Vom Zeitmanagement zur Zeitintelligenz

Zach Davis

Zeitintelligenz®

vom Zeitmanagement

zur Zeitintelligenz

Peoplebuilding-Verlag

www.peoplebuilding.de

Der Inhalt wurde sorgfältig recherchiert. Dieser bleibt jedoch ohne Gewähr für Richtigkeit und Vollständigkeit. Nachdruck, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Genehmigung des Verlags. Die Verwendung in anderen Medien, Seminaren oder Vorträgen ist verboten.

© 2011 Peoplebuilding-Verlag, Geretsried

Vorwort

Ein modernes Konzept für echte Zeitintelligenz

In weniger Zeit mehr und genau das erledigen, was man auch schaffen wollte – das Ganze ohne Stress und nicht nur an drei Tagen im Monat, sondern dauerhaft: Für viele ist das ein Wunschtraum. In der Realität sieht es oft anders aus, da brennt es an allen Ecken und es ist allenfalls noch Zeit, das Allernotwendigste halbwegs in den Griff zu bekommen. Dabei liegen die Nerven manchmal blank und sowohl die Freude an der Arbeit als auch die Qualität bleiben auf der Strecke. Weil diese Situation so viele Menschen betrifft und überaus unbefriedigend ist, habe ich mich als Experte für persönliche Souveränität ausgiebig mit dem Thema Zeitsouveränität befasst. In meinen Seminaren und Coachings habe ich im Laufe der Jahre Erfahrungen mit Tausenden Teilnehmern ausgetauscht. Das Thema liegt mir besonders am Herzen, da ein ineffektives Zeitmanagement das ganze Leben durcheinanderbringen kann – es wirkt sich negativ auf die gesamte Persönlichkeit und das eigene Auftreten aus und wird auf Dauer nicht nur eine Belastung für den Beruf, sondern auch für das Privatleben. Deshalb ist jeder Schritt wichtig, der dabei hilft, sich aus dem täglichen Hamsterrad zu befreien. Und ich bin überzeugt, dass die richtigen Impulse kleine Wunder bewirken können.

Was für viele ein Wunschtraum ist, muss keiner bleiben. Zach Davis beweist, dass er ein wahrer Kenner der Materie ist. Er zeigt seinen Lesern den direkten Weg zu einer selbstbestimmten Zeiteinteilung wohl wissend, dass die Methoden des klassischen Zeitmanagements inzwischen etwas Staub angesetzt haben. Mit seinem Buch liefert Zach Davis das überfällige Update mitsamt innovativen und verblüffend wirkungsvollen Strategien. Ging es bisher letztlich darum, von Brandherd zu Brandherd zu springen und gewissermaßen Feuerwehr im Dauereinsatz zu spielen, lernen wir nun, dass es auch anders geht. In einem meiner Artikel zum Thema Zeitsouveränität habe ich das Problem beschrieben: Niemand hat Zeit, seine Unterlagen und den Schreibtisch aufzuräumen, aber alle haben Zeit zum Suchen. – An dieser Stelle setzt auch Zach Davis an. Wir erfahren, wie viel effektiver es ist, mehr am Prozess zu arbeiten, statt ständig nur im Prozess zu werkeln. So werden wir zum weitsichtigen Strategen, der den Brand oft schon am Entstehen hindert.

Die meisten Menschen, deren Zeitmanagement aus den Fugen geraten ist, wissen letztlich ganz genau, dass vieles leichter von der Hand gehen würde, wenn es ihnen nur gelänge, methodischer und strukturierter ans Werk zu gehen. An guten Vorsätzen in dieser Richtung mangelt es den wenigsten, doch an der Umsetzung hapert es oft gewaltig. Das Resultat ist ein unbefriedigender Zustand, der Wochen, Monate, sogar Jahre anhalten kann. Währenddessen werden wichtige Arbeiten unkoordiniert oder nachlässig ausgeführt, sodass immer mehr Zeit dafür verwendet werden muss, Fehler und Versäumnisse von gestern und vorgestern auszubügeln. Völlig auf der Strecke bleiben in einer solchen Situation ausgerechnet die Pläne und Vorhaben, die für einen selbst von großer Bedeutung sind und die eine längst notwendige Veränderung einleiten würden. Das macht das Thema gerade heute so wichtig. Denn wo der berufliche Erfolg oder das Privatleben auf der Strecke bleibt, entsteht zwangsläufig Unzufriedenheit – Stress und Demotivation verschlechtern die Situation zusätzlich. Schließlich bedeutet Zeitsouveränität, wie ich es nenne, weit mehr als das bloße Einhalten von Terminen. Zach Davis packt das Problem bei der Wurzel und räumt nebenbei mit vielen Irrtümern des klassischen Zeitmanagements auf – vor allem ist es ihm gelungen, ein neuartiges und im wahrsten Sinne des Wortes zeitgemäßes Konzept auf die Beine zu stellen, das nicht abstrakt theoretisiert, sondern konkrete Hinweise für die Praxis und unser aller Umgang mit dem Faktor Zeit liefert.

Wer dieses Werk liest, wird sich an vielen Stellen selbst wiedererkennen und schon nach wenigen Seiten erahnen, dass es einen Ausweg aus der Misere gibt. Mit einer guten Prise Humor und einem intelligenten Konzept weist Zach Davis seinen Lesern den direkten Weg aus dem Labyrinth, das unzählige Menschen in Form von Zeitnot, Stress, Druck, Rettungsaktionen in letzter Sekunde um sich herum haben. Wenn Sie mehr als nur das Allernotwendigste halbwegs in den Griff bekommen wollen, kann ich Sie zur Wahl dieser Lektüre nur beglückwünschen.

Ihr Stéphane Etrillard

Bestsellerautor, Vortragsredner & Top Executive Coach

www.etrillard.com

Der beste Retter der Welt

Stellen Sie sich einen reißenden Fluss vor. Immer wieder müssen Menschen aus diesem Fluss gerettet werden. Retter Richard eilt immer herbei – schnell, effizient, zuverlässig. Oft erst in letzter Sekunde. Aber er schafft es immer irgendwie. Eigentlich sind es zu viele Menschen für nur einen Retter. So geht es jeden Tag. Aber mit großem Einsatz schafft er es jedes Mal. Leider hat er keine Zeit, mal zu schauen, wer 100 Meter weiter flussaufwärts steht und die Menschen hinein schubst. Diese einleitende Geschichte hat natürlich keine Parallelen zu Ihrem Alltag.

Realität in punkto Zeitmanagement

„Mittlerweile bin ich Halbtagskraft. Ich arbeite nur noch 40 Stunden pro Woche.“

Kennen Sie das? Am Ende eines Arbeitstages ziehen Sie Bilanz und stellen fest, dass Sie den ganzen Tag aktiv waren und auch viel geschafft haben – nur nichts von dem, was Sie sich vorgenommen hatten. Haben Sie auch das Gefühl, immer mehr reagieren zu müssen, statt agieren zu können? Fühlen Sie sich auch hin- und hergerissen zwischen ganz dringenden Dingen und mittelfristigen Themen, die Sie auch vorantreiben wollen bzw. sollen? Schaffen Sie die Deadlines in der Regel irgendwie dann doch, jedoch mit dem Preis vieler Überstunden oder eines hohen Stressniveaus?

Wenn Sie auch nur eine der obigen Fragen bejahen können, dann haben wir ein paar spannende Themen für unsere gemeinsame Zeit, die wir durch dieses Buch miteinander verbringen können. Die obigen Punkte sind die häufigsten Aspekte, die mir immer wieder in Einstiegsrunden von Seminaren zum Thema Zeitintelligenz genannt werden – übrigens egal, ob es Mitarbeiter oder Führungskräfte einer Bank, einer Unternehmensberatung, eines Hotels, eines Softwareherstellers, einer Behörde oder der holzverarbeitenden Industrie sind – wobei viele häufig meinen, dass es im eigenen Umfeld ganz besonders extrem ist, was subjektiv durchaus nachvollziehbar ist.

Übrigens warten viele Menschen darauf, dass es bald wieder „ruhiger wird“. Die schlechte Nachricht lautet: Es wird nicht ruhiger werden. Die Welt dreht sich immer schneller. Das Wissen der Menschheit verdoppelt sich aktuell etwa alle fünf Jahre. Die modernen Kommunikationsmedien haben die Welt völlig verändert und werden dies auch weiterhin, und zwar zunehmend schneller. Können Sie sich noch daran erinnern, dass Mobiltelefone, E-Mails und Co. ursprünglich als Zeitsparinstrumente angepriesen wurden? So nützlich die technischen Möglichkeiten an vielen Stellen sind: Die meisten Menschen haben unter anderem durch die Technik eher das Gefühl, weniger Zeit zu haben als früher. Wie geht es Ihnen? Haben Sie die Zeitfreiheit, die Sie sich wünschen?

Klassisches Zeitmanagement reicht heute leider nicht mehr! Was ist klassisches Zeitmanagement und was meine ich damit, dass es nicht mehr reicht? Im klassischen Zeitmanagement (selbst wenn Sie ein gutes Buch oder Seminar genießen) wird Ihnen auf die unterschiedlichsten Weisen sinngemäß Folgendes vermittelt: Mache eine Liste der zu erledigenden Aufgaben. Dann ordne die Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit (was mache ich, wenn sich das widerspricht?) und fange oben an, deine Liste abzuarbeiten. Das ist nicht schlecht, aber in meinen Augen höchstens die zweitbeste Strategie. Warum ich diese Ansicht vertrete, erfahren Sie im Laufe dieses Buchs. Ein Grund ist, dass viele Menschen permanent das Gefühl haben, dass die Liste im Laufe der Zeit eher länger als kürzer wird und dies schlichtweg unbefriedigend ist, weil man nie fertig wird.

Wo liegt die perfekte Lösung?

Habe ich die perfekte Lösung? Nein, ich habe nicht die Weisheit mit Löffeln gefressen, weiß nicht alles und schon gar nicht alles besser. Ich habe jedoch sehr viel Erfahrung im Trainieren, Coachen und Begleiten der unterschiedlichsten Menschen – von „normalen Angestellten“ über Führungskräfte bis hin zu Personen auf Weltklasseniveau im jeweiligen Bereich: in Seminaren, bei Impulsvorträgen und im Einzelcoaching. In diesem Buch habe ich die besten Strategien, die für buchstäblich tausende Menschen gute Fortschritte gebracht haben, zusammengefasst. Hierbei werden Sie nicht in irgendeine Form gepresst. Dies ist ein Grund, weshalb viele Seminarinhalte (nicht nur beim Zeitmanagement) an der praktischen Umsetzung scheitern. Vielmehr ermöglichen es meine Konzepte, Prinzipien und Tipps, den persönlichen Stil einzubringen und diejenigen Dinge herauszupicken, die für Sie persönlich am besten passen.

Möchten Sie auch mehr schaffen in weniger Zeit? Wer möchte das nicht? Die meisten Menschen beschäftigen sich irgendwann einmal mit dem Themenkomplex Effektivität, Zeitmanagement, Zielfindung, Zeitverwendung und Zeitsparen aus einem von zwei Gründen: Entweder weil sie merken, dass die Aufgaben und Anforderungen immer weiter steigen und sich Fragen aufdrängen wie: „Wie soll ich das bloß alles schaffen?“ Oft ist es so, dass beispielsweise in einer Abteilung vorher zehn Leute gearbeitet haben, dann einer in den Ruhestand gegangen ist und einer das Unternehmen gewechselt hat und es somit nur noch acht Personen sind, weil die Stellen nicht nachbesetzt wurden. Wenn Sie eine solche Situation kennen, sind Sie kein Einzelfall. Die andere Kategorie von Gründen, weshalb Menschen sich häufig mit dem Themenkomplex Effektivität und Zeitmanagement beschäftigen, ist, dass sie merken: „Ich schaffe das zwar alles weiterhin immer irgendwie, aber der Stresspegel steigt immer weiter an.“ Eine Folge beispielsweise ist, dass man immer mehr Dinge mit nach Hause nimmt – physisch wie psychisch. Bei einem physischen Stapel ist es oft ein wenig absurd: Man nimmt einen großen Stapel an zu bewältigenden Materialien ins Wochenende mit nach Hause - nur um dann den gleichen Stapel, der meistens nicht so wahnsinnig viel kleiner geworden ist, am Montagmorgen wieder ins Büro zu tragen - zusammen mit dem schlechten Gewissen, wieder nicht alles geschafft zu haben.

Vielleicht kennen Sie auch das Gefühl, sich zu freuen, dass es endlich 17 Uhr ist. Nicht weil Feierabend ist, sondern um beim Arbeiten endlich Ruhe zu haben und endlich zu den Dingen zu kommen, die wirklich wichtig sind. Die provokative Frage, die ich in diesem Zusammenhang stelle, ist: Was haben Sie bis dahin gemacht, also bis 17 Uhr? Wenn es nicht gerade ein Tag mit ungewöhnlich vielen „Feuerwehreinsätzen“ war, dann erscheint mir der Zeiteinsatz (und vermutlich die Steuerung der eigenen Erreichbarkeit – mehr dazu an späterer Stelle) zumindest nicht ganz optimal.

Erfahrungshorizont von Zach Davis

Bevor wir noch tiefer ins Thema abtauchen: Wer bin ich überhaupt? Mein Name ist Zach Davis. Ich bin gebürtiger US-Amerikaner, bin in Philadelphia in den USA geboren und schließlich im reifen Alter von knapp drei Jahren nach Deutschland gekommen, habe meine ganze Schul- und Studienzeit im Köln-Bonner Raum verbracht und BWL in Köln studiert. Anlässlich meines Berufsstarts bei der KPMG Consulting AG zog ich nach München. Dort war ich ein paar Jahre in einem Bereich tätig, der sich „World Class Human Resources Consulting“ nannte. Spätestens jetzt wissen Sie, mit wem Sie es zu tun haben. Das war übrigens ein leicht ironischer Seitenhieb auf die, wie ich finde, etwas hochtrabende Bereichsbezeichnung. Aber es war definitiv eine lehrreiche und spannende Zeit, die ich nicht missen möchte. Dann habe ich Anfang 2003 ein kleines Trainingsinstitut namens Peoplebuilding, ebenfalls mit Sitz in München, gegründet und bin seitdem unterwegs als Trainer, Redner, Autor und Coach in Sachen persönliche Effektivitätssteigerung – übrigens neben dem Thema dieses Buchs auch spezialisiert auf das Thema „Schnelllesetechniken“.

Das war die offizielle Kurzbiographie. Wer bin ich wirklich und warum schreibe ich Ihnen dies an dieser Stelle des Buchs? Ganz einfach: Wenn Sie sich nicht zumindest an der einen oder anderen Stelle mit meinen Schilderungen und zu einem gewissen Grad mit meiner Person identifizieren können, dann werde ich Sie mit meinen Botschaften mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht wirklich erreichen.

Also wer bin ich wirklich? Ich bin jemand, der einfach den Wunsch nach mehr (unter anderem zeitlicher) Freiheit hatte und deshalb ein eigenes Unternehmen gegründet hat. Wie Sie, kenne auch ich durchaus das Gefühl, in verschiedene Richtungen gezerrt zu werden: beispielsweise zwischen beruflichen Anforderungen einerseits und dem Privatleben andererseits. Ich leite ein Unternehmen mit ehrgeizigen Zielen und einer Tätigkeit, die eine nicht unerhebliche Reisezeit erfordert und ich habe eine Familie mit kleinen Kindern, deren Entwicklungsphasen ich nicht verpassen will und auf welche ich positiven Einfluss nehmen möchte. Dann habe ich, genau wie Sie, auch noch andere Lebensbereiche wie beispielsweise die eigene Gesundheit. Aktivitäten in diesem Bereich lassen sich nur schwer delegieren. Gerade hier unternehme ich viele Dinge (Sport treiben, gesunde Ernährung), von denen viele Menschen meinen, es seien Opfer. Nichts könnte weiter von der Wahrheit entfernt sein. Es wäre ein viel größeres Opfer, diese Dinge nicht zu tun. Der Grund ist einfach: Ich hätte sonst nicht im Ansatz die Energiemenge, die notwendig ist, um dasselbe Pensum zu absolvieren, oder würde im Anschluss auf der Couch zusammenklappen. Ich geben Ihnen ein Beispiel einer ziemlich repräsentativen Woche (Montag bis Freitag): 3 Seminartage, 2 Vortragseinsätze mit 2 längeren und 3 kürzeren Ortswechseln als „Grundauslastung“. Weitere Themen: Schreiben eines Artikels für eine Fachzeitschrift, Platzierung eines neuen Trainers bei mehreren Stammkunden, komplettes Korrekturlesen aller neuen Webseiteninhalte (über 200 Seiten) vor Veröffentlichung, Planungsarbeit mit unserem spanischen Lizenznehmer für PoweReading, Prüfung eines Vorschlags bezüglich einer Kooperation, monatliche Umsatzsteuer auf Plausibilität prüfen, Pressekonzept für das nächste Jahr entwerfen, einem Praktikanten eine Verhaltensänderung beibringen. Ich will Sie nicht mit Details aus meinem Unternehmen langweilen. Auch sind Ihre Themen vermutlich anders gelagert. Aber ich will Ihnen Folgendes aufzeigen: Ich weiß, wie es ist, viele verschiedene Hüte zu tragen. Das oben Dargestellte war ohne Übertreibung eine ganz normale Woche. Und dennoch bin ich ziemlich relaxed, es macht die meiste Zeit Freude und ich arbeite im Durchschnitt „nur“ ca. 45 Stunden pro Woche.

Meine Erfahrung stammt natürlich nicht nur aus meinem eigenen Leben, sondern auch aus meiner mittlerweile langjährigen Zusammenarbeit mit Menschen. Ich hatte und habe trotz meines relativ jungen Alters die Gelegenheit, mit buchstäblich zehntausenden Menschen im Rahmen von Vorträgen, mit tausenden Menschen in Seminaren und hunderten von Menschen in Form eines Einzelcoaching zu arbeiten. Bei diesen vielen Menschen, mit denen ich zusammengekommen bin, habe ich gewisse Gemeinsamkeiten (Muster) entdecken können: Muster bei Menschen, die erfolgreich (was natürlich zumindest teilweise individuell ist) und gestresst sind, Muster bei Menschen, die erfolgreich und wenig gestresst sind (spannende Kombination), Muster bei Menschen, die erfolglos und wenig gestresst sind, Muster bei Menschen, die erfolglos und total gestresst sind (tragische Kombination). Es gibt Menschen, die einerseits sehr erfolgreich sind und auch sehr zufrieden, d.h. ein sehr erfülltes Leben haben, unter anderem, indem sie das private und das berufliche Leben in einen guten Einklang gebracht haben. Andererseits gibt es Menschen, die scheinbar die gleichen Voraussetzungen haben, sich jedoch unheimlich schwer tun. Diese haben oft das Gefühl, sich im sprichwörtlichen Hamsterrad zu befinden, also nicht wirklich weiter voran zu kommen. Manche Menschen sind nach außen hin sehr erfolgreich, aber innerlich unzufrieden, oft weil einzelne Lebensbereiche auf der Strecke geblieben sind. Die Klassiker sind hierbei natürlich die Themen Gesundheit, Freizeit und Familienleben. Die beobachteten Muster kann man nutzen, um diese wiederum anderen Personen zu vermitteln. Um solche bewährten Strategien geht es unter anderem in diesem Buch – ohne personenspezifische Unterschiede und Situationen außer Acht zu lassen.

Besondere Erlebnisse

Ein sehr einprägsames Erlebnis war eine Begegnung mit einem Mann namens W. Mitchell. Er hat eine sehr spannende Biografie hinter sich: Bei einem Motorrad-unfall, den er äußerst knapp überlebte, hat er stärkste Verbrennungen erlitten. Über 80 Prozent seiner Haut waren betroffen. Letztendlich hat er überlebt und es irgendwie geschafft, wieder auf die Beine zu kommen – psychisch und physisch. Im Laufe der Monate durchlief er lange Reha-Maßnahmen, um dann später eine neue Karriere zu starten. Mit den veränderten optischen Voraussetzungen (um es sehr diplomatisch auszudrücken) hat er es geschafft, Bürgermeister einer kleinen Stadt zu werden. Vier Jahre nach diesem Unfall saß er als Pilot in einem Kleinflugzeug, das beim Start einen Unfall hatte. Alle anderen Insassen konnten mit nur leichten Verletzungen aufstehen. Mitchell nicht. Seitdem ist er querschnittsgelähmt. Spätestens nach diesem zweiten Schicksalsschlag hätten fast alle Menschen aufgegeben. Mitchell nicht. Seit einiger Zeit schafft er es sogar auf die Bühne und ist mittlerweile ein international sehr gefragter Referent. Er scheint sein Leben auch sonst relativ gut auf die Reihe zu bekommen, trotz dieses Handicaps, das die Mehrzahl der Menschheit nicht hat. Er hätte für vieles eine sehr gute Ausrede. Das nächste Mal, wenn Sie sich bei einer Ausrede ertappen: Stellen Sie sich die Frage, was Mitchell wohl dazu sagen würde.

Natürlich gibt es unter meinen Begegnungen wesentlich mehr Geschichten, die deutlich weniger spektakulär sind. Geschichten von Menschen wie Sie und ich, die einen ganz normalen Alltag haben, aber auch ganz alltägliche Probleme – zum Beispiel mit Kindern, die nicht schlafen wollen, wenn Eltern es wollen. Was ich einfach nur zum Ausdruck bringen will ist: Es gibt gewisse Gemeinsamkeiten, die wir Menschen fast alle haben. Es gibt bestimmte Herausforderungen, für die es in sehr vielen Fällen auch sehr gute Lösungen bei anderen Menschen gibt, die ähnliche Herausforderungen hatten. Davon werden Sie im Laufe dieses Buchs profitieren und somit in einigen Bereichen von den „Besten“ lernen. Damit meine ich ausdrücklich nicht meine Person. Ich fühle mich eher wie bei einem übersetzten Sprichwort, das lautet: Auf den Schultern eines Riesen kann ich sehr weit sehen. Es gab mittlerweile sehr viele Riesen, auf die ich mich „stellen“ konnte, von denen aus ich möglicherweise eine etwas andere Perspektive habe als viele andere Menschen.