Präsentationen erfolgreich gestalten und halten

Die Grundlagen der Presentation-Booster-Methode

Vor einigen Jahren stieß ich auf das LimbicColor®-Modell von Peter Wendt, der in seinem Modell bevorzugte Verhaltensweisen bzw. Motive auf einer Kreisfläche anordnet und daraus Rückschlüsse auf zukünftiges Verhalten zieht. Er hat in sein Modell Ergebnisse der Hirn- und der Hormonforschung eingearbeitet. Nach Wendt gibt es keine klar abgegrenzten Typen. Vielmehr sind die Übergänge fließend, was er mithilfe der Regenbogenfarben ausdrückt.

Abb 2: Das LimbicColor ®-Modell von Peter Wendt

Da bei diesem Modell keine aufwendigen Tests durchgeführt werden müssen, um Einzelne oder Personengruppen zu kategorisieren, liefert es eine ideale Grundlage für das Erstellen von zielgruppengerechten Präsentationen. Ausgehend von diesem Modell habe ich schließlich mein Modell der Zielgruppentypisierung, das MotivChart, entwickelt.

Dabei haben neben dem Limbic Color®-Modell die Einteilung in psychologische Typen des Psychoanalytikers C. G. Jung und der sich daraus ableitende Myers-Briggs-Typindikator (MBTI®) Pate gestanden. C. G. Jung, der Begründer der analytischen Psychologie, entwickelte seine Typologie in den 1920er-Jahren. Er unterschied extravertierte und introvertierte Menschen. Als zusätzliche Differenzierung führte er die vier Dimensionen Denken, Fühlen, Intuition und Empfinden ein und gelangte so zu acht Typen, die sich in abgewandelter Form im Myers-Briggs-Typindikator wiederfinden.

Informationsvermittlung und Neurowissenschaften

Das MotivChart, auf das ich in Kapitel 2 ausführlich eingehen werde, ist der Dreh- und Angelpunkt der von mir entwickelten Presentation-Booster-Methode. Es teilt die Zielgruppen nach ihren vorrangigen Motiven und Werten in vier Typen ein.

Überdies habe ich Know-how aus dem NLP (Neurolinguistische Programmierung) und Erkenntnisse der modernen Neurowissenschaften in das Modell integriert, um eine praktikable Methode für die zielgruppengerechte Erstellung von Präsentationen auszuarbeiten.

Vor der Presentation-Booster-Methode ist der Zusammenhang zwischen der Informationsvermittlung durch Präsentationen und den neurowissenschaftlichen Forschungsergebnissen nicht hergestellt worden. Dieser Zusammenhang liegt aber nahe, denn in der neueren Hirnforschung liefern bildgebende Verfahren Hinweise darauf, welche Hirnareale bei bestimmten Denkprozessen und bei bestimmten Emotionen aktiviert werden. Diese Untersuchungen finden große Beachtung in der Wirtschaft. Für die Macher im Bereich Marketing und Werbung ist es von größtem Interesse, welche Hirnareale bei welchen Logos, Slogans und Produkten in den Köpfen der potenziellen Kunden stimuliert werden. Sie hoffen, auf diese Weise die „geheimen Kaufknöpfe“ der Kunden finden: Welche Autos bevorzugt ein Mann, welche eine Frau? Was spricht junge Menschen an und was ältere? Was löst Freude, Motivation und Begeisterung – und damit Kaufbereitschaft – aus?

Abb. 3: MotivChart mit vier Farbtypen von Matthias Garten

Darin liegt auch der Kern der Presentation-Booster-Methode: in der Auseinandersetzung mit den Voraussetzungen, Erwartungen, Wünschen und Vorlieben der Zuhörer und Zuschauer. „Der Köder muss dem Fisch schmecken, nicht dem Angler“, lautet ein gängiges Zitat im Marketing-Kontext. Das heißt: Die Präsentation muss auf die Zielgruppe abgestimmt sein und ihr Gefallen finden.

Ein klares Bild der Zuhörerschaft entstehen lassen

Mithilfe des Typen-Modells (MotivChart) wird das diffuse, nebelige Bild, das Sie zunächst von Ihren Zuhörern haben, konkreter und klarer. Außerdem sinkt der Aufwand für die notwendige Charakterisierung der Zielgruppe erheblich. Sie können sich also ganz darauf konzentrieren, auf die Besonderheiten der Zielgruppe einzugehen.

Beschäftigen Sie sich mit Ihrer Zielgruppe. Am einfachsten ist das natürlich dann, wenn Sie selbst der Zielgruppe angehören. Wenn nicht, bedarf es etwas mehr Aufwand, sich in Ihre Zielgruppe hineinzuversetzen. Überlegen Sie sich:

■ Wie tickt die Zielgruppe?

■ Was hat sie für Einstellungen und Erwartungen?

■ Was überzeugt sie?

■ Wie können Sie eine Verbindung zum Publikum schaffen?

Sie werden feststellen: Sobald Sie Ihre Zielgruppen genauer erfassen können, fällt es Ihnen leichter, Ihre Kommunikation und Ihre Präsentation darauf auszurichten. Aus der Beantwortung der Fragen zur Zielgruppe ergeben sich in direkter Abhängigkeit alle anderen Parameter: der Inhalt, das Design, der Vortragsort und der Vortragsstil.

Mit Presentation-Booster-Methode mehr PS auf die Straße bringen

Meine Methode zielt ab auf eine einfache Zielgruppen-Analyse, eine zielgruppengerechte Konzeption und eine wirkungsvolle Ausführung von Präsentationen. Die Überzeugungskraft sowohl der Präsentation als auch des Präsentators steigt in beachtlichem Maße, wenn die Zuschauer sich in ihren Werten und Motiven angesprochen fühlen.

Eine Definition von „Präsentation“ besagt: Eine Präsentation ist ein Vortrag vor einem Publikum mit visueller Unterstützung. In einer Präsentation können Ideen, Produkte, Dienstleistungen, Argumentationen oder Informationen jedweder Art dargestellt werden. Die Presentation-Booster-Methode kann auf alle Arten von Präsentationen angewendet werden.

Übrigens: „Booster“ kommt aus dem Englischen und bedeutet „Verstärker“. Das heißt: Präsentationen, die mittels dieser Methode aufgebaut und ausgearbeitet werden, sind ungleich wirkungsstärker als herkömmliche Präsentationen. Die Presentation-Booster-Methode ist gleichsam der Turbo, der hilft, bei Präsentationen mehr PS auf die Straße zu bringen.

Mit „Methode“ wird die Art und Weise bezeichnet, wie man etwas tut, um ein Ziel zu erreichen. Die Presentation-Booster-Methode zeigt eine systematische Vorgehensweise auf für das Konzipieren, Ausarbeiten und Halten von Präsentationen. Wie schon gesagt: Sie verfolgt das Ziel, dass die Präsentation beim Publikum ankommt und tatsächlich den beabsichtigten Effekt erreicht. Die Methode liefert eine Fülle von strukturierten Arbeitshilfen – Charts – für die verschiedenen Arbeitsphasen.

Mithilfe der Methode können Sie die Bausteine wie aus einem Baukastensystem Schritt für Schritt zu einem schlüssigen Ganzen zusammenfügen – zu IHRER Präsentation.

Anwenden lässt sich die Presentation-Booster-Methode in nahezu allen Bereichen, in denen zielgruppenadäquate Präsentationen gehalten werden, zum Beispiel

■ bei Verkaufspräsentationen, um Kunden schneller und einfacher zu überzeugen,

■ im Marketing, um im Unternehmen Zustimmung für bestimmte marktorientierte Konzepte zu finden,

■ auf Messen, um neue Kunden anzuziehen, und

■ in der Geschäftsleitung, um besser auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter einzugehen.

Die Presentation-Booster-Methode bietet im Wesentlichen drei Vorteile gegenüber dem herkömmlichen Vorgehen beim Erstellen von Präsentationen:

1. Geringere Vorbereitungszeit: Die Vorbereitungszeit für die Präsentationserstellung reduziert sich aufgrund der strukturierten Vorgehensweise und der Module aus dem Baukastensystem.

2. Bessere Präsentationsqualität: Die Qualität der Präsentationen steigt, weil mehr Zeit für das Ausarbeiten der wesentlichen Details zur Verfügung steht. Überdies stehen über die verschiedenen Charts konkrete und leicht umsetzbare Anregungen für die Gestaltung von Medien zur Verfügung.

3. Überzeugendere Präsentationen: Die Zielgruppe wird wesentlich gezielter angesprochen und erreicht, da genau die Vorteile, Argumente und Beweise in die Präsentation kommen, die für die betreffende Zielgruppe relevant und damit handlungsauslösend sind.

1.2 Erweitern Sie Ihr Präsentationswissen

Das Wort Präsentation wird derzeit geradezu inflationär verwendet. Webdesigner bezeichnen eine Internetpräsenz als eine Präsentation, Grafiker sprechen davon, dass sich ein Unternehmen nach außen hin mit seinen Geschäftspapieren, Broschüren und Visitenkarten präsentiert, der Handel beschäftigt sich mit einer verkaufsförderlichen Warenpräsentation. Und Einzelpersonen präsentieren sich in den Social Media mit ihrem persönlichen Profil.

Jeder hat ein anderes Bild vor Augen, wenn von einer Präsentation die Rede ist. Mitunter wird Präsentation gleichgesetzt mit Vortrag. Allerdings: Ein Vortrag kann sowohl in Form einer freien Rede, die ohne Medien auskommt, als auch in Form einer Präsentation mithilfe von Visualisierung gehalten werden.

In diesem Buch beziehe ich mich in erster Linie auf eine enger gefasste Bedeutung von Präsentation:

Eine Präsentation ist ein Vortrag vor Publikum mit visuellen Mitteln.

Die minimale Variante wäre es, wenn jemand einer einzigen Person einen Gedankengang vorträgt und dabei DIN-A4-Blätter mit Informationen oder grafischen Darstellungen zu Hilfe nimmt. Üblicherweise jedoch wird unter Präsentation eine PowerPoint- bzw. eine Zooming-Präsentation verstanden oder eine Keynote, bei der ein Speaker seinen Vortrag auf großer Bühne vor vielen hundert Menschen hält und sich dabei unterstützender Medien bedient.

Um auch noch einen neueren Trend miteinzubeziehen: Ein Webinar gehört für viele ebenfalls zu den Präsentationen, da hier eine Person etwas vorträgt und dabei Visualisierungen einsetzt. Dies wird hier nicht thematisiert – so viel sei aber gesagt: Eine übliche Vortragspräsentation im Internet funktioniert nur bedingt. Der Ablenkungsfaktor ist sehr hoch, sodass die Teilnehmer sehr schnell wegzappen. Webinar-Profis gehen deshalb mittlerweile dazu über, zahlreiche Interaktionen in das Webinar einzubauen, um das Interesse der Teilnehmer hoch zu halten. Damit kommen sie weg von der bloßen Vortragspräsentation und hin zum wirklichen Web-Seminar, so wie es vom Namensursprung her auch eigentlich gedacht ist.

Unterschiedliche Zielsetzungen – verschiedene Klassen von Präsentationen

Es ist wichtig, einen Blick auf die Unterschiedlichkeit von Präsentationen zu werfen. Jede Präsentationsart erfordert aufgrund ihrer spezifischen Zielsetzung einen anderen Aufbau, eine andere Aufbereitung der Inhalte und eine andere Gestaltung und Inszenierung. Beispielsweise muss eine Messepräsentation, mit der Zuschauer an den Messestand gezogen werden sollen, anders aussehen als eine unternehmensinterne Projektpräsentation vor einem Leitungsausschuss. Bei der Messepräsentation sollen Neugier und Interesse geweckt werden, bei der Projektpräsentation geht es darum, klare Informationen zu liefern, sodass Fortschritte erkennbar werden und über das weitere Budget entschieden werden kann.

Prinzipiell unterscheiden wir drei Klassen von Präsentationen:

■ Informationspräsentationen

■ Unterhaltungspräsentationen

■ Überzeugungspräsentationen

Schon die römischen Rhetoriker der Antike haben hinsichtlich der Wirkungsweise einer Rede zwischen belehren (docere), erfreuen (delectare) und bewegen (movere) unterschieden. Die Entsprechungen im Bereich Präsentationen sind die Informations-, die Unterhaltungs- und die Überzeugungspräsentation. Nicht immer kommen sie in Reinform vor, es kann sie auch in einer Mischung geben. Empfehlenswert ist es, immer einen deutlichen Schwerpunkt zu setzen. Im Business-Kontext haben wir meistens mit Informations- und Überzeugungspräsentationen zu tun.

Mit Informationspräsentationen Wissen vermitteln

Informationspräsentationen trifft man hauptsächlich im Bereich Training und Weiterbildung oder in Lehre und Forschung an. Diese Klasse von Präsentationen ist in der Regel sehr sachbezogen und hat als oberstes Ziel die Wissensvermittlung. Dementsprechend wichtig sind die dargebotenen Inhalte. Das Design, der Präsentationsrahmen und der persönliche Auftritt des Präsentators sind zweitrangig. Bei einer Informationspräsentation ist Ihr Ziel, Sachkenntnisse und Erkenntnisse weiterzugeben. Beispielsweise legen Sie dar, wie ein Otto-Motor, eine Solaranlage oder das Finanzierungsinstrument Factoring funktioniert.

Eine Vorlesung ist eine typische Informationspräsentation, wobei manch ein Dozent zu 100 Prozent „belehrt“, während ein Kollege vielleicht zu 80 Prozent doziert und 20 Prozent Unterhaltung beimischt.

Mit Unterhaltungspräsentationen Vergnügen steigern

Unterhaltungspräsentationen dienen dem Vergnügen der Zuschauer. Sie finden sich weniger im Geschäftsbereich. Die Regeln für solche Präsentationen kommen aus dem Comedy-Bereich und lassen sich gut von dort übernehmen. Diese Art von Präsentation wird hier nicht vertieft. Unterhaltung und Humor können natürlich auch für Informations- und Überzeugungspräsentationen interessant sein, weil dies auflockernd wirkt. Mein Tipp an dieser Stelle: Wenn Sie einen guten Gag, einen amüsanten Text, ein lustiges Bild oder Video gesehen haben, speichern Sie es ab. Vielleicht passt es ja irgendwann einmal in eine Ihrer Präsentationen.

Mit Überzeugungspräsentationen Zuschauer beeinflussen

Bei Überzeugungspräsentationen geht es darum, die Zuhörer von etwas zu überzeugen. Die Ziele sind häufig, ein Produkt oder eine Dienstleistung zu verkaufen oder andere Menschen für eine Idee, ein Projekt oder die Beschäftigung mit einem Thema zu gewinnen und ihre Einstellung zu verändern. Manchmal beschränkt sich das Ziel darauf, Bewusstsein für ein Thema oder ein Problem zu schaffen. Es kann genügen, die Zuschauer zum Nachdenken zu bringen. In anderen Fällen geht es darum, eine Entscheidung herbeizuführen.

Sobald Sie das Ziel verfolgen, in den Zuschauern ein Kaufinteresse bzw. einen Kaufwunsch zu wecken, eine Verhaltensänderung, eine Einstellungs- oder Meinungsänderung herbeizuführen, handelt es sich um eine Überzeugungspräsentation. Wenn Sie in diesem Zusammenhang auch Informationen und Wissen weitergeben, soll das lediglich die Überzeugungskraft der Präsentation verstärken.

Abb. 4: Die Garten-Landkarte der Präsentationen

Circa 80 Prozent aller Präsentationen im Business-Kontext fallen in den Bereich der Überzeugungspräsentationen. Dazu gehören Verkaufs-, Marketing-, Presse-, Unternehmens-, Finanz- und Trainingspräsentationen.

Von rational bis emotional, von statisch bis dynamisch

Die Betrachtung verschiedener Präsentationsarten hinsichtlich der beiden Merkmalspaare statisch/dynamisch und rational/emotional ist in der „Garten-Landkarte der Präsentationen“ veranschaulicht.

Auf der x-Achse findet sich die Bandbreite von sehr rationalen bis hin zu sehr emotionalen Präsentationen. Mit „rational“ ist gemeint, dass der Sachbezug im Vordergrund steht und vor allem Zahlen, Daten und Fakten dargelegt werden. Derart sachbezogene Präsentationen haben eine stringente Struktur und logische Argumentationsketten. Aufgestellte Thesen werden untermauert, sei es mit Statistiken, Diagrammen oder Studien. Am anderen Ende wird es „emotional“. Gefühlsbetonte Präsentationen sind darauf ausgelegt, die Zuschauer zu berühren, zu bewegen, zu begeistern und auch zu motivieren.

Auf der y-Achse ist die Spanne von ausgesprochen statisch in der Gestaltungsweise bis hin zu ausgesprochen dynamisch aufgezogen. „Statisch“ meint unbewegte PowerPoint-Folien, Schautafeln und Bilder. „Dynamisch“ sind Animationen und Videosequenzen. Um eine Vorstellung davon zu bekommen, denken Sie bitte an Videoclips oder Fernsehshows mit viel Action, Licht, Rauch und Musik. Der Zuschauer soll mit Effekten eingefangen und in eine Hochstimmung versetzt werden. Wenn man bewusst auf Animationen verzichten will, so tut man dies im rationalen Bereich, um nicht vom Inhalt abzulenken und nicht an Seriosität einzubüßen. Der Grund im emotionalen Bereich liegt darin, dass der Fokus beim Referenten bleiben soll – nichts soll die Zuschauer von ihm ablenken.

Wenn Sie sich die Abbildung 4 ansehen:

■ Wo siedeln Sie Ihre (bisherigen) Präsentationen an?

■ Die Beantwortung dieser Frage gibt Ihnen einen ersten Hinweis, welcher Präsentationsstil von Ihnen bevorzugt werden sollte, weil er Ihrem üblichen Stil entspricht.

1.3 Die vier Phasen der Presentation-Booster-Methode

Die meisten Menschen, die eine Präsentation halten sollen, sitzen zunächst vor einem leeren Blatt und überlegen angestrengt, wie sie beginnen sollen. Andere legen gleich los, füllen Seite auf Seite stehen dann vor der Aufgabe, dem Ganzen eine sinnvolle Struktur zu geben. Wie ist es bei Ihnen?

Gibt es überhaupt eine optimale Vorgehensweise für die Vorbereitung einer Präsentation? Wie sollten Sie beginnen? Was sollten Sie berücksichtigen? Wie lässt sich der Vorbereitungsaufwand reduzieren?

Die Presentation-Booster-Methode beschreibt ein strukturiertes Vorgehen und stellt für jeden Schritt in der Planung und Durchführung einer Präsentation praxiserprobte Module mit veranschaulichenden, Ideen gebenden Charts zur Verfügung:

Abb. 5: Das schrittweise Vorgehen nach der Presentation-Booster-Methode

Die Charts, die Sie in den folgenden Kapiteln im Einzelnen kennenlernen werden, vereinfachen die Analyse, beschleunigen die Erstellung, machen die Präsentationen ansprechender und verhelfen Ihnen als Präsentator zu einem sichereren Auftreten.

Die Präsentationen, die Sie am Ende dieses Prozesses halten, sind publikumswirksam, weil sie die Zielgruppe genau da abholen, wo sie steht.

Analyse, Konzeption, Umsetzung und Auftrittstraining

Um eine Präsentation zuverlässig auszuarbeiten, durchlaufen Sie – dies zeigt Abbildung 5 – vier Phasen.

Die Analysephase und ihre wesentlichen Aspekte

In der Regel starten Sie die Vorbereitung Ihrer Präsentation mit einer Analyse. Sie bestimmen das Präsentationsthema und grenzen es ein. Sie legen die Ziele für die Präsentation fest. Und Sie klären ab, welche Rahmenparameter gegeben sind. Der wesentliche Teil der Analyse jedoch ist die Beschäftigung mit der Zielgruppe.

Abb. 6: Inhalte der Analysephase

Nutzen Sie für Ihre Analyse die in Kapitel 1.4 ausgeführten neun Leitfragen. Die Fragen helfen Ihnen, nichts zu vergessen und einen zielgerichteten Einstieg in die Arbeit an Ihrer Präsentation zu finden. Denken Sie immer daran: Wenn Sie sich über die Antworten nicht im Klaren sind, wird es in den weiteren Phasen schwierig werden, zu einer wirkungsvollen Präsentation zu gelangen.

Als Hilfsmittel zur Analyse der Zielgruppe steht Ihnen das MotivChart zur Verfügung (siehe Kapitel 2). Damit lässt sich die Zielgruppe relativ leicht kategorisieren. Mit der Zuordnung der Zielgruppe zu einem von vier Typen gewinnen Sie Aufschluss über die Einstellungen, das Verhalten und vor allem das Entscheidungsverhalten der jeweiligen Zielgruppe. Die Erkenntnisse über die Zielgruppe fließen ein in die Inhalte, das Design, den Auftritt und den Präsentationsrahmen. Nur so können Sie Ihre Zuhörerschaft mit der Präsentation gezielt ansprechen.

Die Konzeptionsphase und die Kernbotschaft

Sobald die Analyse abgeschlossen ist, folgt die Konzeptionsphase. In dieser Phase geht es darum, die Kernbotschaft zu benennen, den grundsätzlichen Aufbau, die eigentlichen Inhalte, die Dramaturgie und die Argumentationskette festzulegen. Die InhaltsCharts fungieren hier als Hilfsmittel. Detaillierte Informationen zur Konzeptionsphase folgen im dritten Kapitel.

Abb. 7: Inhalte der Konzeptionsphase

Mediengestaltung in der Umsetzungsphase

Nachdem Struktur, Inhalte und Dramaturgie feststehen, geht es in der Umsetzungsphase um die Mediengestaltung. Formen, Farben und Layout werden ausgewählt bzw. entwickelt. Hier zählen Schönheit und Ästhetik. Schönheit liegt im Auge des Betrachters, verschiedene Zielgruppen haben unterschiedliche Geschmäcker und Vorlieben. Die DesignCharts liefern hierzu wichtige Informationen und Anregungen.

Neben der Gestaltung der Medien (etwa Folien-Präsentation) spielt für das erfolgreiche Präsentieren auch der Rahmen, der die Präsentation umschließt, eine wichtige Rolle. Dazu zähle ich zum Beispiel den Vortragsraum, die Lichtatmosphäre und die Leinwand.

Einerseits gibt es natürlich Rahmenbedingungen, die der Vortragende als gegeben hinnehmen muss und auf die er keinen oder nur einen sehr bedingten Einfluss hat. Insofern gehört das Erfassen der Rahmenbedingungen zur Analysephase. Zum anderen aber gibt es Rahmenparameter, die der Präsentator zumindest in einem gewissen Umfang bestimmen kann und die später Teil der Inszenierung werden. Da uns vor allem die beeinflussbaren Aspekte des Präsentationsrahmens interessieren, ist neben dem Modul DesignCharts das Modul RahmenCharts der Umsetzungsphase zugeordnet. Die RahmenCharts helfen Ihnen, den Präsentationsrahmen zu gestalten sowie den Präsentationsort für Ihre Zwecke vorzubereiten und zu nutzen. Detailliertere Informationen zur Umsetzungsphase gibt es in den Kapiteln 4 und 5.

Abb. 8: Inhalte der Umsetzungsphase

Die Trainingsphase: der Präsentator im Mittelpunkt

Nachdem das Konzept für die Präsentation umgesetzt ist, steht in der letzten Phase, der Trainingsphase, der Präsentator im Mittelpunkt. Seine Stimme, seine Mimik, seine Körpersprache, sein gesamtes Auftreten haben einen maßgeblichen Anteil am Präsentationserfolg. Das Training dient dazu, die eigene Wirkung bei der Durchführung des Vortrags zu verbessern. Über die AuftrittsCharts erfahren Sie, welcher Präsentationstyp Sie sind und wie Sie noch besser auf Ihre Zielgruppe eingehen können. Weitere Informationen zur Trainingsphase folgen in Kapitel 6.

Abb. 9: Inhalte der Trainingsphase