Aplicaciones informáticas de tratamiento de textos. ADGD0208

Unidad de Aprendizaje 3

Archivos de la aplicación de tratamiento de textos, ubicación, tipo y operaciones con ellos

Contenido

1. Introducción

2. Creación, tratamiento y ubicación de documentos de texto

3. Compatibilidad de los documentos de distintas versiones y aplicaciones

4. Resumen

Objetivos

El objetivo específico de esta Unidad de Aprendizaje es:

 Utilizar las funciones del procesador de textos, con exactitud y destreza, en la elaboración de documentos, insertando texto con diferentes formatos, imágenes, u otros objetos, de la misma u otras aplicaciones.

1. Introducción

Tras la creación, edición y/o modificación de textos con el procesador, es importante generar un archivo, el cual se actualizará cada vez que se haga algún tipo de cambio en el mismo.

Aspectos como crear, abrir, guardar, duplicar y cerrar archivos, serán de gran relevancia a lo largo de esta unidad, sin olvidar, la importancia de la versión y aplicación empleada para generar y manejar los archivos.

Para ello, nos basaremos en el caso de Julio, profesor del curso online Aplicaciones informáticas para el tratamiento de textos: Microsoft Word, que tras la explicación de conceptos más concretos para la inserción de texto y posibles operaciones con el mismo, se centrará en explicar al grupo de alumnos/as de la franquicia BLASOPTICAL, cómo generar, tratar y ubicar archivos con esta aplicación informática.

2. Creación, tratamiento y ubicación de documentos de texto

HILO CONDUCTOR

A través del foro de la unidad de aprendizaje, el grupo de alumnos/as le ha planteado a Julio las siguientes preguntas. ¿Dónde se ubica el texto insertado? ¿Puede estar solo en un lugar o en varios? ¿Es posible modificarlo y guardarlo cada vez que se desee?

Tras el interés mostrado por el grupo y sus ganas por seguir avanzando, Julio les propone conocer los principales aspectos ante la creación, tratamiento y ubicación de los documentos generados.

El procesador de texto Microsoft Word, al igual que otros procesadores, una vez se ha generado un documento, permite el tratamiento y ubicación final del mismo en alguna unidad del equipo o memoria externa.

Entre las principales aplicaciones podemos destacar cómo crear un nuevo documento, abrir un documento ya existente, guardar el documento generado, así como posibles cambios hechos sobre el mismo y la utilidad de la acción guardar como y cierre final del documento.

Para ello, lo primero que debemos hacer es abrir la aplicación y a continuación poner en práctica las aplicaciones citadas.

2.1. Creación de un nuevo documento

A la hora de Crear documentos en Microsoft Word, documentos en blanco o plantillas predeterminadas para empezar a trabajar, es necesario saber que podemos emplear varios caminos o posibilidades.

Opción Nuevo de la ficha Archivo

Seleccionar la opción Nuevo, que se encuentra en el menú de la ficha Archivo. En la ventana que se carga, podremos elegir el tipo de archivo a crear; en este caso, se seleccionaremos el documento en blanco. A continuación pulsaremos el botón Crear o se haremos doble clic sobre el icono del documento en blanco.

Plantillas disponibles para la creación de un nuevo documento

Como puedes ver, se podrán crear diferentes tipos de documentos, ya que el asistente Microsoft Word cuenta con un variado número de plantillas que se podrán personalizar según convenga.

Opción Nuevo de la barra de herramientas de acceso rápido

Seleccionar la opción Nuevo, de la barra de herramientas de acceso rápido, para ello haremos clic sobre el icono de una hoja de papel, en este caso se inserta un nuevo documento.

Crear documento en blanco desde la barra de herramientas de acceso rápido

Puede darse el caso, que en la barra de herramientas de acceso rápido no esté activo el botón Nuevo, para activarlo pulsamos el botón Personalizar barra de herramientas de acceso rápido, y marcamos la opción Nuevo.

Con esta opción, Microsoft Word, no da a elegir el tipo de documento, de forma predeterminada inserta el nuevo documento en blanco.

Combinación de teclas

Otra opción para abrir un nuevo documento en blanco, en Microsoft Word, será pulsando la combinación de teclas [Ctrl + U], en este caso aparece directamente la hoja en blanco para que se comience a trabajar.

APLICACIÓN PRÁCTICA

Julio acaba de entrar a trabajar como dependiente de un comercio de decoración, y su responsable le ha pedido que elabore un documento de Word en el que recoja un listado de proveedores de lámparas.

¿De qué forma podrá crear el documento?

Solución

Crear un nuevo documento a través de la ficha Archivo, opción Nuevo, Documento en blanco, no es la única forma, ya que, también podemos crear un nuevo documento desde la barra de herramientas de acceso rápido, botón nuevo, o también mediante la combinación de teclas [Ctrl + U].

2.2. Cierre de un documento

En el caso que deseemos abandonar el texto actual del documento, esto es, cerrarlo sin salir del programa, se puede hacer de las siguientes formas que describimos.

Opción Cerrar de la ficha Archivo

Una opción para cerrar el documento, será pulsar la opción Cerrar de la ficha Archivo.

Cerrar documento desde la ficha Archivo

Combinación de teclas

También se puede cerrar el documento, pulsando la combinación de teclas [Ctrl + F4].

Si el documento con el que se está trabajando fue modificado, Microsoft Word preguntará si se desea guardar las modificaciones realizadas antes de cerrar. Como se verá posteriormente, las tres opciones que ofrecen son: Guardar, que guardará las modificaciones antes de cerrar el documento; No guardar, cerrará el documento sin guardar los cambios; y Cancelar, cancelará la operación de cerrar el documento.

Cuadro de diálogo donde se avisa guardar cambios

2.3. Guardado de los cambios realizados en un documento

Una vez se ha escrito o modificado el documento con el que se está trabajando, existe la posibilidad de almacenarlo y posteriormente recuperarlo y modificarlo. Para ello, se deberá ejecutar una acción, a partir de la cual, mediante un cuadro de diálogo, se tendrán en cuenta una serie de cuestiones, con el fin de ubicar dicho documento en el lugar deseado.

Cuadro de diálogo de la opción Guardar

Vamos a ver ahora las distintas fases para guardar un nuevo archivo mediante el cuadro de diálogo de la opción Guardar como:

1 1. Indicar la ubicación: buscar la ubicación en la que queremos guardar el documento. Esto lo podemos conseguir mediante el explorador que aparece en pantalla, que es exactamente igual que el de Windows, o bien desde la barra de direcciones del cuadro de diálogo.

1 2. Nombrar el documento: una vez nos hemos situado en la carpeta que queremos almacenar el documento, asignar un nombre de archivo.

1 3. Asignar formato de archivo: indicar el formato en que se almacenará el documento, debemos utilizar la lista Tipo, donde elegiremos el formato deseado. Normalmente, los archivos de Microsoft Word se suelen almacenar con extensión .docx. Para ello, seleccionaremos la opción Documento de Word. Aunque puede ocurrir que deseemos guardarlo con otro formato, como, por ejemplo, con el formato de una página web, o simplemente guardarlo para que se pueda utilizar en versiones anteriores de Word. Por último, hacer clic en el botón Guardar.

 

Ventana Guardar como

Nota

En versiones anteriores a Microsoft Word 2007, la extensión en la que por defecto se guardaban los documentos, era en .doc, será a partir del año 2007 cuando la extensión con la que se almacenen los documentos es en .docx.

A continuación te detallamos las opciones de las que dispone el usuario para llegar a ese cuadro de diálogo.

Opción Guardar de la ficha Archivo

Una de las opciones para guardar un documento es seleccionando la opción Guardar, que se encuentra en el menú de la ficha Archivo. Si el documento no tiene nombre asignado, como ocurre cuando se crea un documento nuevo, este pedirá que se le dé un nombre, mostrando el cuadro de diálogo de la opción guardar como. Un poco más adelante explicaremos las partes de las que se compone esta ventana, de forma más detallada.

En el caso que se hubiera guardado previamente, se actualizará con el nombre que ya tuviese anteriormente.

Opción Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido

Otra forma de guardar un documento nuevo o ya existente es mediante la barra de herramientas de acceso rápido, para ello, pulsa sobre el botón Guardar.

Al igual que la opción anterior, si el documento aún no ha sido guardado, la aplicación ofrecerá la posibilidad de darle un nombre y guardarlo, en el caso que este tenga ya nombre se podrá actualizar.

Puede darse el caso, que en la barra de herramientas de acceso rápido, no esté activo el botón Guardar, para activarlo pulsar el botón personalizar barra de herramientas de acceso rápido, y marcar la opción Guardar.

Combinación de teclas

Para guardar el documento que está en pantalla, ya tenga nombre o no, también podemos utilizar la combinación de teclas [Ctrl + G].

2.4. Apertura de un documento ya existente

Una vez que el documento ha sido almacenado, se puede volver a recuperarlo y trabajar con él, bien para añadir y/o modificar el contenido del mismo. Para abrir un documento debemos acceder a la ficha Archivo y seleccionar la sección Abrir.

Sección Abrir de la ficha Archivo

En esta sección podremos seleccionar la ubicación del archivo a abrir en la zona central. Por defecto aparece seleccionada la ubicación Recientes, que muestra a la derecha una lista de los archivos recientes, con lo que podremos seleccionar un documento de la lista de editados recientemente para abrir.

Para poder abrir un archivo que no aparece en la lista de recientes o bien para abrirlo en un modo especial debemos seleccionar la opción Examinar, que mostrará el cuadro de diálogo Abrir.

Mediante el cuadro de diálogo Abrir seleccionamos el documento que se quiera recuperar y a continuación, pulsar el botón Abrir.

Cuadro de diálogo Abrir

Como se puede observar en la imagen superior, el botón Abrir, contiene a su vez otro botón más pequeño, identificado con una flecha. Este permite acceder a una lista desplegable de opciones, en la que se puede decidir cómo abrir el documento; de solo lectura, como una copia, en el explorador, en vista protegida, para reparar, entre otras opciones.

En cuanto a la forma que se utilizará para llegar a este cuadro de diálogo, se cuenta con distintas opciones, a continuación las detallamos.

Opción Abrir de la ficha Archivo

Una de las opciones para abrir un documento es seleccionando la opción Abrir, que se encuentra en el menú de la ficha Archivo. En esta ventana se selecciona el documento que se quiere abrir, y haciendo doble clic sobre el documento seleccionado, se consigue abrir el documento deseado.

Opción Abrir de la barra de herramientas de acceso rápido

Otra forma de abrir un documento ya existente es mediante la barra de herramientas de acceso rápido, para ello, se pulsa sobre el botón Abrir.

De igual forma, a través de esta vía se accede a la ventana Abrir, explicada anteriormente y desde la cual se elige el documento a editar.

Puede darse el caso, que en la barra de herramientas de acceso rápido, no esté activo el botón Abrir, para activarlo se tendrá que pulsar el botón Personalizar barra de herramientas de acceso rápido, y marcar la opción Abrir.

Combinación de teclas

En este caso, la combinación de teclas para abrir la ventana Abrir será, pulsar las teclas [Ctrl + A].

2.5. Menú ventana. Manejo de varios documentos

El menú ventana está localizado en la ficha Vista de la cinta de opciones. Las tres primeras opciones del menú ventana son:

Nueva ventana

 Abre otra ventana con el mismo texto que el documento que esté abierto en ese momento. De este modo, se pueden realizar cambios distintos en ambos, aunque, a la hora de grabarlos, se debe hacer solo con uno, ya que si se graba uno y a continuación el otro, el segundo sobrescribirá al primero.

Organizar todo

 Divide la pantalla en tantos documentos como haya en la lista del menú ventana. El efecto es similar al que se obtiene al pulsar el botón Restaurar en la parte superior derecha de la ventana de texto. Para volver al modo normal, pulsar el botón maximizar de cualquiera de las ventanas.

Dividir

 Divide la ventana del documento que esté abierta en dos mitades, obteniendo dos copias del documento, cada una en una ventana. Cuando esta opción está activa, la opción del grupo Ventana cambia de nombre a Quitar División, que deja la ventana como estaba antes de la división.

Las opciones que siguen, Ver en paralelo, Desplazamiento sincrónico y Restablecer posición de la ventana, están desactivadas por defecto, pero entrarán en funcionamiento en el momento que tengamos más de un documento abierto.

Por último, el botón Cambiar ventanas nos permite ver un listado de los documentos que están abiertos en ese momento. La numeración que tiene cada documento en la lista muestra el orden en el que han sido abiertos, de tal modo que el 1 indica el primer documento que se ha abierto, 2 el segundo, y así sucesivamente.

Botón Cambiar ventanas, documentos abiertos con la aplicación.

Para abrir cualquiera de estos documentos, se hace clic en el documento que queramos abrir. Para indicar que ese documento es el activo, Microsoft Word lo etiquetará con la marca de verificación que se ve en la imagen.

Manejo de varios documentos

Microsoft Word nos permite trabajar con varios documentos a la vez. La forma de abrirlos es idéntica a las que hemos visto, pero, por ejemplo, en el cuadro de diálogo Abrir, en lugar de señalar un solo archivo, podemos pulsar la tecla [Ctrl] e ir marcando los archivos que deseemos abrir. A continuación, pulsamos el botón Abrir, de este modo se abrirían todos automáticamente.

Por cada documento se abrirá una ventana distinta. Podemos ir recorriendo los distintos documentos al pulsar la combinación de teclas [Ctrl + F6], seleccionándolos en la ficha Vista, el grupo de opciones Ventana, botón Cambiar Ventanas, o bien, al pulsar las teclas [Alt + Tab], cada vez que se teclee esta combinación se abrirá una ventana que indicará, de entre los documentos abiertos, cuál se activará.

2.6. Duplicación de un documento con guardar como

Entre sus utilidades, Microsoft Word te permite guardar una copia duplicada de un documento mediante la opción Guardar como.

Para proceder a una duplicación, se debe tener abierto el documento a duplicar, ir a la ficha Archivo y pulsar la opción Guardar como. Mediante esta opción se hace la copia en la misma ubicación con otro nombre, o bien, con el mismo nombre pero en una ubicación diferente a la que se guardó por primera vez.

TAREA 3

Atendiendo a la creación, tratamiento y ubicación de los documentos de texto, en la siguiente tarea vamos a poner en práctica lo aprendido, para ello abre Microsoft Word y sigue las instrucciones que a continuación se indican:

1 1. Copia el siguiente texto en un nuevo documento en blanco, haciendo uso de la combinación de teclas que ya conoces para copiar.Cocer la pasta en una olla con agua salada. Mientras, dorar la cebolla picada en el aceite. Añadir los guisantes y el jamón y dejar cocer durante unos 10 minutos. Si es preciso, agregar una cucharada de agua (H2O).Batir los huevos e incorporar a ellos el queso rayado. Una vez terminada la cocción, escurrir la pasta y verterla en la sartén con el sofrito de guisantes. Añadir también los huevos batidos hasta que cuaje ligeramente. Salpimentar y esparcir la albahaca partiéndola con los dedos.

2 2. Una vez copiado, guárdalo en tus documentos con el nombre tarea03.doc.

3 3. Vuelve a abrir el documento generado, y observa que la palabra rayado no es correcta, debemos cambiar la ‘y’ por ‘ll’. Cuando el texto sea modificado, volver a guardar, utilizando la opción guardar como y poniendo tu nombre tras tarea03, por ejemplo: ana_tarea03.

ACTIVIDAD 5

Carlos, alumno del curso, extrae a modo de esquema los comandos o combinación de teclas empleadas en la creación, tratamiento y ubicación de documentos de texto y su principal cometido.

Según tus conocimientos aprendidos, ¿qué relación crees que guardan?

1 a. [Ctrl + U]

2 b. [Ctrl + F4]

3 c. [Ctrl + G]

4 d. [Ctrl + A]

1 1. Cerrar documento

2 2. Abrir documento

3 3. Nuevo documento

4 4. Guardar documento

3. Compatibilidad de los documentos de distintas versiones y aplicaciones

HILO CONDUCTOR

Tras la explicación de cómo guardar el documento generado y la duplicación del mismo, Julio expone a su alumnado la importancia de la versión y/o aplicación utilizada para generar el documento, ya que se puede dar el caso de incompatibilidad.

Al trabajar con el procesador de textos Microsoft Word, se debe tener en cuenta que los archivos que se generan se guardan por defecto con la extensión .docx. Esta extensión se implanta a partir de la versión 2007 en adelante.

Esta novedad hace que los documentos creados sean incompatibles con versiones anteriores del programa, por lo que no se podrán abrir en equipos con procesadores de texto del paquete Microsoft Office con versiones anteriores al 2007. Sin embargo, para salvar esta diferencia, los archivos se pueden guardar con el formato universal de Microsoft Word, esto es .doc, lo que permitirá utilizar archivos en otras versiones del programa.

La compatibilidad sí se mantiene a la inversa, es decir, con el programa Microsoft Office 2007 en adelante se pueden abrir documentos generados con versiones anteriores del programa.

RECUERDA

Al guardar un documento mediante la opción Guardar como, además de poner el nombre, se debe buscar en el desplegable que aparece bajo el título Guardar como Tipo la opción Documento Word 97-2003 (*.doc); de esta forma, no implicará incompatibilidad alguna.

Si lo que necesitamos es que el documento pueda ser abierto por otros procesadores de textos, lo más adecuado es guardarlo en el formato Texto de OpenDocument (*.odt). Este formato es un estándar abierto perteneciente a ODF (Open Document Format), por lo que casi cualquier aplicación de proceso de textos podrá abrirlo y editarlo.

También podemos guardar únicamente el texto sin guardar el formato del texto, para ello utilizaremos la opción guardar como Texto sin formato (*.txt), que es un formato que almacena únicamente los caracteres como texto plano.

Otra opción, si el texto tiene un formateado muy sencillo, es guardarlo como Formato RTF (*.rtf), que es un formato de texto enriquecido con formateo simple de caracteres (Rich Text Format), como por ejemplo fuentes y tamaños de fuentes, negritas y cursivas, pero pocas características más.

ACTIVIDAD COMPLEMENTARIA

6. Estás redactando una carta de presentación con la última versión del procesador de textos, aún no la has terminado, así que te la envías por correo electrónico para continuar elaborándola en el trabajo, donde tienes el procesador de textos Microsoft Word 2003. Al guardarla lo haces en el formato que por defecto guarda Microsoft Word. ¿Cuál o cuáles son los problemas que te vas a encontrar? ¿Qué deberías haber considerado a la hora de guardar la carta?