Автоматизация бизнес-процессов

Отличия оптимизации от реинжиниринга бизнес-процессов

Реинжиниринг бизнес-процессов – это поэтапные изменения в компании, направленные на совершенствование деятельности, измеряемые с точки зрения бизнес-процессов и их показателей.

Реинжиниринг бизнес-процессов

Цель реинжиниринга бизнес-процессов – улучшение показателей компании.

Реинжиниринг применяют в ситуациях, когда снижается рентабельность бизнеса. Причиной снижения не обязательно является плохая работа сотрудников; потеря прибыли может быть связана с неактуальностью продукта, возросшим уровнем конкуренции или износом оборудования.

Причины проведения реинжиниринга могут быть следующими:

• Компания проигрывает конкурентам

• Экономический кризис в целом и спад какой-то части рынка в частности

• Компания хочет выйти на новый уровень прибыли

• Реинжиниринг в рамках импортозамещения, когда компания стремится занять нишу, освободившуюся после ухода иностранных конкурентов

Обычно реинжиниринг воспринимают как полное обновление бизнес-процессов компании. Однако существует подход, согласно которому реинжиниринг может быть частичным, то есть оптимизацией, когда предприниматель меняет отдельные бизнес-процессы или направления деятельности компании.

Отличия реинжиниринга от оптимизации:

• Оптимизация предполагает постепенное, поэтапное улучшение показателей, тогда как реинжиниринг носит радикальный характер.

• При оптимизации совершенствование осуществляется на основании уже действующих процессов. В реинжиниринге бизнес-процессы внедряются с «чистого листа».

• Оптимизация реализуется на протяжении короткого периода, тогда как для реинжиниринга потребуется длительное время.

• При реинжиниринге новые процессы внедряются по направлению «сверху вниз», тогда как при оптимизации – наоборот.

• Оптимизация характеризуется узким охватом, тогда как реинжиниринг – широким.

• Реинжиниринг отличается повышенными рисками, тогда как оптимизация характеризуется умеренным риском.

Проблемы, требующие оптимизации бизнес-процессов

Вот какие проблемы, требующие оптимизации бизнес-процессов, мы рассмотрим:

• Нехватка элементов

• Лишние элементы

• Зацикливания

• Неверная последовательность

• Лишние повторы действий

• Непредусмотренные ситуации

• Перепутанные роли

• Неуниверсальность

• Бесцельные действия

Все эти проблемы ведут к остановке бизнес-процесса, его замедлению или принятию неверных решений, что ухудшает показатели деятельности предприятий. Задача бизнес-аналитика – выстроить процессы, близкие к идеальным. Поэтому подумаем, что можно изменить.

В качестве примера возьмем уже знакомый бизнес-процесс набора персонала. Заодно вы увидите, насколько разные могут быть, казалось бы, одинаковые бизнес-процессы в разных организациях. При этом в каждом примере можно оптимизировать бизнес-процесс не только в рамках описанной проблемы, но и найти другие пути оптимизации. Подумайте, какие!

Как обычно, все примеры бизнес-процессов составлены учениками CORS Academy. Пользовались ученики разными инструментами, поэтому само начертание несколько отличается.

Пример 1. Нужны события – оповещения

Оптимизация: добавляем события – оповещения.

Этот бизнес-процесс простой и понятный, но при переходе потока управления между дорожками обычно необходимы события – оповещения.

Часто бывает, что отдел персонала отклоняет заявку на поиск кандидата, но не оповещает об этом руководителя, который ищет кандидата. Также кандидату следует из вежливости сообщать, если он не принят.

В данной ситуации руководителя необходимо оповестить (например, по электронной почте), что необходимо провести собеседование. Руководитель, в свою очередь, должен сообщить в кадровую службу, если собеседование успешно пройдено.

Пример 2. Зацикливание

Оптимизация: предусматриваем условия для выхода из цикла

Зацикливания – это очень частые проблемы как на этапе проектирования бизнес-процесса, так и на этапе его автоматизации. Они возникают, когда мы бесконечно повторяем уже ненужные действия, потому что не предусмотрено условие, при котором нужно прекратить это делать.

В данном бизнес-процессе обращаем внимание на то, что если кандидат не подошел в процессе тестирования, мы снова приглашаем кандидата.

Во-первых, нужно уточнить, что нужно пригласить именно очередного кандидата на собеседование, а не того же. Бизнес-процесс должен быть максимально понятным! При автоматизации процесса программа может прислать приглашение тому же кандидату, если такой алгоритм заложен.

Во-вторых, нужно понять, что делать, если кандидаты в списке закончились. В этом случае нужно добавить условие: если кандидаты из списка закончились, то следует либо повторить поиск, либо прекратить его, либо искать где-то еще.

Пример 3. Повторение ненужного действия

Оптимизация: отменяем ненужное повторяющееся действие.

В этом бизнес-процессе, если кандидат не согласован, мы каждый раз заново размещаем вакансию в СМИ. Однако нужно всего лишь переместить стрелку на следующее действие: обработать следующие поступившие отклики на вакансии.

Если вы думаете, что такие неоптимизированные действия не встречаются в жизни, то вы сильно ошибаетесь. Например, неопытные программисты часто включают в цикл действия, которые нужно вынести за его пределы. В результате они постоянно повторяются, и именно в таких местах программа теряет быстродействие.

Пример 4. Недостаток шлюзов

Оптимизация: добавляем вариант, когда кандидата не выбрали.

Часто бизнес-процессы моделируют, не предусмотрев всех вариантов развития событий. Иногда бизнес-процессы рисуют линейно, без единого шлюза. Такое упрощение приводит к тому, что становится неясно, что делать в непредусмотренных ситуациях.

Типичное «больное место» ботов, которые пытаются проконсультировать клиентов в чате, заключается в том, что они знают ответы далеко не на все вопросы. Лучше предусмотреть сразу вариант «связаться с человеком» или хотя бы с Искусственным Интеллектом, если он реально обучен «на все случаи жизни».

В нашем примере совершенно не ясно, что делать, если кандидата не выбрали. Чтобы оптимизировать процесс, нужно добавить шлюз «Выбрали?», и если кандидата не выбрали, продолжить его поиск.

Пример 5. Неверное распределение ролей

Оптимизация: окончательное решение по кандидату принимать руководителю

Неверное распределение ролей – важная проблема при оптимизации бизнес-процессов. Нужно понимать, кто за что отвечает в организации, какие у сотрудников должностные инструкции, какую работу они реально умеют выполнять, что делают максимально хорошо, и у кого есть достаточно времени.

Процесс распределения ролей – крайне сложный и неоднозначный. Как правило, он относится к компетенции руководителя, однако бизнес-аналитик, смоделировав бизнес-процессы, может помочь в этом.

В нашем примере наблюдается странная ситуация: руководитель отдела только делает заявку на кандидата, а руководитель департамента только ее согласовывает. Однако никто из них не принимает участие ни в собеседованиях, ни в утверждении кандидата на должность. Таким образом, заказчик кандидата не принимает решения в его выборе. Зато отдел кадров, который обычно должен быть задействован только в кадровом делопроизводстве, выполняет функцию менеджеров по персоналу.

Для убедительности добавлю, что даже в такой крупной фирме, как 1С, лично директор проводит собеседования со всеми новыми сотрудниками. Я это точно знаю, потому что работал в фирме 1С, и со мной тоже проводили такое собеседование.

Пример 6. Бесцельное действие

Оптимизация: понять цель и дописать бизнес-процесс

Бесцельные действия – один из главных бичей неоптимизированных бизнес-процессов. Часто бывает, что какие-то действия выполняются просто по привычке.

Например, при переходе на автоматизированную систему сотрудники могут продолжать документировать операции в бумажных документах. Возможно, в момент перехода это имело смысл. Но нужно ли это теперь?

Бесцельные действия увеличивают ненужные временные и материальные расходы организации, ведь сотрудники получают зарплату.

В данном случае непонятно, зачем HR-директор «оценивает» заявку на поиск персонала. Если он должен как-то скорректировать ее, то это нужно указать. Если он может отклонить или отправить на доработку, необходимо добавить соответствующие шлюзы.

Пример 7. Не дается время на внешние процессы

Оптимизация: добавить событие – ожидание

Бизнес-процесс часто рисуют так, что одно действие следует за другим. Так делать правильно, если всё зависит только от сотрудников организации. Но это неправильно, если между действиями происходит что-то во внешнем мире, от чего зависит продолжение наших действий.

Например, не всегда можно сразу получить от клиента оплату – на это нужно время. Нельзя мгновенно доставить товар на склад. То есть должно либо пройти какое-то время (тогда можно проверить платеж), либо произойти какое-то событие (доставка товара на склад).

В нашем примере нельзя отбирать кандидатов, которые откликнулись на вакансию, сразу после ее размещения: нужно подождать какое-то время, чтобы отклики появились. Например, менеджер по персоналу может проверять отклики каждый день (событие – прошедшее время) или реагировать на каждое письмо кандидата (событие – письмо).

Дополнительные пути оптимизации бизнес-процессов

Во всех приведенных выше примерах бизнес-процессах ошибок больше, чем мы описали. Ведь это учебные примеры, выполненные стажерами. Постарайтесь найти те, о которых не сказано, Но кроме ошибок в использовании нотации, в этих диаграммах есть и другие пути улучшения.

Приведем следующие дополнительные пути оптимизации:

• Бизнес-процесс должен быть достаточно универсальным. Например, не прописывать алгоритм поиска кандидата для определенного отдела или на определенную должность, а сделать его единым для всей компании. Это увеличивает прозрачность процессов, позволяет получать удобные отчеты и облегчает автоматизацию.

• Нужно выстраивать как можно более логичные бизнес-процессы, оптимальные по времени выполнения. Можно менять местами действия, выполнять их параллельно. Иногда можно разбить задачу на подзадачи и распределить их между исполнителями.

• Распределив время на выполнение определенных действий, можно многое оптимизировать: длительность самого процесса, прохождение через разные согласования, распределение ролей. Можно найти «узкие места», которые тормозят весь процесс. Можно понять, какие сотрудники простаивают, а какие перегружены.

• Смоделировав процесс, легко понять, какие участки можно автоматизировать, чтобы улучшить скорость их прохождения и освободить сотрудников от ручного труда.

Некоторые системы для моделирования бизнес-процессов позволяют больше, чем просто их графическое описание. Одни могут «запустить» процесс, смоделировав реальную ситуацию. Другие дают возможность автоматизировать бизнес-процесс прямо на базе моделей. Третьи умеют писать должностные инструкции. Рассмотрим различные подобные инструменты далее.

Случай из практики

Когда я занимался непосредственно автоматизацией бизнес-процессов, пришёл я на переговоры об автоматизации в организацию, которая занималась тем, что отправляла специалистов (врачей, геологов, учителей) на работу за рубеж. Находилась контора в высотке на Новом Арбате, а работала ещё со времён СССР. Неудивительно, что большинство сотрудников там было в пожилом возрасте.

Стояла задача «осовременить» автоматизацию учёта. И я сразу решил, что нужно прописать бизнес-процессы «как есть», а потом уже думать, как их усовершенствовать.

Ну и я начал задавать вопросы главному бухгалтеру…

– Вам хотелось бы автоматизировать бухгалтерский учёт?

– Да, вот видите: очень долго счета-фактуры выписываются.

Начал изучать вопрос. Оказалось, что на выписке счетов-фактур работало аж три человека, под которых был выделен отдельный кабинет. Целый отдел! Я, конечно, сказал бы главбуху, что достаточно и одного человека, и того много. Но что она будет делать с коллегами, с которыми проработала полжизни и которым год до пенсии?

Продолжаю расспросы…

– Расскажите, пожалуйста, какие субконто вы используете в работе?

– А чего рассказывать? Сейчас покажу…

Каково было моё удивление, когда она привела меня к огромному шкафу с древними фолиантами. В её понимании «субконто» было что-то типа книги, в которых есть какие-то списки. Например, субконто «Валюты», или субконто «Страны». Так вот толку от этих «субконто» лишь в том, что каждому элементу присваивается свой код… И как бы вы думали, для чего?

В точку, для автоматизированных расчётов!

Ну и последний ответ на эту тему меня окончательно добил…

– Скажите, но хоть какая-то автоматизация учёта у вас есть?

– А как же! Мы сдаём все сведения на бумажных носителях в вычислительный центр, нам приходят распечатанные табулеграммы, которые мы расшифровываем.

Что такое табулеграммы и как их приходится расшифровывать, я уже не стал узнавать. Всё было и так понятно: автоматизация застряла в СССР.

Вот и такие организации ещё встречаются! И ничего, как-то ведь работают…

Это я к чему… Некоторые бизнес-процессы можно оптимизировать намного глубже, чем мы предполагаем, когда приходим к заказчику. В данном случае оптимизацией не поможешь, нужен полный реинжиниринг. Но готов ли к этому заказчик? Это главный вопрос.

Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy

В прошлом задании вы описали процесс набора персонала. Теперь вы увидели, какое разнообразие решений может породить эта задача.

1. Подумайте, как можно оптимизировать ваш бизнес-процесс. Используйте все вышеперечисленные рекомендации.

2. Перепишите ваш бизнес-процесс так, чтобы он был максимально оптимизирован.

Примечание: для моделирования бизнес-процесса в нотации BPMN вы можете воспользоваться любым доступным редактором или сервисом. Специализированные инструменты для этого мы изучим далее.

Инструменты для моделирования бизнес-процессов

Задачи по работе с бизнес-процессами

Выше мы рассмотрели скриншоты бизнес-процессов с допущенными в них ошибками. Вы могли заметить, что они описаны в соответствии с нотацией BPMN 2.0, но всё равно выглядят по-разному. Дело в том, что они были выполнены в разных инструментах.

Моделирование графических моделей бизнес-процессов удобно выполнять с помощью программных продуктов бизнес-моделирования. У каждого из них есть свои преимущества, бесплатный пробный период использования и свои сторонники. Каждый продукт поддерживает различный набор нотаций.

Рассмотрим основные инструменты, известные на сегодня.

Чтобы верно выбрать инструменты для моделирования, сначала нужно понять, какие задачи ставятся помимо описания процессов.

Задачи по работе с бизнес-процессами

Условно разделим задачи по целям: одни относятся к оптимизации процессов, другие – к автоматизации.

Первые три задачи относятся больше к описательной части моделей. Они ведут к сокращению неучтенных требований и внеплановых доработок при внедрении автоматизированных решений.

Блок задач, связанных только с оптимизацией процессов, больше относится к области консалтинга и может обойтись без дополнительной автоматизации.

Если говорить о задачах для автоматизации бизнес-процессов, их решение может привести к оптимальным способам реализации ИТ-проекта, сокращению сроков и стоимости, обеспечению качества внедрения.

Сравнение инструментов по моделированию бизнес-процессов

Инструменты для моделирования бизнес-процессов

В таблице представлены краткие характеристики некоторых инструментов по типу, области применения и целевым группам. Поскольку в настоящее время всё более популярны отечественные продукты, сообщаем, что все представленные продукты являются отечественными, за исключением Bizagi, ARIS Express и решений от Microsoft (Excel и Visio).

Рассмотрим наиболее популярные из этих инструментов подробнее, а затем расскажем о решениях, которые не включены в этот список.

Microsoft Excel+Visio

Бизнес-процессы в Microsoft Visio

Продукты Microsoft – одни из самых распространенных благодаря широкому распространению Microsoft Office и простоте использования. Visio – это простой редактор графических схем, а для табличного описания процессов Excel вряд ли найдёт равных.

Преимущества:

• Простота освоения

• Нет ограничений в рамках нотаций

• Знакомо пользователям, минимальное обучение

• Легкость прочтения

Недостатки:

• Отсутствие автоматизированных средств обработки данных

• Отсутствие заданного стандарта описания

• Нет интеграции между процессами

• Нет интеграции процессов в ИС

Bizagi

Бизнес-процессы в Bizagi

Bizagi позволяет создавать бизнес-модели строго в нотации BPMN. Имеется функционал анализа и оптимизации, возможность проверки целостности модели. Можно заполнять атрибуты процессов и требования к ИС, а также интегрировать процессы в прикладные решения.

Преимущества:

• Простота освоения

• Наличие бесплатных версий

• Легкость прочтения моделей

Недостатки:

• Ограниченные средства обработки данных

• Отсутствие типовых проектных документов

• Нет управления автоматизацией

ARIS Express

Бизнес-процессы в ARIS Express

Если вы предпочитаете работать не только с нотацией BPMN, но и с eEPC, ARIS Express вам точно понравится. Инструмент позволяет моделировать сложные бизнес-процессы и заполнять атрибуты процесса. Можно описывать процессы не только в виде потоков работ, но и в виде потоков данных. Присутствует простая канбан-доска со статусами выполнения работ, но в качестве дополнительного инструмента, не связанного с процессами.

Преимущества:

• Связи между процессами

• Простота использования

• Потоки данных как отдельная модель процесса

• Наличие бесплатной версии

Недостатки:

• Отсутствуют средства проверки целостности модели и анализа логики процессов

• Нет русификации

StormBPMN

Бизнес-процессы в StormBPMN

Основная нотация этой отечественной системы – BPMN. Возможна командная работа, заполняются атрибуты процесса и задач. Проверка качества диаграмм позволяет избежать типовых ошибок в моделировании, что особенно полезно новичкам. Есть функция проверки прохождения токена и оценки длительности сценариев процесса, что позволяет применять подходы к оптимизации моделей бизнес-процессов.

Преимущества:

• Облачная версия: легкий старт

• Печать регламентов по процессам

• Высокая ориентация на качество процессов в BPMN

• Наличие бесплатного тарифа

Недостатки:

• Нет средств анализа и оптимизации процессов

• Отсутствуют инструменты по управлению разработкой и внедрением

Business Studio

Бизнес-процессы в Business Studio

Система позволяет описывать графические схемы сложных бизнес-процессов в множестве нотаций. Имеются атрибуты процесса и карточки элементов процесса. Возможны назначение метрик и показателей эффективности, показателей по BSC (системе сбалансированных показателей), а также формирование отчетов по показателям.

Преимущества:

• Большое количество нотаций процессов

• Широкие средства регистрации атрибутов процессов

• Печать регламентов по процессам (можно превратить в должностные инструкции)

• Мощный инструмент управления по показателям

Недостатки:

• Нет средств анализа и оптимизации процессов (кроме KPI)

• Отсутствуют инструменты по управлению разработкой и внедрением

• Плохо проработана интеграция процессов в ИС

• Очень много объектов в системе, сложно ориентироваться

• Сложность в освоении

ELMA

Бизнес-процессы в ELMA

 

ELMA – мощное решение, основная нотация которого – BPMN. Можно создавать как простые, так и сложные бизнес-процессы, состоящие из подпроцессов. ELMA-365 – это облачная модификация BPM-системы ELMA для автоматизации бизнес-процессов, использующая платформу Low-code для ускорения цикла от возникновения бизнес-потребности до готового решения.

После создания схемы становятся исполняемыми. ELMA-365 ставит задачи участникам бизнес-процесса и направляет им всю необходимую информацию, позволяя контролировать стадии и сроки исполнения процессов. Возможно назначение метрик и показателей эффективности, а также формирование отчетов о выполнении процессов. Есть возможность графически отслеживать ход выполнения процесса.

Дополнительно стоит отметить, что встроена возможность интеграции, например с 1С. Можно обмениваться справочной информацией и настраивать правила обмена.

Преимущества:

• Наличие эталонных моделей

• Проверка целостности

• Простота использования

• Широкий спектр инструментов проектирования и формализации процессов

• Печать типовой документации

Недостатки:

• Ориентация на собственную платформу

• Ограниченный набор инструментов по управлению разработкой и внедрением