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Aplicaciones informáticas de tratamiento de textos
ADGG0208
Gabriel Carmona Romera
Innovación y Cualificación, S. L.
ic editorial
Aplicaciones informáticas de tratamiento de textos. ADGG0208
© Gabriel Carmona Romera
© Innovación y Cualificación, S. L.
1ª Edición
© IC Editorial, 2021
Editado por: IC Editorial
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ISBN: 978-84-1103-001-4
Presentación del manual
El Certificado de Profesionalidad es el instrumento de acreditación, en el ámbito de la Administración laboral, de las cualificaciones profesionales del Catálogo Nacional de Cualificaciones Profesionales adquiridas a través de procesos formativos o del proceso de reconocimiento de la experiencia laboral y de vías no formales de formación.
El elemento mínimo acreditable es la Unidad de Competencia. La suma de las acreditaciones de las unidades de competencia conforma la acreditación de la competencia general.
Una Unidad de Competencia se define como una agrupación de tareas productivas específica que realiza el profesional. Las diferentes unidades de competencia de un certificado de profesionalidad conforman la Competencia General, definiendo el conjunto de conocimientos y capacidades que permiten el ejercicio de una actividad profesional determinada.
Cada Unidad de Competencia lleva asociado un Módulo Formativo, donde se describe la formación necesaria para adquirir esa Unidad de Competencia, pudiendo dividirse en Unidades Formativas.
El presente manual desarrolla la Unidad Formativa UF0320: Aplicaciones Informáticas de Tratamiento de Textos,
perteneciente al Módulo Formativo MF0233_2: Ofimática,
asociado a la unidad de competencia UC0233_2: Manejar aplicaciones ofimáticas en la gestión de la información y la documentación,
del Certificado de Profesionalidad Actividades administrativas en la relación con el cliente
Índice
Portada
Título
Copyright
Presentación del manual
Índice
Objetivos
Unidad de Aprendizaje 1 Conceptos generales y características fundamentales del programa de tratamiento de textos
1. Introducción
2. Entrada y salida del programa
3. Descripción de la pantalla del tratamiento de textos (interface)
4. Ayuda de la aplicación de tratamiento de textos
5. Barra de herramientas Estándar/Cinta de opciones
6. Postura corporal ante el teclado
7. Resumen
Ejercicios de autoevaluación
Unidad de Aprendizaje 2 Introducción, desplazamiento del cursor, selección y operaciones con el texto del documento
1. Introducción
2. Generalidades en la introducción de texto en el documento
3. Opciones de mover, copiar y pegar texto en el documento
4. Inserción de símbolos y caracteres especiales
5. Inserción de fecha y hora
6. Deshacer, rehacer y repetir los últimos cambios
7. Resumen
Ejercicios de autoevaluación
Unidad de Aprendizaje 3 Archivos de la aplicación de tratamiento de textos, ubicación, tipo y operaciones con ellos
1. Introducción
2. Creación, tratamiento y ubicación de documentos de texto
3. Compatibilidad de los documentos de distintas versiones y aplicaciones
4. Resumen
Ejercicios de autoevaluación
Unidad de Aprendizaje 4 Utilización de las diferentes posibilidades que ofrece el procesador de textos para mejorar el aspecto del texto
1. Introducción
2. Fuente
3. Párrafo
4. Bordes y sombreados
5. Numeración y viñetas
6. Tabulaciones
7. Resumen
Ejercicios de autoevaluación
Unidad de Aprendizaje 5 Configuración de página en función del tipo de documento a desarrollar utilizando las opciones de la aplicación. Visualización del resultado antes de la impresión
1. Introducción
2. Configuración de página
3. Encabezados y pies de página
4. Numeración de páginas
5. Bordes de páginas
6. Inserción de saltos de página y de sección
7. Inserción de columnas periodísticas
8. Inserción de notas al pie y al final
9. Visualización del documento
10. Resumen
Ejercicios de autoevaluación
Unidad de Aprendizaje 6 Creación de tablas como medio para mostrar el contenido de la información, en todo el documento o en parte de este
1. Introducción
2. Inserción o creación y edición de tablas en un documento
3. Desplazamiento por la tabla y selecciones de celda
4. Modificación de las dimensiones de celda
5. Aplicando formato a una tabla (bordes, sombreado, autoformato)
6. Cambiando la estructura de una tabla
7. Otras opciones interesantes de tablas
8. Resumen
Ejercicios de autoevaluación
Unidad de Aprendizaje 7 Corrección de textos con las herramientas de ortografía y gramática, utilizando las diferentes posibilidades que ofrece la aplicación
1. Introducción
2. Selección del idioma
3. Corrección de textos con la herramienta de ortografía y gramatical
4. Sinónimos
5. Traductor
6. Resumen
Ejercicios de autoevaluación
Unidad de Aprendizaje 8 Impresión de documentos creados en distintos formatos de papel, y soportes como sobres y etiquetas
1. Introducción
2. Impresión (opciones al imprimir)
3. Configuración de la impresora
4. Resumen
Ejercicios de autoevaluación
Unidad de Aprendizaje 9 Creación de sobres y etiquetas individuales y sobres, etiquetas y documentos modelo para creación y envío masivo
1. Introducción
2. Creación del documento modelo para envío masivo: cartas, sobres, etiquetas o mensajes de correo electrónico
3. Selección de destinatarios mediante creación o utilización de archivos de datos
4. Creación de sobres y etiquetas, opciones de configuración
5. Combinación de correspondencia: salida a documento, impresora o correo electrónico
6. Resumen
Ejercicios de autoevaluación
Unidad de Aprendizaje 10 Inserción de imágenes y autoformas en el texto para mejorar el aspecto del mismo
1. Introducción
2. Inserción de imágenes en el texto para mejorar el aspecto del mismo
3. Inserción de autoformas en el texto para mejorar el aspecto
4. Resumen
Ejercicios de autoevaluación
Unidad de Aprendizaje 11 Creación de estilos que automatizan tareas de formato en párrafos con estilo repetitivo y para la creación de índices y plantillas
1. Introducción
2. Estilos
3. Aspectos a considerar con los estilos
4. Resumen
Ejercicios de autoevaluación
Unidad de Aprendizaje 12 Utilización de plantillas y asistentes que incorpora la aplicación y creación de plantillas propias basándose en estas o de nueva creación
1. Introducción
2. Utilización de plantillas y asistentes del menú archivo nuevo
3. Creación, guardado y modificación de plantillas de documentos
4. Resumen
Ejercicios de autoevaluación
Unidad de Aprendizaje 13 Trabajo con documentos
1. Introducción
2. Creación de tablas de contenidos e índices
3. Referencias cruzadas
4. Títulos numerados
5. Documentos maestros y subdocumentos
6. Resumen
Ejercicios de autoevaluación
Unidad de Aprendizaje 14 Fusión de documentos procedentes de otras aplicaciones del paquete ofimático utilizando la inserción de objetos del menú Insertar
1. Introducción
2. Fusión de documentos de otras aplicaciones del paquete ofimático
3. Resumen
Ejercicios de autoevaluación
Unidad de Aprendizaje 15 Utilización de las herramientas de revisión de documentos y trabajo con documentos compartidos
1. Introducción
2. Inserción de comentarios
3. Control de cambios de un documento
4. Comparación de documentos
5. Protección de todo o parte de un documento
6. Resumen
Ejercicios de autoevaluación
Unidad de Aprendizaje 16 Automatización de tareas repetitivas mediante grabación de macros
1. Introducción
2. Macros
3. Resumen
Ejercicios de autoevaluación
Glosario
Bibliografía
OBJETIVOS GENERALES
Esta unidad de aprendizaje se encuentra dentro del Módulo formativo MF0233_2: Ofimática, cuyo objetivo general es:
1 Manejar aplicaciones ofimáticas en la gestión de la información y la documentación.
A su vez esta unidad de aprendizaje se encuentra dentro de la unidad formativa UF0320_2: Aplicaciones informáticas para el tratamiento de textos, cuyos objetivos generales son:
1 Preparar los documentos de uso frecuente utilizando aplicaciones informáticas de procesado de textos y/o de autoedición, a fin de entregar la información requerida en los plazos y forma establecidos.
2 Integrar datos, tablas, gráficos y otros objetos en los documentos de trabajo de acuerdo con las instrucciones recibidas a fin de reutilizar con eficiencia la información requerida de distintas aplicaciones informáticas.
Unidad de Aprendizaje 1
Conceptos generales y características fundamentales del programa de tratamiento de textos
Contenido
1. Introducción
2. Entrada y salida del programa
3. Descripción de la pantalla del tratamiento de textos (interface)
4. Ayuda de la aplicación de tratamiento de textos
5. Barra de herramientas Estándar/Cinta de opciones
6. Postura corporal ante el teclado
7. Resumen
Objetivos
El objetivo específico de esta Unidad de Aprendizaje es:
Utilizar las funciones del procesador de textos, con exactitud y destreza, en la elaboración de documentos, insertando texto con diferentes formatos, imágenes, u otros objetos, de la misma u otras aplicaciones.
1. Introducción
Partiendo de las tareas y actividades administrativas en relación con el cliente, es fundamental el manejo y uso de aplicaciones informáticas para el tratamiento de la información que en estas se genera.
En este caso, nos centraremos en las aplicaciones informáticas para el tratamiento de textos, los procesadores de texto.
Dichos procesadores son herramientas muy implantadas en empresas y ordenadores domésticos, con el objetivo de dar formato a textos, imágenes u otros objetos que el documento contiene.
De todos los procesadores de texto existentes, es Microsoft Word uno de los más populares, por sus excelentes prestaciones y sencillez de manejo, a continuación estudiaremos las características y funciones más importantes del mismo.
Para ello, nos basaremos en el caso de Julio, profesor del curso online Aplicaciones informáticas para el tratamiento de textos: Microsoft Word, dirigido a los técnicos de taller de la franquicia central BLASOPTICAL y demás delegaciones.
BLASOPTICAL, con motivo de su política de reciclaje en materia formativa, quiere poner en conocimiento de estos empleados el uso de esta aplicación mediante la plataforma de formación online.
2. Entrada y salida del programa
HILO CONDUCTOR
Julio es el profesor encargado de impartir el curso Aplicaciones informáticas para el tratamiento de textos: Microsoft Word a través de la plataforma de formación de BLASOPTICAL. El primer día de clase se presenta a su grupo de alumnos/as y les facilita un cuestionario que deben rellenar y enviar, para que pueda valorar como tutor los conocimientos que tiene el grupo en dicha aplicación informática.
Aunque los alumnos/as conocen de oídas la aplicación, no han tenido mucho contacto con la misma. Es por ello que Julio decide empezar explicando los conceptos generales y las características fundamentales de la aplicación para familiarizar al grupo con dichos aspectos.
Los procesadores de texto son herramientas de amplia difusión en la empresa y ordenadores domésticos. En la actualidad, Microsoft Word es uno de los procesadores de texto más populares y en constante desarrollo.
DEFINICIÓN
Procesadores de texto
Son entornos de trabajo de fácil manejo y con un gran número de prestaciones. Además de la introducción de texto, permiten insertar gráficos y enlaces a otros documentos, entre otras posibilidades.
El primer paso para comenzar a trabajar con un programa es entrar dentro de él, ejecutarlo para que comience a funcionar. En el caso de Microsoft Word, tan solo se debe acceder al menú Inicio a través del botón Inicio de Windows, y hacer clic en el enlace Word.
En función de cómo se haya configurado Windows en el ordenador, también es posible que, tras abrir el menú Inicio, se deba abrir un nuevo submenú, Microsoft Office, para llegar hasta Microsoft Word, o que no se necesite de menú alguno, si se dispone de un acceso directo al programa en el Escritorio de Windows.
Icono de Word en el menú Inicio
El proceso contrario a la entrada en el programa será la salida, para salir de Microsoft Word podemos utilizar diferentes alternativas:
1 1. Utilizar el botón Cerrar de la barra de título.
2 2. Pulsar la combinación de teclas [Alt] + [F4].
Cualquiera de estas formas tendrán el mismo efecto, finalizar la ejecución de la aplicación.
Botón Cerrar de la barra de título de Microsoft Word
ACTIVIDAD COMPLEMENTARIA
1. Valora cuál es el método más sencillo y fácil para cerrar un documento creado con el procesador de textos.
ACTIVIDAD 1
Ana, alumna del curso, pone en práctica la materia estudiada. Al día siguiente, en el foro de dudas de la unidad didáctica plantea las siguientes afirmaciones. Contesta según tu criterio si estas son verdaderas o falsas.
1 a. El único método para salir de Microsoft Word es a través de la ruta Archivo → Salir.VerdaderoFalso
2 a. Para acceder al programa de tratamiento de textos Microsoft Word, siempre se accederá mediante el acceso directo localizado en el escritorio de Windows.VerdaderoFalso
3. Descripción de la pantalla del tratamiento de textos (interface)
HILO CONDUCTOR
A continuación, Julio detallará las principales partes de las que se compone la interfaz de la aplicación de tratamiento de textos, con el fin de que el alumnado se maneje con dichos conceptos.
Una vez dentro de la aplicación informática, se muestra una ventana similar a la siguiente imagen.
Interface o pantalla de tratamiento de textos en Microsoft Word
Esta pantalla se conoce como interfaz, esta nos va a permitir interactuar con las diferentes opciones que ofrece la aplicación para poder conseguir los resultados esperados en el tratamiento de textos.
DEFINICIÓN
Interfaz
Este término se traduce como ‘superficie de contacto’ y se define como el conjunto de formas y métodos que posibilitan la interacción de un sistema con los usuarios utilizando formas gráficas e imágenes.
ACTIVIDAD COMPLEMENTARIA
2. Plantea posibles opciones/utilidades que ofrece la interfaz de la aplicación en el tratamiento de textos. ¿Cuáles añadirías para completarlo un poco más?
3.1. Ventana de documento
En la ventana de documento se genera el documento de texto, la gran hoja o folio de trabajo para escribir. Su aspecto depende del modo de visualización del documento, si están activadas o no las reglas y los ascensores de movimiento de texto. Ocupa generalmente la parte central de la pantalla de la aplicación. En ella, se pueden diferenciar las opciones que a continuación se presentan.
Partes a destacar en la ventana de documento de Microsoft Word
Barra de título
La Barra de título contiene el nombre del documento seguido de Microsoft Word. Utiliza por defecto como nombre temporal Documento 1 hasta que se guarde y asigne un nombre al documento que se está elaborando.
Opciones disponibles en la Barra de título de Microsoft Word
Además de visualizar el nombre del documento activo, la Barra de título contiene a su vez otros elementos a tener en cuenta:
1 1. Barra de herramientas de acceso rápido: la barra de herramientas de acceso rápido se encuentra en la parte superior izquierda de la Barra de título. En esta, se muestran las opciones que más se utilizan durante la edición de un documento en Word. Las opciones que incorpora por defecto son los botones Guardar, Deshacer y Rehacer, aunque estos se pueden personalizar, agregando o quitando las opciones que deseemos.Podemos cambiar las opciones que aparecen en la barra de herramientas de acceso rápido seleccionando cualquiera de las opciones que aparezcan en el menú Personalizar barra de herramientas de acceso rápido que se encuentra a la derecha de la barra.
2 2. Cambiar la presentación de la cinta de opciones: esta opción nos permite ocultar y restaurar la cinta de opciones en la ventana del documento.
3 3. Minimizar: al hacer clic sobre este botón, conseguiremos que la ventana del programa se oculte en la barra de tareas. Para poder recuperar de nuevo la ventana, solo deberemos hacer clic sobre el botón correspondiente en la barra de tareas.
4 4. Maximizar: haciendo clic sobre su icono, la ventana adquirirá un tamaño máximo, adaptándose a los márgenes de la pantalla. Una vez que la ventana está maximizada el botón de maximizar desaparece y en su lugar aparece el botón Restaurar. Al hacer clic sobre este botón, la ventana recuperará su tamaño original.
5 5. Cerrar: la utilidad de este botón es la de cerrar la ventana, es decir, cerrar Word, finalizar la ejecución de la aplicación.
Cinta de opciones
La Cinta de opciones aparece debajo de la barra de título, contiene la mayoría de los comandos de la aplicación y sustituye a los menús y barras de herramientas de las versiones precedentes de Microsoft Word.
Sería a partir de la versión Microsoft Word 2007, cuando se divide la barra de herramientas estándar en dos barras, barra de herramientas de acceso de rápido, explicada anteriormente, y la que se verá ahora, cinta de opciones.
Estos comandos se agrupan por pestañas o fichas. Para acceder de forma rápida a los grupos de opciones, se debe hacer clic sobre la palabra de la cinta, para desplegar la ficha de comandos asociada a la misma.
Cinta de opciones mostrando la ficha Inicio
SABÍAS QUE...
Si colocas el puntero del ratón sobre un botón de la cinta de opciones, y lo mantienes durante un breve tiempo, aparecerá un mensaje que indica la funcionalidad del mismo. De este modo, se consigue una pequeña ayuda de lo que hace cada uno de los botones que componen la cinta.
Esta cinta de opciones se puede ocultar haciendo doble clic sobre la pestaña o ficha, de esta forma el espacio de trabajo visible será mayor, las opciones se podrán restaurar haciendo clic de nuevo sobre el texto de la pestaña. O también como hemos explicado anteriormente, pulsando en el botón cambiar la presentación de la cinta de opciones de la barra de título.
Más adelante se desarrollará el contenido de la cinta de opciones en mayor profundidad.
Grupos de opciones
Los grupos de opciones están formados por una serie de botones que permiten realizar rápidamente las tareas más usuales. Cada botón tiene una tarea asociada. Dichas tareas se pondrán en funcionamiento al pulsar sobre el botón correspondiente, por ejemplo para copiar un texto seleccionado basta con hacer clic sobre el botón Copiar; de esta forma, resulta más cómodo y rápido el tratamiento del texto.
Algunos de los grupos de opciones de la cinta disponen también de un pequeño botón en su esquina inferior derecha, que muestra un panel o cuadro de diálogo con más opciones relacionadas con el grupo en cuestión.
Grupo de opciones Fuente de la ficha Inicio
Reglas horizontal/ vertical
Las reglas horizontal y vertical se encuentran debajo de la cinta de opciones. La funcionalidad de estas es la de controlar la posición de los elementos en el texto, así como permitir el cambio de los márgenes, tabulaciones y sangrados.
Para hacer aparecer y desaparecer las reglas deberemos pulsar en la cinta de opciones la opción Vista y a continuación marcar la casilla Regla.
Regla horizontal y vertical de Word
Área de escritura
El área de escritura, o zona de la ventana disponible para la edición y diseño del texto, recibe el nombre de página. Una de las principales ventajas de esta área es el número ilimitado de páginas que el documento puede contener. Además, ofrece la posibilidad de escribir, modificar y corregir el mismo texto tantas veces como se desee.
Área de escritura en un documento de Word
Punto de inserción o cursor
El punto de inserción o cursor permanece intermitente para indicar el lugar en el que aparecerá el próximo carácter que se escriba.
Barra de desplazamiento
Las barras de desplazamiento son pulsadores móviles que aparecen en los bordes de la ventana y que permiten deslizarse por el texto cuando no es posible ver todo su contenido en pantalla. Se ubican según sea necesario en la parte inferior y/o en la parte derecha de la ventana del documento.
Barras de desplazamiento en un documento de Word
Barra de estado
La barra de estado proporciona información sobre el documento que se está ejecutando. En ella se indica el número de páginas del documento, la posición actual del cursor, el número de palabras, el idioma, etc.
A la derecha de la barra de estado se pueden ver los Botones de las vistas del documento, que proporcionan una visualización diferente del documento en función del botón que se pulse, entre ellas, destacan la vista diseño impresión, lectura de pantalla completa, diseño web, esquema y borrador. Al final de esta barra se dispone de la herramienta zoom, que permitirá establecer el nivel de zoom con el que se podrá ver el documento.
Barra de estado de Word
TAREA 1
Tras la explicación de las principales partes que componen la ventana del documento de Microsoft Word, se adjunta una imagen de la misma, para que identifiques los conceptos estudiados y redactes un breve texto de su principal función y/o cometido ante el tratamiento de textos.
