Handbuch der Europäischen Aktiengesellschaft - Societas Europaea

3. Durchführung der Einberufung

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Wie bereits unter Rn. 14 dargestellt, gilt für die Durchführung der Einberufung das nationale Recht.

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§ 48 Abs. 2 S. 1 SEAG bestimmt für die Hauptversammlung einer monistischen SE, dass hier ebenfalls die Vorschriften des §§ 175 Abs. 2–4 und 176 Abs. 2 AktG Anwendung finden. Der Verweis auf § 175 Abs. 1 AktG (Einberufung durch den Vorstand) fehlt, da die entsprechende Regelung – passend für das monistische System – in § 48 Abs. 1 S. 1 SEAG getroffen wurde.[15]

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Im Übrigen ist zwischen Form, Frist und Inhalt der Einberufung zu unterscheiden.

3.1 Form der Einberufung

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Gem. § 121 Abs. 3 S. 1 AktG ist die Einberufung der Hauptversammlung in den Gesellschaftsblättern bekannt zu machen. Dies sind der Bundesanzeiger[16] und etwaige weitere durch die Satzung bestimmte Gesellschaftsblätter (§ 25 AktG). Bei börsennotierten Gesellschaften, die nicht ausschließlich Namensaktien ausgegeben haben und die Einberufung nicht unmittelbar nach § 121 Abs. 4 S. 2 und 3 AktG übersenden, ist die Einberufung spätestens zum Zeitpunkt der Bekanntmachung solchen Medien zur Veröffentlichung zuzuleiten, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der gesamten Europäischen Union verbreiten.[17] Die Pflicht zu Veröffentlichungen in den Gesellschaftsblättern und in europaweit verbreitenden Medien wird nach einhelliger Auffassung durch die Veröffentlichung im Bundesanzeiger erfüllt.[18] Sind die Aktionäre der Gesellschaft namentlich bekannt, so kann gem. § 121 Abs. 4 S. 2 AktG die Hauptversammlung auch mit eingeschriebenem Brief an alle Aktionäre einberufen werden. Aufgrund der Fiktion des § 67 Abs. 2 AktG empfiehlt sich dies jedoch nur bei Namensaktien; bei Inhaberaktien erscheint das Risiko einer fehlerhaften Einberufung zu hoch, da Fehler aufgrund von Veräußerungen oder Adressänderungen zulasten der Gesellschaft gehen.[19]

3.2 Frist der Einberufung

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Die Hauptversammlung ist mindestens dreißig Tage vor dem Tag der Versammlung einzuberufen. Der Tag der Einberufung ist nicht mitzurechnen (§ 123 Abs. 1 AktG). Die Satzung kann vorsehen, dass die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts davon abhängig ist, dass die Aktionäre sich vor der Versammlung anmelden bzw. bei Inhaberaktien die Berechtigung nachweisen (§ 123 Abs. 2 und 3 AktG). Die Mindestfrist des § 123 Abs. 1 AktG verlängert sich um die Anmeldefrist bzw. Nachweisfrist (§ 123 Abs. 2 S. 5 und Abs. 3 HS 2S AktG). Die Anmeldung muss der Gesellschaft unter der in der Einberufung hierfür mitgeteilten Adresse mindestens sechs Tage vor der Versammlung zugehen. Die Satzung oder die Einberufung auf Grund einer Ermächtigung in der Satzung kann eine kürzere, in Tagen zu bemessende Frist vorsehen. Der Tag des Zugangs ist nicht mitzurechnen. Bei börsennotierten SE sind für die Nachweispflicht die Regelungen des § 123 Abs. 3 S. 2 AktG (Möglichkeit der Textform bei Nachweis des Anteilbesitz durch das depotführende Institut) und der Nachweisstichtag (Record Date; der Nachweis hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Versammlung zu beziehen, § 123 Abs. 3 S. 4 AktG) zu beachten. Auch die Mitteilung über den Nachweis muss der Gesellschaft unter der in der Einberufung hierfür mitgeteilten Adresse mindestens sechs Tage vor der Versammlung zugehen. Die Satzung oder die Einberufung auf Grund einer Ermächtigung in der Satzung kann eine kürzere, in Tagen zu bemessende Frist vorsehen. Der Tag des Zugangs ist nicht mitzurechnen.

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Die Berechnung der Fristen und Termine richtet sich nicht mehr nach den allgemeinen Vorschriften des BGB. Mit dem ARUG wurde § 121 Abs. 7 AktG eingeführt: „Bei Fristen und Terminen, die von der Versammlung zurückgerechnet werden, ist der Tag der Versammlung nicht mitzurechnen. Eine Verlegung von einem Sonntag, einem Sonnabend oder einem Feiertag auf einen zeitlich vorausgehenden oder nachfolgenden Werktag kommt nicht in Betracht. Die §§ 187–193 BGB sind nicht entsprechend anzuwenden. Bei nicht börsennotierten Gesellschaften kann die Satzung eine andere Berechnung der Frist bestimmen.„

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Danach ist vom Tag der Hauptversammlung bzw. von dem maßgeblichen Stichtag nach § 123 Abs. 2 AktG i.V.m. der Satzung der Gesellschaft rückwärts zu rechnen. Der Tag der Hauptversammlung – bzw. der letzte Anmelde- oder Hinterlegungstag – sowie der Tag der Einberufung sind in die Frist nicht einzubeziehen (§§ 121 Abs. 7 S. 1, 123 Abs. 1 S. 2, § 123 Abs. 2 S. 4 AktG). Nach h.M. darf die Hauptversammlung einer AG nicht an einem Sonntag oder einem gesetzlichen Feiertag abgehalten werden. Bei der SE wird diskutiert, ob der Termin von der Aktionärsstruktur abhängig gemacht werden sollte oder zumindest bei der Festlegung von Tag und Uhrzeit der europaweite Charakter der SE zu berücksichtigen sei und somit auch die Feiertage der anderen Mitgliedstaaten zu beachten seien. Dies ist aber im Ergebnis nicht praktikabel und sachgerecht.

3.3 Inhalt der Einberufung

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Gem. § 121 Abs. 3 S. 1 und 2 AktG hat die Einberufung folgende Angaben zu enthalten: Firma und Sitz der Gesellschaft sowie Zeit[20] und Ort[21] der Hauptversammlung. Anders als früher muss die Tagesordnung schon in der Einberufung enthalten sein. Zusätzlich sollte das einberufende Organ („Vorstand“ bzw. „Aufsichtsrat“) genannt werden.[22]

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Unter der Tagesordnung ist die konkrete und geordnete Aufstellung der zur Behandlung anstehenden Gegenstände zu verstehen. Erforderlich ist danach, Verhandlungs- und Beschlussgegenstände so konkret zu bezeichnen, dass die Aktionäre erkennen können, um was es gehen wird.[23] Dazu gehört vornehmlich, aber nicht ausschließlich die Angabe der Beschlussgegenstände sowie die Festlegung der Reihenfolge ihrer Behandlung.[24] Davon zu unterscheiden sind die Beschlussvorschläge der Verwaltung, die ebenfalls mit der Tagesordnung bekannt zu machen sind (§ 124 Abs. 3 AktG). Beim Vorschlag zur Gewinnverwendung (§ 170 Abs. 2 S. 2 AktG), bei der Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern und Prüfern (§ 124 Abs. 2 S. 1 und Abs. 3 AktG), bei Satzungsänderungen (§ 124 Abs. 2 S. 2 1. Fall AktG), bei Kapitalmaßnahmen (§§ 183 Abs. 1 S. 2, 186 Abs. 4 S. 1 AktG) und bei der Zustimmung zu Verträgen (§ 124 Abs. 2 S. 2, 2. Fall AktG) sind die dort im Einzelnen genannten Besonderheiten zu beachten.

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Gem. § 121 Abs. 3 S. 3 AktG hat bei börsennotierten Gesellschaften der Vorstand oder, wenn der Aufsichtsrat die Versammlung einberuft, der Aufsichtsrat in der Einberufung ferner anzugeben:

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Gemäß § 124 a AktG müssen bei börsennotierten Gesellschaften alsbald nach der Einberufung der Hauptversammlung über die Internetseite der Gesellschaft zugänglich sein:[27]

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Ein nach Einberufung der Versammlung bei der Gesellschaft eingegangenes Verlangen von Aktionären i.S.v. § 122 Abs. 2 AktG ist unverzüglich nach seinem Eingang bei der Gesellschaft in gleicher Weise zugänglich zu machen.

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Im Fall einer sog. Vollversammlung i.S.d. § 121 Abs. 6 AktG, ist die Gesellschaft von der Einhaltung sämtlicher Vorschriften der §§ 121–128 AktG befreit. Erfasst sind damit sämtliche Einberufungs- und Bekanntmachungsregelungen. Eine Vollversammlung liegt vor, wenn alle Aktionäre erschienen oder vertreten sind und kein Aktionär der Beschlussfassung widerspricht.

6 › III › 4. Mitteilungen im Zusammenhang mit der Einberufung

4. Mitteilungen im Zusammenhang mit der Einberufung

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Da nicht davon ausgegangen werden kann, dass alle Aktionäre von Publikumsgesellschaften aufgrund der Bekanntmachung im Bundesanzeiger von der Einberufung der Hauptversammlung Kenntnis erlangen, verpflichtet § 125 AktG den Vorstand, im Vorfeld der Hauptversammlung bestimmte Mitteilungen zu machen.[28] Kern der Regelung ist ein zweistufiges System: Nach § 125 Abs. 1 AktG ist der Vorstand der Gesellschaft verpflichtet, mindestens 21 Tage vor der Hauptversammlung den Kreditinstituten und Aktionärsvereinigungen , die in der letzten Hauptversammlung Stimmrechte für Aktionäre ausgeübt oder die die Mitteilung verlangt haben, die Einberufung der Hauptversammlung und bestimmte weitere Informationen mitzuteilen.[29] Der Tag der Mitteilung ist nicht mitzurechnen. § 128 Abs. 1 AktG verpflichtet sodann die Kreditinstitute, die zu Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung für Aktionäre Inhaberaktien der Gesellschaft in Verwahrung haben oder für die Namensaktien, die ihnen nicht gehören, im Aktienregister eingetragen sind, diese Mitteilung unverzüglich an die Aktionäre zu übermitteln. Auch hier kann die Satzung der Gesellschaft die Übermittlung auf den Weg elektronischer Kommunikation beschränken; in diesem Fall ist das Kreditinstitut auch aus anderen Gründen nicht zu mehr verpflichtet. Seit dem Inkrafttreten des NaStraG gilt diese Pflicht somit für Inhaberaktien, die Kreditinstitute in Verwahrung haben sowie für Namensaktien, für die das Kreditinstitut als Treuhänder im Aktienregister eingetragen ist. Dadurch werden Doppelmitteilungen vermieden, da die Namensaktionäre von der Gesellschaft unmittelbar informiert werden.[30]

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Die Gesellschaft ist verpflichtet, die Mitteilung auch an bestimmte Aktionäre direkt zu richten. Gem. § 125 Abs. 2 AktG sind dies diejenigen Aktionäre, die

es verlangen oder

zu Beginn des 14. Tages vor der Hauptversammlung als Aktionär im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind (Namensaktionäre).

Die Satzung kann die Übermittlung auf den Weg der elektronischen Kommunikation beschränken.

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Durch die Frist des § 125 Abs. 2 AktG ist für Namensaktionäre klargestellt, dass bei Veränderungen im Aktienbestand nach Einberufung der Hauptversammlung ein Nachversand von Unterlagen erfolgen muss, wenn die Eintragung zu Beginn des 14. Tages vor der Hauptversammlung erfolgt ist. Inwiefern diese 14-Tage-Frist durch einen sog. Umschreibungsstopp modifiziert werden kann, geht aus der gesetzlichen Regelung nicht hervor. Zumindest in Fällen, in denen die Umschreibung – z.B. bei vinkulierten Namensaktien aufgrund der einzuholenden Zustimmung des Aufsichtsrats oder der Hauptversammlung – mehr als ein technischer Vorgang ist, sollte ein Umschreibungsstopp auch mehr als 14 Tage vor der Hauptversammlung erfolgen dürfen.[31] Für die bis zum Beginn des 14. Tages vor der Hauptversammlung Eingetragenen sind jedenfalls „Nachmailings“ zu veranlassen. Diese sind fortlaufend oder zumindest zu einem oder mehreren Stichtagen durchzuführen.[32]

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Gem. § 125 Abs. 3 AktG kann auch jedes Aufsichtsratsmitglied verlangen, dass ihm der Vorstand die gleiche Mitteilung übersendet. Unabhängig von dieser Pflicht sollte der Vorstand allerdings seinen Aufsichtsrat auch ohne Verlangen entsprechend informieren.

4.1 Inhalt der Mitteilung

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Notwendiger Inhalt der Mitteilung nach Art. 54 Abs. 2 SE-VO i.V.m. § 125 AktG sind in erster Linie die Einberufung der Hauptversammlung und die Tagesordnung, mit den Beschlussvorschlägen nach § 124 Abs. 3 AktG, wie sie in den Gesellschaftsblättern bekannt gemacht wurden. Es sind also auch die Vorschläge der Verwaltung oder z.B. der Wortlaut von vorgeschlagenen Satzungsänderungen bzw. wesentliche Inhalte von Verträgen mitzuteilen. Auch auf die Vertretungsmöglichkeit durch Bevollmächtigte und Aktionärsvereinigungen ist hinzuweisen. Sind in der Einberufung freiwillige Angaben gemacht worden, müssen auch diese Bestandteil der Mitteilung sein.[33] Auch eine von einer Aktionärsminderheit erzwungene Erweiterung der Tagesordnung muss gem. § 124 Abs. 1 S. 1 AktG entweder bereits mit der Einberufung oder andernfalls unverzüglich nach Zugang des Verlangens bekannt gemacht und somit auch gem. § 125 Abs. 1 AktG mitgeteilt werden. Hat der Vorstand der Hauptversammlung in den gesetzlich vorgesehenen Fällen oder bei sonstigen strukturverändernden Maßnahmen einen Bericht zu erstatten, ist umstritten, ob dieser Bericht der Mitteilungspflicht unterliegt. Unabhängig von der Rechtsfrage empfiehlt es sich aus rein praktischen Gründen, zumindest den wesentlichen Inhalt des Berichts mitzuteilen, da er für die Meinungsbildung der Aktionäre von wesentlicher Bedeutung sein kann.[34] Eindeutig nicht der Mitteilungspflicht unterliegen der Jahresabschluss und der Lagebericht; in vielen Fällen wird aber der Geschäftsbericht den Kreditinstituten und Aktionärsvereinigungen freiwillig übersandt.

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Auch aus dem Aktionärskreis gestellte Gegenanträge gem. § 126 Abs. 1 AktG[35] sowie Wahlvorschläge von Aktionären zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern gem. § 127 AktG sind mitzuteilen.

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Bei börsennotierten Gesellschaften sind einem Vorschlag zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern Angaben zu ihrer Mitgliedschaft in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten beizufügen; Angaben zu ihrer Mitgliedschaft in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen sind ebenfalls beizufügen (§ 125 Abs. 1 S. 5 AktG). Hierzu können Verwaltungs- und Beiräte von im In- und Ausland ansässigen Wirtschaftsunternehmen gehören, wenn sie nach der Satzung des Unternehmens eine Aufsicht führende Tätigkeit ausüben. Anderenfalls sind sie nicht „vergleichbar“ i.S.d. Gesetzes.[36] Ferner muss bei börsennotierten Gesellschaften die Mitteilung die Angaben gem. § 121 Abs. 3 S. 3 AktG enthalten.[37] Ist die Tagesordnung nach § 122 Abs. 2 AktG zu ändern, so ist bei börsennotierten Gesellschaften die geänderte Tagesordnung gem § 125 Abs. 1 S. 3 AktG mitzuteilen.

4.2 Form und Frist

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Die Mitteilung kann schriftlich, aber auch in jeder anderen Form erfolgen, die den Zugang bei den Kreditinstituten und Aktionärsvereinigungen in gleicher Weise erwarten lässt und diese daraufhin in zumutbarer Weise in die Lage versetzt, ihrer Pflicht zur sofortigen Weiterleitung an die Aktionäre nachzukommen; dies schließt elektronische Übertragungsformen ein.[38] Dasselbe gilt für die Mitteilung an Aktionäre gem. § 125 Abs. 2 AktG, wenn mit Zugang bei den Aktionären in vergleichbarer Weise gerechnet werden kann wie bei Übersendung auf dem Postweg. Auch wenn mit dem ARUG § 125 Abs. 2 AktG dahingehend geändert wurde (S. 2), dass die Satzung die Übermittlung auf den Weg der elektronischen Kommunikation beschränken kann, ist Voraussetzung dafür, dass Aktionäre eine Email-Adresse haben und der informationspflichtigen Gesellschaft diese auch als Empfangsadresse zur Verfügung stellen.[39]

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Die Mitteilung hat gegenüber Kreditinstituten nach § 125 Abs. 1 S. 1 AktG mindestens 21 Tage vor der Hauptversammlung zu erfolgen. Der Tag der Mitteilung ist nicht mitzurechnen (§ 125 Abs. 1 S. 2 AktG). Nach h.M. ist die Frist gewahrt, wenn die Absendung der Mitteilung innerhalb der Frist erfolgt. Der Zugang der Mitteilung ist nicht innerhalb dieser Frist erforderlich, weil die bloße Mitteilung weder Willenserklärung noch geschäftsähnliche Handlung ist.[40]

4.3 Pflichten der Kreditinstitute

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Gem. § 128 Abs. 1 AktG müssen die Kreditinstitute die Mitteilungen der Gesellschaft unverzüglich an die Aktionäre weitergeben. Betroffen sind alle Kreditinstitute, die zu Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung für Aktionäre Inhaberaktien der Gesellschaft in Verwahrung genommen haben oder für Namensaktien, die ihnen nicht gehören, im Aktienregister eingetragen sind (§ 128 Abs. 1 S. 1 AktG). Die Weitergabepflicht setzt voraus, dass das Kreditinstitut die für die Aktionäre bestimmten Mitteilungen auch erhalten hat. Dies ist nicht unbedingt der Fall, wenn das Kreditinstitut in der letzten Hauptversammlung keine Stimmrechte für Aktionäre ausgeübt hat (§ 125 Abs. 1 S. 1 AktG). In diesem Fall erhält das Kreditinstitut die Mitteilungen nur, wenn es die Gesellschaft entsprechend auffordert. Zu dieser Aufforderung sind die Kreditinstitute nach h.M. auch verpflichtet.[41] Die Satzung der Gesellschaft kann die Übermittlung auf den Weg elektronischer Kommunikation beschränken. In diesem Fall ist das Kreditinstitut auch aus anderen Gründen nicht zu mehr verpflichtet (§ 128 Abs. 1 S. 2 AktG).

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Die Mitteilungspflicht der Aktionärsvereinigungen gem. § 128 Abs. 5 S. 1 AktG a.F. ist mit dem ARUG weggefallen.

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Die Kosten der Weitergabe sind von den Kreditinstituten zunächst selbst zu tragen. Nach der vom Bundesministerium der Justiz aufgrund der Ermächtigung des § 128 Abs. 3 Nr. 2 AktG erlassenen Verordnung über den Ersatz von Aufwendungen der Kreditinstitute[42] steht den Kreditinstituten allerdings ein Anspruch auf Erstattung der Aufwendungen zu. Dabei sind in der Verordnung gestaffelt nach der Zahl der Versendung bestimmte Pauschalbeträge vorgesehen.

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Beabsichtigt das Kreditinstitut, in der Hauptversammlung das Stimmrecht für Aktionäre auszuüben, so hat es dem Aktionär über die Mitteilung der Gesellschaft hinaus eigene Vorschläge für die Ausübung des Stimmrechts zu den einzelnen Gegenständen der Tagesordnung mitzuteilen (§ 135 Abs. 2 S. 1 AktG). Zusammen mit seinen eigenen Vorschlägen hat das Kreditinstitut gem. § 135 Abs. 2 S. 3 AktG den Aktionär darauf hinzuweisen, dass es – wenn der Aktionär nicht rechtzeitig eine andere Weisung erteilt – das Stimmrecht entsprechend den eigenen Vorschlägen ausüben werde.

6 › III › 5. Gegenanträge