Präsentationen erfolgreich gestalten und halten

Bleiben Sie flexibel

Es gibt sicherlich so viele Vorgehensweisen für das Vorbereiten, Ausarbeiten und Einüben einer Präsentation, wie es Präsentatoren gibt. Doch in irgendeiner Weise durchlaufen alle die Phasen der Analyse, der Konzeption, der Umsetzung und des Trainings. Die Abbildung 9 zeigt diese Phasen in vorbildlicher Reihenfolge. Mit diesem Vorgehen ist es Ihnen möglich, sicher, schnell und effektiv eine wirkungsvolle Präsentation zu erstellen.

Die Phasen können mustergültig von der Analyse bis zum Training durchlaufen werden. Und das ist auch am einfachsten und erfolgversprechendsten.

Es kann allerdings auch sein, dass für Sie eine andere Reihenfolge besser passt. Es gibt erfolgreiche Referenten, die beginnen mit Teilen der Umsetzung, wechseln dann zur Analyse und kommen anschließend über die Konzeption zum Vervollkommnen der Umsetzung und schließlich zum Training.

1.4 Neun Leitfragen zur Vorbereitung Ihrer Präsentation

„Wieso, weshalb, warum – wer nicht fragt, bleibt dumm“: Ich stimme völlig überein mit dem Text des Sesamstraße-Erkennungslieds. Dabei kommt es auch darauf an, die richtigen Fragen zu stellen. Ich habe für Sie neun Leitfragen zur Vorbereitung und anschließenden Ausarbeitung Ihrer Präsentation zusammengestellt.

Abb. 10: Leitfragen zur Präsentationsvorbereitung

Dabei sind die Fragen „Wozu?“ (die Frage nach der Zielsetzung) und „Vor wem?“ (die Frage nach der Zielgruppe) die wichtigsten Fragen in der Vorbereitungsphase. Zugleich sollten Sie die Antworten auf diese wie auf alle anderen Fragen während des gesamten weiteren Vorgehens bis hin zur eigentlichen Präsentation im Blick behalten.

Die Fragen „Wo?“, „Wann?“, und „Wie lange?“ scheinen zunächst rein organisatorische Fragen zu sein. Dennoch können die Antworten darauf große Auswirkungen auf Ihre Präsentation haben. Sie sollten sich auf jeden Fall über diese Rahmenbedingungen Gedanken machen, damit günstige Voraussetzungen für die Durchführung einer Präsentation herrschen.

Wer? (Präsentator/en)

Erkennen Sie sich selbst und die typische Art, in der Sie vortragen:

■ Wer wird präsentieren?

■ Welche Persönlichkeit hat der Präsentator?

■ Welcher MotivChart-Typ ist er?

■ Sind Rhetorik, Stimme, Sprache und Körpersprache überzeugend für die Zielgruppe?

Manchmal ist es sinnvoll, zwei Vortragende zu haben, zum Beispiel einen Verkäufer und einen Techniker oder einen Produktmanager und einen Produktentwickler. So können sich die verschiedenen Persönlichkeiten und Kompetenzen sinnvoll ergänzen. Das steigert die Glaubwürdigkeit und Überzeugungskraft der Präsentation. Vielleicht wollen Sie auch den Weg der Team-Präsentation gehen, um noch mehr Wirkung zu erreichen.

Überlegen Sie:

■ Wer hält die Präsentation? Sie allein?

■ Was für ein Typ Mensch sind Sie?

Wozu? (Ziele)

Je klarer Ihre Ziele sind, desto fokussierter arbeiten Sie an Ihrer Präsentation: Welches Ziel bzw. welche Ziele verfolgen Sie mit Ihrer Präsentation? Was soll nach Ihrer Präsentation anders sein als vorher? Was wollen Sie kurz-, mittel- und langfristig mit Ihrer Präsentation erreichen? Unter Umständen sind auch dies wichtige Fragen: Welches Ziel verfolgt Ihr Auftraggeber? Ist Ihre Präsentation eine Überzeugungs- oder Informationspräsentation? Das unmittelbare Ziel Ihrer Präsentation kann sein:

■ berichten (Informationspräsentation)

■ informieren (Informationspräsentation)

■ schulen (Informationspräsentation)

■ forcieren, zum Beispiel Entscheidungen und Prozesse (Überzeugungspräsentation)

■ verändern, zum Beispiel Gefühle und Einstellungen (Überzeugungspräsentation)

■ motivieren, begeistern, überzeugen (Überzeugungspräsentation)

■ verkaufen (Überzeugungspräsentation)

Metaziele können sein:

■ mit Fachkompetenz brillieren

■ Expertenstatus aufbauen bzw. festigen

■ als Vordenker oder Mahner in Erinnerung bleiben

Ziele können ganz konkret formuliert sein: Nach der Präsentation soll/sollen

■ der Interessent überzeugt sein, dass ich/wir der richtige Partner bin/sind.

■ das Projekt in Höhe von 100.000 € bewilligt werden.

■ der Kunde die Budgetüberziehung für das Projekt freigeben.

■ die Teammitglieder alle Informationen haben, die sie für das Weiterarbeiten brauchen.

■ die Entscheider mehrheitlich das Projekt unterstützen.

Ziele können weniger konkret ausgedrückt sein: Ich möchte, dass nach der Präsentation

■ der Vorstand eine gute Entscheidungsgrundlage hat.

■ die Zuhörer irgendeine Leistung von mir kaufen.

■ den Zuhörern der Projektzweck klar geworden ist.

■ die Teilnehmer etwas gelernt haben.

Klare Zielvorstellungen bringen den Vorteil, dass Sie leichter Unwichtiges und Wichtiges, Relevantes und Irrelevantes trennen und sich auf das Wesentliche konzentrieren können.

Überlegen Sie:

■ Was wollen Sie mit Ihrer Präsentation erreichen?

Vor wem? (Zielgruppe)

Als Referent müssen Sie verstehen, wie Ihre Zuhörer ticken. Ein klares Ziel ist wichtig und gut, aber ohne Berücksichtigung der Zielgruppe steht der Präsentationserfolg in Frage. Das Wort „präsentieren“ impliziert, dass Sie ein Publikum haben. Die Präsentation hat also keinen Selbstzweck zu erfüllen, sondern richtet sich an ein bestimmtes Publikum. Und über dieses Publikum sollten Sie so gut wie möglich Bescheid wissen.

Beschaffen Sie sich im Vorfeld folgende Informationen:

■ Vor wem werden Sie präsentieren?

■ Welcher Altersgruppe und welchem Geschlecht gehören die Zuhörer vorwiegend an?

■ Welcher Berufsgruppe/welchen Berufsgruppen gehören die Zuhörer an?

■ Welche Funktionen haben die Anwesenden bzw. in welchen Unternehmensbereichen sind sie tätig?

■ Welchen Wissensstand, wie viel Fachkenntnisse und wie viel praktische Erfahrung in dem betreffenden Bereich haben die Zuhörer wahrscheinlich?

■ Welche Interessen, welche Überzeugungen und welche Erwartungen haben die Zuhörer?

Klären Sie diese Punkte am besten mit dem Initiator, dem Veranstalter und anderen Personen, die das zu erwartende Publikum kennen. Bei kleineren Gruppen (weniger als zehn Personen) können Sie in vielen Fällen darüber hinaus klären, welche Einstellung die Einzelnen zu Ihrem Thema und Ihrem Präsentationsziel haben.

Bei größeren Gruppen hilft Ihnen das MotivChart, auf das ich in Kapitel 2 näher eingehen werde, zu erkennen:

■ Was treibt die Menschen im Publikum an? Was bewegt sie?

■ Wo liegen ihre Prioritäten?

■ Womit schafft man bei Ihnen Vertrauen?

■ Wovor haben sie Angst?

Die Antworten auf all die aufgeführten Fragen liefern Ihnen die Basis für Ihre Entscheidungen bezüglich Inhalt und Struktur Ihrer Präsentation, die Gestaltung der Medien, den Präsentationsrahmen und den Präsentationsstil.

Überlegen Sie:

■ Was kennzeichnet Ihr Publikum?

■ Was wissen Sie über Ihre Zielgruppe?

Was? (Inhalte)

Sprechen Sie mit Ihren Präsentationsinhalten Ihre Zielgruppe an:

■ Was ist Ihr Thema und was haben Sie dazu zu sagen?

■ Was ist Ihre Kernbotschaft?

■ Was sind die wesentlichen Inhaltspunkte?

■ Was könnte ein griffiger, leicht zu merkender Titel sein? Welche Ideen haben Sie für Unterüberschriften?

■ Was sind Ihre Argumente für oder gegen etwas?

■ Welche Fakten und Beweise helfen, Ihre Botschaft zu unterstützen?

■ Welche Beispiele und Geschichten können Sie anführen?

■ Welcher Aspekt könnte ein guter Einstieg in ihr Thema sein?

■ Wie lassen sich Ihre Inhalte am Ende treffend zusammenfassen?

■ Was könnten wirkungsvolle Schlussworte sein?

Überlegen Sie:

■ Was ist Ihr Thema?

■ Wie lauten die wichtigsten Aussagen Ihrer Präsentation?

Womit? (Medien)

Wählen Sie die für Ihre Zielgruppe passenden Medien aus:

■ Welche visuellen oder multimedialen Hilfsmittel, welche Technik, wollen Sie in Ihrer Präsentation einsetzen?

■ Mit welchem Medium/welchen Medien wollen Sie ergänzend zu Ihrem Redetext den Inhalt vermitteln? Denken Sie dabei auch an die Wiederverwendbarkeit von Medien.

Prinzipiell ist zu unterscheiden, ob Sie digital oder analog präsentieren. Zu den analogen Medien gehören etwa Flipchart, Pinnwand, Plakate, Banner, Requisiten und Demonstrationsobjekte.

Bei digitalen Medien unterscheiden wir das Darstellungsmedium und das Abspielmedium. Zur Darstellung gehören die Beamer-Projektion auf eine Leinwand, der Einsatz einer LED-Wand oder eines TFT-Flachbildschirms. Das Abspielmedium besteht wiederum aus Hard- und Software, also dem Gerät und dem Präsentationsprogramm. Geräte können sein: Laptop, Notebook, Tablet-Rechner (iPad, Android-Tablet, Windows-Tablet), Smartphone, Touch-Monitor (bekannt aus dem Fernsehen bei der Wahlberichterstattung) oder Visualizer (ein High-End Overheadprojektor mit eingebauter Kamera und vielen Zusatzfunktionen). Als Präsentationsprogramme können zum Beispiel PowerPoint, Keynote (MAC) und PDF-Reader verwendet werden.

Ganz wichtig: Berücksichtigen Sie die technischen Voraussetzungen am Präsentationsort. Finden Sie heraus:

■ Wie sieht es mit dem Stromanschluss aus (Verlängerungskabel, Mehrfachsteckdose)?

■ Sind Lautsprecher im Raum vorhanden, falls Sie einen Film zeigen wollen?

■ Sind Beamer und Leinwand vorhanden?

■ Können Sie einen Laptop anschließen?

■ Ist ein Presenter vorhanden?

■ Hat der Raum Verdunklungsmöglichkeiten (Rollläden)?

Überlegen Sie:

■ Welche Medien kommen in Frage?

■ Welche werden Sie einsetzen?

Wie? (Gestaltung)

Gestalten Sie Ihre Präsentationsmedien zielgruppengerecht:

■ Wie soll der Inhalt vermittelt werden?

■ Wie gehen Sie mit den Präsentationsmedien um und wie gestalten Sie sie?

■ Wie können Sie einen Bezug zum Publikum herstellen?

■ Wählen Sie eine Methode, die zum Anlass, zu der zur Verfügung stehenden Zeit, zu Ihrem Ziel und zur Zielgruppe passt.

Entscheiden Sie sich zwischen freier Rede und einem Vortrag mit Medieneinsatz (PowerPoint-Folien, Flipchart, Pinnwand, Video, Audio usw. – siehe auch „Womit?“).

Gibt es Vorgaben, die Sie berücksichtigen müssen? Wenn ja, welche? Als Präsentator hat man mitunter Vorgaben von dem Unternehmen, bei dem man angestellt ist oder für das man im Auftrag arbeitet. Der Gestaltungsfreiraum kann eingegrenzt sein, wenn ein Corporate Design zu berücksichtigen ist. Ob es tatsächlich sinnvoll ist, sich sehr weitgehend an das Corporate Design anzulehnen, kann erst entschieden werden, wenn klar ist, welchem MotivChart-Typus die Zielgruppe angehört und um welche Präsentationsart es sich handelt.

Für die Ausführung der Präsentation und die Gestaltung der Medien spielt außerdem noch eine Rolle, ob die Präsentation auch in anderen Sprachen gehalten werden muss: Sollen die Zuschauer ein Handout oder ein Manuskript bekommen?

Überlegen Sie:

■ Welche Art der Gestaltung ist für Ihre Präsentation geeignet?

Wo? (Ort)

Leider finden der Ort und die Räumlichkeiten oft wenig Berücksichtigung bei der Vorbereitung von Präsentationen. Dabei spielt beides zuweilen eine wichtige Rolle: Der Veranstaltungsort kann eine Präsentation unterstützen oder erschweren. Ein Ort, an dem Sie sich wohlfühlen, stärkt Ihnen den Rücken. Also fragen Sie sich bitte:

■ Welche Umgebungsbedingungen gibt es am Präsentationsort?

■ Passt der Einrichtungsstil zum Thema? Passt die Raumgröße zur Gruppengröße? Können zusätzliche Stühle herbeigeholt werden?

■ Welche Medien können in dem Raum eingesetzt werden?

■ Bietet der vorgesehene Raum ausreichend Platz, Licht, Belüftung und Lärmfreiheit? Kann von Störungsfreiheit ausgegangen werden?

■ Hat der Raum eine freundliche Atmosphäre?

Wählen Sie für Ihre Präsentation einen Ort, der zu Ihnen, zu Ihrem Thema und zu Ihrem Publikum passt.

Überlegen Sie:

■ Wo soll Ihre Präsentation stattfinden?

■ Gibt es Alternativen?

Wann? (Zeitpunkt)

Legen Sie Ihre Präsentation möglichst in eine Zeit, in der sich Ihre Zuschauer in einem Leistungshoch befinden. Ideal ist es, wenn Ihre Präsentation in die Zeiten der höchsten Leistungsfähigkeit fällt: bei Frühaufstehern zwischen 8 und 11 Uhr morgens, bei Spätaufstehern gegen 11.00 Uhr oder abends zwischen 18.00 und 21.00 Uhr.

Stellen Sie sich vor, Sie müssen abends um 22 Uhr für eine Stunde präsentieren. Die meisten Menschen sind dann schon im Feierabendmodus und ihre Aufnahmefähigkeit ist stark reduziert. Ähnlich verhält es sich, sollten Sie Ihren Auftritt direkt nach dem Mittagessen haben, wenn sich die Zuhörer im berüchtigten Suppenkoma befinden und allzu leicht eindösen. Der Präsentationszeitpunkt entscheidet mit darüber, wie viele teilnehmeraktivierende Elemente Ihr Vortrag enthalten sollte. Während eines Leistungstiefs braucht es davon deutlich mehr.

Überlegen Sie:

■ An welchem Tag und zu welcher Uhrzeit soll Ihre Präsentation am besten stattfinden?

Wie lange? (Dauer)

Ein häufig unterschätzter Parameter ist die Dauer der Präsentation. Von der Dauer hängt ab, wie eine Präsentation aufzubauen und zu gestalten ist:

■ Können Sie selbst (mit-)bestimmen, wie lang Ihre Präsentation geht?

■ Wenn ja: Was halten Sie selbst für sinnvoll in Anbetracht Ihres Themas, Ihrer Ziele und – vor allem! – Ihrer Zielgruppe?

Der Trend geht zu immer kürzeren und effizienteren Präsentationsformaten. Unabhängig vom Thema werden Präsentationen vor hohen Führungskräften häufig auf 20 Minuten beschränkt. Inhalte müssen dann zwangsläufig mehr auf den Punkt gebracht werden. Nehmen wir als Beispiel eine Präsentation, bei der es darum geht, das Budget für ein internes Projekt genehmigt zu bekommen. In den 20 Minuten vor den Entscheidern muss klar rüberkommen, um was es geht, was das Ziel des Projekts ist, welche Vorteile damit verbunden sind und was der Nutzen für das Unternehmen ist.

Nutzen Sie den Methodenwechsel und eine spannende Dramaturgie, um die gefühlte Vortragsdauer zu verkürzen.

Überlegen Sie:

■ Wie viel Zeit ist für Ihre Präsentation vorgesehen?

■ Welche Dauer ist sinnvoll?

Kapitel 1 kompakt

■ Die wichtigsten Vorteile der Presentation-Booster-Methode sind die geringere Vorbereitungszeit, die bessere Präsentationsqualität und die überzeugendere Präsentation.

■ Die Zielgruppe wird wesentlich gezielter angesprochen und erreicht, da genau die Vorteile, Argumente und Beweise in die Präsentation kommen, die für die betreffende Zielgruppe relevant und damit handlungsauslösend sind.

■ Die Methode beschreibt ein strukturiertes Vorgehen und stellt für jeden Schritt in der Planung und Durchführung einer Präsentation praxiserprobte Module mit veranschaulichenden, Ideen gebenden Charts zur Verfügung.

2. Erkennen Sie das Typische Ihrer Zuhörerschaft mithilfe des MotivCharts

Abb. 11: Das MotivChart mit den vier Farben Rot, Gelb, Grün und Blau

Das Typen-Modell, das im MotivChart mit den vier Farben Rot, Gelb, Grün und Blau dargestellt wird, liefert eine ganz praktische Unterstützung für das zielgruppenorientierte Vorbereiten, Erstellen und Halten von Präsentationen. Die Anwendung des MotivCharts stellt die Basis für die Presentation-Booster-Methode dar. Natürlich kann das Motiv-Chart darüber hinaus überall da hilfreich sein, wo Menschenkenntnis gefragt ist und wo man sich empathisch auf sein Gegenüber einstellen möchte.

Letztlich geht es in jeder Kommunikation darum, sich in seine Gesprächspartner beziehungsweise Zuhörer einzufühlen und zu verstehen, was ihnen wichtig ist. Erst das Erkennen ihrer vorrangigen Beweggründe und Werte ermöglicht es, gezielt auf ihre Bedürfnisse und Interessen einzugehen, sie wirklich zu erreichen und sie für mich und das, was ich mitzuteilen habe, einzunehmen.

Präsentieren Sie nicht für sich, sondern für Ihr Publikum. Das Präsentieren nach der Presentation-Booster-Methode ist ein empathisches Präsentieren. Unabhängig davon, ob es sich um eine Informations- oder eine Überzeugungspräsentation handelt, verstärkt sich dadurch die Wirkung des Vortrags beim Publikum beträchtlich.

2.1 Einfach und übersichtlich: die Vierer-Einteilung

Das MotivChart ist im Hinblick auf Präsentationszwecke als Hilfsmittel entwickelt worden und bewusst einfach gehalten. Über das MotivChart können Sie als Anwender der Presentation-Booster-Methode Ihre Zuhörerschaft in eine von vier Gruppen einordnen. Sie nutzen das MotivChart in der Analysephase und behalten es fortan im Sinn. Wenn Sie wissen, in welche Kategorie Ihr Publikum fällt, wer also vor Ihnen sitzen wird, können Sie zum nächsten Schritt übergehen und in der darauffolgenden Konzeptionsphase entsprechend der gewonnenen Erkenntnisse über die Zielgruppe den Aufbau und die Inhalte Ihrer Präsentation festlegen.

Im MotivChart gibt es vier Sektoren in den Farben Rot, Gelb, Grün und Blau:

■ Den roten Typus bezeichne ich auch als Dominanz-Typ,

■ den gelben als Stimulanz-Typ,

■ den grünen als Harmonie-Typ und

■ den blauen als Disziplin-Typ.

Mit dieser Farbgebung bin ich in Übereinstimmung mit Modellen wie DISG® oder INSIGHTS®. Sollten Sie sich damit schon auskennen, werden Sie sehr schnell mit meiner Einteilung vertraut sein. In den einzelnen Farbbereichen finden Sie die Motive und Werte (Abbildung 12), die für den betreffenden Typus von vorrangiger Bedeutung sind.

Abb. 12: Beweggründe und Werte

Das Denken, Fühlen, Handeln und Entscheiden der Menschen ist von vielen Faktoren abhängig, von ihrer Persönlichkeitsstruktur, ihrem Lebensweg, ihren Erfahrungen, ihren grundlegenden Einstellungen und Wertvorstellungen, ihrer psychischen und physischen Verfassung, ihren vorübergehenden und langfristigen Motiven. Mit einer Betrachtung von außen und einer eher oberflächlichen Befragung erreichen wir selbstverständlich keine absolut zuverlässige Typisierung. Versteckte Motive und tief verborgene Einstellungen können wir mithilfe des MotivCharts nicht sichtbar machen. Das brauchen wir für Präsentationszwecke auch nicht. Dennoch sollte es uns bewusst sein.

Genau genommen müsste man differenzieren zwischen dem beobachtbaren Verhalten und den dahinter liegenden Einstellungen, die den Antrieb für bestimmte Handlungsweisen geben. Jemand kann sich zum Beispiel sehr kämpferisch zeigen (roter Bereich), dahinter kann aber eine ausgesprochen soziale Haltung stehen (grüner Bereich). Zu beachten ist: Das MotivChart unterstellt tatsächlich, dass das gezeigte Verhalten auf einen entsprechenden Beweggrund zurückzuführen ist. Wenn also beispielsweise jemand seinen Schreibtisch sehr ordentlich aufgeräumt hat, gehen wir nach dem MotivChart davon aus, dass er generell ordnungsliebend ist.

Bitte berücksichtigen Sie, dass das MotivChart kein Persönlichkeitstest ist. Nutzen Sie dazu andere bewährte Systeme wie etwa INSIGHTS®, Reiss-Profil®, DISG® oder HDI®, um nur einige zu nennen.

Hinzu kommt: Jeder Mensch agiert und entscheidet aus einer Vielzahl von Motiven heraus. Der Vertriebsleiter eines Maschinenbauunternehmens mag zum Beispiel Humor haben (gelb) – und ist gleichzeitig verlässlich und sparsam (blau). Die Geschäftsführerin ist deutlich statusorientiert (rot) und hat außerdem einen ausgeprägten Sinn für Familie und Geselligkeit (grün).

Die Motive und Werte, die das Handeln leiten, können über das gesamte MotivChart verteilt sein. Entscheidend für die Typeneinteilung ist lediglich die Frage, in welcher Zone sich die größte Ansammlung von maßgeblichen Motiven und Werten befindet. Dort nämlich liegt der Schwerpunkt in den Verhaltensmustern und bei der Entscheidungsfindung. Nicht immer lässt sich ein eindeutiger Schwerpunkt in einem einzigen Bereich ausmachen. Es kann auch vorkommen, dass jemand mit seinen Motiven und Werten im Übergangsbereich zwischen zwei Zonen beheimatet ist und daher für Elemente aus diesen beiden Zonen empfänglich ist.

Gehen Sie nicht davon aus, Sie hätten einen einzelnen Menschen mit einer Farbzuordnung hinreichend erfasst. Einem solchen Schubladendenken möchte ich keinen Vorschub leisten. Jeder Mensch ist in erster Linie ein Individuum mit einer einzigartigen, facettenreichen Persönlichkeit.

Wichtig im Zusammenhang mit der Typeneinteilung im MotivChart ist zudem der folgende Aspekt: Bitte bedenken Sie, dass jeder Typus Stärken und Schwächen hat. Nur sind bei jedem die Stärken und Schwächen anders gelagert. Kein Farbtyp ist „besser“ oder „schlechter“ als ein anderer, jedem gebührt gleichermaßen Respekt und Wertschätzung. Alle Typen sind für unsere Gesellschaft notwendig. Mit dem MotivChart bewerten Sie nicht. Sie nutzen es lediglich als Werkzeug, um erfolgreicher zu kommunizieren und zu präsentieren.