Desarrollo de bocetos de proyectos gráficos. ARGG0110

4.Fase de presentación al cliente

Tras las fases de bocetos y esbozos, y la posterior fase de realización, sin solución de continuidad se ha de pasar a la fase de presentación al cliente.

Esta fase ha de tratarse con sumo cuidado y establecer las pautas que van a derivar en la correcta presentación del producto o maqueta al cliente, y cómo hacerlo de una manera que sea atractiva para el mismo.

Un error en esta fase puede dar al traste todo el proyecto, e incluso se puede llegar a la ruptura del contrato, por lo que se estima como una fase de elevada importancia y que requiere de una excelente preparación.

La presentación del producto o maqueta al cliente no se centra en esa simple muestra de los resultados. Generalmente se ha de preparar un discurso elaborado, a ser posible apoyado en gráficos o diseños que mostrar en un ordenador o a través de proyección; y se aconseja mostrar varias alternativas de diseño, pero nunca más de cinco posibilidades.

Los sacrificios ya invertidos en las fases anteriores de creatividad y bocetaje, así como de realización de ejemplares o maquetas, no pueden haber resultado en vano y han de ser especialmente explicadas en esta fase, para que el cliente valore los esfuerzos y el trabajo efectuados sobre su proyecto.

La preparación de la reunión con el cliente es esencial; y, evidentemente, la parte más interesada en lograr sus objetivos frente a la otra (en este caso se hace referencia a la empresa que presenta el proyecto) decidirá que el lugar de reunión para la negociación le sea más favorable a él, por comodidad y por sensación de seguridad (algo muy importante en el proceso de negociación), y que generalmente será dentro de las propias instalaciones de su comercio. No siempre se podrá lograr ese objetivo, y se tendrá que ceder a un sitio neutral (sala de reuniones, stands o despachos en ferias o exposiciones, etc.) o en las propias instalaciones del cliente.

Presentación de proyectos al cliente

Nota

Existen muchos edificios de oficinas y salas de reuniones pertenecientes a empresas, así como palacios de exposiciones habilitados para este tipo de reuniones neutrales entre diferentes partes negociadoras que se alquilan con dicho fin.

Como es lógico, las ventajas de negociar en las instalaciones propias garantizan una posición de poder frente a la otra parte; el poder de manejar los tiempos frente al otro y controlar aquellos lugares dentro de las instalaciones donde poder hacerse más fuertes en la reunión, como salas de reunión solemnes o despachos, serán otras ventajas a tener en cuenta.

Pero cuando sucede al contrario y hay que dirigirse a las instalaciones del cliente, hay que valorar otros aspectos a tener en cuenta como que, al menos, y de ese modo, se pueden observar valores como la filosofía empresarial de la otra parte, el poder adquisitivo o institucional, el orden, la limpieza de las instalaciones, el número de empleados, etc.

Pero antes de elegir el lugar de la reunión y la posición de poder entre ambas partes, hay que controlar otros aspectos que dirimirán la continuidad del proyecto; como es la propia presentación de la maqueta o producto.

Como ya se ha comentado, no será suficiente con la entrega de esa muestra o producto, sino que se habrá de hacer uso de las presentaciones y la exposición del producto con medios audiovisuales o gráficos por parte de una persona involucrada en el proyecto y con conocimientos, y con cierta capacidad comunicacional y negociadora.

De su trato con el cliente dependerá gran parte de la continuidad del proyecto y sus fases.

Actividades

9.Tras realizar las actividades anteriores, usted tendrá en este momento creados esbozos, maquetas e incluso una campaña ideada tanto en fase de boceto para impresión como en forma de story board para campaña audiovisual. Recopile todos los trabajos anteriores y seleccione los que considere mejores para el cometido de la campaña de venta de bombillas LED.

10.Ahora, idee unas líneas generales de cómo presentaría el proyecto a una empresa real que ha solicitado sus servicios para la venta de ese tipo de bombillas. Escriba un guion de presentación en unas líneas, indicando el orden de las presentaciones y qué motivos se van a tratar.

4.1.Estrategias, discusión e introducción de correcciones y nuevas maquetas

En la fase de presentación del producto se determina una serie de nuevas pautas y factores resultantes de esa reunión. Rara vez se consigue agradar al cliente de primeras. Es por ello que tras la presentación se produce un efecto de retroalimentación entre empresa y cliente.

El cliente, tras observar el trabajo realizado, sugiere ciertos cambios que considera necesarios para que el producto final satisfaga sus necesidades, y la empresa, por otro lado, intentará que ese número de cambios no sea muy elevado y suponga empezar de nuevo el trabajo por completo. Esa serie de estrategias deriva en la discusión y la introducción de correcciones y nuevas maquetas.

Generalmente, la fase de presentación tiene como finalidad poner en conocimiento del cliente el trabajo realizado hasta el momento y mostrar las primeras maquetas de producto buscando que esta cumpla por completo las expectativas y necesidades deseadas y expuestas por el cliente en un primer contacto con la empresa.

Nota

La estrategia de la empresa contratada en esta fase del proyecto es la de imponer su criterio y defender el trabajo realizado en función de pautas creativas, compositivas y técnicas. No en vano, el esfuerzo y el tiempo dedicados requieren ser premiados y valorados, ya que la inversión de creatividad ya ejercida, de empezar de cero el proyecto, nunca será recuperada.

Habitualmente, en este momento del proceso se suele llegar a un punto de discusión e introducción de correcciones en el que la empresa elige una de las maquetas y sobre ella se pulen ciertos detalles compositivos, de identidad corporativa o incluso de corrección de formas en el caso de tratarse de un producto tridimensional como un embalaje o packaging de producto.

Estas sugerencias de correcciones suelen surgir de ambas partes. A veces será la propia empresa del sector gráfico quien aconseje ciertos cambios en base a criterios compositivos o de constitución basados en la experiencia pasada; y, en otras ocasiones, será el cliente quien decida los cambios a realizar.

Estos cambios suelen ser puntuales y, solo en ocasiones extremas, se ha ido al traste todo el proyecto y ha habido que empezar de cero, dado que en la primera toma de contacto entre empresa y cliente suelen definirse muy bien los puntos y criterios básicos a seguir. Una vez se han estimado y apuntado esas correcciones, se fija una nueva cita o reunión de las partes para una nueva muestra y exposición de la maqueta modificada.

En el proceso metodológico de discusión e introducción de errores en la realización del producto gráfico, cada cambio supone una nueva maqueta, y por tanto la necesidad de una nueva muestra de dichas modificaciones al cliente.

Por ello, se estima un nuevo calendario que determinará la resolución de los problemas y que fijará una nueva cita para la presentación de la nueva maqueta, esperando que sea dada por buena y resulte la definitiva para poder continuar con las fases finales del proyecto.

Actividades

11.Muestre sus trabajos a personas cercanas (amigos o familiares) con cierta actitud crítica. Dígales que sean sinceros con usted y que propongan cambios en sus trabajos. Agradezca que le indiquen cómo puede mejorar sus bocetos o campaña.

12.Tras esa reunión, adapte los cambios que ha sugerido la crítica y realice nuevas maquetas que se podrán considerar finales.

Aplicación práctica

Tras las fases de presentación y de discusión y corrección de errores, el encargado decide, por falta de tiempo para acabar con el proyecto en fecha, establecer los cambios oportunos en la primera maqueta y derivarlo directamente a producción. Pese a que los cambios estimados por el cliente se han llevado a cabo con éxito, cuando se entrega el resultado final este no se muestra satisfecho y de hecho se niega a pagar por los servicios prestados. ¿Qué ha podido ocurrir?

SOLUCIÓN

Las fases o pautas a seguir en un proyecto han de mantenerse a rajatabla y nunca hay que obviar o saltarse un paso. Lo lógico, y aunque el tiempo apremie, es que, tras realizar los cambios oportunos sobre la maqueta inicial, se haga otra nueva maqueta y se vuelva a presentar al cliente. Muchas veces surgen nuevos cambios de esta nueva maquetación porque lo que el cliente en un principio creyó oportuno, una vez se han hecho dichos cambios, ya no son tan óptimos como él pudo creer en un primer momento. Siempre hay que hacer una nueva maqueta y una nueva presentación del proyecto al cliente. Si los tiempos no se pueden cumplir se le notificará al cliente, y si se ha de superar el número de horas de trabajo para poder cumplir con las fechas indicadas, se le cargará al cliente tales gastos extras. Por ello siempre hay que seguir paso a paso las putas de proyecto indicadas. Los costes y los gastos se convierten en pérdidas directas cuando un cliente rechaza por completo un trabajo, por lo que esta será la mejor manera de evitar esos gastos.

5.Fase de acabado del proyecto

Si todas las fases anteriores se han ido cumpliendo correctamente, el cliente habrá dado el visto bueno al trabajo de maquetación y diseño y por tanto se podrá continuar con el proceso y pasar a la que se denomina fase de acabado del proyecto.

En la fase de acabado del proyecto, nuevamente se evaluarán los cambios o decisiones tomados en la fase anterior de discusión e introducción de correcciones efectuadas sobre la maqueta final.

Este proceso se denomina de afinación o afinado; y es cuando por fin la maqueta final se ha de convertir en archivo, documento o producto, conocido como documento o arte final, previo al definitivo que ha de ser ejecutado para finalizar con el proyecto.

5.1.Ejecución completa del proyecto

La fase de acabado tiene sentido cuando se alcanza la ejecución completa del proyecto.

En el caso de los documentos gráficos, esta fase ejecutiva se divide en la preparación de las pruebas que sirvan para validar el diseño elegido por parte del cliente, conseguir la aprobación final y preparar los documentos o archivos para el proceso productivo o de producción.

Pues, pese a que el cliente en este punto ya ha dado su aprobación para que se continúe el proyecto y se ejecute, aún queda un paso intermedio y por tanto una nueva reunión o cita de las partes antes de pasar a la fase de producción final.

Si, como se ha comentado en apartados anteriores, cuando se trabaja sobre un producto que consta de partes ensamblables (cajas, juguetes, herramientas, etc.) se realiza una maqueta previa completa (formando un bloque y no en partes o piezas) con materiales no definitivos como arcilla o poliestireno expandido, es lógico que antes de que ese producto u objeto pase a producción deba ser presentado al cliente en su formato final, con los materiales finales reales y su composición en piezas o partes definitiva.

Nota

El uso de materiales moldeables como la arcilla para hacer maquetas a menor escala se ha generalizado en el sector de la automoción para presentar los proyectos de nuevos modelos de vehículos antes de ser modificados para hacerlos aptos al mercado.

Con los productos gráficos ocurre exactamente lo mismo; antes de que etiquetas, cajas, envases o embalajes (packaging), libros o revistas sean enviados a producción, se debe presentar el prototipo final (ya no se puede hablar de maqueta) previo a la producción en cadena.

Hay que recordar que, en muchas ocasiones, cuando se muestra la maqueta al cliente, no solo se hace desde una visión en pantalla o en una presentación virtual en proyección o vídeo. Como se pudo observar en el apartado dedicado a la fase de presentación, muchas veces por el propio formato del objeto, la maqueta necesariamente se constituye como una muestra real del objeto a producir, como los elementos de packaging conocidos como envases, cajas o embalajes.

También se ha comentado en este mismo punto que, cuando se trata de utensilios o herramientas, objetos divididos en piezas o partes, o simplemente productos (generalmente formados por piezas) de gran tamaño, es lógico mostrar maquetas a escala y en una sola pieza del mismo; solo para la aceptación del cliente.

En la fase de ejecución del producto, antes se han de hacer pruebas. Si se trata de la producción de objetos en cadena que están formados por piezas, primero se mostrarán esas piezas ensambladas y en su material definitivo en un prototipo y se mostrará de nuevo al cliente.

En el caso de los medios tradicionales impresos como folletos, tarjetas, revistas, etc., se suele imprimir un ejemplar completo.

Pero no todos los impresos son de tamaño reducido; por ejemplo, existen vallas publicitarias, letreros o luminosos de gran formato, o incluso banners o pancartas que por sus dimensiones no pueden imprimirse a tamaño real como muestra o prototipo.

En esos casos se suele ofrecer una muestra escalada en menor medida del original, pero sobre el mismo material y con las mismas calidades que se producirán el resto de ejemplares una vez sea aceptado el proyecto.

Actividades

13.Haga memoria y recuerde qué elementos de packaging (cajas, envoltorios, embalajes, etc.) le han resultado más atractivos en el mercado, y cuáles de ellos le han parecido más efectivos para provocar una acción de compra. Puede hacer una lista con aquellos productos que le han sido más atractivos y efectivos gracias a la observación de su empaquetado, o darse una vuelta por el supermercado más cercano y observarlos para comprobarlo.

Cuando se habla de productos gráficos como tal (etiquetas, carteles, revistas, etc.), este prototipo o muestra se consolida como prueba de impresión. Esta prueba de impresión será una muestra de resultados reales obtenidos con la maquinaria que se va a usar para la producción de los ejemplares.

Importante

Existe otro tipo de prueba previa a la impresión conocida como “prueba de color”. La prueba de color permite afinar el tono sobre todo en documentos plenamente vectoriales, donde es más fácil variar el color de ciertas zonas del diseño. Con ella se pretende comprobar la similitud del color ofrecido en pantalla con la tinta impresa y valerse de estándares o cartas de color para aproximarlo al máximo.

En la prueba de impresión, el cliente puede comprobar los materiales sobre los que se actúa, el resultado de los colores impresos, la calidad de imagen o fotografías, incluso la legibilidad de la tipografía en sus diferentes tamaños.

Si el cliente se muestra satisfecho, se pasará a la conclusión de la etapa de la fase de ejecución o entrega de documentos finales. De no ser así, se optará por la fase denominada de refinado.

Definición

Fase de refinado

Suele referirse a la búsqueda del resultado más afín al gusto del cliente en relación a su identidad corporativa y se logra a base de diferentes pruebas de impresión.

De esta manera, se busca afinar el resultado lo máximo posible para lograr el objetivo más óptimo y de acuerdo con las necesidades del cliente.

Las empresas dedicadas al diseño del producto gráfico no siempre tienen la posibilidad de completar la actividad o cerrar el círculo productivo. Es decir, no todas las empresas del sector están formadas por departamento creativo, de diseño, preimpresión e impresión.

Las editoriales, imprentas y empresas del sector de la rotulación y la impresión en gran formato, dado que su trabajo se centra en la impresión y la publicación de documentos gráficos, sí suelen constar de todos los departamentos antes indicados; no en vano, las características empresariales de este tipo de industria así lo favorecen.

Pero hay que recordar que otras empresas del sector como agencias de comunicación o publicidad, estudios de diseño, etc., habrán terminado su trabajo en este punto, con la consolidación de estos documentos o artes finales. Por lo tanto, luego habrán de subcontratar los servicios de una imprenta o similar para poder completar la producción.

Por un lado, las empresas de este tipo tienen la ventaja de que, una vez acabado el documento gráfico o arte final, y gracias a la subcontratación de servicios, pueden hacer responsable de los errores o la variaciones de los productos impresos con respecto a las pruebas de impresión a la empresa final o imprenta y, de este modo, evitarse mayores problemas y reclamar que se repitan los trabajos fallidos sin coste adicional.

Por otro lado, y como desventaja, cada prueba de impresión que se ha de enseñar al cliente proviene de la empresa final (la imprenta o similar), y por tanto suele alargarse en el tiempo este proceso de la fase de ejecución cuando el cliente no queda satisfecho a la primera muestra y hay que afinar los resultados.

Al tratarse de un mero intermediario, habrá que solicitar nuevas pruebas a la imprenta y esta suministrarlas de nuevo, con los tiempos de espera que ello conlleva.

5.2.Entrega de documentos finales

Tras la fase de ejecución del proyecto, y antes de que el producto pase a producción o impresión, se ha de pasar obligatoriamente por una nueva fase conocida como de entrega de documentos finales.

Esta entrega de documentos finales, también conocidos como artes finales, es la transición de trabajo entre los departamentos de diseño o creativo a los departamentos de producción o impresión.

Definición

Arte final

Archivo que se consolida como listo para imprimir y que ha sido objeto de todas las comprobaciones necesarias: medidas, sangrados, textos, imágenes, colores, etc.

En el apartado anterior se pudo comprobar que, dependiendo de las características de una empresa dedicada a los productos gráficos, esta tendría la posibilidad o no de llevar a producción o impresión los documentos finales en sus propias instalaciones (editoriales, imprentas, etc.), o bien debía recurrir a la subcontratación de los servicios por no poder abarcar todo el proceso completo (estudios de diseño, agencias, etc.).

Para la fase de entrega de documentos finales no existe diferenciación. Debe hacerse la entrega de los documentos o artes finales al departamento de impresión del mismo modo, ya sea cuando se lleva la producción a cabo dentro de la propia empresa o para subcontratar los servicios.

El documento o arte final es el archivo definitivo de trabajo que, tras las constantes modificaciones de maquetación, diseño o color efectuadas gracias a la comunicación y la corrección de errores entre las partes (empresa encargada del diseño y cliente), va a pasar a la fase final del proceso.

Así que dicho archivo o documento debe ser entregado al departamento de producción o impresión del mismo modo, ya sea porque dicho departamento se encuentre en la propia empresa o porque se hace a través de subcontratación de servicios.

Cuando se habla de documento gráfico previo a la impresión, en la actualidad se hace referencia al archivo informático que contiene la información de diseño del producto.

Consejo

Se considera adecuado que la revisión del arte final se haga a través de varias personas. Como se suele decir: “cuatro ojos ven más que dos”; o lo que es lo mismo; lo que el diseñador puede haber pasado por alto lo puede ver otro compañero.

Existen muchos tipos de archivos y formatos, pero existe una serie de archivos y extensiones informáticas comunes que suelen estar estandarizados y por tanto son reconocidos como universales en este tipo de empresas.

Cuando un trabajo ha finalizado y va a ser enviado a producción o impresión, se puede entregar dicho documento en el formato nativo del programa en el que fue creado, pero siempre es aconsejable el uso de los conocidos en el sector de la informática como metaarchivos.

Los metaarchivos son documentos que permiten combinar todas las opciones del diseño gráfico: tipografías, imágenes, vectores, fotografías, etc., al igual que lo permiten los documentos vectoriales o de maquetación, pero con la diferencia de que se han constituido como extensiones universales.

Mientras que los formatos vectoriales o de maquetación suelen ser nativos de los propios programas en los que han sido creados, como se verá en el próximo apartado, los metaarchivos más comunes (EPS y PDF) son formatos estándares que son reconocidos y por tanto pueden ser abiertos y de nuevo editados con programas de todo tipo del sector de la edición y del diseño, ya sean vectoriales, de retoque fotográfico o maquetación.