Слишком занят, чтобы жить. 24 приема и 7 принципов, которые избавят вас от цейтнота

#5. Работать эффективно

Сосредоточенные действия – основа продуктивной работы, но даже самый четкий фокус и сильная концентрация не помогут, если использовать их неправильно. Например, тебе нужно завершить важный проект, но обновление названий папок займет три часа, что совсем не эффективно. Более того, если продолжить в том же духе, твое имя внесут в зал славы самых непродуктивных людей всех времен.

Конечно, там ты будешь находиться в хорошей компании, потому что многие люди работают таким образом: они старательно сортируют документы, наводят справки, пишут электронные письма, звонят по телефону, участвуют в совещаниях или смотрят презентации. Они что-то делают, но в итоге это не приносит им никакой пользы.

Они заняты, но не продуктивны.

Если к концу тяжелого рабочего дня не выполнена почти ни одна важная задача, причиной может быть то, что время заполнено ненужными занятиями, которые не приближают тебя к поставленным целям. Поэтому важно быть эффективным и предпринимать правильные шаги. Что-то неважное не станет важным, даже если сделать это очень хорошо. В то же время нужно как можно лучше и быстрее выполнять задачи, которые приближают тебя к успеху. Особенно мешают две черты характера человека: нерешительность и перфекционизм.

Затягивание и откладывание важных задач, так называемая прокрастинация, хотя и широко распространена, сама по себе не является большой проблемой. Это защитный механизм нашего тела, который пытается оградить нас от неприятных задач. К сожалению, часто именно эти задачи продвигают нас в жизни. И, если мы хотим двигаться вперед, мы должны преодолеть себя, принять вызов и взяться за дело.

Однако эта отчаянная затея не так уж и проста, ведь чтобы победить прокрастинацию, мы должны в первую очередь вести борьбу с собой. Речь идет не о прямой борьбе, а скорее о понимании причины проблемы. И если ты поймешь, почему откладываешь важные дела и постоянно отвлекаешься, то сможешь тщательно проанализировать ситуацию и предпринять меры. Часто достаточно спросить себя: «Почему моя работа такая сложная?», «Что меня сдерживает?» или «Что я могу сделать, чтобы облегчить начало?» Четких, мотивирующих целей (принцип #1) и структурированного плана работы (принцип #3) часто бывает достаточно, чтобы преодолеть первоначальные трудности.

ПОМИМО ЗАТЯГИВАНИЯ, ОДНИМ ИЗ САМЫХ БОЛЬШИХ ТОРМОЗОВ НА ПУТИ К ЭФФЕКТИВНОСТИ ЯВЛЯЕТСЯ ПЕРФЕКЦИОНИЗМ.

В этом отношении есть два типа людей: одни называют себя перфекционистами и им нравится это качество, другие признают эту проблему и считают перфекционизм опасным. При этом перфекционизм – это не хорошо и не плохо. Он и то, и другое. Стремление к перфекционизму может подтолкнуть тебя к новым высотам. Однако он также может стать источником проблем и несчастий. Вот почему нужно научиться правильно использовать перфекционизм, не истощая и не ломая себя в процессе.

Перфекционизм пагубно сказывается на эффективности, потому что замедляет твою работу и не приносит взамен должной пользы. Часто для очень хороших результатов достаточно выполнить поставленную задачу на 90 или 95 процентов (100 процентов практически невозможны). Таким образом, вместо того чтобы тратить свое драгоценное время на мелкие шаги и усовершенствования, лучше ускориться и определить для себя разумные приоритеты.

Поэтому моя рекомендация такова: развивай избирательный перфекционизм и усвой, что ты не можешь каждое требование удовлетворить на 100 процентов.

Особенно свои собственные требования. Начни прямо сейчас с одного из заданий в твоем списке дел и заверши его как можно более поверхностно. Приложи немного усилий и осмысленно заверши задание, но исключи ненужные промежуточные шаги и детали. Стремись выполнить его примерно на 80 процентов от твоей обычной производительности, а затем остановись и ответь на следующие вопросы:

✓ Как ты оцениваешь результат?

✓ Ты очень недоволен?

✓ Чувствуется ли разница, если сравнивать с предыдущими?

✓ Заметит ли кто-то другой разницу?

✓ Сколько времени, энергии и нервов ты сэкономил?

Прокрастинация и перфекционизм – сильные противники сбалансированного тайм-менеджмента, но при правильном подходе и здоровой дозе самоанализа ты преодолеешь эти препятствия. В большинстве случаев это всего лишь мелкие детали, над которыми тебе нужно работать, чтобы стать эффективным. Не забывай об этом и старайся постоянно повышать свою продуктивность.

#6. Сформировать привычки

Сформировать навыки тайм-менеджмента просто, это не займет много времени. Однако в долгосрочной перспективе они приносят пользу только при регулярном использовании. Цели, приоритеты, планы, сфокусированность и эффективность не имеют ценности в долгосрочной перспективе, если не уделять им внимание каждый день.

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ НЕ ДОЛЖЕН БЫТЬ ИСКЛЮЧЕНИЕМ ИЗ ПРАВИЛ – ОН ДОЛЖЕН ВОЙТИ В ПРИВЫЧКУ!

Это как ежедневная личная гигиена, только на ментальном и организационном уровне. Если хочешь оставаться на высоте и производить хорошее впечатление, ты должен выработать модели продуктивного поведения. Исследования показывают, что более 95 % успеха в жизни зависит от выработанных привычек. Одноразовые действия могут дать тебе кратковременный прилив мотивации, но он проходит так же быстро, как и появляется. По словам Зига Зиглара: «Люди часто говорят, что мотивация недолговечна. Ну, чтобы быть чистым, душ надо принимать каждый день, а не однажды».

Например, если ты размышляешь о своих приоритетах и составляешь план хотя бы раз в год, ты добьешься краткосрочного успеха. Однако существует большая вероятность того, что уже через несколько дней твои взгляды изменятся и планы перестанут быть актуальными. Тайм-менеджмент больше не будет работать, потому что устарела основа. Хочешь держать руку на пульсе? Думай ежедневно о самых важных принципах. Если тебе удастся регулярно интегрировать различные техники продуктивной работы в повседневную жизнь, в долгосрочной перспективе ты станешь даже более успешным и счастливым, чем представлял себе раньше. Ты сможешь больше успевать при меньшем стрессе. Потому что стресс возникает не из-за того, что ты сделал, а из-за того, что не сделал.

Вот почему необходимо быть упрямым с самого начала и вырабатывать в себе положительные привычки. Конечно, этого не сделать одним нажатием кнопки, и придется поработать. А без постоянной практики и повторения новые модели поведения не закрепятся в твоем подсознании.

К счастью, привычки формируются по одной и той же схеме. Каждая привычка проходит три этапа: стимул, реализация и награда.

Привычка всегда инициируется внутренним или внешним стимулом, действующим как триггер. Это может быть, например, ощущение (страх, растерянность, скука) или сигналы из окружающей среды (звонит будильник, вибрирует смартфон, уличный шум). Этот раздражитель запускает процесс появления привычки. После выполнения и реализации цикл завершается наградой (отдых, развлечение, острые ощущения). Эта модель применима как к положительным, так и к отрицательным привычкам. Если ты хочешь повысить производительность и улучшить навыки тайм-менеджмента, тебе нужно сделать две вещи: во-первых, ввести в свой распорядок дня новые позитивные привычки; во-вторых, проанализировать старые и выяснить, какие модели поведения тебя тормозят.

Это хорошая возможность присмотреться к повседневным делам и вести дневник занятий, в котором ты будешь записывать каждое свое действие. На начальном этапе это потребует больших усилий, но всего через неделю у тебя будут собраны надежные данные о твоих текущих делах. Например, если ты тратишь 90 минут в день на проверку электронной почты и просмотр профилей в социальных сетях, это в сумме составляет 630 минут в неделю. Эта цифра (более десяти часов!) черным по белому показывает, в чем именно хромает твой тайм-менеджмент. Обнаружив недостатки, ты сможешь постепенно заменить вредные привычки новыми, лучшими.

Концентрируйся при этом только на одной новой привычке и не перегружай себя вначале слишком большим количеством новых действий.

ТОТ, КТО ПЫТАЕТСЯ ИЗМЕНИТЬ НЕСКОЛЬКО ВЕЩЕЙ ОДНОВРЕМЕННО, ОБЫЧНО ТЕРПИТ НЕУДАЧУ ВО ВСЕМ СРАЗУ.

Новые модели поведения поначалу кажутся неудобными и требуют полного внимания. Если ты вдруг начнешь каждое утро просыпаться в 5 утра, планировать свой день, читать по 30 страниц книги, не глядя в смартфон, а затем отправишься на пробежку, то никакой пользы от этого в конце концов не получишь. Единственное, что ты получишь, – это плохое настроение.

Работай только над одной новой привычкой, но делай это правильно. Начни с малого и практикуй новые навыки ежедневно. Тогда большие успехи не заставят себя ждать. Следующие вопросы помогут тебе в организации:

✓ Какая новая привычка оказала бы большое положительное влияние на твою жизнь?

✓ Как бы ты мог применить эту привычку, чтобы она не доставляла дискомфорта?

✓ В какое время ты мог бы использовать эту привычку, чтобы она разумно вписалась в распорядок дня?

✓ Как можно в деталях описать стимул, реализацию и награду твоей новой привычки?

✓ Как ты можешь гарантировать, что действительно будешь придерживаться своей новой привычки?

Привычки, как правило, работают автоматически и без твердого плана. Однако до тех пор, пока твои новые навыки не превратились в привычку, обращайся с ними аккуратнее. Проще всего, если ты внесешь привычки в свой распорядок дня и проработаешь отдельные шаги, как делаешь со списком важных дел. Со временем ты заметишь, что многие вещи станут более естественными, а планирование в один прекрасный момент станет излишним. Но до тех пор для большей надежности новые привычки должны оставаться в твоем календаре.

#7. Никогда не сдаваться

В твоей жизни бывают периоды, когда календарь переполнен, а список важных дел трещит по швам. Одна задача вытесняет другую, и ни на что не хватает времени. Одно дело сделано, но пять новых задач прилетают на письменный стол – и так до тех пор, пока ты не почувствуешь, что больше не можешь справляться с ситуацией. Положение кажется безнадежным, и неясно, что делать, чтобы выбраться из него.

Что многие делают в такой ситуации? Ничего. Поскольку у них создается впечатление, что все равно ничего не исправить, они сдаются с самого начала. Они говорят себе что-то вроде: «Я все равно с этим не справлюсь. Тайм-менеджмент для меня не работает. Пытаться сделать что-то, что с самого начала является безнадежной затеей, – пустатая трата времени и энергии». Такое мышление заставляет их терпеть неудачи, видеть подтверждение своей правоты и в следующий раз делать то же самое. Замкнутый круг. Но, если вы все же продолжите действовать, это принесет плоды. Да, тайм-менеджмент утомляет, нервирует, а иногда и разочаровывает. Но усилия того стоят. Продолжай, не сдавайся, даже если это трудно и ты предпочел бы засунуть голову в песок.

А теперь я расскажу тебе маленькую историю, которая вдохновит тебя не опускать руки, даже если задача кажется безнадежной.

Жили-были на ферме две лягушки. Однажды они играли в прятки в сарае рядом с коровами. Фермер и его помощники уже закончили работу, так что вся территория была в их распоряжении. Вдруг по неосторожности они соскользнули в кастрюлю, наполовину заполненную сливками. Они сразу поняли, что утонут. Плавать или просто лежать в этой вязкой массе было невозможно. Сначала лягушки бешено барахтались в сливках, чтобы добраться до края кастрюли.

Но все напрасно: они даже не сдвинулись с места и опускались все ниже. Лягушки чувствовали, как с каждой минутой становится все труднее держаться на поверхности и переводить дух.

Через некоторое время одна из них сказала: «Я больше не могу. Нам не выбраться отсюда. В этой жиже нельзя плавать. И, если я все равно умру, я не понимаю, почему я должна и дальше выбиваться из сил. Какой смысл умирать от изнурения, если мы все равно обречены?» Затем она перестала барахтаться и ушла на дно. Густые сливки буквально поглотили ее.

Вторая лягушка не поддалась унынию. Эта была более настойчивой и упрямой, чем ее компаньонка. Она сказала себе: «Это правда, у меня нет шансов. Это безнадежно. Из этой кастрюли не выбраться. И все-таки я не сдамся смерти просто так, я буду драться до последнего вздоха. Я не уступлю ни одной секунды, пока не пробьет мой последний час».

Она барахталась часы напролет на одном и том же месте, нисколько не продвигаясь вперед. Она сучила, гребла, била лапками, а сливки медленно густели и постепенно превращались в масло. Внезапно лягушка почувствовала опору и смогла ухватиться. Удивленная, она сделала прыжок и, трепыхаясь, приземлилась на краю горшка. Она, квакая, попрыгала домой – а после этого жила долго и счастливо до конца своих дней.

Из истории мы можем извлечь два урока. Во-первых, в следующий раз, когда будешь мазать масло на бутерброд, обрати внимание на спрятанные там кусочки лягушки. Во-вторых, что гораздо важнее: многие ситуации только кажутся безвыходными, но не являются таковыми. Они выглядят сложными, пугающими и угнетающими, но при наличии решимости и мужества ты можешь справиться с ними.

Даже если люди рядом с тобой сдадутся и опустят руки, ты не должен делать то же самое. У тебя всегда есть выбор: бросить полотенце на ринг и признать себя побежденным без боя или собрать все силы и бороться до последней секунды. Продолжая, ты, возможно, придешь к цели, даже если в настоящее время не видишь перед собой точного пути или не имеешь под рукой подходящего решения проблемы. Зачастую новые возможности появляются только после того, как ты приступаешь к работе. Лишь немногие процессы понятны с самого начала, многие из них проясняются с течением времени. Однако если ты сдашься перед первым препятствием, у тебя никогда не будет возможности найти выход из сложившейся ситуации. Ты проиграл еще до того, как начал. Но ты не имеешь права допускать этого.

Подумай об этом в следующий раз, когда твои повседневные задачи станут непосильными, тайм-менеджмент не сработает, и ты столкнешься с, казалось бы, непреодолимыми трудностями.

СИТУАЦИЯ НИКОГДА НЕ БЫВАЕТ БЕЗНАДЕЖНОЙ – ТЫ ПРОСТО НЕ СРАЗУ ВИДИШЬ РЕШЕНИЕ.

Однако если ты продолжишь действовать, то обязательно найдешь его. А теперь получи мотивационную инъекцию, ответив на следующие вопросы:

✓ Какие подобные ситуации ты уже преодолевал раньше?

✓ Что свидетельствует о том, что ты снова справишься?

✓ Каким образом ты можешь быстро и просто улучшить свое положение?

✓ Кто мог бы тебе в этом помочь?

✓ Что мешает продолжать пытаться и стараться изо всех сил?

Этот последний принцип является самым важным из всех, потому что он укрепляет характер и гарантирует, что ты будешь постоянно совершенствоваться. Никогда не сдавайся и не прекращай борьбу за контроль над своим временем – именно это является основой тайм-менеджмента и гарантирует счастливую жизнь.