Contextos sociales de intervención comunitaria. SSCG0209

2.3. Gestión de la documentación asociada

La gestión documental es el grupo de técnicas que se utilizan para conseguir tramitar y dirigir eficazmente la circulación de todo tipo de documentos, posibilitando un mayor y mejor control de los mismos, así como de la información que recogen.

En la intervención e investigación social, una vez superadas las fases de recogida de datos, mediante la observación o las encuestas, se encuentra gran cantidad de información que debe ser acumulada y organizada; y disponer de una correcta y óptima gestión de la información es vital.

Son variadas las ventajas de contar con un sistema de gestión documental en los procesos de trabajo, siendo algunas de las más destacadas las siguientes:

1 El ahorro de tiempo.

2 Optimiza recursos.

3 Seguridad, rapidez y agilidad.

Un sistema de gestión documental por lo general se refiere a las siguientes áreas:

1 Almacenamiento: dónde quedan almacenados y/o guardados los documentos.

2 Recuperación: determinar el sistema más eficaz posible para recuperar, en el menor tiempo posible, los documentos que son más necesarios.

3 Clasificación: determinar el sistema más adecuado para clasificar los documentos (una organización eficaz).

4 Seguridad: conseguir un sistema de seguridad eficiente, para evitar pérdidas de documentación.

Toda la información recopilada puede organizarse a través de un archivo, de bases de datos, sistemas automatizados (ofimáticos), etc.

Las nuevas tecnologías facilitan mucho esta labor de gestión de la documentación.

Actividades

5. Desde su punto de vista, ¿cree que las encuestas son una herramienta útil para la obtención de información?

Hoy en día, en la realidad actual, con los avances tecnológicos, los archivos informáticos (PDF, Word, etc.) tienen la misma validez que su formato en papel. Con los años, se han ido dejando atrás los archivos físicos, poco prácticos muchas veces, para pasar a registros y archivos digitales, los cuales son de mayor facilidad de manejo y consulta.

Las ventajas se han ido ampliando, llegando incluso, con la aparición de Internet, a encontrarse que en una organización, teniendo conexión a la red, la documentación está al alcance de todo el personal de la misma, en algo tan simple como la pantalla del ordenador.

Todos los datos, accesibles, recuperables, organizados y clasificados, pueden a su vez organizarse de muy diversas formas: por fechas, por grupos de documentos, por orden alfabético, cronológico, numérico, etc.

Importante

Es importante tener un sistema de gestión documental con el que controlar y centralizar la documentación.

3. Aplicación de métodos y técnicas para el análisis de datos

El análisis de datos radica en la realización de las operaciones con las que el investigador examinará la información obtenida, con la finalidad de alcanzar los objetivos del estudio.

Esos datos son aquellos procedentes del fenómeno de la realidad estudiado por el investigador y cuyo contenido es de utilidad.

Este análisis podrá hacerse de distintas formas, pudiendo distinguir un análisis cualitativo y un análisis cuantitativo.

Dentro del análisis cualitativo, se distinguen:

1 Método de emparejamiento: comparando una teoría establecida anteriormente con una realidad práctica observada.

2 Método iterativo: partiendo de un conocimiento inicial mínimo, una estimación, se realizan aproximaciones reiteradas y continuas a la solución, formando progresivamente una explicación.

Respecto al análisis cuantitativo, se pueden mencionar:

1 Método descriptivo: a partir de una información fiable, hacer una descripción de las características de lo analizado, describiendo las variables y estableciendo diferencias y comparaciones.

2 Método estadístico: mostrar un conjunto de variables tratando de sintetizar sus características a través de índices numéricos.

3.1. Análisis e interpretación de datos en la investigación social

El fin último del análisis es utilizar un conjunto de estrategias y técnicas que posibiliten que el investigador consiga conocimientos de las diferentes fuentes de información con las que cuenta, a partir del apropiado y oportuno tratamiento de los datos obtenidos.

Después de haber recogido los datos producto de la aplicación de los instrumentos de investigación, se procederá a comprobarlos, codificarlos, recopilarlos y utilizarlos a efectos de su interpretación, reflejando los resultados y extrayendo así un significado en relación al problema o situación objeto de estudio.

Los pasos a seguir para procesar la información y llevar a cabo su análisis correspondiente son los que se describen a continuación.

Clasificación y organización de los datos

Una vez obtenidos y recogidos los datos, estos son clasificados, mediante su separación en unidades (según criterios temáticos, cronológicos, temporales, sociales, etc.), una codificación (axial o relacional o selectiva, descriptiva o abierta) y una síntesis.

Así, se dispone de toda la masa de información, para organizarla y proceder a su ordenación.

Transformación de los datos

Tabulación de la información mediante tablas de resumen de resultados, elaboración de gráficas y matrices (descriptivas o explicativas).

Análisis

Se lleva a cabo un análisis de los datos y su integración (habiendo preparado anteriormente el material), así como la explotación de los resultados.

Resultados y conclusiones

La interpretación de los resultados (mediante estrategias como la consolidación teórica, el símil, la analogía, la metáfora o la síntesis) cubre la etapa que permitirá elaborar las conclusiones derivadas del estudio, así como presentar recomendaciones y/o sugerencias, que en su conjunto proporcionarán los componentes necesarios para la toma de decisiones.

Es de importancia fundamental que los resultados obtenidos tengan el máximo de validez y confiabilidad.

Divulgación de los resultados

La divulgación de los resultados tiene como objetivo dar a conocer los conocimientos obtenidos.

Para ello, es necesario servirse de herramientas como cuadros y esquemas, ya que facilitan mucho la comprensión.

Definición

Cuadro sinóptico

Forma de exposición de un tema que contiene epígrafes comprendidos dentro de llaves u otros signos gráficos, de modo que el conjunto se puede abarcar de una vez con la vista.

Un esquema es la expresión simbólica de un escrito, sus ideas fundamentales de manera estructurada. Expresa las ideas principales y los contenidos necesarios en el menor número de palabras, de manera que a simple vista se pueda comprender el tema. Existen diversos tipos: de llaves, de flechas, de flujos, de cajas o híbridos.

4. Procedimiento de presentación de resultados

Una presentación es una manera de entregar y enseñar una información anteriormente adquirida.

Las presentaciones son usadas, habitualmente, como sostén y refuerzo a la hora de expresar los resultados y datos recogidos de una investigación, pues con esa presentación se ordena el contenido y se establece una referencia sobre el mismo, que ayuda a explicar los datos obtenidos y acumulados a lo largo de la investigación en cuestión.

Para el procedimiento de presentación de resultados, se utilizan los medios que se describen a continuación.

Actividades

6. ¿Qué se entiende por gestión documental?

4.1. Ficha de identificación

La ficha de identificación es una herramienta conveniente y eficaz, puesto que organiza y estructura toda la información disponible. La ficha tiene un carácter dinámico y su objetivo principal es fijar si se debe proceder a la realización del documento de formulación del proyecto en cuestión.

La elaboración de esta ficha de identificación está determinada por su claridad y brevedad en las ideas y los datos y tiene un carácter descriptivo, dado que la información disponible podría ser bastante escasa.

Los aspectos fundamentales en que se basa esta ficha de identificación son los siguientes:

1 Determinar y precisar de manera lo más realista y clara posible el objetivo a lograr.

2 Especificar quiénes serán los beneficiarios o favorecidos, precisando desde el principio a quién va a ir encaminada la intervención.

3 Señalar de manera expresa cuáles son las instituciones participantes, intentando hacer constar su participación, tanto económica como la labor o la función que van a llevar a cabo durante la ejecución del proyecto.

4.2. Registro de una entrevista

La entrevista es una técnica dinámica de comunicación interpersonal, mediante la cual dos o más personas dialogan para tratar un asunto.

Nota

Existen distintos tipos de entrevista: laboral, periodística, psicológica, etc.

En la entrevista profesional, su fin es distinto del simple placer de conversar. Desde el ámbito de la investigación social, se presenta como una técnica o forma de recoger datos e información dentro de un trabajo de análisis y estudio de la realidad.

Sus objetivos son:

1 Conseguir datos que no pueden medirse con otras pruebas.

2 Producir una interacción más personal con el sujeto.

3 En el caso de entrevistas de trabajo, comprobar que el candidato reúne los requisitos que se buscan y, a su vez, facilitarle datos de la empresa y puesto de trabajo.

4 Comprobar la veracidad de datos del sujeto recogidos anteriormente.

Existen distintos tipos de entrevista:

1 Estructurada: el entrevistador se ciñe, se limita completamente a preguntas de un formulario.

2 Semiestructurada: el entrevistador se sirve de un guión de temas y objetivos a tratar, con preguntas como punto de referencia.

3 No estructurada o libre: el entrevistador no se apoya en ninguna pregunta estandarizada.

Fases de una entrevista

En cuanto a sus fases, se establecen tres, que se describen a continuación.

Preparación e inicio de la entrevista

La persona que entrevista, para favorecer la comunicación, debe establecer un clima agradable y de confianza. Para ello, debe tener capacidad para las relaciones interpersonales, ser comunicativo y dotado de habilidad tanto para preguntar como para escuchar. Se han de cuidar aspectos verbales y no verbales, tono, volumen, gestos, etc.

Al inicio de la entrevista, se recomienda, una vez realizado el saludo y la presentación, empezar con un tema informal que ayude a la distensión de la situación. También es importante explicar la finalidad y el carácter confidencial de la entrevista.

Desarrollo

Se realiza en función de los objetivos previamente establecidos.

Son recomendables siempre las preguntas abiertas, alentando y motivando al entrevistado, para que hable libremente sobre aquello de lo que se pretende obtener información. La formulación ha de ser preferentemente en positivo.

Si se tratase de una entrevista estructurada, es importante que las preguntas sean formuladas con naturalidad, sin que parezca un examen.

Otro asunto primordial es ser neutral, no influir en las respuestas de la persona entrevistada. Evitar gestos o comentarios, actitudes o posturas que denoten sorpresa, crítica o desaprobación.

Terminación

Las respuestas se pueden haber ido registrando de manera directa, lo cual es recomendable, o bien anotarlas posteriormente, ya que no siempre es posible su anotación directa. Incluso en algunos casos esto puede influir negativamente en la fluidez de la entrevista y su dinámica. Por ello, muchas veces lo ideal es contar con una grabadora o videocámara.

La entrevista debe terminarse con un clima de cordialidad, agradeciendo el tiempo invertido y el interés mostrado.

Si se requiriesen posteriores entrevistas, debe dejarse la puerta abierta para próximos encuentros e informar en su caso al entrevistado acerca del modo en que le serán comunicadas las decisiones futuras, así como contarle cuáles serán los siguientes pasos, si los hubiera.

Actividades

7. ¿Ha realizado alguna vez una entrevista? ¿Cómo entrevistador o entrevistado? ¿Qué tipo de entrevista fue?

8. ¿Cómo debe llevarse a cabo una buena entrevista?

4.3. Informe de seguimiento

El informe de seguimiento es un documento donde se recoge, durante el periodo al que se esté haciendo alusión, el estado en que se está el proyecto en ese momento, revelando la situación en que se encuentran las tareas programadas, los objetivos conseguidos, los riesgos y problemas localizados junto con las acciones destinadas a enmendarlos y las metas que se prevén para el siguiente periodo.

Este informe está fuertemente enlazado con el documento de formulación.

A continuación, se incluyen los apartados del informe:

1 Portada: incluirá el código de proyecto (referencia del expediente administrativo), el título del proyecto, así como su área geográfica (según lo especificado en el documento de formulación), la fecha de elaboración de los informes y los periodos cubiertos. Definición: Proyecto: Planificación detallada de actividades interrelacionadas y coordinadas para la ejecución de un objetivo.

2 Datos de presentación del proyecto: deberá constar el sector, quién presenta el proyecto, a quién se presenta, el instrumento de aprobación y las entidades públicas o privadas participantes y a qué título.

3 Duración: fechas de comienzo real y de terminación pronosticada, así como la duración total.

4 Financiación: estipular la financiación necesaria.

5 Descripción resumida del proyecto: transcribir resumidamente en qué consiste el proyecto, así como sus fines.

6 Descripción de la marcha del proyecto: mostrar una impresión general sobre cómo va el proyecto, señalando todos los aspectos que puedan resultar relevantes para que se pueda sacar una visión en su conjunto a la luz de los objetivos e hipótesis previstas.

7 Actividades realizadas o en ejecución: deben registrarse las actividades previstas para el periodo que abarca cada informe de seguimiento y su situación (concluida, en proceso de ejecución, no realizada, reprogramada o desestimada), con la explicación oportuna. Igualmente, es necesario que se reflejen las actividades no previstas que sin embargo se hayan ejecutado. También hay que pormenorizar los recursos y costes que se vayan generando, con su respectiva valoración.

8 Programación y presupuesto: realizar un calendario de actividades, enseñar la evolución de los gastos y señalar las modificaciones que se hubiesen producido, en su caso, de las previsiones presupuestarias.

9 Evaluación de seguimiento y sugerencias: evaluar cómo ha sido la participación de los destinatarios del proyecto, indicar los puntos fuertes y débiles del plan y sacar conclusiones, ya sea con vistas al futuro o para corregir aspectos e incorporarlos. Por último, realizar sugerencias.

10 Nombre y cargo del realizador del informe: quién lo ha cumplimentado.

Aplicación práctica

Trabajando en un centro de mediación, un día la dirección de un colegio le informa que una de sus alumnas de primaria, de origen marroquí, ha dejado de asistir a clases y solicitan su intervención. La familia marroquí apenas habla español y el equipo directivo no conoce la verdadera situación familiar de la alumna y tiende a explicar el absentismo de la niña por cuestiones culturales. Sin embargo, se descubre que la chica tiene una discapacidad física que provoca que camine con mucha dificultad.

Analice la información y establezca el procedimiento de contacto con los agentes sociales y los criterios de priorización de la intervención.

SOLUCIÓN

La familia de origen marroquí, con dificultad para hablar, tendrá por tanto problemas para hacerse entender y comprender en español y apenas conocerá el sistema educativo español, ni las diferentes instituciones —como los servicios sociales—, que pueden ayudarles. El centro cree que este absentismo está relacionado con valores culturales o tradiciones y que, por el hecho de ser niña, los padres no tienen interés de procurarle a su hija estudios. Se está por tanto ante un desconocimiento total entre las partes, junto con una visión estereotipada por parte del centro hacia la familia.

Habrá que ponerse en contacto con los padres de la niña para realizar una entrevista, recabar información, conocer su versión de los hechos y profundizar en la situación familiar. También se deberá solicitar ayuda al personal del centro educativo, para ver de qué forma ella pudiera acudir a clases.

Realizar entrevistas y conversaciones, para finalmente reunir a todos los implicados y hacer partícipes a cada uno de sus temores, haciendo que las partes se pongan en el lugar del otro, para favorecer su entendimiento, y buscar diversas alternativas de solución (por ejemplo: transporte escolar, maestro a domicilio, etc.).

Su labor estará encaminada fundamentalmente a: facilitar la comunicación, trabajar con la familia, pero también con el profesorado, algunas preconcepciones culturalistas y estereotipos. Generar un ambiente propicio para dialogar. Trabajar el reconocimiento: hacer que las partes se escuchen y se vean como partes fundamentales para llegar a acuerdos y resolver el problema. Y, por último, facilitar las medidas más favorables para realizar una adecuación que permita a la niña seguir acudiendo a clases.

4.4. Informes sociales (a nivel individual, a nivel grupal —informe y crónica— y a nivel comunitario)

El informe social es “el dictamen técnico que sirve de instrumento documental que elabora y firma con carácter exclusivo el profesional del trabajo social”, tal y como establece el Código Deontológico del Trabajo Social. Los contenidos que comprende y que lo forman provienen del estudio, mediante métodos como la observación y la entrevista, donde queda plasmada en síntesis la situación concreta objeto del informe, su valoración, un informe técnico, diagnóstico y una proposición de intervención profesional.

Entre sus objetivos, están los siguientes:

1 Facilitar que otros se percaten de la existencia de una situación social determinada, sacándola a la luz, con la intención de transformarla.

2 Contribuir con información para la realización del dictamen profesional.

3 Conseguir y promover recursos sociales.

4 Suministrar datos e información a otro trabajador social.

Hay que destacar dos objetivos del informe: comunicar y reflexionar. En cuanto al contenido del informe, el formato será el siguiente:

1 Encabezado.

2 Identificación de los sujetos.

3 Características del grupo familiar (composición, historia, relaciones familiares, situación socioeconómica).

4 Características del entorno social (vivienda, características del barrio, factores culturales).

5 Relaciones sociales, vecinales o comunitarias.

6 Interpretación y valoración de la situación (síntesis y dictamen profesional).

7 Propuesta de actuación.

Todo lo explicado se elabora conforme a un plan de atención que, si bien puede ser individual (atendiendo a la situación de cada persona), también puede ser grupal o comunitario.

A nivel grupal, además del mismo informe (que ya no se referiría exclusivamente a un individuo, sino a un grupo) se cuenta con la crónica. La crónica es una técnica mixta, que se sirve de la observación y donde se utilizan los soportes o apoyos de registro de la misma. La finalidad de la crónica es la misma que con la entrevista, con la diferencia de que la crónica es a nivel grupal.

En el registro de la crónica aparecen: tipos de conflictos, cómo se resuelven, elementos clave del grupo y registro de intervenciones.

A nivel comunitario, lo que se pretende con el informe es realizar un diagnóstico comunitario sobre la situación de la zona o barrio en cuestión. Tiene un carácter preventivo y, entre sus finalidades, están las de fomentar la sensibilización social y dar a conocer una información comunitaria.

Actividades

9. ¿Qué es un informe social? ¿Qué profesional suele elaborarlo?