30 Minuten Online-Moderation

Gemietet versus gekauft

Wer sich heute für den Einsatz einer Online-Conferencing-Software entscheidet, wird sich zunächst die Funktionen genauer anschauen und seine Wahl nach einem Produkt ausrichten, das den eigenen Anforderungen am ehesten entspricht. Darüber hinaus gilt es noch zu entscheiden, ob ein gehosteter Service oder der Kauf einer Softwarelizenz bevorzugt wird. Manche Anbieter haben beide Varianten im Angebot, manche Anbieter nur eine von beiden. Kurz zur Unterscheidung:

Im Falle eines gehosteten Service greifen alle Teilnehmer über das Internet auf den Server des Anbieters zu. Man nutzt damit die Infrastruktur des Anbieters und bezahlt eine Benutzungsgebühr, die sich oft an der Anzahl der Teilnehmer und/oder der Dauer des Meetings orientiert.

Manche Anbieter bieten darüber hinaus die Möglichkeit, eine Lizenz der Software zu erwerben, sodass der Kunde diese Software auf dem eigenen Server installieren kann.

Für welche Variante man sich entscheidet, hat mit den Kriterien der Sicherheit und der Frequenz zu tun: Je öfter man Online-Meetings einsetzen möchte und je höher dabei die Sicherheitsanforderungen des Unternehmens sind, desto eher werden die Überlegungen in Richtung einer eigenen Softwarelizenz gehen.

Noch ein Wort zur Sicherheit: Bedenken Sie, dass Sie bei jedem Online-Meeting Ihre Daten über das Internet aus tauschen und dass bei gehosteten Services diese Daten auch über den Server des Anbieters wandern. Erkundigen Sie sich daher vor Ihrer Entscheidung über die Sicherheitsphilosophie der verschiedenen Anbieter und sprechen Sie Ihren bevorzugten Dienstleister auch darauf an.

Bei einem Online-Meeting bzw. einer Web-Conference finden Gruppengespräche (Projektmeetings, Workshops, Teamtreffen) nicht im realen, sondern im virtuellen Konferenzraum statt. Die Teilnehmer sind dabei über das Internet miteinander verbunden. Für die Zusammenarbeit stehen verschiedene Werkzeuge zur Verfügung, die wichtigsten unter ihnen heißen Online-Präsentation, Chat, Whiteboard, Abstimmung und Document bzw. Desktop Sharing. Online-Conferencing-Dienstleistungen können als gehosteter Service oder als Lizenzmodell in Anspruch genommen werden.

1.2Die Aufgaben des Online-Moderators

Die Technik leistet beeindruckende Dinge: Über ein Headset können alle Teilnehmer einer Web-Konferenz miteinander sprechen, über die Webcam ist es sogar möglich, sich ein Bild von seinem „Gegenüber“ zu machen, und über die Feedback-Werkzeuge (z. B. Chat, Abstimmungen) kann man sich laufend austauschen. Der Online-Moderator steuert dabei die Verwendung der jeweiligen Werkzeuge und leitet die Gruppe an, wann welches Werkzeug zu verwenden ist. Diese Werkzeuge wurden dazu geschaffen, die Realität nachzuempfinden. Dennoch unterscheiden einige wenige, aber ganz essenzielle Merkmale ein Online-Meeting von einem persönlichen Treffen – und genau darauf muss der Online-Moderator gut vorbereitet sein (vgl.

Kapitel 1.3

).

Grundhaltung des Moderators

Die Aufgabe des Online-Moderators ist es, das virtuelle Meeting so zu gestalten, dass die Gruppe (obwohl die Teilnehmer nicht persönlich aufeinandertreffen!)

ein klares, gemeinsames Ziel hat und dieses Ziel auch gemeinsam verfolgt;

während des gesamten Meetings aktiv in den Arbeitsprozess eingebunden ist;

sowohl der Sacharbeit als auch dem emotionalen Miteinander volle Aufmerksamkeit widmet.

Das Selbstverständnis des Business-Moderators (gültig für jede Form der professionellen Moderation) wird in dem Band

30 Minuten Moderieren

, GABAL, 9. Auflage 2011, ausführlich beschrieben. An dieser Stelle wollen wir die wichtigsten Kennzeichen noch einmal zusammenfassen:

Der Moderator ist Helfer der Gruppe, nicht ihr Chef.

Er führt die Gruppe durch Fragen, nicht durch Aussagen.

Er ist in der Sache neutral.

Ist er auch inhaltlich beteiligt, muss er sich seiner speziellen Doppelrolle bewusst sein und der Gruppe anzeigen, wann er als Moderator und wann als inhaltlich beteiligte Partei auftritt. Gerade bei Online-Moderationen empfiehlt es sich, sich von einer zweiten Person unterstützen zu lassen.

Er achtet darauf, dass alle Teilnehmer gleichermaßen und gleichberechtigt in den Arbeitsprozess eingebunden sind.

Er sorgt durch die Visualisierung des Arbeitsprozesses dafür, dass die Ergebnisse schriftlich festgehalten werden.

In

Kapitel 3.2

 gehen wir ausführlich auf die Moderationsphasen ein und in

Kapitel 4

 widmen wir uns den Moderationsmethoden.

Der Online-Moderator hat die Aufgabe, ein virtuelles Treffen mit den bestehenden Werkzeugen der Online-Conferencing-Plattform möglichst neutral zu leiten und die Gruppe zu gemeinsamen Ergebnissen zu führen. Ist er als Einladender, Projektleiter oder Vorgesetzter auch inhaltlich beteiligt, dann gilt es, in besonderem Maß auf die Neutralität zu achten.

1.3Die Besonderheiten eines Online-Meetings

Nachdem wir die Grundregeln der BusinessModeration auf die Online-Moderation angewandt haben, wollen wir nun die Besonderheiten des virtuellen Meetings genauer beleuchten.

Sozialer Kaltstart

Anders als bei persönlichen Meetings haben die Teilnehmer einer virtuellen Zusammenkunft nur wenige Möglichkeiten, sich vorher „warmzulaufen“. Der Small Talk, der oft im Vorfeld eines persönlichen Meetings stattfindet, erfüllt neben dem Wohlfühlfaktor noch eine weitere wichtige Aufgabe: Die Menschen haben ein Bild voneinander, und wenn sie sich in diesen ersten Minuten wohlwollend begegnet sind, fühlen sie sich sozial gut aufgehoben und sicher.

Findet dieses soziale Intro nicht statt, empfinden Menschen üblicherweise zunächst eine gewisse Unsicherheit. Sie wissen nicht, mit welchen Stimmungen und mit welchen Kommunikationsmustern sie es bei den anderen Teilnehmern zu tun haben. Vielleicht hat jemand privaten Ärger gehabt und ist deshalb schlechter Laune, vielleicht gibt es aber auch Ärger mit dem Projekt … Der kompetente Online-Moderator wird dieses Vakuum zu füllen wissen.

Seine Einstiegsmoderation wird auf die soziale Komponente des Teams Rücksicht nehmen und allen Teilnehmern ein Gefühl für den emotionalen Zustand der Gruppe geben (siehe

Kapitel 3.2

).

Vorsicht Technik!

So sehr man sich von Herstellerseite auch bemüht, die Online-Conferencing-Plattformen ganz intuitiv und einfach bedienbar zu machen: Wir müssen uns bewusst sein, dass wir es mit einer komplexen Software zu tun haben. Und je mehr diese Software leisten soll, desto mehr Funktionen und Features hat sie. Jeder, der schon einmal eine neue Software einsetzen musste, weiß, dass es sich dabei um einen Lernprozess handelt – und dass es viel Übung braucht, um sich damit vertraut zu machen.

Der Online-Moderator muss aber noch mit einer weiteren Herausforderung fertig werden: Er muss die Software so gut beherrschen, dass er auch seine Teilnehmer richtig anleiten kann – und das aus der Ferne. Mit einem guten Maß an Vorbereitung und der richtigen Anleitungstechnik ist man für diese Herausforderung gut gerüstet.

Der Kampf gegen Unaufmerksamkeit und Müdigkeit

Ein Online-Meeting ist schon durch die Anforderungen der Technik eine anstrengende Angelegenheit. Dementsprechend schnell ermüden die Teilnehmer und die Gefahr der Unaufmerksamkeit wächst schneller als in persönlichen Arbeitsgruppen. Anders als bei persönlichen Treffen können sich die Teilnehmer einer Online-Konferenz relativ leicht gedanklich verabschieden: die Versuchung, mal nebenbei eine E-Mail zu lesen oder gar schnell ein Telefonat zu führen, ist groß. Da der Online-Moderator, anders als sein Kollege in einem persönlichen Treffen, nicht sehen kann, womit sich seine Teilnehmer beschäftigen, muss er darauf achten, dass seine Teilnehmer „dabeibleiben“. Mit einem gut strukturierten Regieplan und einem hohen Grad an Interaktion erreicht er dieses Ziel (Online-Moderations-plan siehe

Kapitel 2.1

).

Schwer zu beeinflussende Meeting-Disziplin

Die Gesprächsdisziplin ist schon in persönlichen Treffen ein Punkt, an dem Moderatoren gerne gemessen werden. In einem Online-Meeting-Raum ist sie noch essenzieller. Mehr noch: Sie entscheidet über Erfolg und Misserfolg des Meetings. Wann sprechen die Teilnehmer? In welcher Reihenfolge? Wie lange? Wer kommt wann zu Wort? Wie sollen Fragen gestellt werden? Die Antworten auf diese Fragen und die daraus resultierenden klaren Regeln sind wichtig, damit die Veranstaltung nicht in einem Chaos endet. Der Moderator ist hier gefordert, mit seinen Teilnehmern ein Regelwerk zu erarbeiten, das dann auch alle gut einhalten können (siehe

Kapitel 4.1

 – der Online-Meeting-Guide).

Das Fehlen nonverbaler Signale

Beobachten Sie sich doch einmal selbst: Wenn Sie vor einer Gruppe präsentieren, st