Автоматизация бизнес-процессов

Научитесь моделировать, оптимизировать и автоматизировать бизнес-процессы!

Об авторе

Меня зовут Илья Отькало.

Прежде чем вы начнете читать эту книгу, я хотел бы представиться и рассказать, как я решился ее написать.

В ИТ-сферу я начал погружаться еще в школе, когда своими руками собрал компьютер «Радио-86РК» по схемам из журнала «Радио». Изучил язык программирования ассемблер, а затем и другие.

Далее – университет – профессия инженер-физик. Второй вуз – экономический – экономист-менеджер. А затем получил еще и управленческое образование.

При этом я постоянно занимался автоматизацией бизнес-процессов.

Обобщу свой опыт с начала 2000-х годов:

«1С: Архитектор бизнеса»: путь от специалиста по внедрению 1С до директора по внедрению компании.

«Первый БИТ» – крупнейший 1С: Франчайзи. Работал одновременно директором московского офиса и директором по внедрению всей компании.

Фирма «1С»: руководил развитием сети «1С: БухОбслуживание».

• «1С-Рарус»: написал свой первый онлайн-курс «Повышение эффективности отделов внедрения», который можно купить и сейчас.

• Десятки консалтинговых проектов в России и СНГ: WiseAdvice, Раздолье, AKBIZ, XYZ автоматизация, АльтСофт и др.

• В настоящее время – директор CORS Academy, основной автор Курса аналитика 1С, ментор CORS Клуба.

• Помимо этого, я – спикер многочисленных конференций: ISDEF, Infostart Event, На1С, Analyst Days, ЛАФ, «Эталонная модель», Битва за IT, Systems&Design, конференции клуба Я-ИТ-ы, партнерские семинары 1С. А также организатор IT Квиза с Максимом Поташевым.

• Создал и активно развиваю сообщества в соцсетях. На примере Telegram:

• "CIO – сообщество ИТ-руководителей".

• "Директора и топ-менеджеры 1С: Франчайзи".

• "Автоматизация бизнес-процессов": Telegram-группа с подключенным ИИ-консультантом. В этом канале мы публикуем всё, что касается тематики данной книги, а также даем анонсы наших курсов. Тут же можно задать вопросы нашим выпускникам.

Как видите, в ИТ-сфере я давно и довольно плотно. И имею максимально практический опыт в автоматизации бизнес-процессов: ведь я и сам этим занимался, и руководил процессом, а теперь и учу этому других.

Идея написать книгу возникла исходя из того, что хочется обобщить весь мой опыт и знания в области автоматизации бизнес-процессов. Поэтому над названием особо долго не задумывался.

Я открыт к общению, можете любые вопросы задать, обратившись ко мне, например, ВКонтакте. Вот мой профиль: https://vk.com/otkalo

Приятного чтения!

Благодарности

Основой настоящей книги послужили материалы нашего курса аналитика 1С, а также других курсов и тренингов нашей CORS Academy. Я – основной автор этого курса, но в его написании принимало участие более 50 экспертов, и всем им я благодарен за помощь при создании курса. В то же время в книге много материала, которого нет в курсе, потому что и тема и формат книги несколько иные.

Хочу выразить особую благодарность коллегам:

• Людмиле Синёвой, нашей выпускнице курса аналитика 1С, которая проделала огромную работу по транскрибированию видео, что значительно облегчило написание большого количества контента. Также Людмила написала свои статьи для книги, например, описала примеры конфигурирования. Так что смело назову её соавтором.

• Анне Мильрат, нашей прекрасной сотруднице и очень крутому дизайнеру. Аня сделала большинство изображений для книги в едином стиле.

• Дмитрию Мителькову, нашему старшему преподавателю. Дима помогал настроить средства искусственного интеллекта, которые значительно упростили редактуру и корректуру книги. Кстати, в КОРС Клубе можно попробовать эти инструменты.

• Максиму Кантаровичу – за уникальный контент в области автоматизации крупных предприятий и проектного внедрения.

• Елене Ивановой – за контент в области инструментов для моделирования бизнес-процессов.

• Наталье Милёхиной и Александру Кварцхаве – за контент в области ИТ-архитектуры.

• Ольге Ковальчук – за примеры ИТ-архитектур в ArchiMate.

• Андрею Рубенчику – за отличные статьи по ArchiMate, из которых он разрешил взять выдержки.

• Сергею и Владимиру Ковалёвым – за примеры бизнес-процессов в разных отраслях.

• Александру Дзябченко – за контент в области технологий проектного внедрения.

• Ивану Царькову – за документы для предпроектного обследования.

• Дмитрию Кучме – за контент по проведению интервью и техническим заданиям.

• Анне Бирюковой – за контент в области тестирования ПО.

• Валерию Ермилову – за помощь в правках.

Многие из них принимали участие и в написании нашего флагманского курса аналитика 1С. Пользуясь случаем, хочу поблагодарить и других авторов – без них курс бы не состоялся. Это Елена Ялымова, Алексей Кудинов, Евгений Грибков, Дмитрий Чертов, Алексей Колоколов, Станислав Митичкин, Андрей Коптелов, Татьяна Сапа, Антон Алмазов, Николай Шилкин, Иван Аверьянов, Татьяна Гармаш, Ольга Минеева, Татьяна Гаськова, Иван Вахмянин, Андрей Сапа, Артём Чай, Александр Дзябченко, Николай Попов, Валентина Сульдяйкина, Сергей Кондратьев, Мария Сергушина, Ольга Логинова, Михаил Семёнов, Болат Салменбаев, Виктор Соломоник, Юлия Москатова, Римма Фролова, Вячеслав Лосев, Виктор Сахнов, Максим Кривошей, Шынар Увалиева, Владимир Конырев, Максим Артёменко, Павел Шемякин, Евгений Слюсаренко, Наталья Любина, Светлана Ерошкина, Алексей Войленко, Ольга Погонина, Евгений Вергазов, Елена Иванова, Баргуль Турсунова, Эмир Алмазбеков, Ольга Стрюкова и конечно наши преподаватели – Дмитрий Мительков, Валерий Ермилов, Марина Рещикова, Сергей Ваганов.

Пишу и думаю: не меньше, чем в кино, – актёров. Колоссальная работа проделана.

Конечно, стоит выразить благодарность и фирме 1С, на сайте которой было найдено много полезной информации.

Также стоит упомянуть официально приобретённую программу Pixton Pro, в которой я сам, без помощи художников, создавал комиксы для своих случаев из практики.

Отзывы

«Илья Отькало делает хорошее дело, обучает специалистов, делится своими знаниями, и я надеюсь, что эта книга станет еще одним кирпичиком в тот храм знаний, который возвел Илья».

Андрей Коптелов, вице-президент Ассоциации профессионалов управления бизнес-процессами (ABPMP Russia)

«Тема, затронутая автором, одна из основных в бизнесе. Вопрос раскрыт достаточно полно и профессионально. Может быть использована как практическое руководство».

Алексей Кравченко, директор управляющего офиса клуба ИТ-директорв 4CIO, соавтор учебника 4CDTO по цифровизации и цифровой трансформации

«Данная книга является настольной для специалистов в области корпоративной архитектуры и автоматизации бизнес процессов. Особенно если архитектура строится вокруг платформы 1С Предприятие. Материал подан просто и понятно – спасибо автору».

Андрей Саулин, Директор IT проектов, «Ростелеком»

«Илья Отькало на протяжении 1.5 лет возглавлял Центр сопровождения 1С в WiseAdvice-IT, основателем которой я являюсь с 2003 года. За период сотрудничества Илья продемонстрировал высокий уровень экспертизы, в целом успешно выполнил поставленные задачи. Книга Ильи всеобъемлюще и достаточно детально раскрывает суть и механику профессии аналитика, причём с учетом специфики программного обеспечения от фирмы «1С». Особо подчеркну, что книга щедро иллюстрирована схемами, таблицами, диаграммами, облегчающими восприятие информации. Без личного опыта, историй, юмора и картинок тоже не обошлось, поэтому читать книгу будет ещё и приятно. Желаю успехов всем аналитикам в развитии в профессии, в чем также поможет и эта книга».

Иван Тягунов, CEO & Founder WiseAdvice Consulting Group, соинвестор IT проектов

«Привет, айтишники! Вы устали автоматизировать хаос, когда руководители подразделений требуют от вас бесчисленных доработок и постоянно говорят об уникальной специфики вашей организации? Эта книга поможет вам осознать, что прежде всего надо заставить пользователей навести порядок в процессах, и только после этого накладывать на них бизнес системы! Это ключ к успешному проекту внедрения бизнес-приложений, которыми можно действительно будут пользоваться. Займитесь процессами в первую очередь и будет вам счастье!»

Павел Клепинин, проректор по ИТ и цифровой трансформации РАНХиГС, лидер сообщества цифровых управленцев «Я-ИТ-ы»

«Книга производит впечатление фундаментального научного труда в области бизнес-автоматизации.

Пусть вас не смущают красивые картинки а-ля комиксы. Сюжет закручен очень серьёзно!

От простых бизнес-процессов типа "домохозяйка моет посуду" и "как налить себе кофе" мы довольно быстро переходим к сложнейшим бизнес-процессам из оптовой торговли и управления проектами. Всё сопровождается грамотными схемами в нотации BPMN и других.

Вообще чувствуется проработка книги с точки зрения мультимедийного контента. Здесь есть диаграммы, схемы, скриншоты, кейсы из практики, таблицы… Скучно не будет.

С первой же трети книги мы с разбегу влетаем в экосистему 1С, но при этом как бы обозреваем её с высоты: сравниваем её с другими ERP-системами и сервисами. Потом углубляемся в типовые решения 1С, механизмы платформы и далее везде.

 

И вот дойдя до конца книги, мы понимаем, что узнали мы многое, но по сути всё это только начало… Дело в том, что "мир айти – это царство без границ", как поётся в одной песне, сочинённой искусственным интеллектом. Тем и хороша книга, что подсвечивает много новых возможных направлений для собственного развития. Рекомендую!»

Станислав Митичкин, методист, системный аналитик, глава форума для специалистов 1Сforum.mista.ru, автор первой книги по 1Сv8 «Разработка в системе 1С: Предприятие 8», автор первой редакции вопросов к тесту «1С: Профессионал» по платформе 1Сv8

« Автор провел большую работу и сделал очень полезную книгу для бизнес-аналитиков. Рекомендую к прочтению как начинающим, так и опытным специалистам, особенно тем, кто занимается внедрением 1С».

Алексей Колоколов, CEO & Founder at Data2Speak Inc, директор Института Бизнес-аналитики

«На мой взгляд, книга должна быть настольной книгой начинающего аналитика, и точно должна быть на книжной полке у аналитика со стажем».

Сергей Усик, CIO (ИТ-директор), «Абрау Дюрсо»

«Книга Ильи Отькало весьма интересна для меня, как руководителя компании, занимающейся внедрением 1С уже более двадцати лет. Автор представил материалы доступно и понятно, используя конкретные примеры из жизни, которые можно легко применять на практике. Схемы и иллюстрации помогли наглядно представить процессы и улучшить понимание работы различных систем. Нашел много полезных советов и рекомендаций, которые надеюсь в ближайшее время применять на практике. Рекомендую эту книгу не только всем специалистам, занимающимся автоматизацией бизнес-процессов на базе 1С, но и руководителям компаний, стоящих на пути автоматизации и оптимизации процессов.».

Андрей Грибков, генеральный директор, ГК «Раздолье»

Введение

Эта книга предназначена для тех, кто решил связать свою жизнь с автоматизацией бизнес-процессов. Она будет полезна для многих категорий слушателей.

• Начинающим ИТ-шникам, которые мечтают о карьере в сфере автоматизации бизнес-процессов. Это будущие бизнес-аналитики, аналитики 1С, системные аналитики, ИТ-архитекторы, разработчики 1С.

• Уже работающим бизнес-аналитикам, аналитикам 1С, системным аналитикам, ИТ-архитекторам, разработчикам 1С для повышения квалификации. Джунам книга поможет стать мидлами, а мидлам – сеньорами.

• Руководителям, которые хотят самостоятельно разобраться в основах автоматизации бизнес-процессов, чтобы понять, как внедрять программные продукты на их предприятиях.

• Всем остальным, кому интересна тема автоматизации, бизнес-анализа, разработки и внедрения программного обеспечения.

Я упомянул, что курс аналитика 1С послужил основой для настоящей книги. Однако книга не является пересказом курса – её содержание другое. Однако в качестве примеров автоматизации в книге рассмотрены именно продукты фирмы 1С. Это сделано не потому, что автор склонен продвигать именно эти решения, а попросту потому, что на сегодня 1С – лидер по решениям для автоматизации большинства отраслей и видов учета. И в арсенале 1С имеется тысячи решений для автоматизации бизнес-процессов.

Книга разбита на четыре большие главы, которые можно читать в разной последовательности:

1. «Бизнес-процессы». О том, что такое бизнес-процессы, как их описывать и оптимизировать, и зачем их автоматизировать.

2. «Автоматизация учёта и управления». О том, какие программные продукты существуют для автоматизации бизнес-процессов.

3. «IT-архитектура и интеграция». О том, как объединить программные продукты, «железо» и людей для автоматизации бизнес-процессов.

4. «Проекты внедрения ПО». О том, как управлять процессом автоматизации бизнес-процессов.

Начинающие специалисты в области автоматизации сталкиваются с массой проблем и новых вызовов. Со многими из них я знаком не понаслышке: и я привел массу примеров – случаев из практики, чтобы книга стала более «живой». Надеюсь, прочитав книгу, вам будет проще решать поставленные задачи.

Начинайте читать эту книгу и погружайтесь в мир автоматизации!

Глоссарий

АСУ – Автоматизированная Система Управления

БДДС – Бюджет Движения Денежных Средств

БДР – Бюджет Доходов и Расходов

БП – конфигурация «1С: Бухгалтерия предприятия»

Бэклог (Backlog) – перечень задач или элементов работы, которые необходимо выполнить в рамках проекта в гибких методологиях разработки

ЕРП – конфигурация «1С: ERP Управление предприятием»

ЗУП – конфигурация «1С: Зарплата и управление персоналом»

ИТС – Информационно-Технологическое Сопровождение

КА – конфигурация «1С: Комплексная автоматизация»

КП – Коммерческое Предложение

МСФО – Международные Стандарты Финансовой Отчётности

НСИ – Нормативно-Справочная Информация

ПО – Программное Обеспечение

ПП – Программный Продукт

ПСД – Проектно-Сметная Документация

РБД – Распределённая База Данных

РИБ – Распределённая Информационная База

ТЗ – Техническое Задание

Таск-менеджмент – процесс управления выполнением задач

ТОиР – Техническое Обслуживание и Ремонт

ТЭО – технико-экономическое обоснование

УНФ – конфигурация «1С: Управление нашей фирмой»

УТ – конфигурация «1С: Управление торговлей»

УХ – конфигурация «1С: Управление холдингом»

ЭДО – Электронный Документооборот

ADM (Architecture Development Method) – законченный поэтапный набор инструкций, используемый для разработки и управления архитектурой предприятия согласно TOGAF.

Agile («гибкий») – набор ценностей и принципов, направленных на улучшение гибкости и способности адаптироваться к изменениям при разработке программного обеспечения.

ALM (Application Lifecycle Management) – система – система управления жизненным циклом программного продукта

API (Application Programming Interface) – интерфейс прикладного программирования, который позволяет различным приложениям взаимодействовать друг с другом

ArchiMate – универсальный язык для моделирования архитектуры

BABoK (Business Analysis Body of Knowledge) – свод знаний по бизнес-анализу

BDD (Behavior-driven development) – разработка через поведение

BI (Business Intelligence) системы – программы и инструменты, с помощью которых можно собирать и анализировать информацию в наглядном виде

BIM (Building Information Modeling) – информационное моделирование в строительстве

EDI (Electronic Data Interchange) – электронный обмен данными

ERP (Enterprise Resource Planning) – система для комплексной автоматизации предприятий

FTP (File Transfer Protocol) – протокол передачи файлов в сети интернет

Gherkin – специальный язык, используемый для написания описаний поведения в BDD.

Help Desk (служба технической поддержки) – подразделение IT-службы, помогающее пользователям в решении технических проблем.

HTTP (Hypertext Transfer Protocol) – стандартный протокол обмена данными в интернете

ITIL (Information Technology Infrastructure Library) – набор лучших практик для управления IT-сервисами

Kanban – метод управления задачами

MES (Manufacturing Execution System) – производственная исполнительная система, реализующая оперативное планирование и диспетчеризацию производства

OMS (Order Management System) – система управления заказами

PMBoK (Project Management Body of Knowledge) – свод знаний по управлению проектами

RDP (Remote Desktop Protocol) – протокол удалённого рабочего стола, разработанный Microsoft

REST (Representational State Transfer) – архитектурный стиль, используемый для разработки веб-сервисов, которые взаимодействуют с клиентами через протокол HTTP

RPA (Robotic process automation) – автоматизация процессов с использованием роботизации

SCM (Supply Chain Management) – управление цепочками поставок

Service Desk (служба поддержки) – точка контакта между пользователями и IT-службой в рамках организации, обеспечивающая широкий спектр услуг.

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) – унифицированный протокол передачи электронной почты

SOAP (Simple Object Access Protocol) – протокол для обмена структурированными информационными сообщениями в распределённых вычислительных средах

SCADA (Supervisory Control and Data Acquisition) – диспетчерское управление и сбор данных на уровне оборудования.

SCRUM (переводится как «схватка», взято из регби) – методология, используемая для организации разработки программных продуктов на основе Agile.

SWEBoK (Software Engineering Body of Knowledge) – свод знаний по программной инженерии

TMS (Transportation Management System) – система управления транспортировкой

TOGAF (The Open Group Architecture Framework) – методология управления корпоративной информационной архитектурой

Vanessa ADD (Automation Driven Development) – инструмент сценарного тестирования на 1С

VPN (Virtual Private Network) – технология, позволяющая создать защищённое соединение (туннель) поверх незащищённой сети, обычно интернета

WCS (Warehouse Control System) – система управления складом в реальном времени.

WMS (Warehouse Management System) – система управления складом

YMS (Yard Management System) – система управления двором

Глава 1. Бизнес-процессы

Знакомство с бизнес-процессами

Что такое бизнес-процессы

Прежде чем начать понимать, что такое автоматизация и что она дает, нужно понять, что такое бизнес-процессы и как их можно смоделировать, чтобы в дальнейшем было проще приступить к автоматизации.

Бизнес-процессы – это совокупность взаимосвязанных действий или задач, выполняемых в организации для достижения определенной цели или результата. Бизнес-процессы обычно включают в себя несколько шагов, которые могут пересекать различные отделы или функции внутри компании. Они могут быть формализованными и задокументированными, а могут быть неформальными и выполняться по сложившейся практике.

Стандарт ISO 9001 определяет, что бизнес-процесс преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя.

На входе – ресурсы, а на выходе – продукты.

Выполняется алгоритм определенных действий и их последовательности для получения бизнес-результата.

Фактически, бизнес-процесс – это любая последовательность операций внутри компании, которая решает бизнес-задачи. Бизнес-процессы есть везде: от деятельности самозанятых до работы крупных корпораций.

Сначала поймём, что такое процесс, а потом перейдем к бизнес-процессам.

Простой пример: посудомоечная машина. На входе – грязная посуда, на выходе – чистая. У нас есть ресурсы: вода, моющее средство, электричество. Это то, при помощи чего мы производим этот процесс. Также есть управление при помощи домохозяйки.

Домохозяйка запускает посудомоечную машину, добавляет моющее средство, включает электричество и воду.

В результате процесс выдает на выходе чистую посуду.

Простой процесс: посудомоечная машина

Теперь рассмотрим, что такое бизнес-процесс в рамках предприятия.

Бизнес-процесс в рамках предприятия представляет собой последовательность действий, нацеленных на выпуск продукции или предоставление услуги.

Он включает в себя входные данные, такие как сырье, материалы, комплектующие, полуфабрикаты, информацию и данные. На предприятии используются материальные ресурсы, инфраструктура, персонал, планы, графики, регламенты и нормативы, которые влияют на ход процесса и определяют его результаты.

Бизнес-процесс на предприятии

Показатели в бизнес-процессах

Бизнес-процесс можно представить с продуктово-ресурсной точки зрения: что делаем (продукт) и из чего делаем (ресурс). Продукт – это товар или услуга. Управление в данном случае также рассматривается как ресурс, поскольку руководители тоже получают зарплату, используют инфраструктуру.

В любом бизнес-процессе есть три важнейшие группы показателей:

• Экономичность. Определяет денежные, временные и материальные затраты на вход и ресурсы. Примеры: затраты на оплату труда, стоимость материалов, затраты на аренду офиса.

• Результативность. Определяет объем и качество выхода. Примеры: оборот, количество выпущенной продукции, её качество. Качество определяется как отношение результата к ожиданиям.

• Эффективность. Считается как отношение показателей выхода к показателям входов и зависит от качественного управления. Примеры: рентабельность продаж, рентабельность инвестиций, прибыль/убытки.

Продуктово-ресурсная схема бизнес-процесса

Часто руководитель говорит: «Мне важен результат». Однако, если компания будет производить качественную продукцию, но при этом находиться в состоянии постоянно растущих убытков, то долго она не просуществует. Следовательно, важен не только результат, но и другие показатели, относящиеся к экономичности и эффективности.

Никогда не путайте эти группы показателей. Первая группа – показатели входов и ресурсов, вторая – показатели выходов, третья – показатели самого процесса и управления им. На каждый из этих показателей может повлиять бизнес-аналитик, выстраивающий качественные бизнес-процессы.