Czytaj książkę: «Обследование предприятий перед внедрением 1С:ERP и 1С:ERP УХ»
Вступление
Обозначения
◆Термины — так будут отмечаться определения терминов, необходимых для понимания содержания книги и принципов работы ИИ-помощника.
⚠ Важно! — так будут выделяться положения, на которые необходимо обратить особое внимание.
✦Рассуждения о неоднозначных вопросах.
О чем эта книга
Эта книга посвящена обследованию предприятий перед внедрением 1С:ERP. Она предназначена как для руководителей и специалистов предприятия-заказчика, так и для аналитиков, консультантов и других участников подготовки проекта внедрения.
Кроме основного функционала 1С:ERP, в ней рассматривается формирование консолидированной финансовой отчетности холдинга средствами 1С:ERP Управление холдингом. Остальной дополнительный функционал 1С:ERP УХ выходит за рамки книги.
В книге рассмотрены основные функциональные области системы, изложен необходимый понятийный аппарат и предложен обширный перечень вопросов, позволяющий определить требования предприятия к будущей информационной системе.
Каждая глава построена как самостоятельный мини-курс для соответствующего специалиста предприятия. Финансовый директор, начальник производства, руководитель отдела закупок или заведующий складом могут изучить только посвященную их области главу. Она даст им необходимые базовые знания о возможностях 1С:ERP и позволит содержательно ответить на вопросы обследования без необходимости читать всю книгу.
Книга содержит несколько сотен терминов, связанных с 1С:ERP, и несколько сотен вопросов, ответы на которые дадут специалистам информацию об обследуемом предприятии необходимую для успешного внедрения программы.
База знаний для ИИ-помощника
◆ИИ-помощник — языковая модель искусственного интеллекта, использующая материалы данной книги в качестве базы знаний для помощи пользователю при внедрении 1С:ERP.
Для этого достаточно загрузить электронную версию книги в современную языковую модель, поддерживающую работу с пользовательскими документами.
На основе содержания книги ИИ-помощник может:
объяснять принципы работы и возможности 1С:ERP;
разъяснять терминологию и механизмы системы;
помогать отвечать на вопросы обследования предприятия;
помогать анализировать ответы заказчика.
работать, как внешняя память — специалисту не нужно запоминать все материалы книги: при необходимости ИИ-помощник найдет нужную информацию, напомнит изученные ранее сведения и поможет связать их с текущей задачей.
Специалистам предприятия не обязательно читать всю книгу. Достаточно изучить главу, посвященную своей области деятельности. При необходимости ИИ-помощник найдет сведения из остальных глав и поможет использовать их при решении конкретной задачи.
⚠ ИИ-помощник в первую очередь опирается на знания, изложенные в данной книге. Если рассматриваемая ситуация в книге отсутствует, он может не иметь подтвержденного книгой решения.
При этом ИИ-помощнику допускается выдвигать предположения и предлагать варианты действий, выходящие за рамки материала книги, но только с явным указанием, что это гипотеза, а не подтвержденное книгой решение.
При использовании ИИ-помощника рекомендуется соблюдать рекомендации, приведенные в Приложении 1 «Как работать с ИИ-помощником». Это позволит получить наиболее точные и предсказуемые результаты.
Таким образом, одна и та же книга может использоваться двумя способами: как учебное пособие для специалистов предприятия и как база знаний для ИИ-помощника, сопровождающего обследование и внедрение 1С:ERP.
Как устроена книга
Книга охватывает основные функциональные области 1С:ERP. Каждая глава книги посвящена отдельной функциональной области и построена как самостоятельный мини-учебник для соответствующего специалиста предприятия.
Как правило, глава состоит из трех частей:
теоретическая часть, в которой вводятся основные понятия, рассматриваются механизмы 1С:ERP и объясняются принципы их работы;
практические примеры (при необходимости), показывающие применение рассмотренных механизмов в деятельности предприятия;
вопросы обследования, позволяющие определить требования предприятия к автоматизации соответствующей функциональной области.
Благодаря такой структуре каждую главу можно изучать независимо от остальных. Специалисту предприятия достаточно ознакомиться с материалом, относящимся к его области деятельности, после чего он сможет ответить на вопросы обследования и принять участие в обсуждении требований к будущей информационной системе.
Поскольку главы являются самостоятельными мини-учебниками, некоторые теоретические сведения и определения могут встречаться в нескольких главах. Это сделано сознательно, чтобы читателю не приходилось постоянно обращаться к предыдущим разделам книги, и чтобы каждая глава оставалась законченной и удобной для самостоятельного изучения.
Проблема, которую решает эта книга
Вокруг большинства зарубежных ERP-систем сформировалась обширная система независимой учебной литературы. Благодаря этому представители предприятия могут заранее изучить теорию и основные механизмы выбранной системы, а к моменту обследования говорить с консультантами на одном профессиональном языке.
С 1С:ERP ситуация иная. Независимая учебная литература по системе практически отсутствует. При этом существующая документация ориентирована прежде всего на описание возможностей программы и не ставит своей целью формирование единого понятийного аппарата предметной области. В результате обследование предприятия нередко начинается с объяснения базовых терминов, что увеличивает его продолжительность и снижает качество получаемой информации.
Настоящая книга предлагает решение этой проблемы. Каждая глава представляет собой самостоятельный мини-курс для руководителя соответствующего подразделения предприятия. После изучения главы заказчик получает необходимый понятийный аппарат и может предметно обсуждать требования к автоматизации.
Приведу три примера проблем с системообразующими терминами в 1С:ERP. Решения для этих проблем нет в официальной документации 1С, но есть в моей книге.
Пример №1 Финансовый учет. Этим термином пронизана вся программа. Есть подсистема Финансовый учет и контроллинг, есть настройки Финансового учета для организаций (юрлиц). Наконец в программе есть документ Отражение зарплаты в финансовом учете.
Проблема заключается в следующем:
в российском законодательстве и нормативных документах отсутствует определение финансового учета;
в документации 1С отсутствует определение этого термина;
в международной практике термин financial accounting имеет устоявшееся значение, существенно отличающееся от его употребления в 1С:ERP.
◆В международной практике финансовый учёт — это часть бухгалтерского учёта, связанная с подготовкой финансовой отчётности.
Ключевая особенность: такая отчётность в первую очередь предназначена для внешних пользователей — акционеров, инвесторов, кредиторов, поставщиков, государственных органов.
Анализ программы показывает, что в 1С:ERP термин финансовый учет используется как обобщающее понятие и в различных контекстах может относиться к регламентированному учету, управленческому учету, расчету себестоимости, учету взаиморасчетов. Как так вышло?
Моя гипотеза: в 1С:ERP реализован отличный механизм — Ордерная схема складского учета и термин финансовый учет родился в попытке объяснить как он работает.
◆Ордерная схема складского учета в 1С — это способ организации складского учета, при котором документы, отражающие хозяйственную операцию в денежном выражении, и документы, отражающие физическое перемещение товаров в натуральных единицах, оформляются независимо друг от друга.
Возможно, при разработке этого механизма специалисты рассуждали примерно так: раз учет складских документов считается складским, то учет финансовых документов — это финансовый учет. И на противопоставлении этих учетов строили объяснение работы ордерной схемы. Постепенно термин разошелся на всю программу, но нигде официально его определение не зафиксировано.
В результате каждый раз, когда специалисты 1С произносят термин «финансовый учет», каждый участник обсуждения понимает его по-своему. Вместо общего понятийного аппарата возникает множество личных трактовок, что приводит к разрыву в понимании предмета обсуждения.
Я не ёрничаю, это действительно большая проблема. В книге она решается посредством подробного объяснения термина и его использования в главе «Склад и доставка».
Пример №2 Сценарий товарного планирования. Эта сущность — собственная разработка 1С. Это очень важный объект системы, буквально основа механизма планирования в 1С:ERP!
У Сценария товарного планирования ровно та же проблема, что и у термина финансовый учет — нет определения. А без этого, как разобраться в функционале планирования в 1С:ERP?
Вот какой ответ я получил от ChatGPT после того, как велел ему найти определение Сценария товарного планирования в Сети.
Рис В.1
Этот пример хорошо показывает масштаб проблемы. Даже современная языковая модель, имеющая доступ к огромному объему открытых источников, не смогла найти общепринятое определение данного термина.
Согласитесь, что моя статья на Хабре — это не самый авторитетный источник, но ничего другого нет вообще.
Кстати, определение это неполное: в нем нет объяснения — а зачем Сценарий товарного планирования вообще существует? Об этом подробно рассказано в главе этой книги Планирование. Привожу здесь фрагмент из нее.
◆Сценарий товарного планирования — это объект системы 1С:ERP, представляющий собой набор единых настроек для нескольких видов планов, объединенных общей бизнес-задачей и периодичностью планирования.
Зачем нужен сценарий товарного планирования:
формировать взаимосвязанные планы продаж, закупок, производства, сборки (разборки), остатков и внутреннего потребления;
моделировать различные варианты развития событий (например, оптимистичный, реалистичный, пессимистичный);
при использовании механизма Управление процессом планирования — автоматизировать пересчёт планов внутри одного сценария.
Например, у нас есть три связанных друг с другом плана: План продаж продукции, План ее производства и План закупок материалов для производства этой продукции. Собрав эти три плана в одном сценарии, можно настроить систему так, что при изменении Плана продаж, вслед за ним План производства и План закупок будут автоматически пересчитываться, подстраиваясь под изменившуюся ситуацию.
◆Периодичность планирования — это характеристика сценария товарного планирования, определяющая степень детализации плановых показателей по времени, то есть частоту, с которой система формирует, хранит и контролирует плановые данные.
Периодичность в программе может быть: день, неделя, декада, месяц, квартал, полугодие, год. Периодичность планирования задает, в каких интервалах будут вводиться данные планов и будет анализироваться их исполнение.
Пример №3 Управленческий баланс. Очень важный отчет 1С:ERP называется Управленческий баланс, хотя по форме и назначению он существенно отличается от того, что обычно понимается под управленческим бухгалтерским балансом.
Рис В.2
Это создает еще одну терминологическую проблему: представитель заказчика с экономическим образованием и специалист по 1С могут использовать одинаковое словосочетание, подразумевая под ним разные отчеты.
◆Баланс — отчет, отражающий имущество предприятия — активы — и источники его формирования — пассивы — на определенную дату. Баланс основан на бухгалтерской методологии двойной записи и строится на равенстве:
Активы = Обязательства + Капитал.
◆Управленческий баланс — внутренняя версия бухгалтерского баланса, составленная по правилам управленческого учета предприятия. Он также отражает активы, обязательства и капитал, но использует внутренние правила оценки, классификации и детализации показателей.
Такой управленческий баланс может использоваться собственниками и руководителями предприятия, а также предоставляться банкам, инвесторам и другим заинтересованным сторонам. Например, банки нередко требуют управленческий баланс, близкий по структуре к бухгалтерскому, но содержащий дополнительную детализацию необходимых им показателей.
⚠ Однако отчет Управленческий баланс в 1С:ERP имеет другое назначение. Это прежде всего технический отчет, позволяющий контролировать состояние управленческого учета и выявлять проблемы, возникающие, в частности, при закрытии периода. Даже принцип отображения показателей в нем отличается от привычного бухгалтерского баланса: суммы в активе и пассиве представлены с разными знаками, а прибыль отражается в составе статьи «Прибыли и убытки» со знаком, который для обычного бухгалтерского баланса выглядит противоположным.
Поэтому отчет 1С:ERP Управленческий баланс нельзя автоматически отождествлять с управленческим бухгалтерским балансом. Например, если предприятие готовит пакет документов для получения банковского кредита, банк, как правило, ожидает баланс обычной бухгалтерской структуры, дополненный необходимой управленческой детализацией, а не одноименный технический отчет 1С:ERP.
Этот пример еще раз показывает, почему одной лишь терминологии интерфейса недостаточно. Чтобы заказчик и специалист по внедрению понимали друг друга, необходимо сначала определить, что именно означает используемый термин в экономической теории и что под тем же названием понимается в 1С:ERP.
Я привел лишь три примера, а в книге их — десятки. Главная цель книги — сформировать единый понятийный аппарат предметной области. Он нужен не только для того, чтобы руководители, аналитики, консультанты и специалисты предприятия говорили на одном языке. Он необходим и для создания надежно и предсказуемо работающих ИИ-помощников по 1С:ERP.
Пока ключевые термины системы не имеют четких определений, даже самая совершенная языковая модель будет вынуждена не опираться на знания, а самостоятельно реконструировать понятийный аппарат предметной области, интерпретируя смысл терминов по косвенным признакам. При каждом новом запросе такая реконструкция может выполняться заново, что приводит к нестабильности ответов.
Ограничения книги
Нельзя объять необъятное. Эта книга практически не описывает интерфейс 1С:ERP и лишь поверхностно рассматривает взаимодействие различных механизмов и подсистем программы.
Функциональность 1С:ERP Управление холдингом рассматривается в книге только в части формирования консолидированной финансовой отчетности холдинга. Другие специфические подсистемы и механизмы 1С:ERP УХ в книгу не входят.
Полное описание обеих программ потребовало бы около 20–30 подобных книг, каждая из которых была бы посвящена отдельной предметной области. Но если все-таки аналогичным образом описать всю систему и использовать эти материалы в качестве базы знаний для современной языковой модели, можно создать ИИ-суперпомощника по 1С:ERP.
Почему этого до сих пор не произошло? Проблема заключается не в возможностях современных языковых моделей, а в отсутствии формализованного знания предметной области. Эта книга — попытка сделать еще один шаг к устранению этого пробела.
Глава 1. Основные определения
Система и интерфейс
◆1С:ERP — прикладное решение фирмы 1С, комплексная информационная система для автоматизации деятельности предприятия класса ERP. Она так же упоминается в книге, как система.
◆ERP (Enterprise Resource Planning) — «планирование ресурсов предприятия». Это и стратегия управления ресурсами компании, и конкретные программные системы, которые её реализуют.
ERP‑система объединяет ключевые бизнес‑процессы (финансы, производство, закупки, продажи, склад, кадры и т. д.) в единой информационной среде. Главная цель — иметь одну непротиворечивую базу данных и сквозную автоматизацию, чтобы принимать управленческие решения на основе актуальных данных.
◆Информационная база — база данных 1С:ERP, в которой хранятся нормативно-справочная информация, документы, настройки и результаты учета предприятия. В одной информационной базе может вестись учет нескольких организаций.
◆Подсистема — функциональная область системы, объединяющая документы, справочники, рабочие места и отчеты по определенному направлению деятельности.
Весь интерфейс 1C:ERP изначально разделен на ряд подсистем и именно их и только их, во избежание путаницы, я буду называть подсистемами. Их список следующий:
Бюджетирование и планирование
CRM и маркетинг
Продажи
Закупки
Склад и доставка
Производство
Кадры
Зарплата
Казначейство
Финансовый результат и контроллинг
Внеоборотные активы
Регламентированный учет
Международный финансовый учет
НСИ и администрирование
Например, в книге я буду считать, что подсистемы Управление ремонтами в программе нет. Хотя такой набор функционала присутствует и ему я посвятил отдельную главу. Но в изначальном интерфейсе такая подсистема не оформлена и поэтому Управление ремонтами я буду называть механизмом, чтобы как-то отделять этот функционал от остального, присутствующего в системе.
◆Механизм — совокупность взаимосвязанных объектов и функций 1С:ERP, предназначенных для решения определенной задачи или выполнения бизнес-процесса, но не выделенных в интерфейсе программы в самостоятельную подсистему. Механизм может включать документы, справочники, рабочие места, настройки и отчеты.
◆Функциональная опция — настройка системы, включающая или отключающая определенную функциональную возможность 1С:ERP. Состав доступных документов, реквизитов, команд и механизмов зависит от включенных функциональных опций.
◆Рабочее место — специализированный интерфейс пользователя, объединяющий:
список документов;
распоряжения;
быстрые отборы;
настройки;
отчеты;
команды выполнения операций.
Главная задача рабочего места — предоставить пользователю всю необходимую информацию для выполнения конкретной функции без перехода между многочисленными журналами документов.
Общие понятия учета
◆Справочник — объект системы, предназначенный для хранения относительно постоянной информации об объектах учета и управления. Например, в справочниках хранятся сведения об организациях, партнерах, номенклатуре, складах и подразделениях.
◆Документ — объект системы, предназначенный для регистрации хозяйственной операции, события или управленческого решения. Документы содержат сведения об операции и после проведения могут изменять данные учета.
◆Проведение документа — операция, при которой документ отражается в учете и формирует предусмотренные системой учетные движения, изменяющие содержимое регистров системы. Записанный, но не проведенный документ может сохраняться в информационной базе, не оказывая влияния на соответствующие данные учета.
◆Движения документа — записи, которые формируются в регистрах системы при проведении документа и отражают влияние зарегистрированной операции на данные учета.
◆Регистр — внутренний объект системы, в котором накапливаются и хранятся данные учета, сформированные документами и другими объектами системы.
◆Хозяйственная операция — факт хозяйственной деятельности предприятия, который регистрируется в информационной системе одним или несколькими документами.
◆Плановые данные — сведения о предполагаемых будущих хозяйственных операциях и показателях предприятия.
◆Фактические данные — сведения об операциях и событиях, которые уже зарегистрированы как совершившиеся.
◆Отчет — объект, служащий для получения и анализа данных, зарегистрированных в информационной системе. Отчет представляет накопленные системой данные в заданных пользователем разрезах, с использованием отборов и других настроек.
◆Заказ — документ, регистрирующий намерение выполнить хозяйственную операцию и используемый для планирования и управления ее последующим исполнением. Сам заказ, как правило, не означает фактического выполнения операции: ее исполнение регистрируется последующими документами.
◆Реквизит — поле объекта системы, предназначенное для хранения определенной характеристики этого объекта. Например, реквизитами номенклатуры могут быть наименование, артикул, единица измерения и другие сведения.
◆Табличная часть — часть документа или другого объекта системы, предназначенная для хранения повторяющегося набора строк. Например, в табличной части документа продажи указываются товары, количество, цены и другие сведения по каждой позиции.
◆Аналитика учета — дополнительный разрез, по которому в системе детализируются и анализируются учетные данные. Аналитикой могут выступать организация, подразделение, склад, партнер, номенклатура, направление деятельности, заказ, проект и другие объекты системы.
◆Остаток — количество или сумма, числящиеся по определенному объекту учета на конкретный момент времени. Например, остаток товара на складе, денежных средств на счете или задолженности контрагента.
◆Оборот — изменение учетного показателя за определенный период в результате зарегистрированных операций. Например, поступление и расход товаров, денежных средств, возникновение и погашение задолженности.
◆Распоряжение — документ, являющийся основанием для оформления другого документа. Рабочие места позволяют пользователю сразу видеть перечень распоряжений, ожидающих обработки.
◆Журнал документов — список документов определенного типа или нескольких типов. Журналы могут настраиваться пользователем.
◆Статус документа — механизм управления жизненным циклом документа. Используется, если есть необходимость разделения ответственности между различными исполнителями. Использование статусов является опциональным. Если документ полностью оформляет один пользователь, применение статусов может только усложнить работу.
◆Роль пользователя — совокупность прав, определяющих доступ пользователя к данным и функциям системы. Роль определяет:
доступные разделы;
доступные документы;
доступные команды;
состав пользовательского интерфейса.
◆Нормативно-справочная информация (НСИ) — совокупность справочной информации, используемой различными подсистемами 1С:ERP для ведения учета и выполнения хозяйственных операций. НСИ находится в подсистеме НСИ и администрирование и содержит сведения:
о собственном предприятии;
партнерах;
номенклатуре;
подразделениях;
банковских счетах;
кассах;
других объектах учета.
◆Базовые классификаторы — справочники общего назначения, используемые при заполнении НСИ. К ним относятся:
валюты;
банки;
страны мира;
адресный классификатор;
специальности;
другие классификаторы.
Классификаторы могут:
вводиться вручную;
загружаться из файлов;
загружаться из интернет-источников.
