Einmaleins der Entgeltabrechnung 2022, ePub

3.1.4.6.5 Datum für ELStAM-Anmeldung ohne Eintritt

Dieses Datum wird benötigt, um Arbeitnehmer anzumelden, die vorher keinen echten Austritt hatten. Dies kann z. B. dann der Fall sein, wenn der Arbeitnehmer während der Elternzeit bei einem anderen Arbeitgeber arbeitet.

3.1.4.6.6 Datum für ELStAM-Abmeldung ohne Austritt

Dieses Datum wird benötigt, um Arbeitnehmer steuerlich abzumelden, bei denen das arbeitsrechtliche Beschäftigungsverhältnis jedoch bestehen bleibt. Dies kann z. B. dann der Fall sein, wenn der Arbeitnehmer während der Elternzeit bei einem anderen Arbeitgeber arbeitet.

3.1.4.6.7 Referenzdatum

Das ‌Referenzdatum ist ein Datenfeld zur Identifikation des Datenabrufs. Über dieses Datum wird bei einer Abmeldung der Bezug zum richtigen Datensatz hergestellt. Beim Einstieg in das Verfahren muss das aktuelle Datum als Referenzdatum mit angegeben werden. Nach dem Start des Verfahrens ist das Referenzdatum immer das Eintrittsdatum.

Für weitere Meldungen wird auf der Datenbank eine 1:1-Beziehung hergestellt.

3.1.4.7 Bildung der ELStAM

Grundlage für die Bildung der Lohnsteuerabzugsmerkmale sind die von den Meldebehörden mitgeteilten melderechtlichen Daten, wobei die Finanzverwaltung grundsätzlich an diese melderechtlichen Daten gebunden ist.

Zuständig für die Bildung der Lohnsteuerabzugsmerkmale ist in der Regel das Wohnsitzfinanzamt des unbeschränkt einkommensteuerpflichtigen Arbeitnehmers. Ändert sich der Familienstand eines Arbeitnehmers, z. B. durch Eheschließung, Begründung einer Lebenspartnerschaft, Tod des Ehegatten/Lebenspartners oder Scheidung, führt dies automatisch dazu, dass die nach Landesrecht für das Meldewesen zuständigen Behörden die melderechtlichen Änderungen des Familienstandes an die Finanzverwaltung übermitteln.

3.1.4.8 Rückmeldung der ELStAM

Der ‌ELStAM-Datensatz beinhaltet folgende Informationen:

 Steuer-ID des Arbeitnehmers,

 Datum der Bereitstellung,

 Datum „gültig ab“,

 Steuerklasse,

 bei Anwendung des Faktorverfahrens den Minderungsfaktor zur Steuerklasse IV,

 Religion des Steuerpflichtigen,

 ggf. auch Religion des Ehegatten/Lebenspartners,

 Freibetrag/Hinzurechnungsbetrag,

 Anzahl Kinderfreibeträge.

Nach erfolgreichem ELStAM-Abruf hat der Arbeitgeber die abgerufenen ELStAM grundsätzlich für die nächste auf den Abrufzeitpunkt folgende Lohnabrechnung anzuwenden und im Lohnkonto aufzuzeichnen.

Der Datensatz enthält nur dann ein Kirchensteuermerkmal, wenn in dem Bundesland des Arbeitgebers Kirchensteuer einbehalten werden muss.

3.1.4.9 Aktionen beim Eintritt

Aktionen beim Eintritt eines Arbeitnehmers:

1 Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber seine Steuer-ID und sein amtliches Geburtsdatum (aus dem Personaldokument) nennen. Die Daten werden in dem System gespeichert. Hat der Arbeitnehmer eine Positivliste auf der ELSTER-Datenbank eingerichtet, muss er den Arbeitgeber zulassen.

2 Eine Anmeldung kann erst nach dem Eintrittsdatum erfolgen. Evtl. ist ein Wiedervorlagedatum zu erfassen. In Zukunft soll es möglich sein, die Anmeldung vorher durchzuführen (Zukunftsmeldung).

3 Der Arbeitgeber meldet den Mitarbeiter auf der ELSTER-Datenbank an und übermittelt die Steuer-ID und das Geburtsdatum des Arbeitnehmers sowie die Steuernummer des Arbeitgebers. Sollte ein Dienstleister die Payroll ausführen, ist dessen Steuernummer zu melden. Dabei ist zu beachten, dass Unternehmen häufig mehrere Steuernummern erhalten (für Umsatzsteuer, für Lohnsteuer, für Körperschaftssteuer). Für die Teilnahme an ELStAM muss die Steuernummer verwendet werden, mit der auch die Lohnsteueranmeldung (siehe Kap. 6.2.2.1) übermittelt wird.

4 Der Arbeitgeber (Dienstleister) erhält eine E-Mail, dass die Daten bereitstehen.

5 Der Arbeitgeber ruft die Daten ab und spielt sie in sein System ein.

In der ELStAM-Datenbank kann eine falsche Anmeldung (derzeit) nicht storniert werden. Um eine mit falschem Datum vorgenommene Anmeldung zurückzunehmen, ist gegenwärtig nur der Weg über eine Abmeldung am gleichen Tag möglich. In diesem Fall wird aber in der Datenbank ein steuerliches Arbeitsverhältnis von einem Tag gespeichert. Hierbei ist allerdings zu beachten, dass mit der Anmeldung automatisch beim alten Arbeitgeber eine Abmeldung vorgenommen wird. Diese muss korrigiert werden.

Beispiel

Arbeitnehmer soll zum 01.04. eingestellt werden.

Neuer AG – meldet den AN zum 01.04. an und erhält LSt-Klasse I

Alter AG – hat noch nicht abgemeldet und erhält für April die LSt-Klasse VI

Neuer AG – Personalabteilung informiert, dass AN erst am 01.05. beginnt

Neuer AG – Abmeldung des AN zum 01.04. – damit Arbeitsverhältnis von 1 Tag

Alter AG – meldet den AN zum 01.04. ab

Alter AG – meldet den AN zum 02.04. an – bekommt LSt-Klasse I

3.1.5 ‌Sozialversicherungsausweis
3.1.5.1 Allgemeines

Der Rentenversicherungsträger verschickt an alle Versicherten einen Sozialversicherungsausweis (SV-Ausweis). Dieser enthält die Versicherungsnummer und die persönlichen Daten des Arbeitnehmers. Da der Ausweis nicht fälschungssicher ist, wurde die Mitführungspflicht zum 31.12.2008 abgeschafft. Mit dem 6. SGB IV-Änderungsgesetz ist die Einführung eines maschinell auslesbaren SV-Ausweises beschlossen worden. Im Bundesanzeiger wurde am 18.12.2020 die Grundsätze für die Gestaltung und des Verfahrens des Sozialversicherungsausweis veröffentlicht.

Der Sozialversicherungsausweis enthält die in § 18h Abs. 1 Satz 1 SGB IV bestimmten sowie zusätzlichen Angaben:

1 den Aufdruck „Sozialversicherungsausweis“ (mehrsprachig),

2 die Versicherungsnummer,

3 den Familiennamen,

4 den Geburtsnamen,

5 den Vornamen,

6 den Aufdruck „Deutsche Rentenversicherung“,

7 das Ausstellungsdatum und

8 die Nummern 2 bis 5 und 7 codiert aufgebracht.

Ein Sozialversicherungsausweis ist auszustellen, wenn

1 eine Versicherungsnummer durch die Datenstelle der Rentenversicherung vergeben wird,

2 der Sozialversicherungsausweis zerstört worden, abhandengekommen oder unbrauchbar geworden ist oder

3 sich die Versicherungsnummer, der Familienname oder der Vorname geändert hat.

Beim Verlust des Sozialversicherungsausweises oder beim Wiederauffinden verpflichtet der Gesetzgeber die Inhaberin bzw. den Inhaber, dies der zuständigen Einzugsstelle (§ 28i SGB IV) oder dem Rentenversicherungsträger unverzüglich anzuzeigen.

Eine Person darf nur einen auf ihren Namen ausgestellten Sozialversicherungsausweis besitzen; unbrauchbare und weitere Sozialversicherungsausweise sind an die zuständige Einzugsstelle oder den Rentenversicherungsträger zurückzugeben.

Abbildung 3.1: Sozialversicherungsausweis

3.1.6 Mitführungspflicht von Personaldokumenten

Der SV-Ausweis ist für eine Prüfung nicht ausreichend und wird daher nicht für Prüfungszwecke herangezogen.

Arbeitnehmer, die in den nachstehend genannten Branchen arbeiten, müssen Personaldokumente mitführen. Dies kann der Personalausweis oder der Pass sein. Ein Führerschein wird nicht akzeptiert.

Der Arbeitgeber muss seine betroffenen Arbeitnehmer über die Mitführungs- und Vorlagepflicht informieren. Der Nachweis über die Information ist den Lohnunterlagen beizulegen.

Unterlässt der Arbeitgeber die Information oder kann er sie nicht nachweisen, können Bußgelder erhoben werden (bis 1.000 €). Haben Arbeitnehmer ihre Personalpapiere nicht dabei, kann ihnen ein Bußgeld (bis 5.000 €) drohen. Branchen, in denen die Arbeitnehmer ihre Personaldokumente mitführen müssen, sind:

 Bau,

 Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe,

 Personenbeförderung,

 Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe,

 Schaustellergewerbe,

 Forstwirtschaft,

 Gebäudereinigung,

 Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen,

 Fleischwirtschaft.

3.2 ‌Ende der Beschäftigung
3.2.1 Tätigkeiten bei Austritt

Beim Austritt eines Arbeitnehmers hat der Arbeitgeber eine Reihe von Pflichten zu erfüllen (als Hilfestellung finden Sie in Kap. 14 eine Checkliste zu diesem Thema).

Dazu gehören z. B.:

 Abschluss des Lohnkontos,

 elektronische Übermittlung der ‌Lohnsteuerbescheinigung,

 Abmeldung des Arbeitnehmers bei der zuständigen Krankenkasse,

 Bescheinigung über den bereits gewährten bzw. abgegoltenen Urlaub,

 Bescheinigung über bereits genommene Elternzeit,

 

 Ausstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses,

 Ausfüllen der sogenannten Arbeitsbescheinigung, die der Agentur für Arbeit zur Berechnung eines eventuellen Arbeitslosengeldes dient.

Hinweis

Über die Besonderheiten, die sich bei einem Austritt oder auch Eintritt während des Monats, also nicht zum Monatsletzten bzw. Monatsersten, ergeben, gibt das Kap. Teillohnzahlungszeitraum (siehe Kap. 7) Auskunft.

3.2.2 ‌Abmeldung ausgeschiedener Arbeitnehmer
3.2.2.1 ELStAM

Aktionen beim Austritt eines Arbeitnehmers:

1 Die Daten werden in dem System gespeichert.

2 ‌Der Arbeitgeber meldet den Mitarbeiter bei der ELStAM-Datenbank ab. Bei einer Nachzahlung von laufenden Bezügen (z. B. Mehrarbeit) muss nach den Merkmalen des Austrittsmonats abgerechnet werden. Da im System die ELStAM bis zum Austrittsdatum gespeichert sind, erfolgt die Rückrechnung problemlos. Werden „sonstige Bezüge“, also einmalige Zahlungen, vorgenommen, muss sich der Arbeitgeber erneut anmelden. Je nach Status erfolgt die Abrechnung mit der LSt-Klasse VI (Nebenarbeitgeber) oder LSt-Klasse I bis V (Hauptarbeitgeber).

3.2.2.2 Sozialversicherung

Ausgeschiedene Mitarbeiter müssen bei ihrer Krankenkasse abgemeldet werden. Als Abgabegrund ist der Meldeschlüssel 30 (Ende einer versicherungspflichtigen Beschäftigung) anzugeben. Die Abmeldung ist mit der nächsten Entgeltabrechnung an die Krankenkasse zu entrichten, bei welcher der Arbeitnehmer versichert ist bzw. an welche die Beiträge für ihn abgeführt wurden.

3.2.2.3 Meldung Unfallversicherung

Seit dem Meldejahr 2015 ist erstmals die UV-Jahresmeldung (Meldegrund 92) zu erstellen. Diese Meldung ist auch beim Austritt des Arbeitnehmers neben der Meldung zur Sozialversicherung abzusetzen.

Hinweis

Eine Übersicht über die verschiedenen Meldegründe, die nach der DEÜV (Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung) anzugeben sind, befindet sich im Anhang dieses Buches (siehe Kap. 13.6).

Kapitel 4:
‌Steuerrechtliche Abzüge
4.1 Rechtsgrundlagen

Die nachstehende Auflistung zeigt einige für das Steuerrecht relevante Rechtsgrundlagen:

 Einkommensteuergesetz (EStG),

 Gewerbes‌teuergesetz (GewStG),

 Umsatzsteuergesetz (UStG),

 Vermögensbildungsgesetz (VermBG),

 Abgabenordnung (AO),

 ‌Alterseinkünftegesetz (AltEinkG),

 Lohnsteuerdurchführungsverordnung (LStDV),

 Lohnsteuerrichtlinien (LStR),

 Amtliche Hinweise zu den Lohnsteuerrichtlinien (LStH),

 Solidaritätszuschlagsgesetz (SolZG),

 BMF-Schreiben,

 Erlasse der Finanzministerien der Länder,

 Auslandstätigkeitserlass (ATE),

 Doppelbesteuerungsabkommen (DBA),

 Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD),

 Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs und der Finanzgerichte.

4.2 Lohnsteuer
4.2.1 Lohnsteuer als Teil der Einkommensteuer

Der ‌Einkommensteuer unterliegen nach § 2 Abs. 1 EStG folgende Einkünfte:

 Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft (§ 13 EStG),

 Einkünfte aus Gewerbebetrieb (§ 15 EStG),

 Einkünfte aus selbständiger Arbeit (§ 18 EStG),

 Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit (§ 19 EStG),

 Einkünfte aus Kapitalvermögen (§ 20 EStG),

 Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung (§ 21 EStG),

 sonstige Einkünfte im Sinne des § 22 EStG (z. B. Renten).

Die Lohnsteuer ist eine besondere Erhebungsform der Einkommensteuer und somit keine eigene Steuerart. Lohnsteuer fällt für Arbeitslohn an. ‌Arbeitslohn gehört zu den Einkünften aus nichtselbständiger Tätigkeit.

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Lohnsteuer richtig zu berechnen und fristgerecht an das Finanzamt abzuführen. Für falsch abgeführte Lohnsteuerbeträge kann er in Haftung genommen werden.

In der Einkommensteuer gibt es nur zwei Berechnungsmethoden, die „‌Grundtabelle“ für Ledige und die „‌Splittingtabelle“ für Verheiratete/Lebenspartnerschaften. Grundsätzlich kann davon ausgegangen werden, dass die Einkommensteuer in der Splittingtabelle (wenn beide Ehepartner/Lebenspartner ein Einkommen haben) mit der Einkommensteuer in der Grundtabelle identisch ist, wenn beide Ehepartner/Lebenspartner einzeln betrachtet werden. Die nachstehende Tabelle soll dies verdeutlichen:

4.2.2 ‌Berechnung der steuerlichen Abzüge

Die Ausgangsbasis für die Berechnung der Lohnsteuer bildet das Steuerbrutto. Es ermittelt sich aus dem Gesamtbrutto (Summe aller Bruttobezüge) abzüglich steuerfreier und pauschalierter Bezüge.

Der Abzug eventueller Freibeträge bzw. die Addition von Hinzurechnungsbeträgen ergibt die Bemessungsgrundlage (Berechnungsgröße) für die Lohnsteuerermittlung.

Steuerbrutto

– monatliche persönliche Freibeträge

+ monatliche persönliche Hinzurechnungsbeträge

– zu berücksichtigende Beiträge zu KV und PV

– monatliche allgemeingültige Freibeträge

____________________________________________

= Bemessungsgrundlage für die Steuerberechnung

4.2.3 Steuertarif

Der Steuertarif unterteilt sich in mehrere Tarifzonen:

Tarifzone 1 (Nullzone): Ist das zu versteuernde Einkommen (zvE) pro Jahr nicht höher als 9.984 €, fällt keine Einkommensteuer an.

Tarifzone 2 (Progressionszone 1): Erst wenn das (abgerundete) zvE 9.985 € übersteigt, fällt Einkommensteuer an. Im Eingangsbereich der Tarifzone 2 gilt ein Grenzsteuersatz von 14 % (Eingangssteuersatz). Danach steigt der Grenzsteuersatz bis zu einem zvE von 14.926 € linear auf rund 24 % an. Der Grenzsteuersatz steigt somit in dieser Zone für je 1.000 € zusätzliches Einkommen um rund 1,95 Prozentpunkte.

Tarifzone 3 (Progressionszone 2): Ab einem zvE von 14.927 € bis zu 58.596 € steigt der Grenzsteuersatz dann ebenfalls linear, aber nicht mehr so steil wie in Tarifzone 2, von 24 % bis auf 42 % an. Der Grenzsteuersatz steigt somit in dieser Zone für je 1.000 € zusätzliches Einkommen um rund 0,46 Prozentpunkte.

Über beide Progressionszonen betrachtet steigt der Grenzsteuersatz für je 1.000 € zusätzliches Einkommen durchschnittlich um rund 0,62 Prozentpunkte.

Tarifzone 4 (Proportionalzone 1): Ab einem zvE von 58.597 € bleibt der Grenzsteuersatz konstant bei 42 %; d. h., von jedem Euro, um den sich das zvE in dieser Zone erhöht, wird – ohne Berücksichtigung der Rundungsregelung – eine Steuer von 0,42 € fällig. Dies gilt bis zu einem Betrag von 277.825 € für Ledige bzw. 555.650 € für Verheiratete/Lebenspartnerschaften.

Tarifzone 5 (Proportionalzone 2): Diese zweite Proportionalzone wurde als sogenannte „Reichensteuer“ ab 2007 hinzugefügt. Ab einem zvE von 277.826 € (Ledige) bzw. 555.652 € (Verheiratete/Lebenspartnerschaften) beträgt der Grenzsteuersatz 45 %, d. h., von jedem Euro, um den sich das zvE in dieser Zone erhöht, wird – ohne Berücksichtigung der Rundungsregelung – eine Steuer von 0,45 € fällig.

Abbildung 4.1: Steuertarif

Hinweis

Die vorstehend genannten Werte beziehen sich auf die Grundtabelle. In der Splittingtabelle sind die Eurowerte zu verdoppeln.

Hinweis

Der Grundfreibetrag wurde für 2022 auf 9.984 € erhöht.

4.2.3.1 Unterschiedliche Formen

Zu unterscheiden sind die ‌allgemeine Lohnsteuertabelle und die ‌‌besondere Lohnsteuertabelle. Mit dem Begriff „Tabelle“ ist eine besondere Berechnungsformel gemeint, da durch den Formeltarif keine Tabellen mehr veröffentlicht werden.

Im Normalfall ist für Beschäftigte in der Privatwirtschaft die allgemeine Lohnsteuertabelle anzuwenden.

Die besondere Lohnsteuertabelle berücksichtigt solche Arbeitnehmer, die keinen eigenen Anteil zur Rentenversicherung bezahlen müssen (z. B. Gesellschafter-Geschäftsführer, Beamte, weiterbeschäftigte Altersrentner mit Vollrente).

Für diese Beschäftigten wird nur eine gekürzte Vorsorgepauschale gewährt, die in die besondere Lohnsteuertabelle eingearbeitet ist. Somit ergibt sich aus der besonderen Lohnsteuertabelle eine höhere Lohnsteuer. Sowohl die allgemeine als auch die besondere Lohnsteuertabelle unterteilen sich in die:

 ‌Monatslohnsteuertabelle für den laufenden ‌Arbeitslohn,

 ‌Jahreslohnsteuertabelle für sonstige Bezüge,

 ‌Tageslohnsteuertabelle für Teillohnzahlungszeiträume.

Der Lohnsteuerabzug erfolgt entsprechend den über das ELStAM-Verfahren gemeldeten steuerrechtlichen Merkmalen (Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Konfession, Freibeträge).

‌Laufende Bezüge, die dem Arbeitnehmer gemäß LStR 39b.2 regelmäßig fortlaufend zufließen, wie beispielsweise:

 Monatsgehälter,

 Monatslöhne,

 Mehrarbeitsvergütungen,

 Zuschläge,

 geldwerte Vorteile aus der ständigen Überlassung von Dienstwagen zur privaten Nutzung,

 Nachzahlungen und Vorauszahlungen für das laufende Kalenderjahr,

 ‌Arbeitslohn für Lohnzahlungszeiträume des abgelaufenen Kalenderjahres, der innerhalb der ersten drei Wochen des nachfolgenden Kalenderjahres zufließt,

werden für die Berechnung der Lohnsteuer den Lohnzahlungszeiträumen zugerechnet, für die sie geleistet werden. Die Lohnsteuer errechnet sich dabei aus der Monats-, Wochen- oder Tagestabelle.

Die ‌Tagestabelle kommt dann zum Einsatz, wenn ein sogenannter Teillohnzahlungszeitraum entsteht, z. B. beim Eintritt oder Austritt während des Monats.

‌Sonstige Bezüge bilden den Gegensatz zum laufenden Arbeitslohn. Beispiele dafür sind:

 Urlaubsgelder,

 Weihnachtsgelder,

 Abfindung,

 Tantieme,

 Nachzahlung von Arbeitslohn für das Vorjahr.

Solche Bezüge werden nicht regelmäßig, sondern meistens nur einmal im Jahr zweckgebunden und zusätzlich zum laufenden Arbeitslohn vergütet (LStR 39b.2). Sonstige Bezüge sind unter Anwendung eines besonderen Berechnungsverfahrens nach der ‌Lohnsteuerjahrestabelle in dem Monat zu versteuern, in dem sie dem Arbeitnehmer zufließen (‌Zuflussprinzip).