Справочник кадровика, в 2-х томах. Т. 2

Возмещение расходов при использовании личного имущества работника (ст. 188 ТК РФ)

При использовании работником с согласия (что подразумевает наличие соответствующего соглашения в письменной форме) или с ведома работодателя (что не требует письменного соглашения, однако подразумевает, что работодатель знает о факте использования работником личного имущества в интересах работодателя и не препятствует этому) и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Такая компенсация, в отличие от заработной платы, выплачиваются не за сам труд, а для возмещения затрат, произведенных работником в связи с исполнением трудовых обязанностей. Таким образом, такая компенсационная выплата оплатой труда не является (см. письмо Минфина России от 21.11.2016 № 03–03–06/1/68362).

Форма урегулирования вопроса использования личного имущества работника может быть различной. Стороны вправе включить соответствующее условие в трудовой договор, при этом п. 25 ст. 255 НК РФ относит к расходам на оплату труда другие виды расходов, определенных в пользу работника, предусмотренных трудовым договором и (или) коллективным договором.

Независимо от выбора сторон (наличие соглашения, его отсутствие, указание соответствующих сведений в трудовом договоре) взаимоотношения сторон трудового договора, касающиеся использованию личного имущества работника и причитающихся ему в этой связи выплат, являются гражданско-правовыми.

Понятие «личное имущество» относится к категории гражданского права поэтому, решая вопрос о формировании понятия «личное имущество», следует руководствоваться ст. 128 ГК РФ.

Личным имуществом является не только имущество, находящееся в собственности работника. Например, возможно использование в служебных целях автотранспортного средства по доверенности, принадлежащего на праве собственности супругу (супруге) работника.

Наряду с выплатой компенсации за использование имущества, указанного в ст. 188 ТК РФ, работнику могут быть возмещены расходы за использование в рабочих целях средств мобильной связи, расходы, понесенные им в связи с оформлением по месту своего жительства подписки на корреспонденцию, необходимую для деятельности работодателя. В данном случае работнику возмещаются израсходованные им в интересах работодателя денежные средства, которые являются составной частью имущества работника.

Трудовой кодекс РФ не регулирует вопроса определения размера компенсационных выплат. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. При этом конкретный размер компенсации, по мнению Минфина России и налоговых органов, определяется в зависимости от интенсивности использования личного имущества (см. письмо Минфина России от 16.11.2006 № 03–03–02/275).

Пункт 11 ст. 264 НК РФ относит к числу прочих расходов, связанных с производством и реализацией (для целей исчисления налога на прибыль организаций), расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ. Правительством РФ утв. постановление от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организацией такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». Компенсационные выплаты работнику в связи с использованием им личного автомобиля в служебных целях не облагаются НДФЛ в пределах сумм, установленных соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (см. письмо Минфина России от 27.06.2013 № 03–04–05/24421). При определении налоговой базы по НДФЛ следует учитывать, что глава 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, соответственно, для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ необходимо руководствоваться положениями ТК РФ (см. письмо Минфина России от 24.03.2010 № 03–04–06/6–47). Так, выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора (ст. 188 ТК РФ).

При этом работодатель должен иметь в наличии документы:

– подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику;

– расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели;

– подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов (см. письмо Минфина России от 27.08.2013 № 03–04–06/35076).

При использовании транспортного средства работника организация может выбрать наиболее приемлемый для себя вариант: либо выплачивать компенсацию за использование работником личного транспортного средства в служебных целях, либо заключить с работником договор аренды транспортного средства. По договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем арендодатель (сотрудник) предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). В этом случае арендатор несет расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату ремонта, топлива и других, расходуемых в процессе эксплуатации материалов и на оплату сборов, если иное не предусмотрено договором аренды (ст. 636 ГК РФ). Также возможно заключение договора аренды транспортного средства без экипажа. В соответствии со ст. 642 ГК РФ по договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации. В силу ст. 645 ГК РФ арендатор своими силами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую. Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией, включающие и приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ) (ст. 646 ГК РФ). Соответственно, расходы, связанные с исполнением этой обязанности арендатора, могут распределяться между арендатором и арендодателем любым образом по соглашению сторон. Если соответствующего условия договор не содержит, эти расходы возлагаются на арендатора (абзац 2 п. 4 ст. 421 ГК РФ).

Особым видом компенсационной выплаты является ежемесячная денежная компенсация, выплачиваемая педагогическим работникам образовательных организаций в соответствии с п. 8 ст. 55 Закона РФ от 10.07.1992 № 3266–1 «Об образовании». В целях содействия их обеспечению книгоиздательской продукцией и периодическими изданиями выплачивается ежемесячная денежная компенсация в размере: 150 руб. – в федеральных государственных образовательных организациях высшего профессионального образования и соответствующего дополнительного профессионального образования, в размере 100 руб. – в других федеральных государственных образовательных организациях. Педагогическим работникам государственных образовательных организаций, находящихся в ведении субъектов РФ, указанная денежная компенсация выплачивается по решению органа государственной власти субъекта РФ в размере, устанавливаемом указанным органом; педагогическим работникам муниципальных образовательных организаций – по решению органа местного самоуправления в размере, устанавливаемом указанным органом.

24. Трудовой распорядок, дисциплина труда (разд. VIII ТК РФ)

Дисциплина труда и трудовой распорядок. Порядок утверждения правил внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ)

Дисциплина труда – обязательное для всех работников подчинение правилам поведения, определенным в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором. Методами укрепления дисциплины труда являются убеждение, поощрение, принуждение (т. е. дисциплинарное воздействие).

Работодатель обязан в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором создавать условия, необходимые для соблюдения работниками дисциплины труда.

В соответствии со ст. 56 ТК РФ при заключении трудового договора работник берет на себя обязанность соблюдать правила внутреннего трудового распорядка. Что касается работодателя, то он вправе требовать от лиц, состоящих в трудовых отношениях, соблюдения этой обязанности.

Трудовой распорядок определяется правилами внутреннего трудового распорядка.

Правила внутреннего трудового распорядка – локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.

Если коллективными договорами, наряду с вопросами, касающимися трудовых отношений, отражаются вопросы социального характера, то правилами внутреннего трудового распорядка регулируются вопросы именно трудовых отношений.

Согласно положениям ТК РФ в разрабатываемых в организации Правилах внутреннего трудового распорядка в обязательном порядке закрепляется порядок регламентации следующих вопросов:

1. Общие вопросы.

1.1. Трудовой распорядок организации (ст. 189 ТК РФ).

1.2. Основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора (ст. 189 ТК РФ).

1.3. Порядок приема и увольнения работников (ст. 189 ТК РФ).

1.4. Сроки выплаты заработной платы (ст. 22, 136 ТК РФ).

2. Рабочее время.

2.1. Общее регулирование вопросов рабочего времени (ст. 91 ТК РФ).

2.2. Определение режимов рабочего времени (ст. 100, 189 ТК РФ).

2.3. Порядок введения суммированного учета рабочего времени (ст. 104 ТК РФ).

2.4. Время предоставления перерывов в работе, их конкретная продолжительность (ст. 108 ТК РФ).

2.5. Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ).

3. Время отдыха. Ежегодные оплачиваемые отпуска.

3.1. Регулирование общих вопросов предоставления работникам времени отдыха (ст. 189 ТК РФ).

3.2. Перечень работ, где по условиям производства (работы) предоставление перерыва для отдыха и питания невозможно (ст. 108 ТК РФ).

3.3. Случаи, продолжительность и порядок предоставления специальных перерывов для обогрева и отдыха (ст. 109 ТК РФ).

3.4. Второй (кроме воскресенья) выходной день при режиме пятидневной рабочей недели (ст. 111 ТК РФ).

3.5. Выходные дни, предоставляемые в соответствующие дни недели в организациях, приостановка работы которых в общевыходные дни невозможна (ст. 111 ТК РФ).

3.6. Продолжительность предоставляемого работникам ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за ненормированный рабочий день (ст. 119 ТК РФ).

4. Дисциплина труда.

4.1. Применяемые меры поощрения и взыскания (ст. 189, 191 ТК РФ).

Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. Эта норма предусматривает учет мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, представляющей интересы всех или большинства работников. Однако ч. 1 ст. 190 ТК РФ указывает на представительный орган работников, которым может быть не только упомянутый в ст. 372 ТК РФ профсоюзный орган, но и иной избранный работниками орган (ст. 29–31 ТК РФ). Фактически ч. 1 ст. 190 ТК РФ распространяет порядок, установленный ст. 372 ТК РФ для названного в ней профсоюзного органа и на другие представительные органы работников, представляющие интересы всех или большинства работников.

Отсутствие в организации профсоюзной организации или иного представительного органа работников не является основанием для непредставления трудовому коллективу для рассмотрения проекта правил внутреннего трудового распорядка. В этом случае проект правил должен быть рассмотрен в подразделениях организации или на собрании (конференции) коллектива. Соответственно должен быть оформлен протокол такого собрания (конференции).

Правила внутреннего трудового распорядка, как правило, являются приложением к коллективному договору (ст. 190 ТК РФ), когда в организации такой договор заключен.

Работодатель самостоятельно разрабатывает проект Правил внутреннего трудового распорядка, исходя из оценки целесообразности включения в него тех или иных норм. Он также самостоятельно определяет необходимость конкретизации положений законодательства посредством локального правового регулирования отношений с работниками. Поэтому включение в ПВТР положений, урегулированных законами и иными нормативными правовыми актами (например, перечень нерабочих праздничных дней), является правом работодателя, а не обязанностью, что подтверждается судебной практикой (см. решение Мосгорсуда от 16.10.2014 по делу № 7–3914/2014).

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка под роспись (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Работодатель также обязан знакомить работников с изменениями, вносимыми в правила внутреннего трудового распорядка, принимаемыми в том же порядке, что и сами правила. Со временем изменений и дополнений к правилам может накопиться достаточно много, что создает неудобства в работе с ними. В этом случае можно подготовить актуальную редакцию правил. Поскольку все изменения и дополнения в правила вносятся в том же порядке, в котором принимается сам документ, повторного утверждения актуальная редакция не требует. На правилах делается надпись: документ с изменениями и дополнениями на такую-то дату, которая заверяется лицом, ответственным за подготовку документа. В таком же порядке можно актуализировать и другие документы организации.

В качестве примера можно привести правила внутреннего трудового распорядка работников центрального аппарата Фонда социального страхования Российской Федерации, утв. приказом ФСС РФ от 10.12.2009 № 276. См. также письмо Минобразования России от 5.08.2003 № 17–170ин/17–14 «О направлении проекта примерных Правил внутреннего трудового распорядка государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования (вуза)».

Утвержденные работодателем правила внутреннего трудового распорядка организации обычно вывешиваются на видном месте в отделах, цехах, лабораториях и других подразделениях. До принятия ТК РФ 2001 г. эта норма являлась обязательной и многими организациями практикуется и в настоящее время.

Для отдельных категорий работников действуют уставы и положения о дисциплине, устанавливаемые федеральными законами. Факторами, влияющими на необходимость принятия таких документов, являются особая сложность труда и повышенная опасность не только для самих работающих, но и для иных граждан.

Норма о введении в действие уставов и положений о дисциплине федеральными законами установлена Федеральным законом от 30.06.2006 № 90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации», вступившим в действие в октябре 2006 г. Ранее право осуществлять нормативное правовое регулирование в данной сфере принадлежало Правительству РФ. Поэтому в силу ст. 423 ТК РФ принятые Правительством РФ уставы и положения о дисциплине действуют в части не противоречащей ТК РФ и не могут регулировать спорные правоотношения по иному, чем это предусмотрено ТК РФ (решение Верховного Суда РФ от 24.05.2002 № ГКПИ2002–375).

Постановлением Правительства РФ от 25.08.1992 № 621 утверждено Положение о дисциплине работников железнодорожного транспорта РФ.

Постановлением Правительства РФ от 23.05.2000 № 395 утвержден Устав о дисциплине работников морского транспорта. Постановлением Правительства РФ от 21.09.2000 № 708 утвержден Устав о дисциплине работников рыбопромыслового флота РФ.

Устав о дисциплине работников организаций, эксплуатирующих особо радиационно опасные и ядерно опасные производства и объекты в области использования атомной энергии введен в действие уже Федеральным законом от 08.03.2011 № 35-ФЗ. Он содержит более высокие по сравнению с ТК РФ требования, направленные на соблюдение норм и правил устойчивой работы и обеспечения безопасного функционирования ядерных установок, радиационных источников и пунктов хранения ядерных материалов и радиоактивных веществ, хранилищ радиоактивных отходов, а также ядерных материалов.

Работодатель вправе применять дисциплинарные взыскания, предусмотренные уставами и положениями о дисциплине в порядке, установленном ст. 193 ТК РФ.

Как правило, положения и уставы о дисциплине не распространяются на всех работников, а применяются только к отдельным категориям, предусмотренным в этих актах. В отношении тех работников, которые не подпадают под действие уставов или положений о дисциплине, распространяются правила внутреннего трудового распорядка в полном объеме.

Поощрения за труд (ст. 191 ТК РФ)

Работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявляет благодарность, выдает премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой, представляет к званию лучшего по профессии).

Под поощрением следует понимать публичное признание трудовых заслуг, оказание почета, как отдельным работникам, так и коллективу работников в форме установленных действующим трудовым законодательством мер поощрения, льгот и преимуществ.

Возможно применение к работнику одновременно нескольких мер поощрения, в том числе моральных и материальных. Например, работник был награжден почетной грамотой и ему выдана денежная премия.

Все поощрения за труд оформляются изданием соответствующего приказа (распоряжения) работодателя. В тексте приказа четко указывается, за какие конкретные успехи в труде поощряется работник, и указывается конкретный вид поощрения. Приказ должен быть доведен до сведения коллектива работников.

Кроме поощрений, установленных ч. 1 ст. 191 ТК РФ (благодарность, премия, ценный подарок, почетная грамота, представление к званию «Лучший по профессии»), могут применяться и другие. Например, работодатель может наградить работника за добросовестный труд, успехи в производственной деятельности, большой личный вклад в решение производственных задач, многолетнюю отличную работу и др.

Другие виды поощрений работников за труд, помимо предусмотренных ч. 1 ст. 191 ТК РФ, определяются коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине. Смотри, например, Положение о награждении именным оружием в органах и учреждениях прокуратуры РФ, утв. приказом Генеральной прокуратуры РФ от 31.12.1999 № 365-к.

В соответствии со ст. 66 ТК РФ в настоящее время от работодателя не требуется вносить в трудовую книжку все сведения о поощрениях. Только о поощрениях за успехи в работе. Все сведения о поощрениях в обязательном порядке должны вноситься в раздел VII личной карточки работника унифицированной формы № Т-2, утв. постановлением Госкомстата России от 5.01.2004 № 1.

За особые трудовые заслуги перед обществом и государством работники могут быть представлены к государственным наградам. Правом награждать государственными наградами РФ и присваивать почетные звания РФ наделен Президент РФ.

В преамбуле Положения о государственных наградах РФ, утв. Указом Президента РФ от 7.09.2010 № 1099, сказано: «Государственные награды Российской Федерации являются высшей формой поощрения граждан Российской Федерации за заслуги в области государственного строительства, экономики, науки, культуры, искусства и просвещения, в укреплении законности, охране здоровья и жизни, защите прав и свобод граждан, воспитании, развитии спорта, за значительный вклад в дело защиты Отечества и обеспечение безопасности государства, за активную благотворительную деятельность и иные заслуги перед государством».

Государственными наградами РФ являются: звание Героя Российской Федерации, ордена, медали, знаки отличия, почетные звания РФ.

Ходатайство о награждении государственной наградой возбуждается по месту основной (постоянной) работы лица, представленного к государственной награде:

а) коллективами организаций;

б) государственными органами или органами местного самоуправления.

В случае отсутствия у лица, представляемого к государственной награде, основного (постоянного) места работы, ходатайство о награждении указанного лица может быть возбуждено по месту его общественной деятельности.

В случае осуществления лицом индивидуальной трудовой или индивидуальной общественной деятельности ходатайство о награждении данного лица государственной наградой возбуждается соответствующим представительным органом муниципального образования.

О налоговом учете премий см. письмо Минфина России от 6.03.2007 № 03–03–06/1/151, а также письмо Роструда от 5.02.2007 г. № 274–6–0 «Особенности учета премий непроизводственного характера при расчете среднего заработка».