (ЭТП) – программно-аппаратный комплекс организационных, информационных и технических решений, обеспечивающих взаимодействие продавца и покупателя через электронные каналы связи. ЭТП существуют как отдельные интернет-системы (веб-ресурсы). Для выполнения сделок на электронной торговой площадке следует зарегистрироваться в ЕИС, пройти аккредитацию и прикрепить цифровую подпись.

Виды ЭТП

С помощью ЭТП в единой онлайн-системе можно проводить электронные конкурсы, открытые аукционы, сделки купли, продажи, размещать информацию о продуктах и услугах. Площадки для тендеров и аукционов могут быть коммерческими и государственными. Перечень наиболее популярных площадок приведен в Приложении 1.

Плюсы торговых площадок в интернете для участников:

• для только зарегистрировавшихся исполнителей это перспектива найти клиентов;

• на электронных площадках торгов зарегистрированы клиенты со всей России, поэтому среди множества предложений гарант сделки может выбрать самое интересное и выгодное;

• исполнителям проще и быстрее найти нужную закупку в интернете;

• прозрачность сделки на тендерных площадках России соблюдается в соответствии с действующим законодательством, что сводит к минимуму риск коррупции;

• экономия денег на рекламе продуктов или различных услуг.

Резюме

Анализ статистических данных с официального сайта Единой информационной системы в сфере закупок (ЕИС) www.zakupki.gov.ru показывает, что самыми популярными способами закупок, проводимыми в рамках федерального закона, являются электронный аукцион, закупка у единственного поставщика и открытый конкурс. На них приходится основная доля всех проводимых закупок в РФ. Следует отметить, что 44-ФЗ и 223-ФЗ, регулирующие процедуру государственных закупок, регулируют правила торгов, которые являются лишь частью процесса закупок. Применение 44-ФЗ и 223-ФЗ не свидетельствует об эффективности закупок, не является признаком зрелости системы закупок. В СМИ обсуждалось немало фактов, когда, например, закупки технически сложного оборудования, производителей которого можно сосчитать на пальцах одной руки, проводились на открытых торгах по неограниченному перечню участников по критерию наименьшей цены. О результатах таких «закупок» несложно догадаться: побеждали фирмы-однодневки, которые не выполняли своих обязательств, а данные ФЗ ничего не говорят о потерях, связанных со сроками и невыполнением заказа.

Каким образом, можно использовать ЭТП в крупных промышленных компаниях:

• проводить расценку регулярно закупаемых позиций предприятием, выбрав процедуры «Запрос котировок» или «Запрос предложений»;

• произвести закупку низкобюджетных номенклатурных позиций, разместив заявки на портале ЭТП, с которыми у предприятия есть договорные отношения;

• направить авторизованного подрядчика на участие в торгах на ЭТП (которой Вы пользуетесь) для обеспечения потребности в расходных материалах по разделительной ведомости в договорах сервисного обслуживания, когда заказчик поручает подрядчику приобрести часть номенклатуры сводной ведомости материалов самостоятельно путем участия в торгах на ЭТП.

В любом случае, если Ваши закупщики получат собственный опыт участия в электронных торгах, Вы сможете взвешенно принять решение: организовывать собственную электронную торговую площадку или использовать наиболее развитые по Вашему профилю. Решение остается за Вами.