Czytaj książkę: «Тайм-менеджмент. Простые рецепты повышения личной эффективности от Марата Салихова», strona 2

Планируйте

Непреложная истина тайм-менеджмента: план дня должен быть. План существует не для того, чтобы загнать себя в жесткие рамки и не реагировать на изменяющиеся внешние обстоятельства. План – это как раз способ в изменяющихся обстоятельствах ориентироваться.

Для того, чтобы держать все свои задачи под контролем, нужны всего три основных раздела в вашей системе планирования.

1. День: задачи на сегодня – план дня в ежедневнике.

2. Неделя: среднесрочные задачи – выполнение которых прогнозируется в ближайшие неделю-месяц.

3. Год: долгосрочные задачи – все прочие.

Нужен не жесткий план на период, а жесткие правила перемещения задач между разделами. Вечером, при планировании следующего дня, просматривается раздел «Неделя». Все «дозревшее до выполнения», наиболее актуальное, переносится в раздел «День». Раз в неделю, при планировании следующей недели, просматривается раздел «Год». Все наиболее актуальное переносится в раздел «Неделя». Такая система позволяет не загонять себя в рамки жесткого плана, не пытаться прописывать будущее слишком детально. Кроме того, вы не пускаете все на самотек, гарантируете себе, что нужная задача вспомнится в нужное время за счет регулярного просмотра разделов «Неделя» и «Год». Планируя неделю, нужно помнить, что:

• Понедельник – это трамплин недели, разминочный день. Поставьте на него несложные, но важные задачи с минимальным уровнем творчества. Можете делать все, что связано с редактированием, завершением крупных задач. Сделайте подготовительные работы, которые потребуются вам для более серьезных дел на протяжении недели. Проведите несложные встречи или совещания. А еще этот день хорошо подходит для планирования вашей недели. Это не требует слишком больших энергетических и творческих задач, однако, сразу настраивает вас на успех, что и нужно в самом начале недели.

• Вторник и среда – пик продуктивности и вы должны использовать его по максимуму. Запланируйте на эти дни самые высокозатратные дела, которые требуют максимальной концентрации внимания: мозговые штурмы, тяжелая рутина, написание отчетов, сложные переговоры, публичные выступления. Такие дела еще называют «слонами». Расправьтесь с этими «слонами» за два дня.

• Четверг – плато продуктивности. 2-дневный марш-бросок наверняка подточил ваши силы. А потому в четверг можно несколько сбавить обороты. Но останавливаться пока рано. Это идеальный день для проведения разного рода встреч. Они не так истощают ваше внимание, как «слоны», но все же требуют определенных усилий – если вы, конечно, хотите сделать их продуктивными.

• Пятница – подводим итоги. Вам остаются всего какие-то часы до завершения рабочей недели. Убедитесь, что они будут действительно качественным ее окончанием. Занимайтесь поиском информации, исследованиями, долгосрочным планированием. Подведите итоги, красиво оформите завершенные проекты. Пятница чем-то напоминает понедельник, но предрасполагает к большему творчеству. Вы хорошо потрудились, а значит есть повод наградить себя так, как вы того пожелаете.

Конечно, подобное расписание недели не единственно верное, и вам часто придется его нарушать. Иногда целые недели проходят как вторник и среда – в полном напряжении сил. Но такая система поможет вам разумно распределять свои силы и добиваться максимальной продуктивности, не жертвуя своим самочувствием.

Теперь нам нужно распланировать каждый конкретный день. Существует множество подходов. Я приведу несколько примеров. Выбрать можно один из них, либо скомбинировать и создать свой, который будет подходить именно вам. Главное – не превратить планирование в тяжелую, невыполнимую задачу, которая будет занимать больше времени, чем сами цели.

1) Ежедневник. При планировании дня мы имеем дело с тремя типами задач:

«жесткие» – привязанные к конкретному моменту времени («презентация в 12.00»);

«гибкие» – не привязанные к жесткому времени («узнать время презентации»);

«бюджетируемые» задачи – крупные приоритетные задачи, не имеющие жесткого срока исполнения, но требующие большого ресурса времени («подготовиться к презентации – 2 часа»).

Алгоритм планирования дня следующий (на примере ежедневника с обзором дня).

1. В свободном пространстве (как правило, расположенном в ежедневниках справа от сетки времени) составьте полный список «гибких» задач (не привязанных к точному времени).

2. Выделите красным 2–3 приоритетные задачи. Выполнение «гибких» задач начинайте именно с них.

3. На сетке времени запланируйте «жесткие» встречи – привязанные к точному времени. Для приоритетных задач, требующих достаточно большого ресурса времени, забюджетируйте это время.

4. Время между «жесткими» встречами в ходе дня заполняйте, начиная с выполнения «красных» задач.

Чтобы ваш день проходил эффективно, рекомендую рассчитывать не столько на ваши планы и ожидания, сколько на то, что все может измениться и придется эти планы менять.

2) Матрица Эйзенхауэра. Эта техника помогает быстро рассортировать список дел, даже если их много. Внешне все выглядит предельно просто – смотрим на список задач и по каждой отвечаем себе на два вопроса: Это важно? Это срочно?

Берем лист бумаги и делим его на четыре части. Получаем четыре квадрата, в которые и заносим ответы на эти два вопроса.

Квадрат A: важные и срочные дела

Дела, невыполнение которых ставит под угрозу достижение цели. Задачи, которые необходимо решить, чтобы избежать больших затруднений в жизни. Вопросы здоровья. Если вы очень эффективный человек, то этот квадрат будет у вас пустым: вы просто не доведете дела до попадания в «пожарный» сектор. Но таких людей очень мало. Самое главное, чтобы дела там бывали нечасто и в небольшом количестве. Если там половина вашего списка задач – беда. Но паниковать не стоит. Чтобы этот квадрат пустовал, сначала нужно поработать над содержанием других секторов.

Квадрат B: важные, но не срочные дела

Основная деятельность. Здесь находятся задачи, которым нужно уделять максимум внимания. Кто хорошо работает с этим квадратом – того и ждет успех в достижении целей. Важные задачи, которые не горят, а значит, мы не делаем их в состоянии, близком к панике. Нет никаких препятствий, чтобы выполнить их максимально эффективно. Только не затягивайте – задачи из этого квадрата могут перейти в сектор А.

Квадрат C: срочные, но не важные дела

Отвлекающие факторы. Выполнение этих задач не помогает достичь цели, они мешают сосредоточиться на действительно важном, снижают эффективность и выматывают. Есть риск спутать дела из этого сектора с делами квадрата А и получить неразбериху в приоритетах.

Квадрат D: не срочные и не важные дела

Удивительный квадрат, потому что тут находятся дела: не несущие никакой пользы, но они наши любимые. Во многих случаях полезно не только заниматься ими в последнюю очередь, но и не заниматься ими вообще. Хотя знать о них непременно нужно, т. к. именно они являются «пожирателями времени».

3) Метод Альпы (ALPEN). Альпен является аббревиатурой с немецкого языка и расшифровывается как:

A – задачи (все встречи и дела). Запишите на лист бумаги всё, что вы хотите сделать за день. Рассмотрите задачи, вытекающие из ваших еженедельных и ежемесячных целей, непредвиденные задачи, новые добавленные действия и рутинные действия, а также ваши встречи.