Prävention von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung

5. Zuverlässigkeitsprüfung

165

Als weitere Sicherungsmaßnahme sieht § 6 Abs. 2 Nr. 5 GwG vor, dass die Mitarbeiter insbesondere durch Personalkontrollen und Beurteilungssysteme auf Zuverlässigkeit zu überprüfen sind.

166

Mit dieser Regelung wird klargestellt, dass die Beschäftigten aller Verpflichteter dafür Gewähr bieten müssen, dass die Vorschriften des GwG und anderer relevanter Gesetze und internen Grundsätze und Strategien zur Verhinderung von Geldwäsche beachtet werden.[99]

167

Nach der Legaldefinition in § 1 Abs. 20 GwG (siehe dazu auch Rn. 39–41) zählt dazu auch, dass Tatsachen, die einen Geldwäscheverdacht begründen, sofort an den Vorgesetzten oder die Führungskraft gemeldet werden und sich der Mitarbeiter nicht an zweifelhaften Transaktionen oder Geschäftsbeziehungen beteiligt.

168

Hinsichtlich der Ausgestaltung der Personenkontrolle und Beurteilungssysteme haben die Verpflichteten einen Ermessensspielraum, allerdings müssen sie eine regelmäßige Überprüfung während der Beschäftigungsdauer sicherstellen.[100] Grundsätzlich ist es sinnvoll, diese Prüfung initial vor der Einstellung des jeweiligen Mitarbeiters durchzuführen und anschließend in die allgemeinen jährlichen Personalentwicklungsgespräche zu integrieren und durch die jeweilige Führungskraft durchführen und dokumentieren zu lassen. Bei großen Unternehmen ist ein regelmäßiges EDV-gestütztes Screening empfehlenswert, das einen Abgleich mit relevanten Sanktions- oder Korruptionslisten ermöglicht.

Im Beurteilungsgespräch sollte auch festgehalten werden, ob der Mitarbeiter über die Vorschriften zur Geldwäscheprävention und internen Verfahren (siehe nachfolgend unter Rn. 170 ff.) unterrichtet ist.

169

Der Geldwäschebeauftragte sollte neben systemischen Kontrollen, ob die Zuverlässigkeitsprüfung positiv bei allen Mitarbeitern durchgeführt wurde, auch entsprechende risikobasiert gesteuerte Stichproben zum Umfang und Inhalt der Überprüfung durchführen.

4. Kapitel Der Geldwäschebeauftragte: Rollen- und Aufgabenprofil nach § 7 GwG › E. Pflichten des Geldwäschebeauftragten › II. Implementierung von Sicherungssystemen gemäß § 6 GwG › 6. Schulung der Mitarbeiter

6. Schulung der Mitarbeiter

170

Gem. § 6 Abs. 2 Nr. 6 GwG hat der Geldwäschebeauftragte die Mitarbeiter laufend über die Typologien und aktuelle Methoden der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, über die einschlägigen Vorschriften und Pflichten sowie über die entsprechenden Datenschutzbestimmungen zu unterrichten.

171

Diese Unterrichtung muss insbesondere auch gesetzliche Neuerungen, Änderungen der Verwaltungspraxis der Aufsichtsbehörden, Auslegungshinweise wie zum Beispiel die der BaFin oder andere Änderungen der aufsichtsrechtlichen Anforderungen und daraus resultierende Verhaltensregeln umfassen.[101]

172

Durch die Schulung der Typologien und aktuellen Methoden sollen die Mitarbeiter mögliche mit Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung zusammenhängende Transaktionen erkennen können und sich entsprechend richtig verhalten lernen. Mit der Unterrichtung soll die Sensibilisierung der Mitarbeiter für das Erkennen dubioser Geldbewegungen und Geschäftspraktiken gefördert werden.[102]

173

Inhalte der Unterrichtung sollten auf jeden Fall die Faktoren für ein potenziell geringeres und höheres Risiko gem. Anlage 1 und 2 des GwG, die Anhaltspunkte für Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung der FIU sowie die Typologien der FATF sein. Da die Methoden der Geldwäsche beim Einschleusen oder Verschleiern vielfältig und einer stetigen schnellen Wandlung unterliegen, sollten die Trainingsinhalte regelmäßig aktualisiert und an die tatsächliche Risikosituation des Unternehmens angepasst werden.

174

Auch wenn § 6 Abs. 2 Nr. 6 GwG nunmehr[103] keine ausdrückliche Pflicht zur Schulung mehr normiert, die Unterrichtung also auch auf anderem Weg, wie zum Beispiel über interne Vermerke erfolgen könnte, so sollte doch aufgrund der Organisationspflichten und Bedeutung der Sicherungsmaßnahmen eine fundierte und hinreichend konkrete Schulung erfolgen. Diese kann persönlich durch den Geldwäschebeauftragten oder durch die Geschäftsbereiche selbst mit Unterstützung der Geldwäscheabteilung erfolgen. Bei einer großen Anzahl an Beschäftigten sind auch computergestützte Trainings sinnvoll, die im Selbststudium abgerufen werden können. Empfehlenswert ist, dass nach der Schulung selbst eine Wissenskontrolle stattfindet und damit dokumentiert wird, dass der entsprechende Schulungsinhalt vom Empfänger richtig verstanden wurde.

4. Kapitel Der Geldwäschebeauftragte: Rollen- und Aufgabenprofil nach § 7 GwG › E. Pflichten des Geldwäschebeauftragten › II. Implementierung von Sicherungssystemen gemäß § 6 GwG › 7. Unabhängige Prüfung

7. Unabhängige Prüfung

175

Bei großen und arbeitsteiligen Unternehmen sieht § 6 Abs. 2 Nr. 7 GwG die Überprüfung der Sicherungsmaßnahmen durch eine unabhängige Prüfung vor. Die Prüfung hat hier von einem unabhängigen Dritten zu erfolgen, der diese objektiv, unparteiisch und gewissenhaft durchführt.[104] Diese Prüfung kann trotz seiner Weisungsunabhängigkeit nicht durch den Geldwäschebeauftragten selbst durchgeführt werden, da er für die Implementierung und Weiterentwicklung der Sicherungsmaßnahmen verantwortlich ist und diese daher nicht objektiv prüfen kann.

176

Die unabhängige Prüfung kann durch die Innenrevision oder durch externe Prüfer erfolgen. Die Einhaltung der geldwäscherechtlichen Pflichten ist regelmäßig zu prüfen, wobei es ausreichend ist, wenn jedes Jahr Teilbereiche geprüft werden, sofern innerhalb eines Drei-Jahres-Rhythmus sämtliche Bereiche abgedeckt werden.[105]

177

Gerade bei großen Finanzunternehmen bietet es sich an, diese unabhängige Prüfung zusätzlich im Rahmen der Jahresabschlussprüfung vom Wirtschaftsprüfer, der die internen Prozesse und Geschäftstätigkeit durchleuchtet, auch hinsichtlich der Geldwäscheprävention risikoorientiert und sachverständig durchführen zu lassen (zu weiteren Einzelheiten wird auf das 13. Kap. verwiesen).

4. Kapitel Der Geldwäschebeauftragte: Rollen- und Aufgabenprofil nach § 7 GwG › E. Pflichten des Geldwäschebeauftragten › III. Laufende Überwachung der Einhaltung der Sicherungsmaßnahmen

III. Laufende Überwachung der Einhaltung der Sicherungsmaßnahmen

178

Der Geldwäschebeauftragte hat durch risikobasierte Überwachungshandlungen im Rahmen eines strukturierten Vorgehens die Angemessenheit und Wirksamkeit der eingerichteten Organisations- und Arbeitsanweisungen und der geschäfts- und kundenbezogenen internen Sicherungssysteme des Unternehmens sicherzustellen.[106]

179

Diese Überwachungshandlungen sind laufend durchzuführen und bestehen unabhängig von der nachgelagerten Prüfung der internen Revision (siehe zuvor in Rn. 175–177). Der Geldwäschebeauftragte führt sie prozessbegleitend oder zumindest zeitnah aus.[107]

180

Zur Sicherstellung eines strukturierten Vorgehens erstellt der Geldwäschebeauftragte einen risikobasierten Kontrollplan, der aus der Risikoanalyse abgeleitet wird und sich insbesondere auf risikoreiche Geschäftsbereiche, Kunden, Transaktionen und Produkte fokussiert. Dabei sind an den relevanten Schnittstellen die laufenden Prozesskontrollen und ggf. auch ein systemisches Transaktionsmonitoring zu implementieren. Diese Kontrollen können im Rahmen der Three Lines of Defence auch als sog. First Level Kontrollen durch die Geschäftsbereiche durchgeführt werden, so lange ihre Wirksamkeit im Rahmen von Second Level-Kontrollen durch die Geldwäscheabteilung überwacht werden können. Zudem werden sog. Vor-Ort-Kontrollen der Geldwäscheabteilungen direkt in den Geschäftsbereichen vorgenommen, um auch direkt einen persönlichen Eindruck zu bekommen. Über risikobasierte Stichproben, die aus der Grundgesamtheit aller Kundenakten gezogen werden, können die Anforderungen an die Kundensorgfaltspflichten über die sog. KYC-Checks überwacht werden.

181

Transaktionen, die gem. § 15 Abs. 3 Nr. 2 GwG im Verhältnis zu vergleichbaren Fällen besonders komplex, groß, ungewöhnlich oder ohne offensichtlichen wirtschaftlichen Zweck erfolgen, sind vom Geldwäschebeauftragten gem. § 15 Abs. 5 GwG gesondert zu untersuchen, um das Geldwäscherisiko einzuschätzen und gegebenenfalls eine Verdachtsmeldung vorzunehmen.

4. Kapitel Der Geldwäschebeauftragte: Rollen- und Aufgabenprofil nach § 7 GwG › E. Pflichten des Geldwäschebeauftragten › IV. Berichtspflichten an Vorstand und Aufsichtsorgane

IV. Berichtspflichten an Vorstand und Aufsichtsorgane

4. Kapitel Der Geldwäschebeauftragte: Rollen- und Aufgabenprofil nach § 7 GwG › E. Pflichten des Geldwäschebeauftragten › IV. Berichtspflichten an Vorstand und Aufsichtsorgane › 1. Periodische Berichterstattung

1. Periodische Berichterstattung

182

Gem. § 7 Abs. 5 S. 5 GwG hat der Geldwäschebeauftragte der Geschäftsleitung unmittelbar zu berichten. Die Auslegungshinweise der BaFin spezifizieren dazu, dass er dem zuständigen Mitglied der Leitungsebene periodisch, mindestens einmal jährlich einen Bericht über seine Tätigkeit, insbesondere über die Risikosituation des Unternehmens und die erfolgten und beabsichtigten Maßnahmen zur Umsetzung der geldwäscherechtlichen Pflichten zu übermitteln hat.[108] In Abweichung dieser Auslegungshinweise ist jedoch zu empfehlen, dass die Berichterstattung an die gesamte Geschäftsleitung oder den Gesamtvorstand erfolgt: Zum einem entspricht das direkt dem Wortlaut von § 7 Abs. 5 S. 5 GwG. Zum anderen verbleibt es trotz der spezifischen Verantwortung eines Geschäftsleitungsmitgliedes gem. § 4 Abs. 3 GwG bei der Gesamtverantwortung der Geschäftsleitung für die Einhaltung der gesetzlichen Pflichten.

183

Bei Verpflichteten mit erheblichem Geldwäscherisiko und sehr arbeitsteiligem Geschäftsbetrieb sind quartalsweise Berichte sinnvoll, um die Aktualität der Information sicherzustellen.

184

Im Bericht muss der Geldwäschebeauftragte darlegen, welche Sicherungsmaßnahmen gem. § 6 Abs. 2 GwG implementiert sind und begründen, warum diese aufgrund der konkreten Risikosituation des Unternehmens, wie sie sich aus der Risikoanalyse ergibt, angemessen sind.

185

Ebenso muss er informieren, welche Entscheidungen er zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung getroffen hat.[109] Damit hat die Geschäftsleitung trotz Eigenständigkeit des Geldwäschebeauftragten die Kontrolle über seine Tätigkeiten und kann so auch einen Missbrauch dieser Position verhindern. Daher ist zu empfehlen, dass neben der schriftlichen Berichterstattung auch ein mündlicher Vortrag erfolgt, damit die Geschäftsleitung sich ein persönliches Bild machen kann und Kernaussagen ggf. durch direkte Rückfragen plausibilisieren kann.

4. Kapitel Der Geldwäschebeauftragte: Rollen- und Aufgabenprofil nach § 7 GwG › E. Pflichten des Geldwäschebeauftragten › IV. Berichtspflichten an Vorstand und Aufsichtsorgane › 2. Anlassbezogene Berichterstattung

2. Anlassbezogene Berichterstattung

186

Bei Vorliegen eines besonderen Anlasses sind zudem Ad-hoc-Berichte zu erstellen.[110] Ein besonderer Anlass ist beispielsweise gegeben, wenn eine schwerwiegende Verdachtsmeldung gegen einen bedeutenden Kunden oder eine Geschäftstransaktion besteht, die ein erhebliches Reputationsrisiko darstellt, oder wenn ein Vertriebsweg oder ein Produkt wegen erheblicher Missbrauchsmöglichkeiten, die nicht anderweitig kontrolliert werden können, untersagt wird (vgl. auch zuvor Rn. 112–116).

187

Auch die Ad-hoc-Berichte sind schriftlich zu verfassen und den zuständigen Mitgliedern der Geschäftsleitung zu übermitteln. Aufgrund der Brisanz und bei laufenden kunden- oder transaktionsbezogenen Sachverhalten sind sie vertraulich zu behandeln und nur dem Adressatenkreis zur Verfügung zu stellen.

4. Kapitel Der Geldwäschebeauftragte: Rollen- und Aufgabenprofil nach § 7 GwG › E. Pflichten des Geldwäschebeauftragten › IV. Berichtspflichten an Vorstand und Aufsichtsorgane › 3. Weiterleitung der Berichte an das Aufsichtsorgan

3. Weiterleitung der Berichte an das Aufsichtsorgan

188

Die regelmäßigen und Ad-hoc-Berichte des Geldwäschebeauftragten sind vom zuständigen Mitglied der Geschäftsleitung auch dem Vorsitzenden des Aufsichtsorgans weiterzuleiten.[111] Dabei sind etwaige Änderungen, die die Geschäftsleitung an den wesentlichen Bewertungen oder Empfehlungen des Geldwäschebeauftragten veranlasst hat, gesondert zu dokumentieren und das Aufsichtsorgan darüber zu informieren. Durch diese Kontrollmöglichkeit soll ein Missbrauch durch die Geschäftsleitung verhindert werden, die ein Interesse haben könnte, das Geldwäscherisiko zugunsten einer riskanten Geschäftstätigkeit zu verharmlosen.

189

Im Übrigen wird zur Stellung und Berichterstattung des Geldwäschebeauftragten auch auf Rn. 100–111 verwiesen.

4. Kapitel Der Geldwäschebeauftragte: Rollen- und Aufgabenprofil nach § 7 GwG › E. Pflichten des Geldwäschebeauftragten › V. Meldepflichten bei Verdachtsfällen

V. Meldepflichten bei Verdachtsfällen

190

Der Geldwäschebeauftragte oder seine Mitarbeiter haben jeden Verdachtsfall, der von den Geschäftsbereichen gemeldet wurde oder aus der systemischen oder persönlichen Prüfungshandlung oder durch externe Hinweise und Medienberichterstattung entstanden ist, unverzüglich zu bearbeiten und zu prüfen. Liegen geldwäscherelevante Tatsachen vor, ist gem. § 43 GwG unverzüglich eine Verdachtsmeldung an die zuständige FIU zu veranlassen.

4. Kapitel Der Geldwäschebeauftragte: Rollen- und Aufgabenprofil nach § 7 GwG › E. Pflichten des Geldwäschebeauftragten › V. Meldepflichten bei Verdachtsfällen › 1. Verdachtsgrad

1. Verdachtsgrad

191

Bei der Verdachtsmeldung handelt es sich nicht um eine Strafanzeige gem. § 158 StPO, daher ist der Verdachtsgrad auch geringer als der Anfangsverdacht gem. § 152 StPO. Es genügt, wenn die nach dem GWG geforderten Tatsachen vorliegen, denn es handelt sich um eine gesetzlich typisierte Verdachtssituation, die eine eigene Schlussfolgerung oder gar rechtliche Subsumtion des Verpflichteten nicht erfordern.[112]

192

Damit erstreckt sich die Ermittlungspflicht des Geldwäschebeauftragten lediglich auf die verdachtsbegründenden objektiven Tatsachen, soweit diese Informationen beim Verpflichteten vorhanden sind. Daher hat der Geldwäschebeauftragte einen eng begrenzten Beurteilungsspielraum, der zudem weiter stark reduziert ist, wenn Sachverhalte vorliegen, die in den von der FIU zur Verfügung gestellten Anhaltspunkten enthalten sind.[113] Insoweit hat das OLG Frankfurt festgestellt,[114] dass es gerade nicht Aufgabe des Geldwäschebeauftragten sei, neben den Ermittlungsbehörden tätig zu werden und den Kunden zur Mittelherkunft oder -verwendung im Verdachtsfall zu befragen. Auch besteht für den Geldwäschebeauftragten kein Bewertungsspielraum zur Glaubhaftigkeit von Kundenangaben.

Zu den weiteren Einzelheiten in der Fallbearbeitung und der Meldepflicht wird auf das 6. Kap. verwiesen.

193

Bei schweren oder gar bestätigten Verdachtsfällen hat der Geldwäschebeauftragte die Transaktion zu untersagen oder gegebenenfalls unter Einbeziehung der Geschäftsleitung den Abbruch der Geschäftsbeziehung anzuweisen, um nicht „sehenden Auges“ eine Straftat zu ermöglichen.

4. Kapitel Der Geldwäschebeauftragte: Rollen- und Aufgabenprofil nach § 7 GwG › E. Pflichten des Geldwäschebeauftragten › V. Meldepflichten bei Verdachtsfällen › 2. Unverzüglichkeit der Meldung

2. Unverzüglichkeit der Meldung

194

Die Meldung hat gem. § 43 Abs. 1 GwG unverzüglich, also ohne schuldhaftes Zögern gem. § 121 BGB zu erfolgen. Eine feste zeitliche Bestimmung des Begriffs ist nicht möglich und wird auch seitens des Gesetzgebers oder der Aufsichtsbehörden nicht vorgenommen.[115] Vielmehr ist eine Meldung sofort dann zu erstatten, wenn ausreichende Informationen über Tatsachen vorliegen, die eine Meldepflicht begründen. Bei unklaren Sachverhalten, die noch weiterer Nachforschung oder Prüfung bedürfen, sind diese Nachforschungen ohne Verzögerung vorzunehmen und zügig abzuschließen.

195

Auch zum Unverzüglichkeitsgebot führt das OLG Frankfurt aus,[116] dass im Fall einer internen Verdachtsmeldung die vorgelagerte Beurteilung von Sachverhalten durch die Beschäftigten ebenfalls ohne schuldhafte Verzögerung erfolgen muss. Insoweit gilt auch die Reduzierung des Beurteilungsspielraums insbesondere bei typisierten Anhaltspunkten (siehe Rn. 192).

196

Grundsätzlich gehen die Aufsichtsbehörden davon aus, dass durch frühzeitige Verdachtsmeldungen ggf. noch Straftaten verhindert werden könnten.

197

Allerdings besteht auch ein gewisses Interesse der Kunden an Rechtssicherheit, nicht bei einfach aufzuklärenden Sachverhalten zum Objekt eines Ermittlungsverfahrens zu werden. Daher müssen die Verpflichteten Verfahren und innerbetriebliche Prozesse vorhalten, dass Informationen zum Kundenverhalten für die Geldwäscheabteilung zur Verfügung stehen, um die Beurteilung eines Sachverhaltes als auffällig im Rahmen einer Geschäftsbeziehung effizient und zweifelsfrei zu ermöglichen.

198

Der Verpflichtete hat seine innerbetrieblichen Maßnahmen und Arbeitsanweisungen so auszurichten, dass unverzügliche Verdachtsmeldungen gewährleistet werden (siehe auch zuvor unter Rn. 156). Daher muss die vorgelagerte Beurteilung einer internen Meldung von Mitarbeitern ebenfalls schnellstmöglich abgeschlossen werden und der Fall ohne weitere Verzögerung an die Geldwäscheabteilung übergeben werden,[117] die nach abschließender Beurteilung die Verdachtsmeldung veranlasst.

4. Kapitel Der Geldwäschebeauftragte: Rollen- und Aufgabenprofil nach § 7 GwG › E. Pflichten des Geldwäschebeauftragten › V. Meldepflichten bei Verdachtsfällen › 3. Durchführung der Verdachtsmeldung

3. Durchführung der Verdachtsmeldung

199

Die Verdachtsmeldung ist in elektronischer Form bei der FIU einzureichen, indem das Verdachtsmeldeformular in der elektronischen web-basierten Plattform GoAML befüllt und hochgeladen wird.

200

Bei der Meldung von Verdachtsfällen ist gem. § 6 Abs. 5 GwG die Identität der Mitarbeiter des Meldenden unbedingt vertraulich zu behandeln. Diese Anonymität soll die handelnden Personen im Zweifel ermutigen, Verdachtsmeldungen abzugeben[118] und sie vor allem vor Drohungen oder Anfeindungen der Kunden oder unberechtigten arbeitsrechtlichen Konsequenzen schützen.

4. Kapitel Der Geldwäschebeauftragte: Rollen- und Aufgabenprofil nach § 7 GwG › E. Pflichten des Geldwäschebeauftragten › VI. Besondere Überwachung von auffälligen Transaktionen

VI. Besondere Überwachung von auffälligen Transaktionen

201

Der Geldwäschebeauftragte hat die Pflicht, dass Transaktionen und Geschäftsbeziehungen, die in der Vergangenheit bereits auffällig waren oder gar eine Verdachtsmeldung ausgelöst hatten, auch weiterhin mit besonderer Aufmerksamkeit und Sorgfalt behandelt werden.[119]

202

Dies bedeutet insbesondere, dass gemeldete Verdachtsfälle nachverfolgt werden müssen, ob sich seitens der Behörden der Verdacht erhärtet hat, oder gegebenenfalls aus der Geschäftsbeziehung heraus weitere relevante Tatsachen bekannt werden, die ihrerseits an die Behörden nachgemeldet werden müssen.

203

Ebenso ist die Risikoklassifizierung des Kunden zu überprüfen, gegebenenfalls anzupassen oder bei einem dringenden, schwerwiegenden Verdacht entsprechend zu beenden oder erhöhten Sorgfaltspflichten (häufigerer Datenaktualisierung im Rahmen der Kundensorgfaltspflichten wie die Customer Due Diligence) zu unterwerfen.

4. Kapitel Der Geldwäschebeauftragte: Rollen- und Aufgabenprofil nach § 7 GwG › E. Pflichten des Geldwäschebeauftragten › VII. Ansprechpartner für die Behörden