Если секретарь не соединяет вас с лицом, принимающим решения (ЛПР), следует использовать скрипт прохождения секретаря (см. выше).
После того, как вас переключили на ЛПРа, нужно говорить четко, правильно, без слов паразитов, не тянуть слова (если не получается сразу – следует репетировать), кратко изложить суть предложения (положительные стороны) и попытаться назначить встречу. Разговор должен быть как можно более лаконичным, следует экономить слова, затягивать телефонные переговоры очень вредно. Во-первых, на том конце могут неожиданно прервать разговор по причине занятости или просто нежелания говорить. Во-вторых, если рассказать все, представитель клиента может не согласится на встречу, по причине того, что все уже рассказано по телефону.
Для развития навыков кратко и быстро излагать свои мысли, помогает использование сервиса смс-сообщений: попытайтесь с помощью смс-ок написать длинные фразы – сразу начнете формулировать их короче. Все ваше предложение по бизнесу должно умещаться в 2-3 фразы. И только если предложение заинтересовало клиента, вы можете сказать больше.
Первичные переговоры по телефону должны быть подчинены одной цели – назначить личную встречу. Добиваться этого следует за две-три, максимум 5 минут. Чтобы уложиться в несколько минут, скорость речи должна быть примерно в 1,5 раза выше, чем при обычном разговоре. Более длительные переговоры по телефону можно вести только в случае, когда собеседник задает вам наводящие вопросы, рассказывает что-то, объясняет. Перебивать собеседника не стоит, время от времени нужно лишь соглашаться или каким-то иным образом положительно реагировать на слова клиента. Того же правила следует придерживаться и при личной встрече, когда ваш собеседник солирует.
Договорившись о встрече, необходимо: записать время, название компании, контактное лицо, его телефон, E-mail и результаты телефонных переговоров. Если вы забудете о назначенной встрече, вы рискуете испортить мнение о себе и своей компании настолько, что договориться о новой встрече будет нереально.
В день назначенной встречи заранее позвоните клиенту, чтобы уточнить на месте ли он и не изменились ли у него планы. Нередко случается так, что еще вчера вашему клиенту казалось, что в 10.00 он будет совершенно свободен, а на следующее утро ему позвонили, и он срочно выехал по «неотложным делам». Если он не может встретиться с вами в назначенное время, следует переназначить переговоры на новое время, и даже, если он отложит встречу на следующую неделю, не следует выражать свое недовольство. В ежедневнике или CRM прежнюю дату можете вычеркнуть и вписать новую. Если требуется, сделайте уточняющие заметки, связанные с последним общением. Также необходимо позвонить и переназначить встречу в случае, когда уже у вас случился форс-мажор и вы не можете прийти на назначенную вами встречу. Объясните клиенту ситуацию и, извинившись, спросите, какое новое время будет для него удобным для встречи. Больше одного раза лучше не откладывать встречу с одним и тем же клиентом – это перебор. Иначе ваш партнер разозлится и будет прав.
Если же клиент подтверждает назначенную встречу, назовите время, когда по вашим расчетам вы будете у него в офисе.
Следующий этап – первые переговоры при личной встрече. Характер и содержание переговоров могут сильно отличаться в зависимости от того, какую должность занимает человек, к которому вы приехали. Значение имеет и сумма контракта, и уровень сложности переговоров. В некоторых случаях на переговоры лучше приходить не одному, а вдвоем. Преимущество таких переговоров в том, что два переговорщика – это команда, которая работает слаженно, убеждает, дополняя друг друга. Но беседа тет-а-тет получается более спокойной и откровенной.
4.4. Проведение личной встречи
Зайдя в офис компании, где должны состояться переговоры, поинтересуйтесь у первого же менеджера как пройти в кабинет того лица, к которому вы направляетесь. Если переговоры назначены с простым сотрудником, то сначала следует представиться, а затем спросить, как можно увидеть такого-то…, поскольку человек, к которому вы обратились, может оказаться как раз искомым лицом.
С любым сотрудником компании, в которую вы пришли, следует быть предельно вежливым, отвечать на их вопросы, даже, если они покажутся излишними. Например, какой-то менеджер начнет расспрашивать, по какому делу вы пришли, договорились ли с директором заранее, и даже если рядовой сотрудник компании начнет говорить, что в ваших услугах не нуждаются, т.к. они уже работают с другими, не стоит обрывать собеседника, заявляя ему, что это вопрос не его компетенции и решение будет принимать директор.
Почему? Вы не знаете ни иерархии, ни расстановки сил в данной фирме, не в курсе, какое влияние на директора имеет ваш случайный интервьюер. Может так случиться, что через 5 минут после начала ваших переговоров с директором, он попросит секретаря пригласить в его кабинет именно того менеджера, с которым вы только что говорили, потому что он «как раз специалист в этом вопросе». И как вы будете выглядеть, если только что ему нагрубили? Довольно бледно.
Оказавшись перед нужным человеком, следует поздороваться, затем представиться, назвав свое имя, должность и компанию, которую вы представляете, передать ему свою визитную карточку, а также материалы, необходимые для наглядного ознакомления с направлениями вашей деятельности.
Это может быть коммерческое предложение, прайс-лист, рекламный буклет или проспект, образцы товара, портфолио по вашим услугам и т. п.
Важный момент при начале переговоров – не бросаться с ходу в атаку: нужно дать вашему клиенту возможность взглянуть на полученные от вас материалы, полистать их. Если он сразу стал внимательно читать ваше коммерческое предложение или рекламный буклет, не стоит пересказывать их содержание, старайтесь больше комментировать прочитанное клиентом, обращая внимание на наиболее важные детали. Для этого вам, конечно же, нужно очень хорошо знать, что и где в ваших материалах написано.
Заинтересовавшись каким-то пунктом в прочитанном, клиент может задать несколько вопросов – постарайтесь ответить понятным для клиента языком, не стоит употреблять термины, которые могу быть не известны клиенту.
Такой сценарий развития переговоров, когда клиент сам проявляет интерес к вашей компании, внимательно читает ваши материалы и задает вопросы – наиболее благоприятен, поскольку свидетельствует о явном желании клиента заключить сделку. В таком случае вам остается только обсудить условия договора, оговорить взаимные требования и уступки и можно подписывать документы.
Совсем другой сценарий переговоров ожидает вас в случае, когда клиент сразу отложил предложенные ему материалы и внимательно слушает вас. Здесь успех переговоров почти полностью будет зависеть от вашего умения убедительно говорить и представить свою компанию с лучшей стороны.
Прежде чем презентовать свою компанию или продукт, задайте несколько вопросов, позволяющих судить насколько его компании может быть интересно ваше предложение, знаком ли он с подобной продукцией или услугой, и какое впечатление от такого опыта он получил.
Если есть предубеждение или негатив, необходимо переубедить клиента еще до того, как вы начнете рассказывать о своих преимуществах. Иначе он все пропустит мимо ушей. Имея отрицательное отношение к вашей сфере деятельности или таким продуктам, ваш потенциальный клиент отвергнет ваше предложение на психологическом уровне. Логикой полезности или нужности вы его не переубедите. Сначала нужно изменить его чувства, а затем обращаться к разуму. Для этого применяются различные методики: воздействие на эмоции, НЛП и прочие.
Если менеджер забудет задать клиенту нужные вопросы, он так никогда и не узнает, почему сделка не состоялась. И мысли о том, что клиент внимательно слушал презентацию, не перебивал, сказал "мы подумаем", будут только усиливать растерянность и подавленность менеджера от неудачных переговоров.
Начать свое повествование лучше с краткой характеристики своей компании. Традиционно переговорщики упоминают, сколько лет ваша компания находится на рынке вообще, и в данном регионе в частности, как зарекомендовали себя за это время, с какими клиентами вы работали и каких успехов добились, какой объем рынка занимаете (если есть такие сведения). Затем вы описываете виды деятельности вашей компании, если она крупная и у нее много направлений, все же не лишним будет упомянуть хотя бы основные из них, даже если ваш клиент может быть заинтересован только в одном направлении. Почему? Во-первых, это добавит вам вес в глазах клиента, во-вторых, при удачном дальнейшем сотрудничестве он может порекомендовать вас своим бизнес-партнерам, клиентам или друзьям. Нельзя пренебрегать даже случайной возможностью продвинуть свою компанию.
Кстати, при построении сценария переговоров нужно стараться использовать все приемы продаж, которые вы знаете. Кроме того, не помешает и знание психологии. Например, при ведении переговоров можно слегка копировать своего собеседника: сидеть в похожей позе (но закрытые позы копировать нельзя, например, клиент откинулся назад, скрестил руки или ноги, смотрит в сторону), говорить в той же манере: также медленно или быстро, тихо или громко, делая те же паузы. Расстояние при переговорах также должен определять хозяин территории, поэтому прежде чем занять какое-то кресло, подождите, когда вам предложат кресло или стул.
В процессе переговоров следует внимательно следить за реакцией собеседника, если вы видите, что он начинает утомляться от большого количества информации, нужно говорить короче или вообще завершать переговоры. Лучше приехать еще раз в другой день, чем оставить о себе неблагоприятное впечатление. Некоторые менеджеры считают, что на переговорах нужно быть как можно более активным и напористым, говорить очень громко, быстро и не дать своему собеседнику слова вставить, – к концу встречи принимающая сторона уже не знает, как избавиться от назойливого посетителя. Такой сценарий, понятное дело, неприемлем.
Напротив, нужно после каждой законченной мысли делать паузу, которая позволит собеседнику задать вопрос или вставить свое замечание. Старайтесь как можно раньше вовлечь клиента в диалог, найти отклик на свои слова. Это заставит его быстрее встать на вашу сторону, разделить вашу точку зрения о пользе или выгоде вашего товара или услуги. После того, как вы описали свою фирму, приступайте непосредственно к своему бизнес-предложению.
Сначала рассказываете в чем оно заключается, затем описываете какие выгоды и преимущества принесет клиенту сотрудничество с вашей компанией. Дальше можно потратить некоторое время на убеждение клиента в искренности ваших намерений и заложить основы дальнейшего сотрудничества. Есть несколько способов для этого.
Первый способ можно назвать «открытость». Многие клиенты опасаются недобросовестных бизнесменов, которые нечестно ведут бизнес, обманывают клиентов, обещают больше, чем реально сделают, приписывают себе заслуги, которых никогда не было. Вам предстоит развенчать его страхи и сформировать исключительно положительный имидж своей компании. Прием «открытость» предполагает, что вы честно (в рамках разумного) расскажете ему какая сейчас ситуация на рынке предлагаемых вами товаров или услуг (предварительно вы должны собрать необходимые сведения о средних ценах, конкурентах и почем). Никогда не нужно говорить о конкурентах плохо, можно лишь упомянуть, чего они не делают в отличие от вас или ваша компания что-то делает больше. Можно рассказать и о своих слабых местах. Это самый важный этап открытости, он заставляет клиента поверить, что вы действительно открыли ему все свои карты и переведет вас на новую ступень доверия.
Если вы видите, что клиент заинтересовался тем, как работает ваша компания, можете подробнее рассказать ему с какими трудностями вам пришлось столкнуться поначалу, но зато теперь все клиенты довольны вами, потому что для вас главное не деньги, а результат, долгосрочное партнерство, качество. Для корпоративного клиента это часто имеет большее значение, чем цена. Старайтесь сделать не просто одиночную продажу, а если это возможно, найти партнера на годы. Стабильность – залог будущего процветания вашей компании.
Если вы говорите искренне, клиент с уважением отнесется к политике вашей компании и будет благожелательно к вам настроен. Идеально, если вы заставите клиента сопереживать вам, почувствовать себя не просто покупателем, а партнером, участником вашего дела. Хорошо, когда обе стороны считают, что они не просто делают деньги, а сотрудничают, совместно развивают свои компании. Правда, чтобы добиться такого, нужно и самому в это верить и строить свою компанию (подразделение, отдел) именно таким образом. Когда вы сами не верите в то, что говорите, а говорите красиво лишь чтобы протолкнуть свой товар или услугу, рано или поздно ваша фальшь станет понятна всем.
Выслушав вас, клиент может начать задавать вам вопросы или сразу возражать. Вообще, нужно внимательно следить за реакцией собеседника во время переговоров. Если он внимательно слушает, говорите дольше и больше, значит ему интересно. Не следует «лить воду», говорите по существу, если вам больше нечего сказать по делу, заканчивайте свой монолог, сделайте паузу, намекающую собеседнику, что вы закончили. Если он продолжает молчать, задайте ему вопрос, вроде: «Вас может заинтересовать наше предложение?», или более конкретный: «В прошлом сезоне Вы закупали такие материалы?», или «В каких изданиях вы обычно рекламируетесь?», то есть вопрос может быть связан с вашим видом деятельности, так вы выясните интересно ли клиенту вообще ваше предложение, и, выяснив, на каких условиях он работал раньше, вы поймете, будет ли ему интересно работать именно с вами.
Если клиент признает, что предложение по данному направлению ему интересно, вы можете приступить к обсуждению деталей и условий, на которых будет осуществляться ваше сотрудничество. Убедив его, что условия у вас действительно лучше, чем у конкурентов, вы сможете вплотную подойти к подписанию договора.
Нужно отметить, что ваши условия должны быть значительно выгоднее, чем у конкурентов (но не нужно считать, что выгода – это только цена, в некоторых сферах цена не является определяющей). В России большинство бизнесменов очень консервативны, не любят что-то менять в налаженном бизнесе и с трудом поддаются на уговоры сменить деловых партнеров, даже если выгода очевидна. Другое дело, когда клиент недоволен своим нынешним партнером и уже подумывал сменить его, а тут вы со своим «специальным предложением». Когда такое происходит, переговоры проходят легко и договор подписывается в течение нескольких дней.
Но в консервативности российских бизнесменов есть свои плюсы: если вам удастся завоевать рынок, то есть заполучить достаточное количество постоянных клиентов, приобрести узнаваемость в своем сегменте, вас уже сложно будет «выдавить» с рынка, если, конечно, вы не сделаете каких-то роковых ошибок или не будет серьезного кризиса в вашей отрасли. В остальном вы можете спать спокойно и вести бизнес по инерции. Таким образом, в России только вывод на рынок своего товара или услуги требует титанических усилий, дальше можно будет немного расслабиться, что и делает большинство бизнесменов – при назначении переговоров с руководителем какой-либо фирмы будьте готовы к тому, что застать его на рабочем месте будет практически невозможно. Вам придется применять всевозможные уловки, чтобы либо добыть номер мобильного телефона, либо очаровать его секретаря, чтобы она предупредила вас, когда ее шеф в своем кабинете и ему можно позвонить.
Разберем ситуацию, когда клиент не настроен к вам благожелательно. Например, встретив вас, он не проявил должной заинтересованности, слушал вас со скучающей миной, а после того, как вы закончили, стал говорить, что это вряд ли его заинтересует и т.п. Что в такой ситуации нужно делать? Ну, во-первых, не отчаиваться и не постараться сначала разобраться, почему он отказывается от такого выгодного с вашей точки зрения предложения.
Как отвечать на наиболее типичные отказы собеседника:
1. «Мы уже работаем с другой компанией».
Прежде всего, постарайтесь узнать подробности их сотрудничества: все ли их устраивает в сервисе, комплектация, качество, цены. Если клиент согласен, что ваше предложение интересно, но они не могут вот так просто отказаться от сотрудничества с давним партнером, предложите компромиссный вариант – они продолжают сотрудничество со старым партнером, но не в полном объеме, часть оборотов будет обеспечивать ваша компания. В качестве аргумента приведите такие преимущества: помимо выигрыша в цене за счет выгодного предложения от вас, они, имея уже не одного, а двух поставщиков, снижают зависимость от одного партнера и если у первого проблемы или задержка, всегда можно заказать у другого. Кроме того, когда есть несколько конкурирующих поставщиков, старого партнера, можно будет «подвинуть» по цене. Скажите своему клиенту: «Если они не хотят потерять вас как заказчика – они примут ваши условия». Дав такой козырь в руки клиента против вашего конкурента, вы сделаете еще один шаг к заключению контракта.
Например, один нефтедобывающий концерн, имеющий несколько платформ в Мексиканском заливе, нанимает вертолеты, что обходится ему в 70 миллионов долларов ежегодно. Львиную долю заказов получает при этом одна из крупнейших авиатранспортных компаний в мире. Она отличается высокой эффективностью, весьма умеренными ценами и высокой степенью безопасности полетов. Однако нефтяники пользуются не только ее услугами. Примерно 20% полетов обеспечивают три совсем небольшие компании. Это группы из двух-трех человек (бывших пилотов, создавших собственный бизнес), а их цены несколько выше, чем у корпоративного гиганта. Так зачем же наниматели это делают? Ведь такая практика обходится им дороже. На самом деле невыгодно выдавливать малые авиакомпании из бизнеса – это могло бы навести их главного перевозчика на мысли о новом соотношении сил, что неизбежно привело бы к повышению цен.9
2. «Нам ваше предложение не интересно».
Такая фраза может прозвучать, если вы предлагаете новый товар или услугу для их компании. Например, вы предлагаете разместить рекламу в журнале или на радио, клиент говорит, что это ему неинтересно, поскольку рекламу они размещают в специализированной газете и такого продвижения им достаточно. Объясните собеседнику, что дополнительная реклама в другом издании (или на радио) позволит охватить совсем иную аудиторию, чем та, что у него есть сейчас. В газете не обязательно рекламироваться в каждом номере – они обычно складируются на столе у менеджеров и снабженцев, и в случаях необходимости, те просматривают сразу несколько номеров, а не один. За счет сокращения количества публикаций в одном издании можно выделить деньги на рекламу в новом СМИ. Другой вариант: вы предлагаете приобрести новую мебель, пластиковые окна, кондиционеры или жалюзи. Даже если клиент твердо стоит на том, что он не планирует в ближайшее время покупать ваши кондиционеры (жалюзи и пр.), здесь главное не сдаваться до последнего. Постоянно держите у себя в голове сказку про двух лягушек, попавших в банку со сметаной. Если помните, дело закончилось тем, что одна лягушка побарахталась в сметане, сдалась и утонула. А вторая дергала лапками до тех пор, пока не сбила сметану в масло и выпрыгнула из банки. Так и вы, не допускайте мысли о поражении, указывайте на преимущество своего товара или услуги, узнайте, в чем основная причина отказа:
а) «Высокая цена» – тогда следует обосновать почему ваши цены выше, чем у конкурентов. Например, ваши кондиционеры родной японской сборки, мебель эксклюзивная из Италии и т.д.;
б) «Нет необходимости» – согласитесь с клиентом, что предлагаете товар не первой необходимости для его бизнеса, но удобство и комфорт тоже нужны и всегда окупаются более высокой производительностью труда сотрудников, повышением престижа компании и пр.
в) «Уже купили» – не поленитесь узнать, у какой фирмы купили, есть ли сервис, каково качество сервиса (иногда можно не меньше заработать на сопутствующих услугах, а не только от прямой продажи оборудования), сколько единиц товара, техники они уже приобрели. Возможно, их компании требуется гораздо больше кондиционеров (или другого оборудования, предлагаемого вами), чем было закуплено.
3. «Предложение интересное, но пока проблемы с финансами». Нужно успокоить клиента заверением, что быстрое заключение сделки и получение всей суммы для вас не главное (на самом деле это лишь маркетинговый прием – естественно, вам нужно продать свой товар), сейчас можно просто выяснить, что из предлагаемых товаров подходит для его компании, какая комплектация, ценовая категория, производитель и т.д. Предложите просто предварительно обсудить условия будущего договора, полистать каталоги и т.д. Вам нужно приучить собеседника к мысли, что когда они соберутся покупать, они купят только у вас. Если в конце клиент озвучит эту мысль, считайте, что переговоры прошли успешно. Не настраивайте себя только на быстрые продажи – такая тактика очень скоро приведет к тому, что вы отработаете все крупные компании, продадите максимум 3-5 процентам из них, а остальные фирмы будут безвозвратно потеряны как клиенты. Приняв на вооружение тактику долгосрочных отношений с клиентом, независимо от того, заключили с вами договор или только обещают, постепенно вы добьетесь результата от половины или более компаний, с которыми вы провели переговоры.
Если долго ждать, уделять максимум внимания каждому клиенту, стараться не упустить ни одного из тех, кто проявил хотя бы малейший интерес к вашему предложению, вы сможете довести продажи до 75-80% от заинтересовавшихся клиентов. Стопроцентные продажи на практике обычно невозможны (разве что вы гений продаж). Двадцать – двадцать пять процентов – это нормальный показатель компаний, которые отказали вам и преодолеть этот отказ малореально: заказ перехватили конкуренты с более низкой ценой, директор фирмы-отказника со странностями, вы банально не понравились, их что-то настораживает, например, кажется, что ваше предложение слишком выгодное, а потому подозрительное – они решают отказать. Глупость и непробиваемость встречается и в бизнесе, и с этим ничего не поделаешь. Не стоит расстраиваться о неполученных заказах, поскольку не все клиенты приносят прибыль, некоторые бывают настолько трудными, что лучше от них отказаться. Кроме того, слишком высокая конверсия обычно свидетельствует о том, что менеджер недостаточно активно ищет новых клиентов, предпочитая больше обзванивать «недозревших».
Готовя свое коммерческое предложение, перед выводом товара или услуги, не ставьте перед собой план по освоению всего рынка, не ждите, что каждый потенциальный клиент станет вашим партнером. Слишком амбициозные планы вредны – они могут привести к резкому разочарованию в вашей деятельности. Приготовьтесь к безрезультативным звонкам и встречам, то есть к проведению телефонных и личных переговоров без заключения сделок. Процент таких звонков может быть очень высоким – до 98%. Снизить этот процент позволит серьезное продумывание скриптов, стратегии и тактики продаж.