Aplicaciones informáticas de hojas de cálculo. ADGN0210

5. Descripción de la pantalla de aplicación de hoja de cálculo

HILO CONDUCTOR

Ya que los alumnos/as conocen cómo entrar y salir de la aplicación, Julio les preparará ahora para hacerse con el manejo de la aplicación. Para ello, comenzará explicando la ventana principal de esta.

Una vez que el programa Excel está abierto, presentará un aspecto similar que te mostramos en la siguiente imagen.

Pantalla de la aplicación

Esta pantalla se conoce como interfaz, y va a permitir interactuar con las diferentes opciones que ofrece la aplicación para poder conseguir los resultados esperados en el tratamiento de datos.

DEFINICIÓN

Interfaz

Término que procede de la locución inglesa interface, se traduce como ‘superficie de contacto’, se define como el conjunto de formas y métodos que posibilitan la interacción de un sistema con los usuarios, utilizando formas gráficas e imágenes.

La pantalla del libro de trabajo u hoja es la zona donde se encuentran todas las celdas. En esta zona es precisamente donde se introducirán todos los datos, como rótulos de texto, datos numéricos, fórmulas, funciones, etc.

A lo largo de este apartado explicaremos con mayor detalle las diferentes partes de las que se compone la ventana de la aplicación informática de hojas de cálculo.

ACTIVIDAD COMPLEMENTARIA

1. Tras observar la imagen, enumera las partes de las que crees que se compone la ventana de la aplicación.

5.1. Barra de título

La barra de título está localizada en la parte superior de la ventana. En ella podrás ver siempre el nombre del programa (en este caso Microsoft Excel) y el nombre del archivo abierto, por defecto será Libro 1, este será temporal hasta que guardes y asignes un nombre al documento.

Opciones disponibles en la barra de título de Microsoft Excel

Además de visualizar el nombre del documento activo, esta contiene otros componentes importantes que deberás conocer:

Barra de herramientas de acceso rápido

Ubicada en la parte superior izquierda de la barra de título, en ella se muestran las opciones que más usarás durante la utilización del programa, además podrás modificar desde el botón Personalizar barra de herramientas de acceso rápido que se encuentra a la derecha de la barra.

Botón Minimizar

Haciendo clic sobre este botón consigues que la ventana del programa se oculte en la barra de Tareas (situada en la parte inferior de la pantalla del ordenador, y la cual contiene el botón Iniciar, una serie de botones con las aplicaciones que estén abiertas y otros componentes).

Cambiar la presentación de la cinta de opciones

Esta opción nos permite ocultar y restaurar la cinta de opciones en la ventana del documento.

Botón Cerrar

La utilidad de este botón es la de cerrar Excel.

5.2. Cinta de opciones

La cinta de opciones aparece debajo de la barra de título, y muestra las opciones principales del programa. Esta cinta está integrada por fichas para acceder de forma rápida a los grupos de opciones que, a su vez, te permitirán acceder a las tareas más comunes, que con toda seguridad utilizarás durante la creación de las hojas de cálculo.

Cinta de opciones de Excel

Los grupos de opciones están formados por una serie de botones que te permiten realizar rápidamente las tareas más usuales. Cada botón tiene una tarea asociada. Dichas tareas se pondrán en funcionamiento al pulsar sobre el botón correspondiente, por ejemplo insertar una fila a la hoja de cálculo, basta con hacer clic sobre el botón Insertar, del grupo de opciones Celdas.

SABÍAS QUE...

Si colocas el puntero del ratón sobre un botón y lo mantienes durante un breve tiempo, aparecerá un mensaje que indica la funcionalidad del mismo. De este modo, conseguirás una pequeña ayuda de lo que hace cada uno de los botones.

Pequeña aclaración de la funcionalidad del botón

Como su propio nombre indica, la ficha Inicio reúne una colección de grupos de comandos cuyas acciones son diversas, pero de uso frecuente. Entre estas puedes encontrar el Portapapeles, las opciones de Fuentes y Alineación, los diferentes estilos y las opciones de modificación, entre otras.

Para acceder a otras funciones, tan solo deberás cambiar la ficha activa pulsando sobre el nombre de la misma.

Podrás acceder al cuadro de diálogo de las opciones deseadas si bajo un grupo aparece el icono, al pulsar sobre este, aparecerá la ventana o cuadro de diálogo asociado al grupo seleccionado.

NOTA

Cuando una opción o botón aparece sin resaltar significa que está inhabilitada y, por tanto, no podrás seleccionarla en ese momento.

Otra forma de acceder a las opciones de Excel es a través del teclado, bastará con pulsar la tecla [Alt] y a continuación, la letra o número que te interese entre los que aparecen resaltados en pantalla.

Estas letras o números sobre un cuadradito blanco se denominan Identificadores de sugerencias de teclas. Las letras aparecerán para las fichas de la cinta de opciones y los números aparecerán para la barra de herramientas de acceso rápido. La ficha Inicio tiene la letra O resaltada. De este modo, pulsando la tecla O abrirás dicha ficha. Una vez abierta dicha ficha, podrás continuar seleccionando las opciones mediante las letras que vayan apareciendo resaltadas.

Identificadores de sugerencias de teclas

También puedes utilizar combinaciones de teclas para acceder directamente a las operaciones más utilizadas. Suele ser siempre la tecla [Ctrl] junto con otra tecla. Por ejemplo, para ordenar imprimir se utiliza la combinación [Ctrl + P], y para copiar se usa [Ctrl + C]. No obstante, puedes consultar dichas combinaciones en la ayuda de Excel.

Por último, debes conocer los estados de las opciones seleccionables que aparecen al pulsar con el botón derecho del ratón sobre el área de trabajo o cualquier otro elemento (barra de herramientas, barra de título, etc.), los denominados menú contextual o menú emergente. Estos contienen los comandos más comunes utilizados sobre el elemento al que están asociados, conoce su significado:

1 Marca de verificación: aparecen dentro de un recuadro donde se agrupan varias opciones y señala la que está seleccionada. Se podrá seleccionar más de una opción al mismo tiempo.

1 Puntos suspensivos: cuando en un menú se incluye un comando que va acompañado de tres puntos suspensivos significa que al seleccionar esa opción se abrirá un cuadro de diálogo. Para que el programa continúe trabajando, será necesario primero escoger alguna opción a través de ese cuadro.

1 Triángulos: este símbolo aparece al lado de algunos comandos de menú e indica que la opción dispone de un submenú con varias entradas más. No es necesario hacer clic para que se despliegue el submenú, bastará con que se sitúe el puntero del ratón sobre la opción con el triángulo y se abrirá automáticamente.

 

5.3. Cuadro de nombre y barra de fórmulas

El nombre de la celda que se encuentra seleccionada, se identificará en el Cuadro de nombres. En esta lista solamente se identificará la celda seleccionada, entendiendo por celda seleccionada aquella en la que has hecho clic. Aunque en el caso de que esté seleccionada más de una celda, la lista Cuadro de nombres indicará el número de filas (o líneas) y columnas seleccionadas.

Una de las herramientas más potentes de Excel es la utilización de fórmulas. Para introducir las fórmulas en la hoja de cálculo se utiliza la barra de fórmulas. Esta barra no solo puede ser útil para cuando necesites introducir fórmulas, sino que también la puedes utilizar para los rótulos o incluso para escribir el contenido de las celdas.

Opciones de la ficha Fórmulas

5.4. Barras de desplazamiento

Las barras de desplazamiento permiten desplazarse por la hoja de cálculo. Son pulsadores móviles que aparecen en los bordes derecho e inferior de la ventana y que permiten deslizarse por el interior de la hoja cuando su tamaño es mayor que el de la pantalla.

Barras de desplazamiento

5.5. Barra de estado

La barra de estado, situada en la parte inferior de la pantalla, muestra en todo momento el estado de la orden realizada, el estado de las teclas de bloqueo de mayúsculas, bloqueo numérico, etc.

Barra de estado

5.6. Etiquetas de hojas

Las etiquetas de hojas, que contienen las celdas, se emplean para acceder a las distintas hojas del libro de trabajo, ya que se puede tener más de una hoja y todas ellas se encuentran en el libro de trabajo que posteriormente se definirá con más detalle. Para ver el contenido de una hoja, bastará con hacer clic en la pestaña correspondiente.

Etiquetas de hojas

TAREA 1

Tras la explicación de las principales partes que componen la ventana de la aplicación informática de hojas de cálculo, se presenta una imagen de la misma, para que identifiques los conceptos estudiados, y redactes un breve texto de su principal función y/o cometido ante el tratamiento de datos.

Pantalla inicial

https://redirectoronline.com/uf03210102

6. Ayuda de la aplicación de hoja de cálculo

HILO CONDUCTOR

De gran importancia es el conocimiento de la Ayuda que la aplicación ofrece al usuario para resolver cualquier duda. En esta ocasión, Julio va a explicarle al grupo la utilidad de la misma, enseñándoles además las diferentes formas de búsqueda que esta les ofrece.

Para abrir la ayuda, presiona la tecla [F1] o bien el botón Ayuda (?) de la de la ficha del mismo nombre.

La búsqueda en la ayuda puedes realizarla de diferentes formas, a continuación te exponemos cada una de ellas.

En primer lugar, en la ventana aparece un cuadro de texto, podrás escribir sobre el tema de ayuda que necesites, a continuación pulsar la tecla [Enter], comenzará una búsqueda online, es decir, el programa intentará recabar la información solicitada. Aparecerán en el panel los distintos resultados de la búsqueda, solamente se tendrá que hacer clic sobre algún enlace para que se abra una nueva ventana, mostrando así el tema de ayuda solicitado.

Búsqueda de Excel

En segundo lugar, si no sabes exactamente qué buscar, Excel presenta una serie de temas de ayuda. Al ir haciendo clic sobre ellos, se irán abriendo y mostrando el contenido; que a su vez, pueden ser más opciones, o directamente los temas de ayuda.

Ayuda de Excel

El uso de la ayuda puede ser muy útil cuando olvides cómo se hace alguna cosa en concreto y no tengas a mano un manual o libro. Cuando uses varias veces el sistema de ayuda, te darás cuenta de que es un sistema fácil e intuitivo de usar.

PRACTICA

Ahora que sabes cómo buscar mediante la Ayuda de la aplicación informática, realiza la siguiente práctica:

https://redirectoronline.com/uf03210103

TAREA 2

Antonio está comenzando a utilizar la aplicación de Excel en su trabajo, debe insertar una imagen en la hoja que ya ha creado, pero no conoce el procedimiento para llevarlo a cabo.

En caso de duda o incidencia es recomendable dirigirse a la opción Ayuda de Excel.

Redacta un documento en el que expliques cuáles son las posibilidades y el resultado de la búsqueda propuesta.

7. Opciones de visualización (zoom, vistas, inmovilización de zonas de la hoja de cálculo, etc.)

HILO CONDUCTOR

Es importante manejarse con las posibilidades de visualización que la aplicación informática ofrece. A continuación Julio expondrá los distintos tipos para que el grupo de alumnos/as practique con ellas y conozcan su funcionamiento.

Para mostrar los resultados en pantalla, Microsoft Excel suministra varios tipos de visualización. Estos tipos se encuentran en el grupo Vistas del Libro de la ficha Vista, tal y como se muestra en la siguiente imagen. Estas formas de visualización te permitirán modificar ciertas características de las hojas de cálculo.

Vistas de libro

7.1. Vistas

La vista Normal es la primera vista que presenta el grupo de opciones. Con Normal puedes ver el texto, ya sean datos o no, según lo que escribas en las celdas, en el formato estándar de Excel y se utiliza para la mayoría de las tareas. En cuanto a la vista Diseño de Página puedes utilizarla para ajustar la hoja de cálculo que contenga gran cantidad de datos y gráficos, antes de imprimirla.

Igual que en la vista Normal, en la vista Diseño de Página puedes cambiar el diseño y el formato de los datos, aunque puedes utilizar también reglas para el alto y ancho de los datos de la hoja de cálculo y cambiar la orientación de la página, agregar o cambiar los encabezados y pies de página, crear los márgenes para la impresión y mostrar u ocultar los encabezados de las filas y columnas.

Ver salto de página

Si deseas imprimir un número exacto de páginas deberás utilizar la opción Ver salto de página para ajustar rápidamente los saltos de página. En esta vista, los saltos de página insertados de forma manual aparecen como líneas continuas. Las líneas discontinuas reflejarán los saltos de página que Excel aplicará automáticamente.

Esta vista es especialmente útil para ver cómo afectan otros cambios (como la orientación de página y los cambios de formato) a los saltos de página automáticos. Por ejemplo, la modificación del alto de las filas y del ancho de las columnas puede afectar a la colección automática de los saltos de página. También puede modificar los saltos de página a los que afecte la configuración del controlador de la impresora actual.

Ver salto de página

Para mover los saltos de página en cualquier dirección, bastará con seleccionarlos y arrastrarlos hasta una nueva posición.

Para insertar saltos de páginas verticales u horizontales, selecciona una fila o columna debajo o a la derecha del lugar donde desees insertarlo, haz clic con el botón derecho del ratón y, a continuación, haz clic en Insertar salto de página en el menú Contextual.

Para quitar un salto de página manual, deberás arrastrar fuera del área de vista previa salto de página, mientras que para quitar todos los saltos de página manuales, deberás hacer clic en Restablecer todos los saltos de página dentro del menú Contextual.

Insertar salto de página

Vistas personalizadas

Mediante esta opción, situada en el grupo Vistas del libro de la ficha Vista, puedes crear una vista con el nombre que desees.

Esta opción puede resultar interesante para memorizar distintas configuraciones de visualización del libro de trabajo. Para eso, Microsoft Excel suministra esta opción, mediante la cual puedes guardar dichas configuraciones de visualización como vistas, de modo que puedes mostrarlas cuando desees. Esto es útil, por ejemplo, para ver solamente una parte de una hoja de cálculo de grandes dimensiones, ver filas o columnas ocultas, o solo ver un formato distinto.

Paso 1

Al pulsar esta opción abres el cuadro de diálogo Vistas personalizadas, donde podrás Mostrar, Cerrar, Agregar…, y Eliminar las vistas de la hoja de cálculo que desees.

Vistas personalizadas

Paso 2

Al pulsar en el botón Agregar…, podrás crear una vista, y en el cuadro de diálogo que aparece, introducir un nombre para la lista en la caja de texto Nombre. Debes tener en cuenta que las reglas para poner el nombre son las mismas que las que se aplican al nombre de una celda.

Agregar vista

Además, la sección Incluir en la vista contiene otros componentes:

1 Configuración de impresora: esta casilla se activa para almacenar las opciones actuales de impresión como parte de la definición de la vista.

 

2 Configuración de filas ocultas, columnas y filtros: esta casilla controla las filas o columnas que están ocultas. Con esta opción se guardará el estado actual del espacio de trabajo, por ejemplo, si están o no ocultas las líneas de división, o si están visibles las barras de desplazamiento, de modo que cuando le indiques a Excel que muestre esta vista, se cargará el aspecto que tenía el espacio de trabajo en el momento de crear la vista.

Paso 3

Una vez terminada la definición de la vista, hacer clic sobre el botón Aceptar para poder almacenarla. Si no guardas el documento, las vistas definidas no se almacenarán en disco, así que no podrán ser recuperadas en otra sesión, cuando se abra el libro de trabajo.

Se utiliza el botón Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo y cancelar la operación.

Paso 4

Para mostrar una vista previamente definida, bastará con seleccionar primeramente una de ellas en la lista Vistas del cuadro de diálogo Vistas personalizadas y hacer clic sobre el botón Mostrar.

También podrás borrar una vista ya existente. Para ello, deberás seleccionarla dentro de la lista Vistas y seguidamente pulsar el botón Eliminar para borrarla dentro del cuadro de diálogo Vistas personalizadas.

Zoom

En las siguientes imágenes puedes observar el comando Zoom, del grupo Zoom de la ficha Vista. Esta opción facilita la posibilidad de aumentar o disminuir el tamaño de la hoja de cálculo en pantalla, con el fin de percibir con más detalle su contenido. Al seleccionar esta opción, se obtiene el siguiente cuadro de diálogo.

Con el grupo Ampliación, puedes modificar el tamaño de visualización. Dentro del mismo hay siete botones de opción que mostrarán la hoja de trabajo el doble de grande (200 %), normal (100 %), más pequeño (75 %, 50 %, 25 %), o el tamaño del rango de celdas seleccionadas.

Si no quieres seleccionar ninguna de las opciones que ofrece la lista, puedes introducir el tanto por ciento que desees, deberás marcar la opción Personalizado. Para ello, solo tienes que hacer clic donde está escrita la cantidad, introducir un número a través del teclado, y por último pulsar la tecla [Enter] para que el zoom se actualice.

NOTA

La herramienta Zoom se aplica solamente en la hoja de cálculo activa, por lo que Excel lo recordará solo para esta cuando se guarde el documento.

También podrás modificar el zoom acercando o alejando rápidamente el documento, para ello, deberás ir a la barra de estado y hacer clic en el Control deslizante Zoom. Para conseguir el porcentaje de ajuste de Zoom que desees deberás deslizarlo. En el grupo Zoom también se encuentra el botón 100 % con el que se puede restaurar el zoom a su tamaño predeterminado.

Por último, con la opción Ampliar selección, lograrás hacer zoom solamente a las celdas seleccionadas. Según el rango que esté seleccionado, el zoom aumentará o disminuirá.

SABÍAS QUE...

Si mantienes pulsada la tecla [Ctrl] mientras giras la rueda del ratón podrás aumentar o disminuir el nivel de zoom.

PRACTICA

Ahora que sabes cómo utilizar las opciones de visualización y el zoom con la aplicación informática, practica accediendo al siguiente enlace.

https://redirectoronline.com/uf03210104

APLICACIÓN PRÁCTICA

Carlos está elaborando un documento de Excel que necesita imprimir. ¿Qué tipo de vista es más adecuada para ver la hoja tal y como queda impresa? ¿La vista Normal, vista Diseño de Página, Vista personalizada, Vista pantalla completa o Vista previa de salto de página? Justifica tu respuesta.

Solución

La vista Diseño de Página es la que se utiliza para ajustar la hoja de cálculo que contenga gran cantidad de datos y gráficos, antes de imprimirla. Ya que las demás vistas hacen referencia a:

1 Vista Normal permite ver el texto, ya sean datos o no, según lo que se escriba en las celdas, en el formato estándar de la aplicación informática.

2 Vista Ver salto de página permite ajustar rápidamente los saltos de página.

3 Vistas personalizadas, donde se podrá Mostrar, Cerrar, Agregar..., y Eliminar las vistas de la hoja de cálculo que se deseen.

4 Vista Pantalla completa, maximiza el espacio de trabajo en pantalla.

En este apartado no se detalla cómo controlar el aspecto de las ventanas de trabajo, sino la forma en que aparecerán para modificar el espacio de trabajo a nivel de aplicación. De esta forma, podrás configurar la ventana según las necesidades que en ese momento tengas. Para ello deberás considerar las opciones que la aplicación de hojas de cálculo ofrece.

Grupo de opciones ventana

Dividir una hoja en paneles

La aplicación Excel ofrece la posibilidad de dividir una hoja en dos o cuatro paneles a fin de trabajar con una única ventana.

Para ello hay que hacer clic en el botón Dividir en la ficha Vista, grupo de opciones Ventanas, y automáticamente aparecen dos barras, una vertical y otra horizontal que se pueden usar para ajustar el tamaño de las porciones de ventana dividida. Para desactivarlo solo deberás volver a hacer clic en la opción Dividir.

Hoja dividida en paneles

Inmovilizar paneles

En cambio, si lo que te interesa es dejar inmóviles las cabeceras de los datos y así desplazarte únicamente sobre los datos teniendo siempre disponible la vista de las cabeceras, puedes utilizar la opción de inmovilizar los paneles.

Para ello, simplemente deberás desplegar el menú Inmovilizar paneles que se encuentra en la pestaña Vista. Si estás interesado en mantener la primera fila (como cabecera) o la primera columna (para que ejerza la misma función) selecciona la opción correspondiente. Para desactivar la inmovilización de los paneles vuelve a seleccionar esta opción y hacer clic sobre Movilizar paneles.

Opciones a inmovilizar en la hoja de cálculo

Ocultar y mostrar ventanas

La ventana de un documento puedes ocultarla, esto evita llenar demasiado el espacio de trabajo, por lo que se utiliza esta función en lugar de cerrar las ventanas cuando haya muchas ventanas abiertas. Selecciona la opción Ocultar ventana del grupo Ventana, ficha Vista.

Grupo de opciones ventana

Si quieres verla de nuevo, bastará con activar la opción Mostrar ventana del mismo grupo. A continuación, se abrirá en pantalla el cuadro de diálogo mostrado en la siguiente imagen. Para mostrar la ventana de un libro oculto, bastará con seleccionarlo en la lista Mostrar libro y pulsar el botón Aceptar.

Mostrar libro

Ver un libro en más de una ventana

Debes diferenciar entre ventana y libro de trabajo, ya que no es lo mismo, porque un libro puede verse en más de una ventana. El beneficio de esta función es la posibilidad de ver dos o más hojas del mismo libro en ventanas diferentes. Por ejemplo, al llevar las estadísticas sobre las ventas de una empresa, organizadas en hojas de cálculo por meses, puedes comparar la información de varios meses de venta abriendo varias ventanas.

Para crear una ventana nueva del libro de trabajo selecciona la opción Nueva ventana del grupo Ventana. Si el libro activo se denomina Libro1, entonces habrá dos ventanas abiertas: Libro1 - 1 y Libro 1 - 2. Recuerda que se trata de dos ventanas de un mismo libro.

Libro abierto en más de una ventana

RECUERDA

Cualquier cambio efectuado en cualquiera de las ventanas abiertas se muestra inmediatamente en las demás.

PRACTICA

Ahora que sabes cómo manejarte en la gestión de ventanas con la aplicación informática, realiza la siguiente práctica.

https://redirectoronline.com/uf03210105

ACTIVIDAD 1

1. Los paneles dividen un documento en zonas, pero ¿para qué se emplean?

1 a. El mismo documento se muestra en los cuatro paneles, te permite situarte donde quieras en cada uno y así trabajar fácilmente con documentos muy extensos.

2 b. Para mostrar cómo quedará cuando se imprima. Cada panel representa lo que ocuparía una página impresa.

3 c. Para dividir un documento en varios y poder guardarlos como archivos independientes.

2. Las líneas que dividen los paneles, ¿se pueden desplazar para dedicar más o menos espacio a cada zona?

1 a. Sí, siempre.

2 b. Sí, siempre y cuando no estén inmovilizados.

3 c. No, son fijos.

4 d. Los paneles no se dividen por líneas, sino por ventanas.

3. Si encontramos la opción Movilizar paneles, ¿a qué crees que se refiere?

1 a. Permite desactivar la inmovilización de los paneles.

2 b. Cada panel se convierte en una ventana independiente.

3 c. Tal botón no se considera en esta aplicación.