Czytaj książkę: «ИИ для офисной работы: письма, отчёты, таблицы и документы»

Введение

Для кого эта книга

Эта книга написана для человека, который работает за компьютером, но не обязан быть специалистом по компьютерам.

Возможно, вам регулярно приходится отвечать на письма, составлять служебные записки, готовить отчёты, оформлять итоги совещаний, проверять документы, собирать информацию в таблицы или объяснять одну и ту же информацию разным людям.

Обычно такая работа состоит из множества небольших задач. Каждая из них сама по себе кажется простой, но вместе они занимают часы.

Нужно написать письмо — приходится подбирать формулировки. Нужно сделать отчёт — сначала собрать факты, затем разложить их по разделам, убрать повторы и привести текст к нормальному виду. После совещания нужно вспомнить, кто что должен сделать. В большой таблице нужно найти ошибку в формуле. Длинный документ нужно прочитать и понять, где в нём находится нужная информация.

Именно в такой работе искусственный интеллект может быть полезен.

Для этого не нужно становиться программистом. Не нужно знать, как устроена нейронная сеть. Не нужно запоминать десятки специальных команд.

Нужно научиться двум вещам: понятно ставить задачу и проверять полученный результат.

Эта книга рассчитана прежде всего на сотрудников, специалистов, администраторов, секретарей, менеджеров, руководителей небольших подразделений и всех, чья работа связана с текстами, документами и информацией.

Если вы уже постоянно пользуетесь ИИ, создаёте сложные автоматизации и хорошо понимаете принципы работы языковых моделей, большая часть этой книги покажется вам базовой. Она написана не для технических специалистов.

Когда отчёт нужен срочно

Одна из самых полезных ситуаций для ИИ — когда информации много, а времени мало.

Например, несколько подразделений прислали отчёты. Один написал подробно, другой — в трёх строках, третий использовал свои названия показателей, а у четвёртого часть сведений вообще отсутствует. Руководителю при этом нужен не набор разрозненных файлов, а понятная общая картина.

Вручную приходится читать каждый документ, выписывать одинаковые показатели, приводить формулировки к одному виду, искать пропуски и только после этого собирать сводку. ИИ может помочь сделать эту черновую работу быстрее: привести материалы к единой структуре, сопоставить подразделения по одинаковым критериям, выделить расхождения и показать, каких данных не хватает.

Это особенно удобно для регулярной отчётности. Один раз определив структуру — какие сведения должны сдавать подразделения и в каком виде их нужно сравнивать, — дальше можно использовать один и тот же принцип снова. Разрозненная работа постепенно превращается в систему.

Но окончательный вывод всё равно делает человек. Если в отчёте подразделения нет нужной цифры, ИИ должен отметить пропуск, а не придумать её. Если два показателя противоречат друг другу, его задача — показать противоречие, а не решить, какой из них верный.

О чём эта книга

Под словами «искусственный интеллект» в этой книге мы будем иметь в виду прежде всего сервисы, с которыми можно общаться обычным человеческим языком.

Вы пишете задачу, прикладываете или вставляете необходимые данные и получаете ответ.

Например, вместо того чтобы полчаса начинать служебное письмо с пустого листа, можно дать ИИ факты и попросить подготовить черновик. Вместо самостоятельного разбора двух страниц заметок после совещания — попросить выделить решения, сроки и поручения. Вместо чтения длинного документа несколько раз — сначала получить перечень его основных положений и уже затем проверить нужные места самостоятельно.

Но есть важное условие.

ИИ не знает вашу рабочую ситуацию так, как знаете её вы. Он не присутствовал на совещании, не видел документы, которые вы ему не передали, не знает внутренних правил вашей организации и не несёт ответственности за результат.

Поэтому хороший ответ начинается не с «умного ИИ», а с хороших исходных данных.

Если написать:

«Составь отчёт о работе отдела»,

система вынуждена будет угадывать, какой отчёт вам нужен.

Если же сообщить, за какой период готовится отчёт, какие работы выполнены, какие показатели получены, какие проблемы возникли и в каком виде нужен результат, ответ будет значительно полезнее.

В этом и состоит основной принцип всей книги:

ИИ не должен угадывать факты. Он должен работать с теми фактами, которые дали ему вы.