Codziennie o krok do przodu.Tekst

Autor:David Horsager
0
Recenzje
Przeczytaj fragment
Oznacz jako przeczytane
Jak czytać książkę po zakupie
Czcionka:Mniejsze АаWiększe Aa

Dokument chroniony elektronicznym znakiem wodnym

20% rabatu na kolejne zakupy na litres.pl z kodem RABAT20


Tytuł wydania oryginalnego:

THE DAILY EDGE

Simple Strategies to Increase Efficiency and Make an Impact Every Day


Copyright © 2014 by David Horsager


All rights reserved. Wszelkie prawa zastrzeżone.


Choć autor i wydawca dołożyli wszelkich starań, aby zawarte w tej książce informacje

były rzetelne i kompletne, nie ponoszą oni żadnej odpowiedzialności

za mogące pojawić się błędy, nieścisłości, przeoczenia lub niezgodności.

Autor i wydawca nie mieli też zamiaru nikogo obrazić ani przedstawić

w złym świetle miejsc i organizacji.


Autorem wszystkich niepodpisanych cytatów jest David Horsager.


Wydanie polskie © 2017 by Galaktyka sp. z o.o.


90-644 Łódź, ul. Żeligowskiego 35/37

tel. +42 639 50 18, 639 50 19, tel./fax 639 50 17

e-mail: info@galaktyka.com.pl; sekretariat@galaktyka.com.pl

www.galaktyka.com.pl


ISBN:

Wydanie drukiem: 978-83-7579-589-9

ePub: 978-83-7579-611-7

Mobi: 978-83-7579-616-2


Konsultacja: Marek Matkowski

Redakcja: Bogumiła Widła

Korekta: Monika Ulatowska

Redaktor prowadzący: Marek Janiak


Ilustracja na okładce: Nucleartist / Shutterstock

Projekt okładki: Artur Nowakowski

Konwersja do EPUB/MOBI: InkPad.pl

Księgarnia internetowa!!!

Pełna informacja o ofercie, zapowiedziach i planach wydawniczych

Zapraszamy

www.galaktyka.com.pl

info@galaktyka.com.pl, sekretariat@galaktyka.com.pl


Wszelkie prawa zastrzeżone. Bez pisemnej zgody wydawcy książka ta nie może być powielana ani w częściach, ani w całości. Nie może też być reprodukowana, przechowywana i przetwarzana z zastosowaniem jakichkolwiek środków elektronicznych, mechanicznych, fotokopiarskich, nagrywających i innych.

Spis treści

Przedmowa

Wskazówka 1. Krótki plan 90-dniowy

Wskazówka 2. DWZ: Działania Wywołujące Zmianę

Wskazówka 3. Potęga jednej godziny

Wskazówka 4. Bądź skoncentrowany

Wskazówka 5. Decyduj od razu

Wskazówka 6. Dbaj o siebie

Wskazówka 7. W pełni wykorzystuj swoją energię

Wskazówka 8. Rób podsumowania

Wskazówka 9. Rób dobrze, nie doskonale

Wskazówka 10. Jutrzejszy dzień zaplanuj dzisiaj

Wskazówka 11. Bądź pełen energii

Wskazówka 12. Bądź w gotowości

Wskazówka 13. Mądrze korzystaj z poczty elektronicznej

Wskazówka 14. Rozsądnie używaj telefonu

Wskazówka 15. W pełni wykorzystuj spotkania

Wskazówka 16. Lataj z głową

Wskazówka 17. Wstawaj wcześnie rano

Wskazówka 18. Utrzymuj porządek na biurku

Wskazówka 19. Automatyzuj

Wskazówka 20. ABC tworzenia listy rzeczy do wykonania

Wskazówka 21. Wykonuj rzeczy szybciej

Wskazówka 22. Twórz mapy myśli

Wskazówka 23. Twórz kopie bezpieczeństwa

Wskazówka 24. Zrezygnuj z papieru

Wskazówka 25. Używaj skrótów klawiaturowych

Wskazówka 26. Nie polegaj na gadżetach

Wskazówka 27. Nie daj się przykuć do telewizora

Wskazówka 28. Zoptymalizuj komputer

Wskazówka 29. Grupuj zadania

Wskazówka 30. Nie daj się przytłoczyć

Wskazówka 31. Rób zapasy

Wskazówka 32. Naucz się odmawiać

Wskazówka 33. Znajdź czas na refleksję

Wskazówka 34. Zmień przyzwyczajenia

Wskazówka 35. Na pierwszym miejscu stawiaj ludzi

Podziękowania

O autorze

Pomoc w zakresie poprawy działania przedsiębiorstw

Teraz twoja kolej!

Dedykacja

Natowi, któremu udaje się posuwać

sprawy do przodu bez zapominania o innych.


Lisie, która dba o dom i opiekuje się naszymi

dziećmi z oddaniem oraz wielkim wdziękiem.



Do napisania tej książki skłoniło mnie poznanie i zastosowanie w praktyce kilku technik, które radykalnie zmieniły mój sposób działania i życia. Wszystko zaczęło się od tego, że postanowiłem zrobić sobie krótką przerwę od pracy. Przeczytałem wówczas kilka książek na temat wydajności i zarządzania, by lepiej uświadomić sobie, jak ludzie wykorzystują czas. Miałem też okazję obserwować niezwykle efektywnie używających go charyzmatycznych liderów, którzy potrafili robić to bez uszczerbku dla relacji z innymi osobami, jak zdarzało się to w przypadku części innych, niebywale wydajnych ludzi, jakich spotkałem. Owe doświadczenia skłoniły mnie do nauczenia się i wdrożenia w życie metod opisanych w tej książce.

Choć nigdy nie uważałem się za eksperta w dziedzinie wydajności pracy, osoby biorące udział w organizowanych przeze mnie szkoleniach i seminariach prosiły, żebym rozszerzył tematykę zajęć o to właśnie zagadnienie. Być może jednym z powodów, dla których moje wykłady cieszą się takim wzięciem, jest prostota mojego podejścia do poruszanych kwestii. Ta książka różni się od innych tym, że nie zawiera długich wykładów teoretycznych i prezentacji idei filozoficznych. Stanowi natomiast zbiór wybranych porad stosowanych przeze mnie na co dzień. Całkowicie odmieniły one moje życie i z pewnością mogą zrobić to samo z twoim.

Książka Codziennie o krok do przodu przedstawia praktyczne sposoby organizacji pracy, dzięki którym staniesz się skuteczniejszy i bardziej efektywny, zachowując przy tym dobre relacje z innymi ludźmi. Każda z tych wskazówek pochodzi od któregoś z przyjaciół lub jest owocem refleksji, jakie czasami nachodziły mnie pod koniec męczącego dnia spędzonego za biurkiem. Miłej lektury!

 


Wskazówka 1
Krótki plan
90-dniowy

Osiemnaście lat temu pewien znajomy zaproponował mi, bym przez najbliższe 90 dni spróbował w ogóle nie narzekać. Nie wolno mi było się uskarżać ani na jedzenie, ani na pogodę, no po prostu na nic. To całkowicie odmieniło moje życie. Mówi się, że na pozbycie się dowolnego nawyku potrzeba 21 dni. Mam wątpliwości, czy tyle wystarczy, ale choć 21 dni wydaje mi się czasem zbyt krótkim, to uważam, że przeznaczanie na to całego roku jest już z pewnością grubą przesadą. Wystarczy przypomnieć sobie, że większość z nas nie jest w stanie wytrwać w noworocznych postanowieniach dłużej niż dwa tygodnie. Ludzie często myślą wówczas: „Przecież na osiągnięcie wyznaczonego celu mam cały rok”. 90 dni to optymalna ilość czasu. To okres na tyle krótki, by pozostać cały czas skupionym na realizacji zadania, a jednocześnie na tyle długi, by można było osiągnąć znacznie więcej, niż udaje się to większości osób w ciągu roku. Kiedy postanowiłem schudnąć, najważniejsze okazało się pierwszych 90 dni. W ciągu tych trzech miesięcy straciłem 15 kilogramów, ale co ważniejsze, zmieniłem zupełnie swoje podejście do jedzenia, wysiłku fizycznego i spędzania wolnego czasu. Wszystko to zajęło mi zaledwie 90 dni.

Planowanie strategiczne wymaga przyjęcia dłuższej perspektywy czasowej, ale z drugiej strony wyznaczony termin realizacji zadania powinien motywować do działania. Zatem zamiast podejmowania całorocznych postanowień, spróbuj podjąć się wypełnienia krótkiego planu 90-dniowego. Co 90 dni zachęcam każdego z członków mojego zespołu do przygotowania takiego planu. Aktywizuje on do działania i szefów, i szeregowych pracowników oraz stanowi podstawę umożliwiającą im jasne określenie, co i do kiedy powinno zostać zrobione – zarówno w ich życiu zawodowym, jak i prywatnym.

Oto w jaki sposób najlepiej się do tego zabrać. Wybierz obszar działalności swojej firmy lub dziedzinę życia, w których chcesz coś zmienić, a następnie odpowiedz sobie na sześć poniższych pytań. Nie powinno ci to zająć więcej niż 30 minut.

Pytanie 1: Gdzie jestem teraz? Jeżeli nie wiesz, gdzie znajdujesz się dziś, to nie będziesz w stanie określić tego, gdzie chcesz się znaleźć w przyszłości. (Jeśli przygotowujesz krótki plan 90-dniowy wraz ze swoim zespołem, zapytaj: „Gdzie jesteśmy?” i używaj liczby mnogiej, poruszając także wszystkie następne kwestie dotyczące grupy). To pytanie pozwoli ci szybko ustalić wszystkie mocne i słabe strony, a także szanse i zagrożenia. Na przykład – jak wyglądają moje relacje z dziećmi? Jaki jest mój obecny stan zdrowia? Jaki procent zaplanowanej sprzedaży udało się dotąd zrealizować? Do jakiej liczby osób udało się dotrzeć z naszym przekazem lub informacją o produkcie?

Pytanie 2: Gdzie chcę być za 90 dni? Pamiętaj – w odróżnieniu od typowych planów strategicznych – nie ma to być roczny ani pięcioletni plan. Weź pod uwagę swoją odpowiedź na pierwsze pytanie i oceń, co chcesz osiągnąć w ciągu najbliższych 90 dni. Określ to w sposób jak najbardziej jasny, wyznaczając wymierne cele (najlepiej w postaci liczbowej), a przekonasz się, że w ciągu zaledwie 90 dni uda ci się osiągnąć więcej, niż się spodziewałeś!

Pytanie 3: Po co to robię? Im silniejsza motywacja, tym mniej doskonały musi być plan. Jeśli pali się dom, a wewnątrz znajdują się twoje dzieci, nie będziesz opracowywał szczegółowego harmonogramu ewakuacji, bo zagrożenie ich życia stanowi wystarczająco silny impuls do działania. Gdy zespół jest zmotywowany i ma jeden wspólny cel, to nawet jeśli poszczególni członkowie będą wykonywać zadania w nieco odmienny sposób, i tak zrobią to, co do ich należy. Będą bowiem wystarczająco zdeterminowani i skupieni.

Pytanie 4: Jak zamierzamy to zrobić? W jaki sposób? Nie przestawaj pytać „jak?”, dopóki zespół nie zobowiąże się do podjęcia konkretnych działań.

Pytanie 5: Jak chcemy osiągnąć cel? Zmuszam współpracowników do zadawania sobie pytania „jak?” aż do momentu udzielenia jasnych odpowiedzi, przedstawiających konkretne działania, które podejmą jeszcze dzisiaj lub najpóźniej jutro.

Pytanie 6: Jak to wykonać? Przekonałem się, że aby uzyskać wystarczająco klarowną odpowiedź, należy zadać pytanie „jak?” co najmniej trzy razy. Choć bywa i tak, że otrzymanie całkowicie zrozumiałej odpowiedzi będzie wymagać postawienia tego pytania aż siedem razy. Rzecz w tym, by nie przestawać pytać „jak?”, dopóki ty lub twój zespół nie zdecydujecie się na konkretne działania, które zostaną podjęte już dziś, a najdalej jutro.

Urzeczywistnianie wizji

Dokładnie pamiętam, kiedy po raz pierwszy wpadłem na pomysł trzykrotnego zadawania pytania „jak?”. Jako konsultant szkoliłem pracowników jednej z największych organizacji zajmujących się opieką zdrowotną w Ameryce Północnej. Owa organizacja musiała się zmienić! Groziła jej utrata finansowania i pacjentów. Było to pod koniec dnia, w którym prowadziłem trening pt. Wartość zaufania. Przy okrągłych stołach siedziało podzielonych na grupy 150 najważniejszych pracowników wraz z prezesem i członkami zarządu. Każdy zespół miał za zadanie zdefiniować konkretny problem, z jakim boryka się ich dział. Spytałem jedną z grup, złożonych z samych dyrektorów, co jest im niezbędne do podjęcia działania w celu dalszego rozwoju firmy i zdobycia zaufania klientów. Jeden z szefów odpowiedział mi wówczas:

– Musimy się lepiej rozumieć.

– Dzięki czemu moglibyście się lepiej rozumieć? – zapytałem.

– Musimy częściej rozmawiać – odparł po krótkiej burzy mózgów w jego grupie.

– Jak chcecie to zrobić? – dociekałem.

– Będziemy nawzajem zwracać sobie na to uwagę. – Usłyszałem po nieco dłuższych uzgodnieniach.

– Jak chcecie to osiągnąć? – spytałem znowu.

Siedzący przy stole członkowie kadry zarządzającej, inteligentni i niekwestionowani liderzy, musieli aż trzy razy usłyszeć pytanie, by w końcu przedstawić bardziej konkretny plan działania. Wypracowali później strategię komunikacji, która pozwoliłaby im rozmawiać ze sobą częściej i lepiej się rozumieć. Ważny element ich planu polegał na tym, że każdy z nich miał wziąć na siebie odpowiedzialność za wprowadzenie tej zmiany we własnym zachowaniu i zobowiązał się w razie potrzeby zwracać pozostałym uwagę na tę kwestię. Dzięki temu byli w stanie wprowadzić swoje pomysły w życie już od następnego dnia.

Wrócę do życia prywatnego… kiedy postanowiłem schudnąć, zacząłem sobie zadawać pytanie „jak?”, aż doszedłem do wniosku: „mniej jeść, a więcej ćwiczyć”, w związku z czym stworzyłem listę 15 konkretnych pomysłów, które pozwoliłyby mi to osiągnąć poprzez zmianę planu dnia.

Stosowanie krótkich planów 90-dniowych pozwoli ci jaśniej definiować swoje oczekiwania, dzięki czemu zyskasz większe zaufanie współpracowników, a efektywność waszych działań wzrośnie.

Najbardziej godny pożałowania

jest człowiek mający wzrok,

ale niemający wizji.

– Helen Keller

Prelekcję Davida Horsagera dotyczącą tworzenia krótkiego planu 90-dniowego można obejrzeć w internecie na stronie www.youtube.com/watch?v=YQsZRU8TW-4.

Nawet najlepszy plan

należy co pewien czas

poddać weryfikacji

i sprawdzić, czy działa.

– Winston Churchill


Wskazówka 2
DWZ: Działania
Wywołujące Zmianę

Czy miewasz czasami takie dni, kiedy przez kilka godzin naprawdę ciężko pracujesz, a i tak nie udaje ci się niczego popchnąć do przodu? Tworzona przez wielu z nas lista rzeczy do zrobienia przytłacza czasami tak bardzo, że w końcu nie jesteśmy w stanie zabrać się za cokolwiek! Metoda DWZ pozwala wyraźnie określić priorytety i sprawdza się szczególnie dobrze, gdy masz opracowany krótki plan 90-dniowy. Strategię tę stworzył i wykorzystywał z powodzeniem w firmie Bethlehem Steel Company Charles Schwab, pierwszy Amerykanin, którego roczna pensja sięgnęła wysokości miliona dolarów.

Skrót DWZ oznacza Działania Wywołujące Zmianę. Metoda DWZ zwyczajnie ułatwia skupienie się i świadome wykonywanie każdego dnia rzeczy najważniejszych. Ta prosta taktyka, jak żadna inna, zwiększa efektywność działania. Zacznij korzystać z niej na co dzień, a przekonasz się, jak bardzo wzrośnie twoja wydajność.

Oto na czym owa metoda polega w praktyce:

LISTA DWZ:

1 Każdego dnia rano przygotuj sobie na kartce krótką listę najistotniejszych rzeczy do zrobienia.

2 Na samej górze napisz, jaki jest obecnie twój najważniejszy cel.

3 Następnie umieść w kolumnie cyfry od 1 do 5, jedna pod drugą.

4 Obok cyfry 1 napisz najważniejszą rzecz, którą możesz zrobić dziś, aby posunąć sprawy do przodu. Następnie obok cyfry 2 umieść kwestię drugą co do ważności, i tak dalej.

5 W ten sposób przygotujesz listę pięciu najważniejszych do wykonania w tym dniu rzeczy, które najbardziej mogą przybliżyć cię do osiąg­nięcia upragnionego celu i pozwolą w efekcie zrealizować misję całej organizacji.

Przygotowując listę DWZ, postaraj się, by spełniała trzy podstawowe założenia:

1 Najpierw to, co najważniejsze. Uszereguj zadania na liście, a następnie wykonuj je po kolei. Nie rozpoczynaj pracy nad drugim, dopóki nie uporasz się z pierwszym, nawet jeśli natrafiłeś na problem, który wymaga poproszenia kogoś o pomoc. Lista DWZ zawiera najważniejsze sprawy do załatwienia danego dnia! Nie umieszczaj więc na niej więcej niż pięciu, ponieważ w przeciwnym razie ich liczba może cię przytłoczyć, a w efekcie nie uda ci się załatwić żadnej z nich. Jeśli jednak nie jesteś w stanie ograniczyć listy do tych kilku pozycji, to być może powinieneś zastanowić się nad zmianą wyznaczonego do osiągnięcia w danym dniu celu.

2 Skupiając się na obecnie najważniejszym celu, nie zapominaj, do czego tak naprawdę dążysz. Lista DWZ to pięć najistotniejszych czynności, jakie należy wykonać tego dnia, aby popchnąć sprawy do przodu. Muszą być one jednak podporządkowane głównej wizji i pomóc w realizacji aktualnie priorytetowego zadania!

3 Określaj cele w wartościach liczbowych. Lista DWZ nie jest nią, dopóki nie zawiera konkretnych cyfr. Właściwym sformułowaniem nie jest więc: „pozyskanie większej liczby potencjalnych klientów”, lecz: „przeprowadzenie 10 rozmów dotyczących sprzedaży”. Podobnie jak „posprzątać biurko” nie jest zadaniem z listy DWZ, ale „posprzątać biurko w 10 minut” lub „przejrzeć dokumenty zgromadzone w dwóch dolnych szufladach” już tak. Działania Wywołujące Zmianę muszą być określane w sposób wymierny.

Ważne, abyś pamiętał o tym, że lista DWZ ma się składać z takich zadań, które możesz wykonać wyłącznie ty sam, a nie takich, które ma zrobić ktoś inny. Punkt „przeprowadzić rozmowy z trzema klientami” nie jest działaniem wywołującym zmianę, bo jego powodzenie zależy od tego, czy ktoś odbierze telefon, czy nie. Podobnie „sprzedanie pięciu gadżetów” nie jest DWZ, gdyż opiera się na założeniu, że zrobić coś (kupić) musi również ktoś inny. Konsekwentnie realizując zadania znajdujące się na liście DWZ, bardzo szybko poprawisz swoją wydajność pracy.

Kiedy ukończysz jeden z punktów znajdujących się na liście, zawsze go przekreśl. Wierz mi lub nie, ale jeśli pod koniec dnia spojrzysz na kartkę i zobaczysz pięć wykreślonych pozycji (co potwierdzi wykonanie pięciu najważniejszych zadań), poczujesz olbrzymią satysfakcję. Miałem kiedyś stażystę – przyszedł do nas świeżo po studiach – który wniósł nieoceniony wkład w rozwój naszej organizacji. Codziennie tworzył swoją listę DWZ, a następnie przyklejał zawierającą ją karteczkę na ścianie swojego boksu. Każdego dnia pojawiała się obok niej nowa z przekreślonymi punktami potwierdzającymi wykonanie wcześniejszych zadań. Myślisz, że trzeba było nim kierować lub go kontrolować? Absolutnie nie! Karteczki samoprzylepne na ścianie stanowiły najlepszy dowód na to, że działa, wywołując zmiany i w ten sposób każdego dnia przyczynia się do realizacji misji naszej organizacji.

 

Przydatne porady dotyczące tworzenia listy DWZ

Skoncentruj się. Wpisując kolejne punkty na listę DWZ, postaraj się, by były konkretne. Lista DWZ to zbiór najważniejszych zadań do wykonania danego dnia, dlatego nie powinno być ich więcej niż pięć. Jeśli nie możesz ograniczyć jej do kilku krótkich punktów, to zdecydowanie powinieneś raz jeszcze przemyśleć zdefiniowany cel.

Bądź zwięzły i precyzyjny. Lista DWZ musi określać zadania w sposób jasny i wymierny. Tworząc ją, skupiasz się na działaniu, a nie na wynikach, musisz zatem dokładnie wiedzieć, co chcesz robić. Punkty typu „Wykonać 10 rozmów handlowych” lub „Poświęcić godzinę na analizę strony internetowej” są znacznie lepsze niż „Sprzedać więcej usług” czy „Przygotować ofertę”.

Planuj realistycznie. Lista DWZ nie zwiększy twojej efektywności, jeśli umieszczonych na niej zadań nie będziesz w stanie faktycznie wykonać. Nie wpisuj więc na nią przygotowania pięciu ofert handlowych, jeśli wiesz, że realnie możliwe jest stworzenie maksymalnie dwóch dziennie.

Bądź zdeterminowany. W oparciu o sporządzoną listę zorganizuj resztę dnia pracy. Po spisaniu najważniejszych rzeczy, traktuj je priorytetowo w stosunku do wszystkich innych, mniej istotnych obowiązków, takich jak udział w zebraniach czy odpowiadanie na e-maile. Zazwyczaj wszystkie punkty z mojej listy DWZ mam zrealizowane już koło godziny 11.00, dlatego że umieszczone na niej zadania wykonuję w pierwszej kolejności. Dzięki temu pozostałą część dnia mogę zaplanować w zależności od potrzeb, bo wiem, że zrobiłem już wszystkie ważne rzeczy, które mają znaczący wpływ na funkcjonowanie organizacji i życie tych, dla których pracujemy.

Przykład: handlowiec, który chce otrzymać prowizję w wysokości kliku tysięcy złotych miesięcznie, wie z doświadczenia, że powinien w tym celu zdobyć czterech nowych klientów. Aby ich znaleźć, musi odbyć przynajmniej jedno spotkanie sprzedażowe dziennie, a doprowadzenie do każdego z nich wymaga wcześniejszego obdzwonienia około 20 firm. W związku z tym tworzy on sobie jasną listę DWZ: każdego dnia zadzwonić do 20 nowych potencjalnych klientów. Czyniąc z takiego zadania najistotniejszą część swojego dnia, może się skupić na osiągnięciu celu bez rozpraszania się na odbieranie telefonów, spotkania i inne rzeczy, które są pilne, ale mniej ważne.

Nigdy nie myl ruchu z działaniem.

– Ernest Hemingway

Prelekcję Davida Horsagera dotyczącą strategii DWZ można obejrzeć w internecie na stronie www.youtube.com/watch?v=YCuxFKaTmIs

Бесплатный фрагмент закончился. Хотите читать дальше?