Prävention von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung

VII. Ansprechpartner für die Behörden

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Der Geldwäschebeauftragte ist gem. § 7 Abs. 5 S. 2 GwG Ansprechpartner für die FIU, für die Strafverfolgungsbehörden, also zum Beispiel Landeskriminalämter, Bundeskriminalamt, Zollbehörden und Staatsanwaltschaften, für die für Aufklärung, Verhütung und Beseitigung von Gefahren zuständigen Behörden, und für die zuständigen Aufsichtsbehörden. Im Einzelnen:

4. Kapitel Der Geldwäschebeauftragte: Rollen- und Aufgabenprofil nach § 7 GwG › E. Pflichten des Geldwäschebeauftragten › VII. Ansprechpartner für die Behörden › 1. Ansprechpartner für die FIU

1. Ansprechpartner für die FIU

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Der Geldwäschebeauftragte ist der zentrale Ansprechpartner beim Verpflichteten für die FIU. Er veranlasst die Verdachtsmeldungen gem. § 43 GwG und steht für sämtliche Rückfragen in diesem Zusammenhang zur Verfügung (siehe zuvor Rn. 136–139).

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Darüber hinaus hat der Geldwäschebeauftragte gem. § 6 Abs. 6 GwG Vorkehrungen zu treffen, um auf Anfragen der FIU und anderer zuständiger Behörden, ob zu bestimmten Personen Geschäftsbeziehungen in den letzten fünf Jahren bestanden und welcher Art die Geschäftsbeziehung jeweils war, fundiert Auskunft geben zu können. Diese Vorkehrungen können sowohl in elektronischer wie auch in Papierform getroffen werden und werden im Übrigen auch durch die Aufbewahrungs- und Dokumentationspflicht in § 8 GwG gestützt.[120] Sofern diese Vorkehrungen wirksam getroffen worden sind, sollte es dem Geldwäschebeauftragten auch jederzeit problemlos möglich sein, die geforderten Auskünfte zeitnah und umfänglich zur Verfügung zu stellen.

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Gem. § 30 Abs. 3 GwG hat der Geldwäschebeauftragte die Auskunftsersuchen der FIU innerhalb der ihm gesetzten angemessenen Frist zu bearbeiten. Die Behörde ist jederzeit, auch unabhängig von einer vorherigen Verdachtsmeldung berechtigt, von jedem Verpflichteten die Informationen einzuholen, die sie zur Bewertung eines Sachverhaltes benötigt.[121]

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Zu beachten ist, dass der Geldwäschebeauftragte jedes staatsanwaltliche Auskunftsersuchen zum Anlass nehmen muss, um zu prüfen, ob der zugrundeliegende Sachverhalt die Meldungsvoraussetzungen gem. § 43 Abs. 1 GwG erfüllt.[122]

4. Kapitel Der Geldwäschebeauftragte: Rollen- und Aufgabenprofil nach § 7 GwG › E. Pflichten des Geldwäschebeauftragten › VII. Ansprechpartner für die Behörden › 2. Ansprechpartner für Strafverfolgungsbehörden und weitere Behörden

2. Ansprechpartner für Strafverfolgungsbehörden und weitere Behörden

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Ebenso können andere zuständige Strafverfolgungsbehörden, die den Sachverhalt zur weiteren Ermittlung von der FIU weitergeleitet bekommen haben, direkt beim Geldwäschebeauftragten des Meldenden weitere Informationen und alle erforderlichen Unterlagen anfordern und den Meldepflichtigen auffordern, die Fakten, die seine Meldung unterlegen, zu substantiieren bzw. zu konkretisieren.[123]

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Im Falle von Auskunftsersuchen durch das Bundesamt für Verfassungsschutz ist es gem. § 8b Abs. 5 BVerfSchG dem Unternehmen verboten, allein aufgrund des Auskunftsersuchens für den Betroffenen nachteilige Handlungen vorzunehmen, die über die Erteilung der Auskunft hinausgehen. Das Verbot bezieht ausdrücklich auf die Beendigung oder Beschränkung von bestehenden Verträgen oder Geschäftsverbindungen oder die Erhebung eines zusätzlichen Entgeltes. Daher hat jedes Auskunftsverlangen einen ausdrücklichen Hinweis auf das Verbot und darauf zu enthalten, dass es nicht die Aussage beinhaltet, dass sich die betroffene Person rechtswidrig verhalten hat oder ein darauf gerichteter Verdacht bestehen muss.[124]

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Zur Erfüllung dieser Aufgaben, insbesondere zur Beantwortung der behördlichen Auskunftsersuchen, sind dem Geldwäschebeauftragten nach § 7 Abs. 5 S. 3 und 4 GwG ausreichende Befugnisse und Mittel einzuräumen und ungehinderter Zugang zu sämtlichen Informationen, Daten, Aufzeichnungen und Systemen, die für diese Aufgaben von Bedeutung sein könnten, zu gewähren (ausführlich unter Rn. 215–273).

4. Kapitel Der Geldwäschebeauftragte: Rollen- und Aufgabenprofil nach § 7 GwG › E. Pflichten des Geldwäschebeauftragten › VIII. Ansprechpartner für die Mitarbeiter

VIII. Ansprechpartner für die Mitarbeiter

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Als Ansprechpartner für die Mitarbeiter eines Unternehmens hat der Geldwäschebeauftragte gleichzeitig die Pflicht, die Geschäftsbereiche in allen geldwäscherechtlich relevanten Fragen zu beraten und zu unterstützen (siehe auch Rn. 134 und 135).

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Dazu ist jedoch erforderlich, dass die Mitarbeiter auch wissen, dass sie sich an die Geldwäscheabteilung wenden können und müssen. Zum einen wird dies über die obligatorischen Schulungen erreicht (vgl. zuvor in Rn. 165–169), zum anderen wird aber auch empfohlen, die Bekanntheit und Serviceleistungen der Geldwäschefunktion über entsprechende Kulturkampagnen zu fördern und die Aufmerksamkeit für die Geldwäscheprävention zu steigern.

4. Kapitel Der Geldwäschebeauftragte: Rollen- und Aufgabenprofil nach § 7 GwG › F. Rechte des Geldwäschebeauftragten

F. Rechte des Geldwäschebeauftragten

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Korrespondierend mit den umfangreichen Pflichten des Geldwäschebeauftragten hat er zur Erfüllung seiner Aufgaben auch umfangreiche Rechte im gesamten Unternehmen, nämlich insbesondere Einsichts- und Zugangsrechte, Auskunfts- und Befragungsrechte und die Einbindung in strategische und wichtige relevante Entscheidungen.

4. Kapitel Der Geldwäschebeauftragte: Rollen- und Aufgabenprofil nach § 7 GwG › F. Rechte des Geldwäschebeauftragten › I. Einsichts- und Zugangsrechte

I. Einsichts- und Zugangsrechte

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Gem. § 7 Abs. 5 S. 3 GwG ist dem Geldwäschebeauftragten ungehinderter Zugang zu sämtlichen Informationen, Daten, Aufzeichnungen und Systemen zu gewähren oder zu verschaffen, die im Rahmen der Erfüllung seiner Aufgaben von Bedeutung sein könnte. Neben dem Zugang hat er auch ein Auskunfts- und Befragungsrecht und ist entsprechend in relevante neue Produkte und Geschäftsfelder einzubinden. Im Einzelnen:

4. Kapitel Der Geldwäschebeauftragte: Rollen- und Aufgabenprofil nach § 7 GwG › F. Rechte des Geldwäschebeauftragten › I. Einsichts- und Zugangsrechte › 1. Ungehinderter Zugang zu sämtlichen Informationen, Daten, Aufzeichnungen und Systemen

1. Ungehinderter Zugang zu sämtlichen Informationen, Daten, Aufzeichnungen und Systemen

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Der Geldwäschebeauftragte ist in sämtliche Informationsflüsse, die für die Erfüllung seiner Aufgaben relevant sein könnten, einzubinden. Daher ist ihm Zugang zu sämtlichen Räumlichkeiten, Unterlagen, Aufzeichnungen, IT Systemen sowie weiteren Informationen, die für die Ermittlung relevanter Sachverhalte erforderlich sind, zu gewähren.[125] Informationen, die für den Geldwäschebeauftragten relevant sein können, sind all jene, die Hinweise auf Transaktionen geben können, die in Verbindung mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung stehen, also insbesondere Aufzeichnungen und Dokumente, die Aufschluss über die geografischen, kundenbezogenen sowie produkt-, dienstleistungs-, transaktions- und vertriebskanalbezogenen Risiken geben können.[126]

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Wichtig ist, dass die Beurteilung, ob eine Information für die Geldwäscheprävention relevant sein könnte, allein dem Geldwäschebeauftragten unterliegt. Daher ist ihm Zugang zu sämtlichen Informationen zu gewähren, damit er selbst beurteilen kann, ob er diese Informationen für die Erfüllung seiner Aufgaben benötigt.

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Insbesondere von Bedeutung können die Prüfungsberichte der Innenrevision und der externen Prüfer sein,[127] auch wenn diese vermeintlich fachfremde Themen betreffen. Denn aus den Feststellungen können sich ggf. Rückschlüsse auf die allgemeine Zuverlässigkeit von Personen oder auf anderweitige Missstände in den geprüften Bereichen ziehen lassen.

4. Kapitel Der Geldwäschebeauftragte: Rollen- und Aufgabenprofil nach § 7 GwG › F. Rechte des Geldwäschebeauftragten › I. Einsichts- und Zugangsrechte › 2. Auskunfts- und Befragungsrecht

2. Auskunfts- und Befragungsrecht

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Flankiert wird das allgemeine Zugangsrecht auch von einem uneingeschränkten[128] Auskunfts- und Befragungsrecht des Geldwäschebeauftragten. Damit kann er jederzeit die an Transaktionen oder an der Kundenbeziehung beteiligten Mitarbeiter zu Hintergründen und auch deren persönlichen Eindrücken und Wertungen befragen. Die Auskünfte sind unverzüglich, wahrheitsgemäß und vollständig zu erteilen.

4. Kapitel Der Geldwäschebeauftragte: Rollen- und Aufgabenprofil nach § 7 GwG › F. Rechte des Geldwäschebeauftragten › I. Einsichts- und Zugangsrechte › 3. Einbindung in die Entwicklung neuer Geschäftsfelder, Produkte und Märkte

3. Einbindung in die Entwicklung neuer Geschäftsfelder, Produkte und Märkte

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Gem. § 6 Abs. 2 Nr. 4 GwG muss der Geldwäschebeauftragte geeignete Maßnahmen und Vorkehrungen schaffen, dass Missbrauch von neuen Produkten und Technologien zu Zwecken der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung verhindert wird (vgl. Rn. 146–177 zu den diesbezüglichen Pflichten).

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Daher ist der Geldwäschebeauftragte möglichst frühzeitig in Ausgestaltung und Prüfung neuer Produkte, Erschließung neuer Geschäftsfelder, Finanzdienstleistungen, Märkte und Kundenkategorien einzubinden, um deren effiziente Überwachung und Bewertung sicherzustellen[129] und die Geschäftsbereiche effektiv beraten zu können.

4. Kapitel Der Geldwäschebeauftragte: Rollen- und Aufgabenprofil nach § 7 GwG › F. Rechte des Geldwäschebeauftragten › I. Einsichts- und Zugangsrechte › 4. Einbindung in sonstige relevante Aktivitäten und Informationsflüsse

4. Einbindung in sonstige relevante Aktivitäten und Informationsflüsse

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Darüber hinaus ist der Geldwäschebeauftragte in alle weiteren relevanten Informationsflüsse einzubinden, damit er seine Aufgaben und Pflichten ordnungsgemäß erfüllen kann.

223

Das gilt insbesondere für die Erstellung von relevanten Organisations- und Arbeitsanweisungen,[130] die so auszugestalten sind, dass ein Missbrauch zu Geldwäschezwecken verhindert wird (siehe zuvor in Rn. 149–156).

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Ebenso ist die Geldwäscheabteilung frühzeitig in komplexe und große Transaktionen zu involvieren, damit die Prüfung gem. § 15 Abs. 5 GwG entsprechend vorgenommen werden kann (siehe zuvor in Rn. 178–181).

225

Empfehlenswert ist außerdem, auch bedeutsame aber risikoreiche Kundenbeziehungen mit der Geldwäscheabteilung vorab zu besprechen, um zu verhindern, dass potentielle Verdachtsmomente zu entsprechenden Verdachtsmeldungen bis hin zur Anweisung der Kündigung dieser Kundenbeziehung führen. Dies gilt insbesondere auch bei verstärkten Sorgfaltspflichten gem. § 15 GwG, insbesondere wenn eine politisch exponierte Person (sog. PEP) als Vertragspartner oder wirtschaftlich Berechtigter involviert ist.

4. Kapitel Der Geldwäschebeauftragte: Rollen- und Aufgabenprofil nach § 7 GwG › F. Rechte des Geldwäschebeauftragten › II. Angemessene personelle und sachliche Ausstattung

II. Angemessene personelle und sachliche Ausstattung

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Gem. § 7 Abs. 5 S. 3 GwG sind dem Geldwäschebeauftragten die für eine Durchführung seiner Funktion ausreichenden Mittel einzuräumen.

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Die sachliche und personelle Ausstattung des Geldwäschebeauftragten richtet sich dabei grundsätzlich nach der Größe und Komplexität des Geschäftsbetriebs sowie nach der spezifischen abstrakten Risikosituation.[131]

4. Kapitel Der Geldwäschebeauftragte: Rollen- und Aufgabenprofil nach § 7 GwG › F. Rechte des Geldwäschebeauftragten › II. Angemessene personelle und sachliche Ausstattung › 1. Personalausstattung

1. Personalausstattung

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Die Personalausstattung des Geldwäschebeauftragten muss so ausreichend sein, dass er seine Aufgaben unverzüglich und sachgerecht erfüllen kann.

a) Geeignete Mitarbeiter

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Die Mitarbeiter der Geldwäscheabteilung müssen ausreichend qualifiziert sein, um ihre Aufgaben ordnungsgemäß erfüllen zu können. Auch wenn die Anforderungen nicht ganz so hoch wie an den Geldwäschebeauftragten selbst zu stellen sind (genauer unter Rn. 30–38), so ist doch gerade für Führungskräfte innerhalb der Geldwäscheabteilung eine hinreichende Sachkunde gem. § 7 Abs. 4 GwG erforderlich. Dabei sind neben den Kenntnissen der aufsichtsrechtlichen Vorschriften insbesondere auch Kenntnisse der im Unternehmen durchgeführten wesentlichen Geschäfte und Prozesse erforderlich,[132] um die Risikosituation einzuschätzen und verdächtige Transaktionen beurteilen zu können. Daher sollten die Mitarbeiter mit den Geschäftsbereichen gut vertraut sein. Empfehlenswert ist, bei der Personalauswahl auf eine entsprechende Mischung von Mitarbeitern mit regulatorischem Hintergrund einerseits und Mitarbeitern mit Erfahrung aus den Geschäftsbereichen andererseits zu achten.

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Zur Zuverlässigkeit der Mitarbeiter gem. § 1 Abs. 20 GwG gelten die Anforderungen an den Geldwäschebeauftragten analog für seine Mitarbeiter (genauer unter Rn. 39–41).

b) Ausreichende Personalzahl

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Die personelle Ausstattung muss auch zahlenmäßig ausreichend sein, um die unverzügliche Erfüllung der Aufgaben, insbesondere der Verdachtsmeldungen, sicherzustellen. Auch für die Unterstützung der Geschäftsbereiche ist eine ausreichende Personalkapazität vorzuhalten, um die Transaktionen präventiv beraten und unterstützen zu können.

232

Um die Angemessenheit der Personalausstattung strukturiert beurteilen zu können, ist eine entsprechende Kapazitätsplanung vorzunehmen, die die jeweiligen Aufgaben der Geldwäscheabteilung mit dem geschätzten Zeitaufwand vorhält und so den Bedarf an sog. Personaleinheiten berechnet.

233

Gerade in der Geldwäscheabteilung mit vielen regulatorischen Änderungen und oft ad-hoc entstehenden Risiken ist es sinnvoll, auch ein Budget für den temporären Bedarf von Zeitarbeitskräften bereitzuhalten. Diese können dann im Notfall genutzt werden, wenn zum Beispiel kurzfristige Kontrollen durchzuführen sind und Untersuchungen zu Sachverhalten erforderlich werden.

c) Schulungen

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Die Mitarbeiter der Geldwäscheabteilung sind laufend fortzubilden, um entsprechende Kenntnisse über die neuen Entwicklungen in der Geldwäscheprävention sicherzustellen und auch neueste Trends an Strafmustern zu erkennen. Ebenso ist es erforderlich, dass die Mitarbeiter wirtschaftlich und technisch einhergehend mit der Marktentwicklung für neue Produkte, Zahlungsverkehrssysteme und technologische Fortschritte weitergebildet werden, um die entsprechenden Beurteilungen vornehmen zu können.

235

Daher gehört zur angemessenen Personalausstattung auch ausreichend Budget, damit die Mitarbeiter an geeigneten Schulungen und Fortbildungsveranstaltungen teilnehmen können. Die Schulungsnachweise und Teilnahmebestätigungen sind prüfungstechnisch ausreichend zu dokumentieren.

236

Sinnvoll ist die Teilnahme von Geldwäschemitarbeitern an Tagungen und Fachkonferenzen, die von der FIU, den Aufsichtsbehörden oder Verbänden organisiert werden, um einen fachlichen Austausch über Geldwäscherisiken zu ermöglichen.

4. Kapitel Der Geldwäschebeauftragte: Rollen- und Aufgabenprofil nach § 7 GwG › F. Rechte des Geldwäschebeauftragten › II. Angemessene personelle und sachliche Ausstattung › 2. Für die ordnungsgemäße Durchführung notwendigen sachlichen und technischen Mittel

2. Für die ordnungsgemäße Durchführung notwendigen sachlichen und technischen Mittel

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Neben der Personalausstattung sind auch die zur Aufgabenerfüllung erforderlichen sachlichen und technischen Mittel vorzuhalten:

a) Vertretungsmacht

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Der Geldwäschebeauftragte und seine Stellvertreter müssen berechtigt sein, im Rahmen der Erfüllung ihrer Aufgaben für das Unternehmen die notwendigen rechtsverbindlichen Erklärungen abzugeben und es bei entsprechenden Sachverhalten auch nach außen zu vertreten.[133]

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Die dazu erforderliche Einzel- oder Gesamtprokura[134] oder Handlungsvollmacht ist allein schon für die Abgabe der Verdachtsmeldungen im Namen des Unternehmens sowie die Erteilung von Auskünften an die Aufsichtsbehörden erforderlich.

Im Übrigen kann es zur effizienten Verhinderung von Missbrauchsfällen auch erforderlich sein, rechtsgeschäftliche Erklärungen gegenüber Kunden, wie zum Beispiel die Zurückweisung einer Transaktion oder Umbuchungen von Kundengeldern auf Sperrkonten vorzunehmen.

b) Sachmittel

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Die Sachmittelausstattung ist für die Durchführung der Geldwäschepräventions-Funktion angemessen vorzuhalten und ist entsprechend des unternehmensspezifischen Risikos ausreichend zu bemessen.

241

Den Mitarbeitern der Geldwäscheabteilung sind angemessene Büroräume zur Verfügung zu stellen, die zum Schutz der sensiblen Daten von Kunden und Mitarbeitern sowie zur Vermeidung von Überhören von relevanten Informationen aus Verdachtsmeldungen abschließbar im Sinne eines Vertraulichkeitsbereichs sein sollten. Ebenso sind Büroausstattung und Arbeitsmaterialien im ausreichenden Umfang bereit zu halten.

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Der Geldwäschebeauftragte und seine Mitarbeiter sollten dienstliche Mobiltelefone zur Verfügung haben, um auch für eilige Notfälle erreichbar zu sein.

243

Soweit im Rahmen der Geldwäscheprävention auch Rechtsfragen zu klären sind, die über die Kenntnisse der Mitarbeiter hinausgehen, wie zum Beispiel ausländisches Vertrags- oder Aufsichtsrecht, sind entsprechende Geldmittel für die Rechtsberatung bereitzustellen.

c) Technische Mittel

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Die technische Ausstattung der Geldwäscheabteilung hat angemessen zu sein und muss den Geldwäschebeauftragten in die Lage versetzen, seine gesetzlichen Pflichten sorgfältig erfüllen zu können.

245

Damit ist die IT-Ausstattung des Geldwäschebeauftragten und seiner Funktion im angemessenen Maße dem Geschäftsbetrieb anzupassen und sind die entsprechenden technischen Mittel wie im Geschäftsbereich vorzuhalten.

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Insbesondere für Kreditinstitute schreibt § 25h Abs. 2 KWG als interne Sicherungsmaßnahme vor, ein Datenverarbeitungssystem zu betreiben, mittels dessen Geschäftsbeziehungen und einzelne Transaktionen im Zahlungsverkehr auf Methoden der Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und sonstige strafbare Handlungen hin überwacht werden können (vergleiche genauer in Rn. 160–163).

247

Die Überwachungssysteme sind technisch so auszustatten, dass ein effizientes laufendes Monitoring des Zahlungsverkehrs gewährleistet ist und die Datenverarbeitungskapazität dem Transaktionsvolumen des Instituts angemessen ist.

Für größere Unternehmen mit umfangreichen Untersuchungen können auch forensische Plattformen und IT-Lösungen sinnvoll sein, damit die Geldwäscheabteilung selbst in der Lage ist, Sachverhalte umfangreich aufzuklären, ohne dabei auf kostspielige externe Dienstleister zugreifen zu müssen.

4. Kapitel Der Geldwäschebeauftragte: Rollen- und Aufgabenprofil nach § 7 GwG › F. Rechte des Geldwäschebeauftragten › II. Angemessene personelle und sachliche Ausstattung › 3. Kürzung der Ausstattungsmittel