Корпоративное управление в малом и среднем бизнесе

8.5. Функции корпоративного секретаря и их реализация

Корпоративный секретарь обязан лично выполнять функции секретаря совета директоров и секретаря комитетов совета директоров для обеспечения взаимосвязи деятельности всех комитетов и совета директоров общества.

Согласно положению о корпоративном секретаре в его аппарат входят 5—7 человек. Трудовые договоры с сотрудниками аппарата подписывает генеральный директор корпорации. Руководитель аппарата подчиняется корпоративному секретарю. В свою очередь корпоративный секретарь находится в непосредственном подчинении председателя совета директоров. В целях оптимизации процесса управления оперативное руководство корпоративным секретарем также осуществляется генеральным директором. Трудовой договор с корпоративным секретарем от имени общества подписывается председателем совета директоров.

Обязанности сотрудников аппарата корпоративного секретаря могут распределяться следующим образом: один из сотрудников является секретарем правления, а каждый из сотрудников аппарата – секретарем какого-либо комитета, созданного при правлении компании. В результате согласно положению о корпоративном секретаре и аппарате корпоративного секретаря корпоративный секретарь обеспечивает выполнение таких функций, как:

– организация подготовки и обеспечение проведения общего собрания акционеров;

– обеспечение работы совета директоров и его комитетов;

– обеспечение работы правления и его комитетов;

– контроль за надлежащим ведением реестра владельцев именных ценных бумаг общества регистратором обшества, в том числе взаимодействие с регистратором;

– обеспечение реализации дивидендной политики общества;

– поддержка и развитие программы общества, взаимодействие с банком-депозитарием обшества;

– обеспечение выполнения требований листинга на российских и зарубежных фондовых биржах, на которых обращаются акции обшества;

– обеспечение раскрытия информации в соответствии с действующим законодательством, нормами и требованиями;

– поддержание и развитие корпоративных стандартов общества в соответствии с действующим законодательством;

– ведение архива документов, связанных с деятельностью корпоративного секретаря.

Обеспечивая выполнение требования к составу совета директоров, корпоративный секретарь в процессе своей работы осуществляет следующие шаги:

– в начале каждого финансового года корпоративный секретарь доводит до сведения руководства общества необходимость иметь в составе следующего совета директоров, который будет избираться

на ближайшем общем собрании акционеров, как минимум трех независимых директоров, один из которых должен являться финансовым экспертом комитета по аудиту, а также список критериев к данным лицам, для того чтобы руководство общества имело возможность повстречаться с представителями акционеров, владеющих более чем 2% голосующих акций общества, чтобы проинформировать о требованиях, которые впоследствии будут предъявлены к составу совета директоров;

– получив документы о вьщвижении кандидатов, корпоративный секретарь направляет в адрес данных кандидатов анкету кандидата в совет директоров и в ревизионную комиссию. Анкета кандидата в совет директоров требует от кандидата представление такой информации, как:

– фамилия, имя, отчество;

– должность по основному месту работы;

– контактные и паспортные данные;

– список аффилированных с кандидатом лиц;

– информация, необходимая для определения кандидата как независимого директора и финансового эксперта, а также подтверждающие документы (в случае, если кандидат может быть признан финансовым экспертом);

– размер получаемых вознаграждений за прошедший год от аффилированных с компанией лиц;

– владение ценными бумагами общества, аффилированных с обществом, в которое его вьщвигают;

– информация о компаниях, в которых кандидат состоит в органах управления или контроля;

– информация о компаниях, в состав органов управления которых кандидат также будет вьщвинут или уже выдвинут;

– согласие на раскрытие информации, указанной в анкете, в годовых отчетах общества, на сайте и т. д.

– корпоративный секретарь также готовит к заседанию комитета по кадрам и вознаграждениям и к совету директоров информацию о признании предложений акционеров общества в отношении выдвижения кандидатов в совет директоров и ревизионную комиссию как соответствующих требованиям законодательства РФ и внутренним документам общества;

– заполненная анкета каждого кандидата представляется на рассмотрение комитету по кадрам и вознаграждениям совета директоров на момент рассмотрения предложений акционеров компании о выдвижении кандидатов в совет директоров и в ревизионную комиссию, но данные анкеты на этот момент используются только

для сведения в связи с невозможностью отказать во включении в список кандидатов по иным причинам, чем это определено Федерации законом «Об акционерных обществах».

Информация по данной анкете подробно анализируется при подготовке информации о каждом кандидате в совет директоров и в ревизионную комиссию и указывается в материалах общего собрания акционеров. Рекомендация действующего совета директоров по каждому кандидату не предоставляется акционерам, но в биографии каждого кандидата отмечаются те стороны, благодаря которым совет директоров хотел бы, чтобы данный кандидат был избран общим собранием акционеров.

На первом заседании совета директоров рассматриваются в обязательном порядке следующие вопросы:

– избрание председателя совета директоров и заместителя председателя;

– признание некоторых членов совета директоров независимыми директорами;

– избрание комитетов по аудиту, по стратегическому планированию, по кадрам и вознаграждениям;

– признание одного из членов совета директоров финансовым экспертом комитета по аудиту.

При рассмотрении данных вопросов совет директоров использует информацию, подготовленную корпоративным секретарем на основе заполненных анкет. Совет директоров при рассмотрении вопроса о составе комитетов учитывает также те ограничения, которые накладывают законодательство РФ и применимое законодательство США на состав комитетов.

8.6. Формирование основных комитетов и их задачи

Комитеты совета директоров предназначены для предварительного рассмотрения наиболее важных вопросов и подготовки рекомендаций совету директоров для принятия решений по таким вопросам.

В целях упорядочения деятельности комитетов совету директоров рекомендуется утвердить внутренний документ, предусматривающий порядок их формирования и работы.

Основная роль в организации деятельности комитета принадлежит его председателю, главная задача которого – обеспечение объективности при выработке комитетом рекомендаций совету директоров.

Комитет по стратегическому планированию способствует повышению эффективности деятельности общества в долгосрочной перспективе. Он призван исполнять основную роль в определении

стратегических целей и приоритетных направлений деятельности общества, выработке рекомендаций по дивидендной политике, оценке эффективности деятельности общества в долгосрочной перспективе, по корректировке существующей стратегии развития общества, с учетом тенденций на товарных рынках и рынках капиталов, результатов деятельности общества и его конкурентов, а также других факторов.

Комитет по аудиту обеспечивает контроль совета директоров над финансово-хозяйственной деятельностью общества. Согласно российским стандартам корпоративного управления комитет по аудиту должен состоять из независимых директоров общества.

Нормативными актами Комиссии США по ценным бумагам и фондовым биржам определено, что если у компании в совете директоров присутствует мажоритарный акционер, то его представитель может являться наблюдателем комитета по аудиту. При этом данное лицо:

– должно удовлетворять требованию о независимости в части отсутствия вознаграждения, предусмотренного ст. 10А (т) Закона о биржах, в соответствии с которым члену комитета по аудиту запрещается прямо или косвенно получать какое-либо вознаграждение за консультационные услуги или иную компенсацию от компании или ее дочерних компаний, за исключением вознаграждения за исполнение обязанностей члена совета директоров компании и какого-либо из его комитетов;

– должно обладать только статусом «наблюдателя» в комитете;

– не имеет права голоса при голосовании на заседаниях комитета и не является членом комитета;

– не должно являться председателем комитета;

– не должно являться исполнительным должностным лицом общества.

Помимо этого, согласно требованиям применимого законодательства США, один из членов комитета должен обладать статусом «финансового эксперта комитета по аудиту», т.е. иметь следующую квалификацию:

– опыт подготовки, аудита, анализа или оценки финансовой отчетности, в целом сравнимой по объему и уровню сложности бухгалтерских вопросов с объемом и уровнем сложности, которые могут встречаться в финансовой отчетности компании, или опыт непосредственного руководства одним или более сотрудниками, занимающимися такой деятельностью;

– знание или опыт работы с процедурами внутреннего контроля при составлении финансовой отчетности;

– знание функций комитета по аудиту;

– образование и/или опыт работы в качестве ведущего финансового должностного лица, главного бухгалтера, финансового контролера, бухгалтера, аудитора или лица, выполняющего аналогичные функции;

– опыт работы по надзору или оценке деятельности компаний или бухгалтеров в части подготовки, аудита или оценки финансовой отчетности;

– опыт работы по составлению и/или трансформации финансовой отчетности.

Комитет по аудиту является вспомогательным органом совета директоров, который предварительно и подробно рассматривает представленные правлением общества материалы и дает свои рекомендации на совете директоров в том случае, если вопрос касается стандартов бухгалтерской отчетности и выполнения законодательства РФ, в частности следующих вопросов:

– подготовка рекомендаций совету директоров по определению кандидатуры независимого аудитора общества на основании анализа услуг различных аудиторов и условий предоставления таких услуг, а также по вопросам, касающимся отказа от услуг данного независимого аудитора;

– подготовка рекомендаций совету директоров по проекту договора, заключаемого с независимым аудитором, в том числе по размеру выплачиваемого ему вознаграждения;

– предварительное одобрение всех аудиторских, сопутствующих аудиту и неаудиторских услуг, оказываемых обществу независимым аудитором, и подготовка соответствующих рекомендаций;

– одобрение стоимости и условий оказания всех аудиторских, сопутствующих аудиту и неаудиторских услуг, оказываемых обществу независимым аудитором, и подготовка соответствующих рекомендаций;

– контроль над работой независимого аудитора;

– разрешение разногласий между руководством общества и независимым аудитором в отношении финансовой (бухгалтерской) отчетности общества;

– рассмотрение и обсуждение с независимым аудитором результатов аудита, всей информации, содержащейся в аудиторском заключении, перед его рассмотрением советом директоров, а также контроль за учетом руководством общества рекомендаций независимого аудитора.

Таким образом, комитет может самостоятельно решать такие вопросы, как:

– предварительное одобрение консультационных услуг или услуг, связанных с аудиторскими услугами, которые предоставляет обществу независимый аудитор;

– проведение встреч с независимым аудитором в процессе проведения аудита отчетности по МСФО согласно аудиторским стандартам к таким встречам;

– одобрение годового отчета по ф. 20-F;

– совершенствование системы внутреннего контроля общества согласно требованиям;

– выработка рекомендаций по совершенствованию имеющейся в обществе системы внутреннего контроля, по результатам надзора над применением процедур внутреннего контроля и оценки системы внутреннего контроля;

– выработка рекомендаций по результатам рассмотрения комитетом отчета руководства общества о системе внутреннего контроля за финансовой отчетностью;

– выработка рекомендаций по установлению порядка: получения, хранения и рассмотрения сообщений в адрес общества в отношении финансовой (бухгалтерской) отчетности, внутреннего контроля и вопросов, касающихся проведения аудита; предоставления конфиденциальных и анонимных сообщений сотрудниками общества в отношении вопросов подготовки и аудита финансовой (бухгалтерской) отчетности, вызывающих их сомнения, и т. д.

К первому заседанию комитета по аудиту корпоративный секретарь собирает информацию у бухгалтерии, департамента внутреннего аудита и независимого аудитора о том, какие вопросы, по их мнению, комитет по аудиту должен в течение года работы рассмотреть в обязательном порядке.

Комитет по аудиту обеспечивает фактическое участие совета директоров в осуществлении контроля над финансово-хозяйственной деятельностью общества. В своей работе комитет исходит из того, что профессиональная осведомленность членов советов директоров в отношении финансово-хозяйственной деятельности общества необходима для того, чтобы совет директоров был в состоянии проконтролировать исполнение финансово-хозяйственного плана общества, эффективность работы системы внутреннего контроля и управления рисками.

Одной их важнейших функций комитета по аудиту является выработка рекомендаций совету директоров по выбору независимой аудиторской организации, а также взаимодействие с ревизионной комиссией общества и аудиторской организацией (аудитором) общества.

Комитет по кадрам и вознаграждениям способствует привлечению к управлению обществом квалифицированных специалистов и созданию необходимых стимулов для их успешной работы.

К функциям комитета рекомендуется отнести:

– определение критериев подбора кандидатов в члены совета директоров;

– выработку политики общества в области вознаграждения, которая определяет принципы и критерии определения размера вознаграждения членов совета директоров, генерального директора, членов правления, управляющей организации (управляющего), руководителей основных структурных подразделений общества и иных выплат в пользу указанных лиц за счет общества (в том числе страхование жизни, здоровья, негосударственное пенсионное обеспечение), а также критерии оценки их деятельности;

– определение критериев подбора кандидатур генерального директора (управляющей организации, управляющего), членов правления, руководителей основных структурных подразделений общества;

– разработку условий договоров с генеральным директором (управляющей организацией, управляющим) и членами правления;

– предварительную оценку кандидатур генерального директора (управляющей организации, управляющего), членов правления;

– регулярную оценку деятельности генерального директора (управляющей организации, управляющего), членов правления общества и подготовку для совета директоров предложений возможности их повторного назначения;

– рассмотрение и одобрение кадровой политики общества, в том числе вопросов заработной платы.

При определении критериев отбора кандидатур генерального директора (управляющей организации, управляющего), членов правления, руководителей основных структурных подразделений общества, а также при выработке политики в области вознаграждения необходимо учитывать круг обязанностей, требуемые вид и уровень квалификации, опыт, личные и деловые качества кандидатов, уровень оплаты труда, сложившийся в данном обществе и по отрасли в целом, а также принимать во внимание финансовое положение общества. Комитету по кадрам и вознаграждениям следует осуществлять постоянный мониторинг соответствия указанных критериев и политики в области вознаграждения стратегии развития общества его финансовому положению, а также ситуации на рынке труда.

При выработке предложений по определению размера вознаграждения генерального директора (управляющей организации, управляющего) или члена правления общества, комитет руководствуется

существующей в обществе политикой в области вознаграждения, интересами и стратегией развития обшества.

В целях обеспечения должной объективности рекомендаций комитета по кадрам и вознаграждениям в его состав рекомендуется включать только независимых директоров. В случаях, когда это невозможно в силу объективных причин, комитет по меньшей мере должен возглавляться независимым директором и состоять из членов совета директоров, не являющихся должностными лицами общества.

Комитет по урегулированию корпоративных конфликтов. Одним из наиболее важных условий обеспечения прав и интересов акционеров является создание в обществе механизма, позволяющего разрешать конфликты, возникающие внутри обшества, а также между обшеством и акционерами. Существенная роль в разрешении таких конфликтов и принадлежит данному комитету.

Для объективной оценки корпоративного конфликта и его эффективного урегулирования в состав комитета рекомендуется включать только независимых директоров. В случаях, когда это невозможно в силу объективных причин, рекомендуется, чтобы комитет по крайней мере возглавлялся независимым директором и состоял из членов совета директоров, не являющихся должностными лицами обшества.

Комитет по этике способствует соблюдению обществом этических норм и построению доверительных отношений в обшестве. Он формулирует этические правила деятельности общества с учетом его отраслевой принадлежности. Обществу рекомендуется разработать внутренний документ, утверждаемый советом директоров и содержащий этические правила деятельности обшества (далее – Правила этики). Такие Правила должны отражать социальную ответственность общества, в частности, за соблюдение стандартов качества продукции, норм экологической безопасности, а также осознание обшеством необходимости разработки и внедрения новых технологий, улучшения условий труда.

Кроме того, Правила этики должны препятствовать использованию служебного положения сотрудниками общества во вред обществу и третьим лицам, в том числе путем незаконного использования конфиденциальной и инсайдерской информации. Правила этики формулируются для того, чтобы отразить основные социальные ценности обшества, в том числе честность, взаимоуважение, справедливость, а также такие принципы коммерческой деятельности, как прибыльность, удовлетворение потребностей клиентов, высокое качество продукции, охрана здоровья работников, безопасность и эффективность труда. Рекомендуется, чтобы комитет по этике помогал выявлять и предупреждать нарушения закона и этических норм.

В уставе общества рекомендуется предусмотреть право акционеров требовать созыва заседания совета директоров. Акционеры должны иметь возможность оказывать влияние на деятельность совета директоров. Обществам рекомендуется предусмотреть в уставе или во внутренних документах право акционеров инициировать рассмотрение на заседании совета директоров вопросов, которые, по их мнению, важны для общества.

В то же время совет директоров является самостоятельным органом общества, который не должен быть подвержен неоправданному влиянию со стороны других органов общества и акционеров. С учетом этого в уставе или в ином внутреннем документе общества, регламентирующем деятельность совета директоров, рекомендуется предусмотреть право требовать проведения заседания совета директоров только для акционеров, владеющих 2% и более голосующих акций, и только для рассмотрения вопросов, перечень которых также следует определить в уставе общества. Гражданский кодекс предусматривает участие в совете директоров неисполнительных и независимых директоров. Обществу необходимо обеспечить реальное участие данных директоров в принятии решений советом директором. В связи с этим обществу рекомендуется, таким образом, урегулировать в уставе порядок определения кворума, чтобы была обеспечена возможность влияния независимых директоров на принятие решений советом директоров, особенно наиболее важных решений, оказывающих существенное влияние на деятельность общества.

Если на этапе создания и становления малого и среднего бизнеса всю полноту власти и ответственности за управление несут сами владельцы бизнеса, на этапе перехода к акционерной форме собственности ключевые решения, касающиеся деятельности компании, принимает уже общее собрание акционеров.

Это включает также вопросы, связанные с повседневной деятельностью компании.

Однако, для определения стратегии развития компании и контроля над исполнительными органами, собрание акционеров выбирает совет директоров. Этот совет осуществляет общее руководство компанией и несет ответственность за свою работу.

Основные функции совета директоров включают определение стратегии развития компании, а также принятие годового финансово-хозяйственного плана. Совет устанавливает приоритетные направления деятельности компании на долгосрочную перспективу, определяя основные ориентиры работы.

Разумеется, на первых порах такой совет директоров может быть достаточно малочисленным и выбираться из владельцев и привлеченного ими числа наемных работников, доказавших свою эффективность в качестве управляющих высшего звена.

Вопросы для самоконтроля

– Каковы функции совета директоров в соответствии с Федеральным законом «Об акционерных обществах»?

– Каковы возможности совета директоров по защите прав акционеров?

– Как основные проблемы существуют в деятельности совета директоров общества?

– В чем отличие деятельности совета директоров российских компаний от деятельности совета директоров акционерных компаний в развитых странах?

– Каковы основные направления улучшения работы совета директоров в соответствии с Кодексом корпоративного поведения?