Preparación de pedidos. COMT0211

4.2. Tipos de pedido

En el mercado actual existen muchos tipos de pedido: desde aquellos que integran una unidad de carga para un mismo cliente hasta los que únicamente requieren una unidad de pedido, de ahí la importancia de elaborar un sistema de priorización de pedidos en cada una de las empresas del sector del almacenaje de productos; de este modo, cuando se realicen pedidos de grandes cantidades, se posibilitará un envío completo y en el menor tiempo posible.

Así, se considerará un pedido perfecto aquel que se ha entregado en el plazo acordado y sin errores en las cantidades ni en el tipo de producto. Además, este deberá haber llegado a su destino sin roturas ni desperfectos y con la documentación correctamente entregada y cumplimentada.

Dentro de la priorización se irán anteponiendo los pedidos que necesiten entregarse con mayor rapidez, reservando para el final aquellos que no requieran tanta urgencia.

Almacén de pedidos

4.3. Unidad de pedido y embalaje

Una vez que se ha firmado el pedido, siendo aceptado por ambas partes, este debe llegar a manos de los operarios del almacén para poder así comenzar con las labores de recogida de las unidades de pedido indicadas y su posterior embalaje y transporte.

DEFINICIÓN

Embalaje

Procedimiento que consiste en preservar de manera cuidadosa y en un recipiente seguro aquellos objetos que van a ser transportados.

El primer paso administrativo es la conversión del pedido inicial en orden de preparación para transferirlo al Departamento de Almacén. En dicha orden aparecerán las unidades de pedido que conforman el envío, el número de trabajadores que las recogerán y el tipo de embalaje.

Importante

No todos los productos de un mismo envío necesitan el mismo tipo de embalaje; de hecho, es muy común que por necesidades de fragilidad algunos de ellos requieran ciertos embalajes preventivos mucho más seguros y duraderos que otros.

En la actualidad, el embalaje no solo es importante para asegurar un correcto almacenaje y envío de las mercancías, sino que también se ha convertido en un factor diferenciador y decisivo a la hora de fidelizar a los clientes y ganarse su confianza.

No hay que olvidar que el objetivo que se persigue al embalar un producto no es otro que el de asegurarlo ante los posibles golpes durante el transporte desde el centro de almacenaje o distribución hasta su destino, por lo que es muy importante el embalaje seleccionado.

Factores que determinan la elección del embalaje

En términos generales, el tipo de embalaje que se utilice viene determinado por una gran variedad de factores:

Es importante conocer las características del producto, ya que dependiendo de las mismas se manipulará y almacenará de diferente forma. De hecho, suelen existir zonas independientes en cada almacén para determinados tipos de productos, como aquella mercancía que necesite unas determinadas condiciones de temperatura controlada o si se trata de una mercancía peligrosa.

De esta forma, en base al medio de transporte de los productos, podemos distinguir tres tipos de embalaje:

Embalaje primario

 Se trata del primer embalaje de seguridad en contacto directo con el producto. Un ejemplo claro de este tipo de embalaje es el porexpán blanco que se suele encontrar preservando electrodomésticos.

Embalaje secundario

 Suele ser la caja donde el embalaje primario está insertado. Esta caja garantiza que el contenido no se mueva al estar completamente adaptada a la mercancía interior.

Embalaje terciario

 Se define como el tipo de preservación de seguridad de los diferentes embalajes secundarios cuando van a ser transportados.

Dependiendo del producto que se pretenda preservar, utilizaremos un material u otro en el embalaje. A continuación, mostramos los materiales de mayor uso para esta tarea:

1 Cartón: se trata del material más utilizado en el embalaje de productos. Es muy cómodo de usar y puede plegarse una vez que se ha abierto, ocupando muy poco espacio por si se desea reutilizar. Resultan muy manejables, pero se estropean con facilidad.

2 Madera: aunque en la actualidad su uso es menor, continúa estando muy generalizado en los grandes contenedores de productos. Soporta muy bien el golpeo y el apilamiento; sin embargo, sus tablas absorben demasiada humedad, pudiendo llegar a partirse.

3 Fibras naturales y sintéticas: son de uso muy común para materiales perecederos o material de construcción y se emplean principalmente para la creación de sacos de gran dureza. El inconveniente que presentan es que no suelen ser reutilizables tras la abertura de uno de sus lados.

4 Materiales naturales: este tipo de embalaje es muy tradicional, por lo que en la actualidad se encuentra en desuso. Además, no es válido para preservar productos perecederos durante mucho tiempo y tampoco sirve para el transporte de productos pesados.

5 Plástico: por su maleabilidad y dureza se trata de un material muy utilizado para el transporte en diferentes formas y tamaños. Es perfecto para el lavado y reutilización del mismo, pero el apilamiento de objetos pesados sobre él puede llegar a partirlo.

6 Espuma de poliestireno: se trata de un material muy resistente al golpeo y a los líquidos, por lo que su uso es habitual en materiales perecederos. En caso de rotura de alguna de sus partes, esta puede extenderse fácilmente al resto del embalaje.

7 Wrap up: consiste en un cartón ondulado que rodea a la mercancía, preservándola sobre todo de golpes; sin embargo, no puede abarcar objetos de mucha dimensión, quedando abiertas sus zonas superiores y posteriores.

Además de los materiales para el embalaje que acabamos de ver, en el producto influyen otros aspectos como son el tamaño y la carga.

Por otra parte, en caso de que haya que indicar en los embalajes datos relacionados con el contenido del mismo, estos se pueden rotular directamente sobre los mismos o a través de precintos y etiquetados.

En este sentido, las indicaciones más habituales suelen ser las que aparecen a continuación:

4.4. Optimización de la unidad de pedido y tiempo de preparación del pedido

Es fundamental recordar que cada una de las operaciones que se realizan en un almacén necesitan tiempo; de hecho, en el área de expediciones y servicio al cliente el tiempo ha acabado por establecerse como una variable diferenciadora en casos de éxito o fracaso en la gestión de las empresas.

De esta forma, la máxima optimización de la unidad de pedido se alcanza cuando se logra rapidez en el tiempo de preparación de este, cuando se realiza en condiciones óptimas de calidad, cuando es aceptado por parte del cliente y, sobre todo, cuando se minimizan los costes del proceso.

No obstante, hay que tener en cuenta la existencia de importantes factores que pueden llegar a ralentizar el proceso de la preparación de pedidos.

En primer lugar, si el almacén cuenta con todo tipo de mercancías y una gran gama de productos de cada una de ellas, este dispondrá de un alto número de referencias. Como es lógico, cuanto mayor sea la cantidad de referencias, más complicado será tener controlado el stock de productos. Además, si el operario no está muy familiarizado con la ubicación de la mercancía en sus correspondientes secciones o estanterías, la operativa de control en el trabajo se volverá todavía más lenta y compleja.

Del mismo modo, la preparación de un pedido puede ralentizarse cuando se piden una o dos unidades de pedido por cada orden. Es decir, la optimización de un pedido será mejor cuando el número sea menor, pero con mayor cantidad de unidades de pedido. En estos casos se embalarán varias unidades de pedido sobre palés o en grandes contenedores, con objeto de acelerar la tarea, reducir el tiempo invertido y disminuir los costes.

Asimismo, cuando se realiza el picking de pedido para un solo artículo, el tiempo se centra únicamente en la obtención y el embalaje de esa mercancía, mientras que si en un mismo pedido se solicitan varias unidades de pedido, y más aún si son de la misma referencia, se reduce el movimiento de máquinas y operarios entre las estanterías y zonas del almacén; sin embargo, si se reciben cientos de pedidos, pero de uno o dos artículos por vez, el tránsito referido será constante, entorpeciendo el proceso de preparación.

Otro de los factores a considerar en lo que a la ralentización de la preparación de pedidos se refiere es el control de las distintas zonas del almacén, que vendrá determinado por las características de los artículos y su mayor o menor salida comercial. En este sentido resulta fundamental saber que no pueden mezclarse artículos no compatibles entre sí como, por ejemplo, artículos de alimentación con otros altamente tóxicos, productos de limpieza o medicinales.

Además, una vez zonificados los productos por sus propias características, se facilitará el trabajo si se agrupa cada tipo de mercancía por familias o gamas. Lo mismo sucede con la optimización de los pedidos en función del tamaño y la forma de las unidades, esto es, las mercancías más pesadas y de mayores dimensiones se deberán colocar debajo de las más pequeñas y ligeras.

Por último, el factor más importante para la mejora del tiempo en la preparación de los pedidos o picking para su entrega o transporte es el de la colocación de la mercancía de mayor salida en el almacén. Este sistema se basa en segmentar la mercancía por características y familias sobre el papel y ordenar antes de su colocación en zonas y estanterías los productos de mayor a menor salida comercial. Dicho sistema es conocido como Rotación de tipo ABC, que basa sus principios en la ley de Pareto.

Aunque este sistema optimiza por lo general los tiempos, existe un factor que puede hacer variar la calidad del sistema de manera temporal: las urgencias en los pedidos.

Es cierto que la interrupción en la preparación de un pedido puede que no sea rentable para una empresa distribuidora de mercancía, pero la optimización de los pedidos viene determinada en gran parte por la entrega a tiempo de los productos solicitados. Por ello, en ocasiones, es de obligado cumplimiento detener una tarea de picking de productos de un pedido anterior por la necesidad de entrega de otro pedido que, aunque sea menor en cantidad de unidades de producto, tenga mayor urgencia en los plazos de entrega.

PARA SABER MÁS

Consulta el siguiente enlace para conocer los pasos a seguir para llevar a cabo un análisis ABC.

https://redirectoronline.com/mf13260101

APLICACIÓN PRÁCTICA

Tomando como referencia la tipología de productos que almacena y distribuye la empresa GLM, identifica algunos de los factores que pueden provocar una ralentización en el proceso de preparación de pedidos.

Solución

Aspectos como la recepción, identificación, evaluación, preparación, reembalaje, reposición y reintegro de las devoluciones o disponer de una amplia gama de productos pueden suponer una carga en cuestiones de mano de obra y de espacio.

La radiofrecuencia en la optimización de la preparación de pedidos

Un concepto a tener en especial consideración es el de radiofrecuencia, fundamental para guiar al operario en la optimización de los movimientos que debe realizar en el almacén, convirtiéndose en una de las soluciones de mayor fiabilidad ofrecidas por el mercado.

DEFINICIÓN

Radiofrecuencia

Es un sistema que guía al usuario en tiempo real durante todas las operaciones que debe realizar en el almacén, reduciendo los movimientos, aumentando la productividad y minimizando los errores.

Su funcionamiento está basado en el uso de la tecnología de radiofrecuencia aplicada a la transmisión inalámbrica de datos.

Un servidor se encarga de hacer funcionar el software de gestión y de recibir las órdenes de preparación por parte del ERP (Enterprise Resource Planning) para transmitirlas a los diferentes radioterminales que existen en el almacén.

Mediante estos dispositivos, dichos operarios informarán al servidor de todos los movimientos ejecutados; de esta manera, se dispone de un control de las operaciones en tiempo real con un trabajo sin papeles, manteniendo en todo momento un inventario permanente que facilita tanto la trazabilidad como la gestión de stocks, todo ello en beneficio de la productividad y de la calidad del servicio.

VÍDEO

Observa el siguiente vídeo en el que se presentan los casos reales de empresas que aportan diferentes visiones sobre la aplicación de la tecnología de radiofrecuencia en sus respectivos negocios.

https://redirectoronline.com/mf13260102

TAREA 1

Observa las imágenes que aparecen a continuación, en las que se observan los almacenes de un pequeño comercio, una empresa de servicios de almacén y una empresa industrial:

A partir de las mismas, diferencia las fases y elementos propios del proceso de preparación de pedidos en función de cada establecimiento.

5. Documentación básica en la preparación de pedidos

hilo conductor

En lo que a la distribución de tiempos por actividad se refiere, los jefes de almacén de GLM han llevado a cabo una estimación, según la cual tareas como la preparación de la documentación o la transmisión de órdenes ocuparían hasta un 25 % del tiempo total de la jornada. Este porcentaje muestra claramente la importancia que esta empresa le da a los documentos generados durante el proceso de preparación de pedidos.

Los pedidos deben contener una documentación básica que garantice su control. Además, esta documentación se completa con resguardos y albaranes que permiten demostrar la conformidad por parte del cliente, así como la recepción y cobro de los artículos.

La preparación de esta documentación, compuesta en la mayoría de los casos por la hoja de pedido, el albarán, la orden de reparto y el packing list, supone junto con la transmisión de las órdenes a los operarios hasta un 25 % del tiempo total del proceso de preparación de pedidos, de ahí que el personal deba identificar con claridad de qué producto se trata, apoyándose en una descripción adecuada de los artículos que aparecen recogidos en la hoja de pedido.

Los documentos más comunes en el proceso de la preparación de pedidos son los siguientes:

La hoja de pedido es el impreso que se utiliza para solicitar productos o servicios a una empresa. En él se detallan los productos solicitados, se concreta la forma o modo de pago y se facilitan los datos necesarios para efectuar la entrega de la mercancía.

Hoja de pedido

El albarán o nota de entrega puede definirse como un documento mercantil que acredita la entrega de un pedido; de esta forma, el albarán original y una copia son enviados al comprador, el cual debe firmarlo como prueba de que ha recibido el pedido, quedándose con el original y entregando la copia al mensajero o transportista.

Su uso no es obligatorio, por lo que en ocasiones se entrega directamente la factura. En aquellos casos en los que las transacciones sean muy continuas se entregará albarán y al final de cada periodo se emitirá la factura de todas las transacciones.

Albarán

Cuando se trate de un reparto de proximidad, en el que no se utilice transporte ajeno al establecimiento y se lleve a cabo por personal del propio comercio, se utilizarán las órdenes de reparto, esto es, documentos en los que figuran los datos necesarios para una entrega adecuada como, por ejemplo, dirección y hora de entrega, medios de manutención a usar, número de bultos, etc.

Orden de reparto

El packing list se define como el documento en el que se detallan todos los bultos, cajas o paquetes que componen la expedición, así como el peso de cada uno, que se identifica además con un número o una referencia. Su función es facilitar las labores de inspección y embarque de los bultos que aparecen en la factura.

Packing list

APLICACIÓN PRÁCTICA

El grupo GLM tiene previsto generar una enorme cantidad de documentación durante el proceso de preparación de pedidos, entre la que se encuentra la que se emite para facilitar las labores de inspección y HPEDUTXH GH ORV EXOWRV TXH DSDUHFHQ HQ OD IDFWXUD •4X« GRFXPHQWR recoge esta información?

Solución

El packing list o relación de contenido, completa la información descrita en la factura comercial respecto a la mercancía, facilitando de esta manera el reconocimiento selectivo de la misma.

Una vez vistos los aspectos básicos de la documentación habitual en la preparación de los pedidos, deben conocerse otros factores a tener en cuenta respecto a esta:

1 Puede adjuntarse al producto y, además, estar en forma de lista. En ella pueden aparecer todos los artículos que se incluyen en el envío, así como su descripción y cantidad en espera a la conformidad del cliente.

2 Se puede enviar por fax o por EDI (Electronic Data Interchange o Intercambio Electrónico de Datos), al tiempo que se expide la mercancía; de esta forma, el cliente queda informado tanto del envío como de las descripciones de todos los artículos, la cantidad y el día de recepción de la carga.

3 Cuando la mercancía traspasa fronteras, la documentación administrativa se adjunta a otro tipo de documentación burocrática como son las declaraciones de importación y exportación o los formularios para aduanas.

ACTIVIDAD COMPLEMENTARIA

1. Reflexiona sobre el EDI o Intercambio Electrónico de Datos. Para ello, realiza una búsqueda de información en la red y enumera las ventajas y desventajas que este sistema tiene para las empresas de almacenaje y/o distribución.

Al hilo de lo anterior, se puede concluir que la documentación básica en la preparación de un pedido es la que sirve para realizar el seguimiento, control y registro en administración de cada uno de los pedidos con su número de referencia. En su apelativo anglosajón este tipo de documentación es conocida como licking.

Para que un operario sepa qué tareas debe realizar en el almacén deberá recibir una lista de preparación de pedidos. Entre los datos de la documentación deberán especificarse los pedidos, el nivel de urgencia, el trabajador o grupo de trabajadores encargados de llevar a cabo cada preparación, etc.

Esta lista puede ser entregada de distintas formas:

En mano a través de un papel impreso.

Como vinilos o etiquetas de productos.

Sobre pantalla de un terminal embarcado que cada operario valida con la ayuda de la pistola de código de barras.

En un listado de orden de pedidos en el ordenador del almacén.

Mediante el denominado picking por voz, donde el operario recibe las órdenes, confirmándolas a través de terminales como walkie-talkies de radio frecuencia.

Nota

Los documentos conocidos como licking son aquellos que guardan relevancia con el Departamento de Administración, pues serán los que tengan relación con el control de los albaranes y facturas desde la elaboración del presupuesto hasta su aceptación; de esta forma, la tarea del licking no se considera finalizada hasta que la factura haya sido pagada, recogida y contabilizada en archivo y firmada junto con el albarán de entrega.

El picking o preparación de pedidos se puede realizar por medio de unidades, productos envasados en su empaque original, cajas o grupo de cajas que se alistan de acuerdo con un documento específico.

Como es lógico, los documentos referidos anteriormente variarán en función de cómo esté redactado el pedido. En este sentido, la documentación habitual viene determinada por el número de operarios que intervienen en el proceso de preparación de los pedidos, entre otros factores; de esta forma, los tipos de pedido más comunes responden a los siguientes criterios:

Un operario para cada pedido

 En este caso es el mismo operario quien recoge las unidades de pedido, las lleva a la zona de embalaje, embala y entrega el pedido.

Varios operarios por pedido

 Diferentes operarios se reparten la tarea a modo de cadena, en la que unos recogen los productos, otros embalan y los últimos entregan la mercancía embalada.

Un operario para varios pedidos

 El operario se responsabiliza de la recogida de varios artículos de diferentes pedidos a la vez y es en la zona de embalaje donde se encarga de repartir los productos por pedidos, embalarlos y entregarlos.

Varios operarios para varios pedidos

 En este caso son varios los operarios encargados de recoger los diferentes artículos o unidades de pedido de diferentes pedidos a la vez, siendo sus compañeros de la zona de embalaje los que agruparán los artículos por pedido para embalar y entregar en su zona.

Un operario con puesto fijo

 Nos referimos tanto a los trabajadores encargados de permanecer sobre la maquinaria para el transporte y movimiento de cargas pesadas como de aquellos que se encuentran en las cadenas de montaje.