sota les sancions establertes en les lleis, la reproducció total o parcial d’aquesta obra per qualsevol mitjà o procediment, inclosos la reprografia i el tractament infor-màtic, així com la distribució d’exemplars mitjançant lloguer o préstec públics.

Presentació

APRENDRE ACCESS 2010 AMB 100 EXERCICIS PRÀCTICS

100 exercicis pràctics resolts que conformen un recorregut per les principals funcions del programa. Si bé és impossible recollir en les pàgines d’aquest llibre totes les prestacions d’Access 2010, hem escollit les més interessants i utilitzades. Una vegada realitzats a consciència els 100 exercicis que componen aquest manual, el lector serà capaç de moure’s amb soltesa pel programa i crear i editar le seves pròpies bases de dades tant en l’àmbit professional com en el particular.

LA FORMA D’APRENDRE

La nostra experiència en l’àmbit de l’ensenyament ens ha portat a dissenyar aquest tipus de manual, en el que cadascuna de les funcions s’exercita mitjançant la realització d’un exercici pràctic. L’esmentat exercici es troba explicat pas a pas i pulsació a pulsació, a fi de no deixar cap dubte en el seu procés d’execució. A més a més, l’hem il·lustrat amb imatges descriptives dels passos més importants o dels resultats que haurien d’obtenir-se i amb requadres IMPORTANT que ofereixen informació complementària sobre els temes tractats en els exercicis.

Gràcies a aquest sistema es garanteix que, una vegada realitzats els 100 exercicis del manual, l’usuari serà capaç de sortir-se’n còmodament amb les principals eines d’Access 2010.

ELS ARXIUS NECESSARIS

En el cas que desitgi utilitzar els arxius d’exemple d’aquest llibre pot descarregar-los des de la zona de descàrregues de la pàgina de Marcombo (

www.marcombo.com

) i des de la pàgina específica d’aquest llibre.

A QUI VA DIRIGIT EL MANUAL

Si s’inicia vostè en la pràctica i el treball amb Access, trobarà en aquestes pàgines un complet recorregut per les seves principals funcions. Però si és vostè un expert en el programa, li resultarà també molt útil per consultar determinats aspectes més avançats o repassar funcions específiques que podrà localitzar en l’índex.

Cada exercici està tractat de forma independent, per la qual cosa no cal que els realitzi per ordre (encara que així li ho recomanem, ja que hem intentat agrupar aquells exercicis amb temàtica comuna). D’aquesta manera, si necessita realitzar una consulta puntual, podrà dirigir-se a l’exercici en què es tracta el tema i dur-lo a terme sobre les seves pròpies bases de dades d’Access.

ACCESS 2010

Access és un programa gestor de bases de dades relacionals la finalitat del qual és la d’emmagatzemar informació relacionada entre si, de forma ordenada, de manera que l’usuari pugui obtenir les dades que necessiti amb rapidesa i eficàcia. Access té capacitat per manipular els elements que componen la base de dades, així com les seves estructures, amb l’objectiu de presentar de moltes maneres les dades desades.

Access 2010 manté la interfície, comú, d’altra banda, a la resta d’aplicacions d’Office, basada en la denominada Cinta d’opcions. En aquesta versió del programa, Access compta amb poques novetats però, sobretot, amb millores. Entre aquestes novetats, es troba l’extraordinària nova vista Microsoft Office Backstage™, inclosa en el també nou menú Archivo. Aquesta vista agrupa en un mateix espai, a més d’una vista prèvia i una llista de propietats de l’objecte seleccionat, els comandaments destinats a obrir, desar i gestionar les bases de dades. Les eines de disseny millorades, els nous tipus de dades i controls, la millora en la presentació de la informació i una major seguretat són alguns dels aspectes a tenir en compte en aquesta versió del programa.

Com funcionen els llibres

“Aprendre…”

Índex

001

Conèixer la interfície d’Access 2010

002

Obrir una base de dades d’exemple

003

Treballar amb el Panell de navegació

004

Crear una base de dades en blanc

005

Obrir una base de dades existent

006

Conèixer els objectes d’una base de dades

007

Copiar objectes

008

Consultar les propietats d’una base de dades

009

Configurar pàgina i imprimir

010

Crear una taula des de la vista Full de dades

011

Definir camps des de la vista Disseny

012

Inserir camps numèrics

013

Afegir camps del tipus Sí/No

014

Assignar propietats dels camps

015

Inserir camps des de la vista Full de dades

016

Desplaçar camps dins d’una taula

017

Definir una taula

018

Designar un camp com a clau principal

019

Introduir dades en una taula

020

Editar les dades d’un camp

021

Omplir una taula amb identificadors d’una altra

022

Copiar y enganxar camps i registres

023

Canviar el disseny d’una taula

024

Desfer i refer accions

025

Cercar una dada concreta en una taula

026

Cercar i substituir dades

027

Usar l’assistent per a recerques

028

Modificar columnes i files

029

Eliminar files d’una taula

030

Fixar i alliberar columnes

031

Ocultar i mostrar columnes

032

Ordenar la informació d’un camp

033

Filtrar els registres d’una taula

034

Utilitzar filtres per formulari

035

Utilitzar la funció Filtro avanzado/Ordenar

036

Crear una consulta amb l’assistent

037

Crear una consulta en vista Disseny

038

Utilitzar criteris en les consultes

039

Utilitzar comodins en les consultes

040

Utilitzar operadors aritmètics

041

Crear una consulta per a eliminar registres

042

Crear una consulta basada en diverses taules

043

Crear una consulta amb criteris variables

044

Crear una taula a partir d’una consulta

045

Crear consultes de referències creuades

046

Eliminar camps d’una consulta

047

Ordenar una consulta

048

Modificar el format de les consultes

049

Utilitzar autoformularis

050

Crear un formulari amb l’assistent

051

Canviar el disseny d’un formulari

052

Introduir dades en un formulari

053

Modificar formularis

054

Crear formularis sense l’assistent

055

Inserir camps en un formulari

056

Moure camps en la vista Disseny

057

Editar etiquetes

058

Canviar el format d’etiquetes i camps

059

Afegir un quadre combinat

060

Afegir un quadre de llista

061

Inserir data i hora a la capçalera

062

Inserir camps calculats

063

Afegir textos d’ajuda en els camps

064

Utilitzar botons d’opció

065

Inserir una imatge en un formulari

066

Inserir una imatge de fons

067

Inserir una imatge en un registre

068

Inserir un quadre de text

069

Inserir un botó en el formulari

070

Crear un formulari dividit

071

Crear un subformulari

072

Afegir un formulari a un altre

073

Imprimir un formulari

074

Crear un informe amb l’assistent

075

Treballar amb la vista prèvia de l’informe

076

Crear autoinformes i informes en vista Disseny

077

Afegir camps a un informe

078

Afegir un títol a l’informe

079

Inserir el número de pàgina i la data

080

Moure els camps

081

Agrupar registres

082

Ordenar registres

083

Canviar entre les vistes Presentació i Informes

084

Canviar el format de l’informe

085

Crear etiquetes amb l’assistent

086

Crear un subinforme

087

Imprimir un informe

088

Crear relacions entre taules

089

Crear un informe de relació

090

Indexar camps

091

Mostrar formularis en obrir una base de dades

092

Compactar i reparar una base de dades

093

Exportar informació

094

Exportar a PDF i XPS

095

Importar informació

096

Vincular taules

097

Protegir una base de dades amb contrasenya

098

Crear còpies de seguretat i executables

099

Dissenyar macros

100

Trobar ajuda a Access

001

Conèixer la interfície d’Access 2010

LA INTERFÍCIE D’ACCESS 2010 VA SER PRESENTADA com a novetat en la versió precedent de l’aplicació, la versió 2007, i està dissenyada perquè l’usuari localitzi fàcilment i ràpidament els comandaments necessaris per a treballar amb l’aplicació. La Cinta d’opcions conté, lògicament organitzats, tots els comandaments i les eines que abans s’ocultaven en menús i submenús. Sota aquesta cinta es troba per defecte la Barra d’eines d’accés ràpid i, a la seva esquerra, el menú Archivo, novetat aquest en tota la suite Office 2010.

IMPORTANT

Com a novetat general de la versió 2010 d’Office trobem la possibilitat de cancel·lar el procés d’obertura de les aplicacions. En iniciar qualsevol dels programes de la suite, apareix una finestra des de la qual és possible tant detenir aquest procés com minimitzar directament la finestra del programa.

1 Per començar, dirigeixi el punter del ratolí cap a la part inferior de la pantalla i premi sobre el botó Inicio, a la Barra de tasques.

En el menú Inicio, dins l’element Todos los programas i de la carpeta Microsoft Office es troba l’accés a Microsoft Access 2010, així com a qualsevol altra aplicació de la suite.

2 En el menú Inicio, premi sobre l’opció Todos los programas, faci clic sobre el comandament Microsoft Office i seleccioni el programa Microsoft Access 2010.

3 Ja hem iniciat la primera sessió de treball amb Microsoft Access. Access 2010 s’obre mostrant de manera predeterminada les opcions per a la creació o l’obertura d’una base de dades, incloses en el comandament Nuevo del menú Archivo, també novetat en aquesta versió del programa.

L’anomenada Cinta d’opcions inclou, agrupats en diferents fitxes, tots els comandaments necessaris per a treballar amb el programa. Faci clic sobre la pestanya Inicio, situada a la dreta de la pestanya Archivo.

La pestanya Archivo amaga la nova vista Microsoft Office Backstage™, que substitueix al Botó d’Office de la versió 2007. Des d’aquest nou menú, és possible guardar, compartir, imprimir i publicar documents fàcilment.

4 La primera barra que veiem a la zona superior de la finestra es denomina Barra de títol i és l’encarregada de presentar el nom de l’arxiu i l’aplicació actius en cada moment. A través d’aquesta barra és possible minimitzar, maximitzar, restaurar i tancar la finestra del programa. Premi el botó Restaurar, representat per dos rectangles superposats i situat a l’extrem dret de la Barra de títol.

5 Com veu, la mida de la finestra ha disminuït. Així mateix, si es fixa ara en els botons de la Barra de títol, observarà que el botó Restaurar ha estat substituït pel botó Maximizar. Premi ara aquest botó, representat per un quadrat a la Barra de títol.

6 En la Cinta d’opcions, les eines s’agrupen en diferents fitxes segons l’acció que duen a terme. Per passar d’una fitxa a una altra n’hi ha prou amb prémer sobre la seva pestanya. Faci clic sobre la pestanya Crear de la Cinta d’opcions per veure les eines incloses en aquesta fitxa.

7 En cada fitxa, les eines estan dividides al seu torn en grups. La Cinta d’opcions es pot minimitzar de manera que només mostri les pestanyes. Per a això, faci doble clic sobre qualsevol pestanya,

comprovi què passa i repeteixi l’acció per tornar a mostrar la Cinta.Pot personalitzar la Cinta d’opcions si accedeix al quadre d’opcions del programa. Per a això, desplegui el menú Archivo, faci clic sobre el comandament Opciones i, en aquest quadre, premi sobre la categoria Personalizar la Cinta, al panell de l’esquerra. El panell Fichas principales mostra les pestanyes predeterminades marcades amb un signe de verificació.

IMPORTANT

A la part superior de la Cinta d’opcions es troba la

Barra d’eines d’accés ràpid,

on, per defecte, s’inclouen les icones de les eines

Guardar, Deshacer

Rehacer.

002

Obrir una base de dades d’exemple

ELS ARXIUS O PLANTILLES D’EXEMPLE PODEN resultar de gran ajuda durant les primeres passes en un programa com Access. Access 2010 compta amb una biblioteca de plantilles d’exemple a les quals s’accedeix des del comandament Nuevo del menú Archivo, un accés fàcil i directe en comparació amb la llarga ruta de carpetes que era necessari recórrer en versions anteriors del programa.

IMPORTANT

Les bases de dades d’exemple es troben emmagatzemades en el seu equip dins la carpeta

Microsoft Office.

Dins aquest directori, hi ha la carpeta

Templates

(plantilles, en anglès), que al seu torn conté les subcarpetes

3082

Access.

En aquesta última s’agrupen les sis plantilles d’exemple.

1 En aquest exercici, obrirem una plantilla d’exemple sobre la qual començarem a conèixer els objectes d’una base de dades. En primer lloc, premi sobre la pestanya Archivo.

2 Com vam veure en l’exercici anterior, el menú Archivo es desplega mostrant el contingut del comandament Nuevo. Des d’aquest comandament és possible crear bases de dades en blanc, com veurem més endavant, crear-ne de noves a partir d’altres ja existents i obrir tot tipus de plantilla. En l’apartat Plantillas disponibles, premi sobre l’opció Plantillas de ejemplo.

3 El contingut del panell s’actualitza per mostrar les bases de dades d’exemple disponibles. Com pot veure, hi ha plantilles d’allò més variades. En aquest cas, faci clic sobre la denominada Neptuno.

4 Les bases de dades creades amb Access tenen l’extensió d’arxiu .accdb, mentre que les plantilles es troben emmagatzemades amb l’extensió .accdt. No obstant això, en obrir una plantilla d’exemple, el programa la reconeix com una base de dades pròpia i així ho mostra al camp Nombre de archivo del panell de la dreta. Faci clic sobre el botó Crear per obrir la nova base de dades.

5 S’obre d’aquesta manera la pantalla d’inici de la base de dades d’exemple. Tal com indica el programa, per mostrar el contingut d’aquest arxiu és necessari habilitar-lo. Per a això, faci clic sobre el botó Habilitar contenido de la barra de missatges de color groc.

6 En aquest cas, apareix el quadre de diàleg d’inici de sessió, que ens permetrà, mitjançant un nom fictici, accedir a la base de dades. Mantingui el nom que hi apareix seleccionat i premi el botó Iniciar sesión.

La base de dades d’exemple s’obre mostrant el contingut de l’objecte

Formulari.

Pel que podem comprovar, es tracta d’una base de dades de comandes de clients per empleat. Resulta interessant comprovar que a l’esquerra de la pantalla es troba ocult el Panell de navegació, novetat en aquesta versió 2010 del programa, que serà tractat en exclusiva en l’exercici següent. Des d’aquest panell es controla la visualització dels diferents objectes que formen una base de dades, objectes que també seran tractats amb detall en un exercici posterior.

IMPORTANT

La Cinta d’opcions compta, a més de amb les fitxes predeterminades, amb una sèrie de fitxes contextuals, les quals només apareixen en seleccionar certs elements d’una base de dades.

003

Treballar amb el Panell de navegació

EL PANELL DE NAVEGACIÓ ES TROBA a l’esquerra de l’àrea de treball i mostra els noms dels objectes de la base de dades, és a dir, de les taules, els formularis, els informes, les pàgines, les macros i els mòduls. El Panell de navegació va substituir ja a Access 2007 la finestra

Base de datos

i els panells de control de les versions anteriors del programa.

IMPORTANT

Els comandaments que s’inclouen al Panell de navegació varien en funció del tipus d’objecte que es trobi seleccionat i poden utilitzar-se des de la Cinta d’opcions d’Access o bé usant el menú contextual dels diferents objectes.

1 En aquest exercici li mostrarem com mostrar i ocultar el panell de navegació i quins tipus d’elements hi podem trobar. Per evitar que aparegui de forma predeterminada, hem d’accedir al quadre d’opcions d’Access. Faci clic a la pestanya Archivo i premi sobre el comandament Opciones.

2 S’obre així el quadre Opciones de Access, mostrant les opcions de l’última categoria amb què hem treballat. Faci clic sobre la categoria Base de datos actual al panell de l’esquerra.

3 En aquesta fitxa es troba l’apartat Navegación, on l’opció Mostrar panel de navegación està activada per defecte. Si desactivem aquesta opció, en tornar a obrir la base de dades, ja no apareixerà aquest panell. Premi el botó Opciones de navegación d’aquest apartat.

És recomanable mantenir visible el panell si no disposem d’una pantalla, un panell de control antic o un altre mètode per obrir els objectes de la base de dades.

4 S’obre d’aquesta manera el quadre Opciones de navegación en què podem modificar les opcions d’agrupació i de presen-tació al panell així com establir la manera en què s’obriran els objectes. Sàpiga que també és possible accedir a aquest quadre seleccionant aquesta opció en el menú contextual del mateix Panell de navegació. Mantingui les opcions tal com es mostren en aquest quadre i tanqui’l prement Cancelar.

5 Tanqui també el quadre Opciones de Access prement el botó Cancelar.

6 Per mostrar o ocultar el Panell de navegació, faci clic en el botó que mostra dues puntes de fletxa a la part superior del panell.

7 Aquest panell ens mostra, agrupats per categories, tots els objectes inclosos en la base de dades amb què estem treballant. Aquestes categories contenen grups que, al seu torn, inclouen un o més objectes de base de dades com taules, formularis i informes. Premi en la doble punta de fletxa del primer objecte, denominat Clientes y pedidos.

8 En aquest cas, i atès que estem treballant sobre una base de dades d’exemple, es mostren les diferents taules de què es compon aquesta categoria.

Faci clic en el botó de punta de fletxa rodó situat a la dreta del títol Northwind Traders.

9 Apareix així un llistat amb les diferents categories en què es classifi