Czytaj książkę: «Praxishandbuch MM-Kontenfindung in SAP ERP und SAP S/4HANA»

1 Einführung in die Steuerungselemente der MM-Kontenfindung

Zu Beginn dieses Buches möchte ich Ihnen zunächst erläutern, was die MM-Kontenfindung überhaupt ist, um Ihnen dann zu zeigen, wie Sie anhand eines gebuchten Materialbelegs herausfinden können, auf welche Weise die gebuchten Konten ermittelt wurden. Darauf aufbauend stelle ich Ihnen die grundlegenden Steuerungselemente der Kontenfindung in SAP MM vor.

Wann immer im SAP-System Materialbewegungen stattfinden – sei es ein Wareneingang, ein Warenausgang oder eine Umlagerung –, werden dabei Materialbelege gebucht. Durch die Integration von Mengen- und Werteflüssen in SAP ERP ziehen die meisten Materialbelege gleichzeitig Belege in der Finanzbuchhaltung und im Controlling nach sich. Bei der MM-Kontenfindung handelt es sich um ein Regelwerk, das Sie im Customizing hinterlegen und anhand dessen die zu buchenden Sachkonten für die FI/CO-Belege ermittelt werden.

Wichtig für Ihr Verständnis dieses Regelwerks ist als Erstes, dass Sie lernen nachzuvollziehen, wie die Sachkonten in einem bereits gebuchten Beleg zustande gekommen sind. Ich zeige Ihnen zunächst exemplarisch, auf welche Weise Sie zu einem bestehenden Materialbeleg herausfinden können, wie das System die zu buchenden Konten in der Finanzbuchhaltung ermittelt. Dazu erläutere ich Schritt für Schritt die wesentlichen Bestandteile im Customizing der MM-Kontenfindung.

In Abbildung 1.1 sehen Sie beispielhaft, wie zu einer Kostenstelle mithilfe der Transaktion MIGO der Warenausgang von 10 Pumpen erfasst wird. Wir verwenden dafür die Bewegungsart 201 (WA [Warenausgang] für Kostenstelle); was eine Bewegungsart ist, erläutere ich im Anschluss.

Abbildung 1.1: Beispiel für eine Warenausgangsbuchung

Wenn Sie den Beleg gebucht haben, können Sie ihn sich anschließend anzeigen lassen und im Reiter Beleginfo in die Rechnungswesenbelege (RW-Belege) springen (siehe Abbildung 1.2).

Abbildung 1.2: Materialbeleganzeige

Daraufhin öffnet sich ein Pop-up mit einer Übersicht über alle Rechnungswesenbelege, die zu diesem Materialbeleg gebucht wurden (siehe Abbildung 1.3).

Abbildung 1.3: Übersicht Rechnungswesenbelege

Wenn Sie aus dieser Liste den Buchhaltungsbeleg auswählen, können Sie überprüfen, welche Sachkonten zur Buchung des Warenausgangs herangezogen wurden (siehe Abbildung 1.4).

Abbildung 1.4: Anzeige Buchhaltungsbeleg

Nun stellt sich die Frage, wie diese Buchung zustande gekommen ist und warum genau diese Konten herangezogen wurden. Das Schlüsselelement der MM-Kontenfindung hierfür heißt Vorgang.

1.1 Vorgänge

Um herauszufinden, welcher Vorgang der MM-Kontenfindung in einem Buchhaltungsbeleg verwendet wurde, passen Sie zunächst einmal über den Button das Layout zur Beleganzeige an und blenden das Feld Vorgang ein.

Feld »Vorgang« in der Beleganzeige

Es gibt zum Buchhaltungsbeleg zwei Felder mit der Bezeichnung »Vorgang«. Lassen Sie sich im Zweifel beide anzeigen.

In Abbildung 1.5 sehen Sie nun die zusätzlich eingeblendete Spalte für den Vorgang (Vor). Der Vorgang ist ein zentrales Element der MM-Kontenfindung und bestimmt den Buchungssachverhalt. Je nach logischem Sachverhalt (z.B. Wareneingang zur Bestellung, Warenausgang zum Fertigungsauftrag, Verbrauch zur Kostenstelle etc.) können Sie anhand des Vorgangs festlegen, welche Konten dabei zur Buchung herangezogen werden sollen. Im vorliegenden Beispiel wurden die Vorgänge BSX (Bestandsbuchung) und GBB (Gegenbuchung zur Bestandsbuchung) verwendet.

Abbildung 1.5: Beleganzeige mit eingeblendetem Vorgang

Diese Vorgänge der MM-Kontenfindung werden in Vorgangsschlüssel aus je drei Buchstaben »übersetzt«. Sie stellen das Bindeglied zwischen den Bewegungsarten und den zu ermittelnden Konten dar. Die Bewegungsart steuert u.a. diverse Sachverhalte, die allerdings nur für die Logistik von Relevanz sind, wie etwa die Ermittlung des Lagerortes, die Mengen- und Wertrelevanz, die Statistikrelevanz u.v.a.m. Aus Sicht der Finanzbuchhaltung ist die sogenannte Kontomodifikation bedeutsam; über sie erfolgt die Zuordnung der Bewegungsarten zu den Vorgangsschlüsseln, um die zu buchenden Sachkonten zu ermitteln.

1.2 Kontomodifikation

Jede Materialbewegung wird in den Logistikmodulen MM, SD, QM, PS, PM und SD mit einem dreistelligen Bewegungsartencode klassifiziert. Im Beispiel haben wir die Bewegungsart 201 verwendet (vgl. Abbildung 1.1). Um zu überprüfen, mit welchem Vorgang diese verknüpft ist, gehen Sie im Customizing zum Menüpunkt Materialwirtschaft • Bestandsführung und Inventur • Bewegungsarten • Bewegungsarten kopieren, ändern (Transaktion OMJJ). Wenn Sie hier eine Bewegungsart auswählen und zum Unterpunkt Kontomodifikation verzweigen, sehen Sie die in Abbildung 1.6 dargestellte Übersicht.

Abbildung 1.6: Zuordnung der Bewegungsarten zum Vorgangsschlüssel

Die Übersicht zeigt diverse Szenarien, wie die Bewegungsart 201 eingesetzt werden kann. Für die Ermittlung des Vorgangsschlüssels ist es von Bedeutung, ob die Buchung in Bezug zu einem Sonderbestand (Spalte S), mit oder ohne Wertfortschreibung (Spalte Wertfort) bzw. mit oder ohne Mengenfortschreibung (Spalte MngFort) erfolgen soll.

Sonderbestände betreffen logistische Fälle, in denen Material

 bei Geschäftspartnern lagert (Kundenkonsignation, Lieferantenbeistellbestand),

 speziell reserviert ist (Kundeneinzelbestand, Projektbestand) oder

 zwar im eigenen Werk vorhanden ist, aber einem Geschäftspartner gehört (Lieferantenkonsignation, Pipeline-Material).

Wertfortschreibung bedeutet, dass ein bestandsgeführtes Material einen Wert hat. Dies wird in der Regel der Fall sein. Manchmal, wie z.B. bei Schüttgut oder Material mit sehr geringem Wert, kann es aber auch sinnvoll sein, ein Material ohne Wert zu führen.

Analog dazu ist die Mengenfortschreibung im System optional, d.h., es kann bestimmte Materialien geben, für die keine Menge im System hinterlegt sein soll.

Für jede mögliche Kombination aus Sonderbestand, Wertfortschreibung und Mengenfortschreibung ist in der Tabelle in Abbildung 1.6 über die Spalte VSchl vorgegeben, anhand welches Vorgangsschlüssels die Kontenfindung erfolgen soll. In unserem Beispiel hatten wir keinen Sonderbestand, und das Material war sowohl mengen- als auch wertgeführt. Die relevanten Zeilen sind also die in Abbildung 1.7 dargestellten.

Abbildung 1.7: Kontomodifikation für das Beispiel

Es bleiben demnach nur zwei Zeilen mit Zuordnungen zur Kontomodifikation übrig – aber warum sind es zwei Zeilen, und welche ist die richtige? Und warum ist der Vorgangsschlüssel BSX aus dem Buchhaltungsbeleg hier nicht aufgelistet?

Die letztgenannte Frage ist leicht zu beantworten: Im System sind bestimmte Vorgangsschlüssel – dazu gehört auch BSX – fest voreingestellt und können nicht geändert werden. So wird die Bestandsbuchung für alle Materialbuchungen generell über den Schlüssel BSX abgebildet und ist somit gänzlich unabhängig von der Bewegungsart.

Dass an dieser Stelle zwei Vorgangsschlüssel hinterlegt sind, liegt darin begründet, dass bei Wareneingangsbuchungen mitunter Preisdifferenzen entstehen können (wo überall, wird Ihnen noch ausführlicher in Kapitel 3 begegnen). Diese werden immer über den Vorgangsschlüssel PRD behandelt. Da in unserem Beispiel aber keine Preisdifferenzen angefallen sind, ist die für unsere Buchung relevante Zeile die erste in Abbildung 1.7 mit dem Vorgangsschlüssel GBB. Somit haben wir nachvollzogen, woher dieser Vorgangsschlüssel im Buchhaltungsbeleg kam: Er wurde anhand der Bewegungsart ermittelt.

So bleibt noch die Frage, welchen Zweck die Spalte KontoModif (Kontomodifikation) erfüllt. Die Kontomodifikation dient dazu, die Vorgangsschlüssel weiter zu untergliedern. Dies ist nur für manche Vorgangsschlüssel möglich – für die Preisdifferenzen (Vorgangsschlüssel PRD) ist eine weitere Detaillierung optional; für die Bestandsgegenbuchungen (Vorgangsschlüssel GBB) müssen Sie hingegen noch zusätzliche Unterscheidungen treffen, um z.B. nach Verbrauchsbuchungen, Verschrottung oder Inventurdifferenzen zu unterscheiden.

Wir können also schon einmal Folgendes festhalten:

 Bewegungsarten sind – abhängig von Sonderbeständen sowie der Mengen- und Wertführung – Vorgangsschlüsseln zugeordnet.

 Kontomodifikationen dienen dazu, Vorgangsschlüssel weiter zu differenzieren.

 Manche Vorgangsschlüssel wie BSX sind fest vom System vorgegeben und werden unabhängig von der Bewegungsart ermittelt.