Документационное обеспечение деятельности кадровой службы

© С. А. Глотова, 2018

© ООО «ТЕРМИКА.РУ», 2018

Введение

Кадровое делопроизводство – это сфера деятельности, нацеленная на создание и использование кадровой документации для обеспечения всех процессов по управлению персоналом в организации. Она включает в себя подготовку кадровых документов, работу с ними, организацию их хранения.

Кадровая документация имеет большое управленческое и социальное значение. Она является одной из основных составляющих эффективной работы с персоналом. Кроме того, она важна для каждого конкретного человека, так как содержит исчерпывающую информацию о фактах его трудовой деятельности.

Ни одно действие с работником не может быть осуществлено на словах. Прием, перевод, увольнение, поощрение, предоставление отпуска, командирование и другие взаимоотношения работника и работодателя должны быть документально закреплены.

Наличие правильно оформленных документов свидетельствует о правомерности совершенных с работником действий. Это позволяет минимизировать вероятность трудовых споров, а также служит доказательством в суде в случае возникновения разногласий между субъектами трудовых отношений.

Регулирование вопросов документирования трудовых отношений во многом осуществляется на государственном уровне. Различные правовые акты определяют состав кадровых документов, порядок их оформления, сроки их создания, подписания, ознакомления с ними работников.

Несоблюдение правовых норм в сфере кадрового делопроизводства может повлечь за собой штрафные санкции для организаций и дисквалификацию для предпринимателей.

Особое внимание государства к сфере кадрового делопроизводства объясняется тем, что содержащаяся в кадровых документах информация носит не только оперативный, но и ретроспективный характер. Она может быть востребована спустя долгие годы после увольнения работника из организации. Поэтому для кадровой документации установлены длительные сроки хранения, а само хранение регулируется рядом правовых актов Российской Федерации.

Все эти факторы определяют особые требования к квалификации кадровых специалистов и специалистов по управлению персоналом. Каждый работник кадровой службы должен обладать целым комплексом теоретических и правовых знаний, необходимых для осуществления этой деятельности, в соответствии со всеми требованиями нормативных правовых актов Российской Федерации.

Профессиональный стандарт специалиста по управлению персоналом для каждого уровня квалификации предполагает набор знаний и умений, связанных со сферой кадрового делопроизводства. Например, специалист по документационному обеспечению персонала должен знать порядок оформления, ведения и хранения документов по персоналу, специалист по оценке и аттестации персонала – порядок заключения договоров, специалист по подбору персонала – порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с поиском, привлечением, подбором и отбором персонала на вакантные должности, а руководитель кадровой службы и директор по персоналу должны обладать знаниями основ архивного законодательства и нормативных правовых актов Российской Федерации в части ведения документации по персоналу.

Данное издание предназначено для работников кадровых служб всех уровней и служит целям информационной поддержки их деятельности, повышения правовой грамотности в сфере кадрового делопроизводства.

В книге рассмотрен широкий круг управленческих ситуаций, в ходе которых создаются и применяются кадровые документы. Дана подробная характеристика всем видам документов по личному составу, описаны особенности их подготовки и работы с ними. Также в издании прописаны все основные кадровые процедуры и порядок их документального оформления.

Кроме общей информации, в издании уделено внимание частным вопросам, которые могут возникать в практической работе специалистов кадровых служб. Например, необходимо ли получать согласие работника при направлении его в командировку, что считать «неисполнением должностных обязанностей» при наложении дисциплинарного взыскания, за какой период необходимо уведомить работника о переезде работодателя в другую местность, как вносить изменения в личную карточку работника и в штатное расписание.

В издании названы обязательные документы кадровой службы в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации, даются ссылки на конкретные статьи Трудового кодекса Российской Федерации и иных правовых актов, в которых эти документы называются. Устанавливается, какие документы требуют личной подписи работника, какие документы должны быть обязательно изданы в бумажном виде. Данная информация важна для кадровых специалистов, так как именно с этими документами связано большинство трудовых споров и именно эти документы в первую очередь проверяются инспекцией по труду. Также дается характеристика документам, которые являются необязательными или условно-обязательными и применяются в определенных случаях либо призваны усовершенствовать работу кадровых служб. К таким документам относится большинство локальных нормативных актов кадровой службы.

Основным локальным нормативным актам кадровой службы посвящены отдельные статьи издания, в которых подробно прописываются их структура и содержание, порядок подписания, утверждения, ознакомления работника и порядок пересмотра.

В книге называются около ста законодательных, нормативных правовых актов и нормативно-методических документов, которые используются в работе кадровых служб. Даются ссылки на конкретные статьи в этих правовых актах, содержащие нормы трудового права в сфере кадрового делопроизводства.

Наиболее значимым правовым актам дана характеристика, в которой описывается круг вопросов, которые данные правовые акты регулируют, перечислены особенности их применения. К таким правовым актам относятся: Трудовой кодекс Российской Федерации, Федеральный Закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», Федеральный Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ряд других. В них раскрываются такие важные вопросы кадровой деятельности, как порядок документирования трудовых отношений, порядок работы с персональными данными работников и особенности получения согласия на их обработку, порядок оформления первичных учетных документов и использования унифицированных форм первичной учетной документации.

В книге подробно раскрыты вопросы использования профессиональных стандартов, дается их характеристика, определяется назначение стандартов, приводятся ссылки на правовые акты и статьи Трудового кодекса Российской Федерации, в которых регламентируется их применение. Устанавливается, в каких случаях профстандарты являются обязательными и в каких случаях они могут быть использованы в качестве методического пособия. Отдельно рассмотрен Профессиональный стандарт специалиста по управлению персоналом, который является существенным элементом повышения эффективности работы кадровых служб и служб управления персоналом.

Издание составлено в виде справочника, что позволяет освещать как общие темы – «Прием работника на работу», «Организация информационно-справочной работы по кадровой документации», так и частные вопросы кадрового делопроизводства, например касающиеся особенностей оформления отдельных видов документов.

Структура книги построена в соответствии с основными кадровыми процедурами и направлениями деятельности. В рамках каждого раздела выделены наиболее значимые темы и вопросы, раскрывающие содержание работы по каждому направлению.

Книжное издание сопровождается глоссарием, который позволяет быстро найти интересующие читателя вопрос и тему.

Глоссарий содержит широкий круг понятий, которые используются в трудовом праве и кадровом делопроизводстве с учетом требований государственных стандартов Российской Федерации. Глоссарий позволяет вести предметный поиск по общим и специфическим вопросам документационного обеспечения деятельности кадровых служб. В нем названы все виды кадровых документов, сроки, связанные с этими документами, процедуры, в ходе которых эти документы применяются, а также приведены все основные понятия, используемые кадровой службой в процессе ее деятельности.

В отличие от традиционного построения изданий по кадровому делопроизводству данный справочник позволяет с одной стороны всесторонне рассмотреть все аспекты документирования деятельности кадровых служб и работы с кадровыми документами, с другой – быстро получить интересующую кадрового специалиста-практика предметную информацию по конкретным или специфическим вопросам в этой сфере.

1. Кадровая служба в аппарате управления

Отдел кадров, управление кадров, служба управления персоналом

Для осуществления деятельности по управлению персоналом в организациях, как правило, создается специальная служба, которая может называться отделом кадров, управлением кадров, службой управления персоналом.

Служба кадров чаще всего является самостоятельным структурным подразделением, которое подчиняется непосредственно руководителю организации или его заместителю, отвечающему за административные вопросы.

Название и структура кадровой службы зависят от ряда факторов, таких как масштаб организации, количество постоянно работающих сотрудников, порядок движения и текучесть кадров, виды работ, осуществляемые службой, объем кадрового делопроизводства.

В небольших организациях служба кадров чаще всего имеет линейную структуру. Возглавляется она одним руководителем, которому подчиняются все сотрудники данного структурного подразделения. Руководитель отвечает за все направления деятельности службы. Распределение обязанностей между сотрудниками осуществляется в соответствии с участками кадровой работы. Называется такая служба отделом кадров.

В крупных организациях кадровая служба может называться управлением кадров или службой управления персоналом. Она имеет сложную структуру, то есть состоит из нескольких структурных подразделений, выполняющих отдельные функции по управлению персоналом.

Такая структура называется функциональной. Во главе ее находится руководитель, например директор по персоналу, которому подчиняются руководители функциональных структурных подразделений – отделов.

Чаще всего встречаются следующие функциональные структурные подразделения: отдел кадров, отвечающий за кадровое делопроизводство и кадровый учет, отдел по подбору и найму персонала, отдел обучения и развития персонала, отдел стимулирования и оплаты труда, отдел мотивации персонала, отдел социального обслуживания, отдел оценки и планирования персонала, отдел охраны труда и техники безопасности, отдел профориентации и адаптации.

Должностной и численный составы каждого структурного подразделения определяются их задачами и трудоемкостью выполняемых работ.

В небольших организациях вся работа по управлению персоналом может быть поручена одному специалисту, например инспектору по кадрам, или передана компаниям, оказывающим услуги по ведению кадрового делопроизводства на коммерческой основе.

В государственных органах служба персонала называется департаментом (отделом) государственной службы и кадров, что связано со спецификой трудовых отношений в системе государственной службы.

Место кадровой службы в управленческой структуре организации

Служба кадров (служба управления персоналом) – это структурное подразделение, которое выполняет весь комплекс работ по управлению персоналом.

Она относится к административным подразделениям и включена в аппарат управления организацией.

Существует несколько вариантов подчинения службы:

1. Служба кадров является самостоятельным структурным подразделением, возглавляется руководителем службы и подчиняется непосредственно руководителю организации.

Такая структура характерна для небольших организаций. Все направления деятельности службы курируются и контролируются непосредственно руководителем.

Служба кадров при такой подчиненности нацелена на решение достаточно узкого круга задач, связанных чаще всего с кадровым учетом, подбором персонала и его социальным обеспечением.

2. Служба кадров является структурным подразделением, которое возглавляется руководителем службы и подчиняется заместителю руководителя организации, отвечающему за административные вопросы.

Такая структура характерна для средних по масштабу, а также активно развивающихся и растущих организаций. В этом случае служба включена в аппарат управления в качестве одного из его звеньев и относится к третьему уровню управления.

Служба кадров является обслуживающим подразделением, которое решает все задачи по управлению персоналом, включая вопросы мотивации, адаптации, повышения эффективности персонала.

3. Служба кадров является самостоятельным структурным подразделением, возглавляется директором по персоналу – заместителем руководителя организации.

В этом случае служба управления персоналом выведена на второй уровень управления. Такая форма подчинения предполагает высокий авторитет службы, обширность ее задач и полномочий.

Как правило, такие службы формируются в крупных организациях, а сфера управления персоналом приравнивается по значимости к производственной, финансовой, коммерческой и технической сферам управления.

Директор по персоналу наравне с другими директорами участвует в стратегическом планировании и определяет политику компании в отношении персонала.

Служба кадров может отвечать за весь персонал организации, за персонал в рамках различных направлений деятельности организации или обеспечивать работниками отдельные проекты. В зависимости от этого различаются несколько типов структур кадровой службы.

Структура кадровой службы (службы управления персоналом)

Структура кадровой службы (службы управления персоналом) – это иерархически организованная совокупность подразделений и должностных лиц, отвечающих за все направления кадровой работы и работы по управлению персоналом.

Различают простую и сложные структуры кадровой службы.

Простая структура также называется линейной. В ее состав не входят другие структурные подразделения. Возглавляется такая служба начальником отдела, которому подчиняются специалисты отдела, отвечающие за различные участки кадровой работы. Преимущества такого построения службы заключаются в отсутствии промежуточных управленческих звеньев, что увеличивает скорость передачи управленческих решений, позволяет выстроить однозначную управленческую вертикаль, четко определить круг ответственности специалистов. Однако при такой структуре повышаются требования к квалификации руководителя службы, который должен хорошо ориентироваться во всех сферах деятельности по управлению персоналом.

К сложным структурам кадровой службы относятся структуры, построенные по функциональному признаку или иным признакам, например, географическому, продуктовому, проектному, процессному и т. д.

Функциональная структура предполагает выделение внутри службы кадров структурных подразделений и их специализацию в соответствии с видами кадровой работы.

Количество функциональных структурных подразделений и распределение задач между ними зависят от объема работ по каждому направлению деятельности службы.

Возглавляется служба руководителем или директором по персоналу, которому подчиняются руководители функциональных структурных подразделений.

Такая структура создается в крупных организациях и позволяет более эффективно решать конкретные задачи по управлению персоналом.

Кроме того, при такой структуре руководство службы имеет возможность сосредоточиться на стратегических вопросах управления персоналом. При этом к руководству отделами службы могут быть привлечены профильные специалисты.

Для успешного функционирования такой службы большое значение имеют грамотно налаженный и четко структурированный процесс контроля за исполнением поручений и установление ответственности исполнителей.

Еще один тип сложной структуры службы управления персоналом построен не на функциональном разделении обязанностей между внутренними структурными подразделениями, а на области ответственности этих подразделений.

Другими словами, все отделы службы управления персоналом могут выполнять одинаковые функции, но обеспечивать деятельность территориально разобщенных структурных подразделений, отдельных проектных групп, отдельных производственных направлений или направлений деятельности организаций, оказывающих разные услуги.

Существует также понятие матричной организационной структуры службы управления персоналом. В этом случае кадровая служба может иметь любую постоянную структуру – линейную или функциональную, но специалисты этой службы входят в состав временных проектных групп. Кадровые специалисты в этом случае имеют двойное подчинение – руководителю кадровой службы и руководителю проектной группы. При этом руководитель проектной группы определяет содержание труда специалистов, а руководитель кадровой службы осуществляет контроль за выполнением поставленных в рамках проекта задач.

Участки кадровой работы

Функции кадровой службы (службы управления персоналом) достаточно разнообразны. Выполнение этих функций может быть поручено отдельным специалистам или структурным подразделениям в зависимости от структуры кадровой службы.

Выделяют следующие основные участки кадровой работы:

– ведение кадровой документации и документации по личному составу;

– осуществление кадрового учета;

– обеспечение хранения документации по личному составу;

– формирование кадрового резерва и обеспечение движения кадров;

– поиск, привлечение, подбор и отбор персонала;

– организация и проведение оценки персонала;

– организация и проведение аттестации персонала;

– организация и проведение мероприятий по развитию и построению профессиональной карьеры персонала;

– организация обучения персонала;

– организация адаптации и стажировки персонала;

– организация оплаты труда персонала;

– разработка и реализация социальной политики в области персонала;

– разработка и реализация системы стратегического управления персоналом организации;

– организация труда и разработка мер по обеспечению безопасности труда.

В связи с тем, что все направления деятельности по управлению персоналом тесно взаимосвязаны между собой, функциональное наполнение каждого участка работы будет индивидуально для каждой организации и для каждого отдельного специалиста.

Работы, выполняемые в рамках одного направления конкретным структурным подразделением или специалистом, детально прописываются в локальных нормативных актах кадровой службы – положениях об отделах и должностных инструкциях работников.

Ведение кадрового делопроизводства и кадрового учета предполагает следующие виды работ:

– подготовку проектов локальных нормативных актов в сфере кадровой деятельности и деятельности по управлению персоналом;

– документирование трудовых отношений с работниками;

– ведение трудовых книжек;

– оформление и ведение регистрационных форм;

– ведение информационно-справочной работы по кадровой документации, включая формирование личных дел работников, оформление личных карточек работников;

– подготовку документации к передаче в архив, оформление номенклатуры дел структурного подразделения;

– ведение табельного учета, учета рабочего времени;

– подготовку справок и выписок из документов;

– обеспечение взаимодействия кадрового структурного подразделения с пенсионным фондом, органами социального страхования, службами занятости и т. д.

Работа по поиску, привлечению и отбору персонала включает в себя следующие действия:

– анализ рынка труда;

– формирование требований к кандидат у на вакантную должность;

– поиск персонала посредством рекрутинга, прямого поиска, хедхантинга;

– работу с кадровым резервом;

– взаимодействие с вузами, центрами занятости, кадровыми агентствами;

– размещение информации о вакансиях на различных ресурсах;

– реализацию методов аутсорсинга, лизинга, аутстаффинга персонала;

– анализ резюме соискателей, проведение собеседований, тестирование и отбор кандидатов, отвечающих требованиям вакансии.

Формирование кадрового резерва – это деятельность, включающая в себя следующие виды работ:

– расчет потребности в персонале, анализ факторов текучести персонала, составление прогнозов изменений в штатной и организационной структурах организации;

– разработку перечня должностей, подлежащих резервированию;

– формирование списков кандидатов на резервируемые должности;

– проведение тестирования, оценки, аттестации кандидатов на должности кадрового резерва;

– комплексное планирование карьеры персонала.

Деятельность по формированию резерва, как правило, ведется в комплексе с деятельностью по оценке персонала и его развитию. Оценка персонала включает разработку плана оценки персонала, проведение мероприятий по оценке персонала, включая аттестацию, тестирование квалификации сотрудников, личностных показателей и др.

Движение кадров подразумевает текучесть кадров, связанную как с объективными причинами обновления трудового коллектива, так и с продвижением работников по карьерной лестнице. Эта деятельность включает следующие составляющие:

– анализ текучести кадров, выработку и реализацию мер по ее коррекции;

– определение фактической и прогнозируемой потребности в персонале;

– планирование карьеры персонала;

– оптимизацию расстановки персонала;

– документальное оформление движения кадров.

Движение кадров напрямую связано с развитием персонала.

Участок работы, связанный с обучением и развитием персонала, включает следующий комплекс мер:

– определение потребности в обучении персонала;

– разработку планов профессиональной карьеры работников;

– организацию повышения квалификации, переподготовку руководителей и специалистов через обучение по различным программам;

– организацию производственной практики студентов;

– подготовку и разработку учебных планов и программ;

– привлечение сторонних обучающих центров и учебных заведений для обучения и сертификации работников в соответствии с требованиями профессиональных стандартов.

Повышение эффективности труда, совершенствование системы оплаты труда и реализация социальной политики осуществляются службой кадров посредством проведения следующих мероприятий:

– разработки, совершенствования и внедрения современных систем оплаты труда и премирования;

– формирования коллективного договора;

– нормирования труда;

– организации работы по аттестации рабочих мест;

– совершенствования графиков работы организации, режима сменности;

– ведения и анализа статистики по трудовым показателям;

– социального страхования персонала;

– разработки форм социальной защиты персонала;

– организации фонда материальной помощи;

– взаимодействия с Пенсионным фондом Российской Федерации;

– осуществления медицинского и других видов страхования работников;

– выплаты ссуд и пособий;

– предоставления возможности прохождения санаторно-курортного лечения и т. д.