Контрольные списки ключевых показателей эффективности. Практическое руководство по внедрению KPI. Берни Смит. Саммари

Оригинальное название:

KPI Checklists: Practical Guide To Implementing Kpis And Performance Measures, Over 50 Checklists Included

Автор:

Bernie Smith

www.smartreading.ru

Система, соответствующая потребностям

У владельцев бизнеса, гендиректоров, менеджеров часто нет понимания того, что успешному внедрению KPI всегда предшествует большая работа, связанная с построением четкой цели, стратегическим планированием, разграничением круга обязанностей и ответственности. Книга восполняет этот пробел, показывая, что внедрить KPI на скорую руку не получится: эффективное использование системы требует большой подготовительной работы, и ее надо проводить продуманно и планомерно.

Если вы будете следовать шагам, изложенным в этой книге, у вас получится система показателей, четко соответствующая вашим потребностям. И, что очень важно, вы сделаете понятный структурированный отчет, который будет отражать, почему система была разработана именно таким образом. Вам больше не придется предполагать, что хорошо для бизнеса и чего ожидать в дальнейшем. Вы будете ясно видеть свои цели и получите контрольный список ключевых показателей эффективности.

Что такое KPI простыми словами

KPI – с английского Key Performance Indicator – ключевой показатель эффективности бизнеса. Если просто, это любые показатели результативности наших усилий по достижению цели. Увеличить продажи в следующем месяце на 20 %, привлечь 1000 новых клиентов или улучшить обслуживание на 30 % – все это можно отнести к KPI.

KPI обязательно должен быть количественным и отвечать на вопрос «Какой измеримой цели нужно достичь за определенный период?». То есть не просто увеличить прибыль на 2 млн руб., а достичь этой цели за шесть месяцев.

KPI помогает оценить продуктивность сотрудников и проанализировать деятельность компании. Если ориентироваться на KPI, можно оценить успешность бизнеса и определить, нужно ли что-то менять в его стратегии.

Традиционные финансовые метрики не всегда способны дать полное представление об эффективности и успешности бизнеса. Во многих организациях анализ и сравнение финансовых данных происходит в конце какого-то периода либо этапа. Поэтому часто финансовые показатели запаздывают и сообщают о том, что уже произошло. KPI же должны помочь увидеть то, что грядет, а не только то, что прошло.

При использовании KPI для любых целей важно учитывать, будут они опережающими или запаздывающими.

▶ Опережающие показатели указывают на возможные будущие события, они используются для планирования.

Внезапное увеличение количества возвращаемых товаров может говорить о проблеме с качеством или о том, что клиенты считают доставку слишком долгой. Если не принять меры, в будущем это приведет к снижению выручки.

▶ Отстающие или запаздывающие показатели измеряют то, что уже произошло. Они ориентированы на результат и применяются для оценки прошлых действий.

Если коэффициент оборачиваемости запасов снижался в течение последних трех кварталов, компании стоит разработать и внедрить новую стратегию развития, направленную на увеличение своей доли на рынке.

Для достижения одной и той же цели нужно рассматривать комбинацию опережающих и отстающих ключевых показателей эффективности.

Как выбрать нужные KPI для своего бизнеса

Это самый важный этап, от которого зависит вся предполагаемая польза от внедрения KPI. Неправильные показатели не дадут понимания происходящего и не выведут бизнес на новый уровень. Более того, компания впустую потратит деньги и создаст в коллективе напряженную обстановку. Смысл KPI целиком определяется тем, какую задачу нужно решить. Без понимания задачи все показатели становятся бессмысленными. Начинаем с определения цели. Для этого нужно ответить на вопросы:

1. Какой результат мы хотим получить?

2. Почему считаем этот результат значимым?

3. Как на него можно повлиять?

4. Как будем измерять прогресс?

5. Что послужит индикатором достижения результата?

6. Кто будет ответственным за результат?

7. Как часто мы планируем оценивать результаты?

Хороший показатель четко дает ответ, насколько эффективен процесс или близок результат: количество новых клиентов, объем выручки, текучесть кадров за период, количество нового персонала, успешно прошедшего испытательный срок, и т. д.

Плохой показатель – это показатель с высокой долей субъективности и неоднозначной трактовкой: своевременность выполнения поручений, совершенство системы управления, объем счастья главного менеджера.

Чтобы создать систему качественных показателей эффективности, нужно выполнить семь основных шагов. В результате получится отчет или информационная панель с реальными данными и целями.