Правила самоорганизации. Как все успевать, не напрягаясь

Однако времени вам все равно будет не хватать. Поэтому следует научиться высвобождать нужные временные отрезки – будь то лишние полчаса на отдых или день-другой для выполнения важного для вас проекта.

Для начала подумайте, что вы могли бы делать быстрее, чем сейчас. Если вы предпочтете ужин, приготовленный на скорую руку, долгому стоянию у плиты за приготовлением какого-нибудь особенного блюда, то сэкономите как минимум полчаса. Быть может, вы в состоянии передать часть своих рабочих обязанностей кому-то еще или пообщаться с болтливым знакомым по электронной почте, вместо того чтобы висеть на телефоне. Или договоритесь с кем-нибудь из родителей по очереди подвозить детей в школу. Постоянно ищите, где еще можно экономить время. Разумеется, моя книга по большей части посвящена именно этому вопросу.

Если по той или иной причине вам необходимо освободить определенный отрезок времени, попробуйте воспользоваться моим любимым приемом: представьте, что наступил кризис в той или иной сфере вашей жизни. Если вы – человек эмоциональный, это не составит для вас проблемы. Представьте, к примеру, что из-за отключения электричества вы не сможете пользоваться компьютером в течение 24 часов. Как вы справитесь с проблемой? Как бы вы не ответили на этот вопрос, вы сможете обойтись без компьютера и безо всякого отключения электричества. Или представьте себе, что ваш отец попал в больницу^[2] и следующие 24 часа вам придется провести с матерью. Ну что, вы убедились, что для важных задач всегда сможете найти время? Тогда представьте, что перед вами – суперважная задача. И занимайтесь тем, на что вам так необходимо было найти время.

Раньше я ненавидел режим дня. Правда, мой был достаточно условным: как правило, ночью я спал, кроме того, трижды в день ел в различных местах. Однако, в сравнении с большинством, я был счастливчиком, поскольку трудился дома. Пока я сдавал работу в срок, никого не волновало, в какие дни недели и в какое время суток я занимался ее выполнением.

Когда родился мой старший ребенок, я будто попал в параллельную вселенную, где было почти невозможно довести начатое дело до конца. Даже приготовить еду стало проблемой – с учетом работы и вечно не спавшего младенца. Моя жена чувствовала себя точно так же, поэтому мы решили хоть немного упорядочить наш день. Мы договорились, что по утрам будем по очереди заниматься ребенком по несколько часов подряд.

Мне показалось, что в моей жизни включили свет. Жизнью вдруг стало возможно управлять. Это было не так просто, однако мы осторожно ввели в наше существование еще кое-какие правила. Оп! Жить стало еще проще. Для себя мы сделали открытие: чем больше вы следуете режиму, тем проще вам живется. Свободный график хорош для студентов и пенсионеров, однако если вы – занятой человек, это непозволительная роскошь. Поэтому выгуливайте собаку в одно и то же время, меняйте простыни субботним утром, разбирайте почту в понедельник днем, звоните матери сразу после теленовостей, проверяйте электронную почту, вернувшись с обеда. Чем более упорядочен будет ваш день, тем меньше усилий придется прикладывать к тому, чтобы дела делались вовремя. И, уверяю вас, это не сделает вас скучным. Если вы так думаете – переверните страницу.

Быть может, вы – один из тех, кто полагает, что быть организованным и эффективным, все успевать – это скучно? Скучно составлять списки, вести дневник, помнить день рождения племянника?

Извините, но эта мысль неубедительна. Разумеется, некоторые из этих вещей ничуть не похожи на развлечения, но я уверяю вас: в эффективно организованной жизни гораздо меньше скуки, чем в беспорядочном существовании. Ведь если вы в состоянии все успевать, вы можете избежать массы скучных занятий, всего-навсего ведя дневник и составляя кое-какие списки. Скажите честно, неужели нижеперечисленное не покажется вам скучным?

• Провести час на холодном перроне из-за опоздания на поезд.

• Провести несколько часов, беседуя по телефону со служащими электрической компании и убеждая их не отключать вам электроэнергию из-за того, что вы забыли оплатить счет.

• Провести ночь за работой, готовя к утру отчет для начальства, только из-за того, что вы не взялись за это дело вовремя.

• Перерыть весь дом в поисках паспорта, поскольку завтра вам улетать в отпуск, а вы не помните, куда его задевали.

• Толкаться среди огромного количества таких же, как вы, бедолаг, вспомнивших о покупке рождественских подарков за неделю до рождества.

И это – лишь малая толика. Поэтому не говорите мне, что успевать все – скучно.

Я полагаю, что Интернет – величайшее зло нашего времени. Обычно я сажусь за компьютер безо всякого умысла, желая заняться какой-либо важной работой, однако что-нибудь постороннее непременно притягивает мое внимание.

Единственный способ справиться с проблемой – быть честным с самим собой. Скажите себе: «Я отвлекаюсь, но сейчас у меня нет на это времени». Если надо, сделайте заметку, чтобы вернуться к оставленному позднее. Если речь идет об Интернете, то, скорее всего, взглянув позже на свою записку, вы решите, что вам это совершенно не нужно. Хотя, разумеется, вы вполне можете отвлечься на что-то действительно важное. Однако это вовсе не значит, что вы правильно выбрали время для такого дела. Вещи действительно нужно отправить в стирку, но не посреди составления списка покупок. Закончите начатое, иначе, вернувшись к тому же списку, вы минут пять будете вспоминать, на чем остановились. Электронную почту тоже следует разобрать – но это вовсе не значит, что ради нее вам следует прерывать подготовку к сегодняшнему совещанию. Разобраться с письмами вы сможете позднее.

Как и в случае с оттягиванием дел, вы должны поймать себя на месте преступления. Подсознательно вы понимаете, что поступаете неправильно. Если вы будете осознавать это и смотреть проблеме в лицо, ее будет гораздо проще контролировать.

Я люблю оттягивать дела до последнего. И неплохо умею это делать, поверьте. Я могу целое утро заваривать чай и составлять списки вместо того чтобы наконец сесть за работу. Будучи подростком, я, как и большинство моих сверстников, мог так долго шлифовать свой план подготовки к экзаменам, что у меня не оставалось времени на саму подготовку.

Разумеется, я поступаю так лишь в случае, если мне не хочется делать то, что необходимо. Иногда даже думать о намеченном мне неприятно. Как правило, речь идет о каком-то трудном деле или о проблеме, к решению которой я не знаю, как подступиться. Иногда такое происходит с разговором, если, как я предполагаю, он будет непростым, время от времени – просто с грязной и неприятной работой вроде ремонта машины или мытья духовки. Однако, о чем бы ни шла речь, вам надо научиться распознавать признаки откладывания дел. Я подозреваю, что вы уже их знаете. Поймав себя на том, что вновь откладываете что-то важное, вы должны подумать о том, чего именно пытаетесь избежать, и спросить себя, почему это делаете. Почему я не хочу этим заняться? Часто откровенного ответа на такой вопрос достаточно, чтобы выйти из привычной схемы. Если это не срабатывает, просто заставьте себя немедленно заняться неприятным делом и покончите с ним поскорее. Поверьте, потом вы скажете себе за это спасибо.

Часто вы чувствуете, что поток дел захлестывает вас. Вы не знаете, с чего начать, объем работы кажется пугающим. Ну что ж, если полная картина внушает вам страх, незачем на нее смотреть. Как бы то ни было, в каждый момент времени вы можете заниматься лишь одним делом. Вы способны работать быстро и эффективно, вычеркивая из вашего списка один пункт за другим, но у вас не получится заниматься двумя делами одновременно. Поэтому опустите голову и взгляните на один-единственный краешек находящейся перед вами работы. На одну комнату, а не на все три этажа вашего дома. На один документ на вашем рабочем столе, а не на всю кучу разом. Начните с самого срочного и понемногу делайте дела одно за другим. Стройте стену по кирпичику. Не думайте о количестве работы, просто трудитесь не покладая рук, пока не поймете, что делаете успехи. В конце концов, оглянувшись назад, вы удивитесь, сколько задач сумели выполнить.

Используйте приемы, описанные в этой книге, а также другие известные вам, чтобы справляться с каждой задачей как можно быстрее и эффективнее, и вы обнаружите, что, когда паника уляжется, работа будет сделана. Так обычно и бывает.

Вы знаете, что дела зачастую имеют обыкновение скапливаться и заваливать вас. Это относится к уборке, упорядочению документации или ведению дневника. Если вы похожи на меня, это может случаться со всеми тремя перечисленными делами и многими, многими другими. Медленно и болезненно приходило ко мне понимание того, что подобными вещами следует заниматься часто и понемногу.

Если, прочтя документ, вы тут же подошьете его в нужную папку, то сделаете это очень быстро, практически незаметно. Точно так же и с дневником: если вы будете делать записи каждое утро, на это уйдут считаные секунды. Что же касается уборки, то вы можете сократить ее время, начав класть вещи на свои места (хотя заставить членов семьи поддержать ваш почин иногда оказывается сложнее). Поступать так – дело привычки, а значит, труднее всего вам придется вначале. Однако уже спустя несколько дней вы заметите разницу.

Итак, что за дела у вас вечно скапливаются? По-видимому, те, за которые вы боитесь браться, потому что не можете за ними уследить, и в итоге на них приходится тратить массу времени. Именно на таких делах и проверьте эту стратегию – и по сравнению с привычным подходом разница окажется особенно заметной.

Если у вас масса работы, вы выполните ее куда быстрее, если будете мыслить позитивно. Для этого следует сфокусироваться на том, что уже удалось сделать, а не на задачах, пока оставшихся в списке. Помните, что всякая работа в конце концов бывает доделана, а если нет – что ж, Земля от этого не перестает вращаться. Если задачу так никто и не выполнит, может, она была не слишком-то нужна? Иначе кто-нибудь наверняка довел бы дело до конца.

Я знаю чудовищно занятых людей, попадавших в ситуации, когда им не удавалось сделать нечто важное, потому что у них сгорел дом, или умер кто-то из близких, или прогорел бизнес. Тем не менее Земля все еще вертится. Не забывайте о перспективе и не впадайте в панику от малейшей неудачи. Вы не успели зайти в магазин? Уверен, у вас в буфете кое-что есть, так что дети не останутся голодными. Вы не смогли разобраться с сегодняшней почтой, и теперь завтра ее скопится еще больше? Может быть, но важные письма вы так или иначе не пропустите. Вероятно, это не самый лучший подход, но если вы не в силах изменить обстоятельства, глупо из-за этого нервничать. Поэтому старайтесь увидеть в каждой ситуации ее светлую сторону и не забывайте о своих достижениях. Это поможет вам понять, сколь на многое вы способны.