SAP. Zrozumieć system ERP

Tekst
0
Recenzje
Przeczytaj fragment
Oznacz jako przeczytane
Jak czytać książkę po zakupie
Czcionka:Mniejsze АаWiększe Aa

JERZY AUKSZTOL, PIOTR BALWIERZ,

MAGDALENA CHOMUSZKO

SAP ZROZUMIEĆ SYSTEM ERP


Projekt okładki

Agata Muszalska

Ilustracja na okładce

Stocksnapper/Shutterstock

Redaktor inicjujący

Kinga Tomaszewska

Redaktor

Matylda Pawłowska

Konsultacja

Jacek Litwiński, Marcin Wojsa

Copyright © by Wydawnictwo Naukowe PWN SA

Warszawa 2012

EPUB został przygotowany

na podstawie wydania papierowego z 2012 r.

(wyd. I)

ISBN 978-83-01-17710-2

Wydawnictwo Naukowe PWN SA

02-460 Warszawa, ul. Gottlieba Daimlera 2

tel. 22 69 54 321; faks 22 69 54 288

e-mail: pwn@pwn.com.pl; www.pwn.pl

Skład komputerowy: Polico-Art

Skład wersji elektronicznej:

Virtualo Sp. z o.o.

Spis treści

  PODZIĘKOWANIE

  1. Wstęp

  2. Charakterystyka systemu ERP

  3. SAP jako reprezentant systemów ERP

  4. Architektura systemu SAP-ERP

  5. Bezpieczeństwo systemu ERP 5.1. Rodzaje zagrożeń 5.2. Sposoby ochrony danych

  6. Procesowe ujęcie przedsiębiorstwa w systemie ERP 6.1. Koncepcja procesowej organizacji według modelu APQC 6.2. Odwzorowanie modelu APQC w systemie SAP 6.3. Charakterystyka przedsiębiorstwa 6.4. Wybrane procesy teoretycznej analizy biznesowej

  7. Podstawowa funkcjonalność systemu 7.1. Projektowanie przedsiębiorstwa w systemie SAP-ERP 7.2. Obsługa interfejsu – nawigacja

  8. Wybrane procesy w systemie SAP-ERP 8.1. Zarządzanie zamówieniami sprzedaży (3.5.4APQC) 8.2. Zamówienie i przyjęcie materiałów/towarów/usług (4.2.3APQC) 8.3. Ocena i rozwój dostawców (4.2.4APQC) 8.4. Księgowanie i kontrola kosztów (8.1.2APQC) 8.5. Zarządzanie kosztami (8.1.3APQC) 8.6. Fakturowanie klientów (8.2.2APQC) 8.7. Zarządzanie należnościami (8.2.3APQC) 8.8. Zarządzanie inkasem i jego przetwarzanie (8.2.4APQC) 8.9. Realizacja ogólnej księgowości (8.3.2APQC) 8.10. Księgowanie majątku trwałego (8.3.3APQC) 8.11. Raportowanie finansowe (8.3.4APQC) 8.12. Przetwarzanie zobowiązań (8.5.1APQC)

  9. Sterowanie dostępem w systemie

  10. Zarządzanie zleceniami transportowymi

  11. SPRO – przewodnik parametryzacji systemu 11.1. Kopiowanie struktur organizacyjnych 11.2. Podstawy parametryzacji systemu SAP-ERP

  12. Podsumowanie 12.1. Spis transakcji użytych w opracowaniu

  13. Glosariusz – indeks

  14. Bibliografia

PODZIĘKOWANIE

Pragniemy podziękować za wsparcie merytoryczne

Pawłowi Budkiewiczowi, Pawłowi Fritzowi i Piotrowi Steckiemu

oraz Natalii Sikorskiej za cenne uwagi.

1. Wstęp

Ostatnie 20–30 lat to niezwykle dynamiczny okres w rozwoju wielu dziedzin gospodarki, nauki, głównie w obszarze technologii informacyjnej. Nie wyobrażamy już sobie życia bez komputerów, telefonów komórkowych i nowoczesnych urządzeń. W życiu prywatnym możemy uciekać od postępu technologicznego, nie musimy korzystać z wszystkich dobrodziejstw XX i XXI wieku, jednak w obszarze gospodarki rezygnacja z nowoczesnych rozwiązań może pociągnąć za sobą poważne konsekwencje. Jeśli konkurenci wspierają swoje działania wysoce wydajnymi systemami zarządzania przedsiębiorstwem, wykorzystują najnowsze osiągnięcia nauki w obszarach controllingu czy nowoczesnych metod zarządzania, to decyzja o rezygnacji z tych usprawnień spowoduje, że przedsiębiorstwo stanie się niekonkurencyjne.

Jednym z podstawowych rozwiązań informatycznych wykorzystywanych w biznesie są właśnie systemy klasy ERP. Warto na wstępie zadać sobie następujące pytania: dlaczego podejmujemy temat systemów klasy ERP? Czy dzisiejsze przedsiębiorstwo może funkcjonować bez oprogramowania typu ERP i jednocześnie osiągać sukcesy? Czy konieczne są inwestycje w kosztowny system, aby móc sprostać wymaganiom rynku? Czy dzisiejsza rzeczywistość biznesowa nie pozostawia przedsiębiorcom wyboru? Można by zaryzykować stwierdzenie, że pytania te są z gatunku retorycznych, ponieważ w dobie społeczeństwa informacyjnego brak w przedsiębiorstwie infrastruktury teleinformatycznej jest sytuacją wielce niepożądaną, eliminującą przedsiębiorcę z konkurencyjnego rynku. Obrazowo sytuację taką można przedstawić następująco: brak systemu wspomagającego zarządzanie przedsiębiorstwem to jak zgłoszenie startu na wyścigach samochodowych bez samochodu.

Oczywiście nikt nie ma zamiaru przekonywać, że wszyscy powinni implementować systemy klasy ERP, ale każdy zarządzający organizacją gospodarczą powinien zadbać o to, aby jego przedsiębiorstwo miało system informatyczny na miarę swoich potrzeb.

Można wymienić wiele korzyści wynikających z implementacji systemu klasy ERP.

Oto najważniejsze zalety systemu klasy ERP.

Znaczna redukcja kosztów przez:

a) automatyzację pracy,

b) wydajne i skuteczne zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa,

c) weryfikację planów i norm produkcyjnych,

d) identyfikację kosztotwórczych obszarów działania firmy i racjonalizację ich funkcjonowania przy wykorzystaniu narzędzi controllingowych.

Oszczędność czasu przez:

a) sprawniejsze wykonywanie czynności,

b) sprawniejsze pozyskiwanie informacji w różnych przekrojach.

Usprawnienie i standaryzacja procesów biznesowych przez:

a) weryfikację i reorganizację procesów zachodzących w firmie,

b) ocenę sprawności realizacji procesów,

c) sporządzanie i weryfikację stopnia wykonania planu,

d) wykorzystanie gotowych wzorców procesów biznesowych,

e) benchmarking gospodarczy.

Standaryzacja zbiorów danych przez:

a) wprowadzenie zcentralizowanej bazy danych,

b) ujednolicenie klasyfikacji, nomenklatur i rejestrów w każdej komórce organizacyjnej przedsiębiorstwa,

c) powszechną walidację ewidencji danych.

Polepszenie jakości obsługi klienta przez:

a) skrócenie czasu odpowiedzi na zapytania kierowane przez klienta,

 

b) generowanie czytelnej dokumentacji obrotu towarowego,

c) przyspieszenie reakcji na zapotrzebowanie klienta,

d) efektywne rozpoznawanie potrzeb klientów.

Rozpoczynając pracę nad książką, określiliśmy grono odbiorców. Naszym zamiarem było wsparcie osób zaczynających pracę z systemem SAP-ERP, a w szczególności:

● pracujących w firmach decydujących się na wdrożenie systemu SAP-ERP,

● rozpoczynających pracę w organizacji, w której system SAP-ERP już funkcjonuje,

● będących studentami chcącymi poznać funkcjonowanie i obsługę systemu SAP-ERP.

Dla zaawansowanych użytkowników czy konsultantów wdrażających system omawiane zagadnienia nie będą niczym nowym. Niemniej ujęcie procesowe na podstawie modelu APQC jest autorską propozycją mającą na celu uporządkowanie podejścia procesowego, a przez to wsparcie złożonego przedsięwzięcia, jakim jest wdrożenie systemu klasy ERP. Mamy nadzieję, że propozycja ta będzie również pomocna dla użytkowników biegłych w obsłudze systemu SAP-ERP.

Warto zaznaczyć, że w opracowaniu skupiamy się nad funkcjonalną obsługą systemu. Nie jest to zatem pozycja zgłębiająca aspekty techniczne z wyjątkiem tych, które są konieczne do obsługi omawianej funkcjonalności systemu.

Liczba przedsiębiorstw korzystających z systemu SAP-ERP w Polsce zwiększa się z roku na rok. Wzrasta tym samym grono specjalistów odpowiedzialnych za jego wdrażanie, ale jeszcze więcej pojawia się nowych użytkowników systemu, którzy wykorzystują go na co dzień do obsługi finansów czy logistyki. Zwiększająca się znajomość tego systemu wśród dużych podmiotów na rynku polskim, a także coraz szersze zapotrzebowanie na pracowników znających jego obsługę spowodowało, że wzrosło także zainteresowanie tym systemem wśród studentów szkół ekonomicznych i technicznych. Na uczelniach instalowane są zintegrowane systemy zarządzania umożliwiające studentom poznanie ich funkcjonalności.

Problem polega jednak na tym, że system klasy ERP, jakim jest SAP-ERP, nie stanowi produktu gotowego do eksploatacji zaraz po zainstalowaniu. Wymaga wykonania parametryzacji procesów, a złożoność i różnorodność tych czynności powoduje, że potrzebne staje się wsparcie szczegółową instrukcją bądź pomoc konsultanta. Aby możliwa była praca w systemie, konieczne jest zdefiniowanie przedsiębiorstwa oraz parametrów identyfikujących specyfikę działalności danej jednostki gospodarczej. Konfiguracja systemu wymaga znajomości zagadnień nie tylko technicznych dotyczących parametryzacji systemu, lecz także wiedzy merytorycznej związanej z funkcjonowaniem procesów biznesowych w organizacji gospodarczej.

Te uwarunkowania sprawiły, że konieczne stało się opracowanie nowego podejścia do omawiania sytemu SAP-ERP. Poprzednie koncepcje dydaktyczne korzystały z podziału modułowego, w którym każdy z modułów był przedmiotem rozważań na różnym poziomie szczegółowości. Znaczna liczba dostępnych transakcji, dochodząca do kilku tysięcy, sprawiała, że skuteczne przyswojenie wiedzy na temat funkcjonalności systemu natrafiało na poważne ograniczenia. Bariery te postanowiliśmy zminimalizować, stosując jeden z modeli podejścia procesowego o nazwie Uniwersalny Model Klasyfikacji Procesów (PCF) opracowanego przez stowarzyszenie APQC[1]. Z dostępnej listy procesów wymienionych w modelu wybraliśmy te, które są typowe i występują w większości przedsiębiorstw.

Drugim krokiem w autorskim podejściu do zagadnienia było opisanie przykładowego przedsiębiorstwa przez prezentację procesów. Kolejny krok polegał na zawężeniu listy procesów i powiązanych z nimi działań do tych, które precyzują konkretne zagadnienia związane z funkcjonalnością systemu SAP-ERP. Głównym elementem opracowania jest rozdział opisujący procedury prezentujące realizację standardowych procesów wybranych z modelu APQC. Każda z procedur omawia również dane wejściowe niezbędne do przeprowadzenia procedury oraz dane wyjściowe, czyli efekt końcowy realizacji procedury.

W końcowej części opracowania opisujemy techniczne aspekty użytkowania systemu. Zagadnienia te nie są przedmiotem opracowania, jednak ich częściowe omówienie pomoże użytkownikowi w przygotowaniu, na własne potrzeby, środowiska testowego, zakładając, że czytelnik korzysta z systemu umożliwiającego uruchomienie takiego środowiska. Rozdział dotyczący konfiguracji systemu powinien pomóc osobom, które chciałyby się nauczyć najprostszej konfiguracji systemu SAP-ERP w zakresie struktury danych podstawowych dla wyodrębnionej jednostki gospodarczej.

Kierując tę książkę do osób rozpoczynających swoją przygodę z systemem SAP-ERP, nieposiadających wiedzy z zakresu nowoczesnej informatyki ekonomicznej, staraliśmy się przedstawić zagadnienia w sposób przystępny, tak aby Czytelnik mógł łatwo dotrzeć do istoty nowoczesnych systemów wspierających zarządzanie przedsiębiorstwem.

Mamy nadzieję, że zarówno początkujący, jak i doświadczeni użytkownicy znajdą w opracowaniu interesujące zagadnienia.

[1] W dalszej części publikacji Uniwersalny Model Procesów opracowany przez APQC będzie nazywany modelem APQC.

2. Charakterystyka systemu ERP

Skrót ERP pochodzi od angielskiej nazwy systemu – Enterprise Resource Planning, co w tłumaczeniu na język polski oznacza planowanie zasobów przedsiębiorstwa (rys. 1).


Rys. 1. Umiejscowienie systemu ERP w przedsiębiorstwie

Źródło: opracowanie własne.

Należy w tym miejscu zaznaczyć, że przetłumaczony termin nie oddaje w pełni sensu zintegrowanych systemów informatycznych. Choć skrót ERP jest szeroko stosowany i dla osób z branży oczywisty, to należałoby tę nazwę wyjaśnić na potrzeby pełnej prezentacji systemów ERP. Ułatwi to zrozumienie tego zagadnienia osobom, które dopiero rozpoczynają z nim pracę. Mówiąc najprościej, system ERP to zbiór powiązanych ze sobą rozwiązań informatycznych wspierających funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa[1]. Procesy realizowane w firmie znajdujące odzwierciedlenie w raportach i sprawozdaniach można nazwać systemem informacyjnym firmy. Organizacja procesów gospodarczych wraz z systemem informacyjnym wspomaganym rozwiązaniami informatycznymi tworzą system informatyczny. Przekształcenie systemu informacyjnego w system informatyczny odbywa się przy zastosowaniu technologii informacyjnej (rys. 2).


Rys. 2. Funkcjonowanie systemu informatycznego w organizacji procesowej

Źródło: opracowanie własne.

Za pomocą systemu ERP prowadzi się ewidencję i analizę danych. Planowanie zaś może być realizowane na dwa sposoby: uproszczony i rozwinięty. W latach dziewięćdziesiątych pojęcie planowania oznaczało głównie kontrolę oraz ustalanie poziomu zapasów, materiałów i produkcji. Obecnie pełne planowanie zasobów dotyczy również określania przyszłych wyników i odbywa się przy zastosowaniu wysoce wydajnych aplikacji współpracujących z systemami ERP, takimi jak BI (Business Inteligence). Funkcjonalność dzisiejszych systemów ERP jest trochę inna, niż to wynika z definicji. W dalszej części rozdziału podjęto próbę przedstawienia pełnej prezentacji istotnych elementów systemów ERP.

Początki systemów wspomagających zarządzanie sięgają lat sześćdziesiątych. Pierwsze systemy ewidencji magazynowej (IC Inventory Control) były dostępne tylko dla wysoko wyspecjalizowanych użytkowników, trudne do obsługi i mało przyjazne w interpretowaniu otrzymywanych danych. Dynamiczny rozwój technologii informacyjnych spowodował, że programy wspierające zarządzanie przedsiębiorstwem stawały się coraz bardziej przyjazne użytkownikowi i bardziej funkcjonalne.

W latach osiemdziesiątych pojawiły się systemy MRP (Material Requirements Planning) obsługujące tylko część przedsiębiorstwa – zarządzanie gospodarką materiałową i księgowością. Programy te wspierały tylko konkretne działy, a dane nie były między nimi wymieniane. Kolejnym etapem rozwoju systemów wspomagających zarządzanie przedsiębiorstwem były systemy MRP z zamkniętą pętlą (ang. closed loop MRP) zarządzające danymi związanymi z produkcją. MRP II (Manufacturing Resource Palnning) to już przedsionek dzisiejszych systemów ERP. Obsługiwały pełny proces biznesowy, poczynając od planowania produkcji i kończąc na sprzedaży wyrobów gotowych. W latach dziewięćdziesiątych pojawiły się pierwsze systemy ERP (Enterprise Resource Planning) będące kompleksowym narzędziem wspomagającym zarządzanie przedsiębiorstwem realizującym wyznaczone cele przez ewidencję, analizę, planowanie, kontrolę i korektę swej działalności. Systemy ERP oprócz księgowości zaczęły obsługiwać rachunkowość zarządczą stanowiącą podstawowy element controllingu. Obecnie nastąpił kolejny etap rozwoju – ERP II, który jest systemem wchodzącym w interakcje z otoczeniem i czerpiącym informacje z otaczającej rzeczywistości biznesowej.

Warto podkreślić, że systemy ERP, będące kontynuacją MRP i MRP II (systemów zarządzających planowaniem produkcji), są również wdrażane w przedsiębiorstwach usługowych, handlowych, a nawet w organizacjach non profit i państwowych. Pierwotne ukierunkowanie na wspomaganie zarządzania produkcją i zapasami ewolucyjnie zmierza ku zarządzaniu pełnym zakresem czynności wykonywanych w dowolnej sformalizowanej organizacji.

Pisząc książkę o nowoczesnym systemie wspomagającym zarządzanie przedsiębiorstwem, można zaprezentować wiele rozbudowanych funkcjonalnie rozwiązań. Na rynku istnieje ich tak wiele, że wybór jest naprawdę trudny. Zapewne wielu czytelników zaskoczy informacja, że w XXI wieku istnieje jeszcze znaczący odsetek przedsiębiorstw korzystających z aplikacji napisanych w Turbo Pascalu w środowisku DOS. Stanowią one alternatywę dla skomplikowanych systemów zbudowanych z wykorzystaniem nowoczesnych technologii informacyjnych. I zapewne te starsze aplikacje, które w dalszym ciągu zaspakajają zapotrzebowanie przedsiębiorców na ewidencję i przetwarzanie danych, jeszcze będą przez długi czas nieodłącznym narzędziem w mniejszych firmach. Natomiast duże i zasobne przedsiębiorstwa skorzystają z systemów, które obejmują swoją funkcjonalnością najszersze obszary działalności firmy, a co za tym idzie, często należą do najdroższych na rynku. Jakie zatem systemy są najlepsze? Odpowiedź jest trudna i niejednoznaczna. Każda branża, a nawet każde przedsiębiorstwo nawiązuje do innej wizji dobrego oprogramowania spełniającego oczekiwania. Jest wiele kryteriów umożliwiających wybór zintegrowanego systemu informatycznego w sposób optymalny. Najważniejsze z nich to:

● zgodność z przepisami prawa,

● koszty wdrożenia systemu,

● usprawnienie prac w przedsiębiorstwie,

● szybki dostęp do informacji,

● oczekiwane zyski,

● bezpieczeństwo danych,

● dostępność serwisu powdrożeniowego,

● możliwość wymiany danych z otoczeniem.

Kadra zarządzająca, która podejmuje decyzję o wymianie starego systemu bądź wdrożeniu nowego, kieruje się wymienionymi kryteriami, ale na pewno najważniejsze to: zwiększenie efektywności pracy, uplasowanie swojego przedsiębiorstwa na lepszej pozycji wobec konkurencji, jak również prestiż, który gwarantuje w chwili obecnej posiadanie nowoczesnego wydajnego i popularnego na rynku systemu ERP. Dodatkowym czynnikiem jest również wkroczenie gospodarki na poziom integracji, współpracy i tworzenie w ten sposób globalnego, światowego rynku. Czasy, gdy średnie lub duże przedsiębiorstwo korzystało z oprogramowania modułowego wspomagającego wydzielone działy funkcjonalne, powoli mijają i ewolucyjny proces rozwoju systemów ERP sprawia, że organizacje niemające sprawnych, nowoczesnych systemów ERP tracą swoją pozycję konkurencyjną. Nowoczesny przedsiębiorca wyposażony jest w całą gamę bardzo wydajnych i szybkich narzędzi do oceny wyników działalności swojej firmy. Szybka interpretacja wyników analiz ex post oraz prognozowanie przyszłych efektów powodują, że konkurowanie na rynku XXI wieku wymaga wiedzy oraz bardzo sprawnych i nowoczesnych narzędzi, w jakie wyposażone są systemy ERP bądź aplikacje z nimi współpracujące. Można się spodziewać, że obecne systemy będą dalej się rozwijać w kierunku coraz szybszego przetwarzania informacji, organizowania pracy, będą wyposażone w mechanizmy wczesnego ostrzegania przed zagrożeniami nie tylko pojawiającymi się wewnątrz firmy, lecz także mogącymi nadejść z zewnątrz. Ponadto, obecny dynamiczny rozwój nowoczesnych metod zarządzania kładzie duży nacisk na monitorowanie procesów wewnątrz przedsiębiorstwa oraz współpracę z partnerami biznesowymi. Efektem tego będą systemy otwarte na wymianę danych z otoczeniem, ich analizę oraz prognozowanie działalności w bardzo szeroko pojętym kontekście gospodarczym.

 

W literaturze można znaleźć wiele definicji systemu ERP. Prezentujemy tu propozycję American Production & Inventory Control Society[2], która określa system ERP jako schemat organizacji, definiowania i standaryzowania procesów biznesowych niezbędny do efektywnego planowania i sterowania organizacją, dzięki któremu może ona wykorzystywać swoją wewnętrzną wiedzę do osiągania przewagi konkurencyjnej.

Można również zredukować opisaną propozycję i przedstawić ją w sposób następujący: jest to zestaw współpracujących ze sobą modułów (aplikacji), opartych na scentralizowanej bazie danych, wspierających zarządzanie wszystkimi działami w przedsiębiorstwie. Należy mieć jednak na uwadze to, że uproszczenie samego pojęcia systemu ERP nie wpłynie na uproszczenie jego złożonych struktur. Jest on skomplikowaną siecią rozwiązań informatycznych obsługujących w pełnym zakresie przedsiębiorstwo z rozbudowaną organizacyjnie i przestrzennie strukturą. Schematyczny obraz systemu ERP przedstawiono na rysunku 3.

System ERP zainstalowany jako całość w przedsiębiorstwie jest dostępny dla użytkowników we wszystkich bądź w wybranych działach firmy. Rozmiar zainstalowanej funkcjonalności systemu zależy od decyzji zarządzających.

Dane z zewnątrz użytkownicy wprowadzają do odpowiednich obszarów systemu ERP. Dzięki tym działaniom dane są umieszczane bezpośrednio we wspólnej bazie danych. Każdy obszar pobiera dane transakcyjne zgodne z procesem (lub fragmentem procesu). Obszar raportowania danych przepływających z miejsc źródłowych można określić mianem controllingu operacyjnego. W każdym obszarze firmy, a zarazem systemu użytkownik uzupełnia dane wykorzystywane później do raportów controllingowych.

Na rysunku 3 controlling stanowi wyodrębnioną część systemu ERP występującą jako odbiorca danych pochodzących z obszarów źródłowych. Można sobie wyobrazić controlling operacyjny jako zestaw raportów, sprawozdań w poszczególnych obszarach prezentujących sytuację wartościowo-ilościową ważną z punktu widzenia funkcjonowania danego obszaru (na przykład raporty stanów magazynowych uwzględniających przemieszczenia magazynowe dla konkretnego indeksu towarowego mogą być traktowane jako raporty controllingu operacyjnego). Patrząc jednak na controlling operacyjny jako odrębny obszar systemu zasilany przez inne obszary źródłowe, warto mieć świadomość tego, że źródło danych może leżeć poza systemem, szczególnie w zakresie danych planowanych (na przykład planowanie z wykorzystaniem plików MS Excela).


Rys. 3. Schemat ideowy systemu ERP

Źródło: opracowanie własne.

Omówiony schemat jest uproszczonym modelem systemu ERP ułatwiającym zrozumienie samej idei funkcjonowania systemu. Rysunek 3 prezentuje controlling jako narzędzie do analizy wszystkich procesów zachodzących w przedsiębiorstwie. Często jednak jego możliwości funkcjonalne sprowadzane są do roli zarządzania jedynie kosztami i przychodami firmy.

Administrowaniem systemem ERP z reguły zajmuje się zespół specjalistów odpowiedzialnych za funkcjonowanie poszczególnych modułów, takich jak: Finanse, Magazyn, Sprzedaż, Produkcja, Kadry i płace. Dzieje się tak dlatego, że obsługa w obszarze konkretnego modułu opiera się nie tylko na wiedzy informatycznej, ale również na gruntownej wiedzy merytorycznej, na przykład administrator ERP z obszaru Magazyn to specjalista od zagadnień procesów zaopatrzeniowych, zarządzania zapasami, czyli od wszelkich procesów związanych z obsługą magazynu. Jednocześnie jest to osoba, która zna funkcjonalność systemu, podstawy programowania i w razie konieczności jest łącznikiem między użytkownikami a serwisem technicznym (administratorami i programistami).

Interesujące jest to, że często mówi się o systemach ERP w ujęciu modułowym, natomiast zapomina się o tym, że systemy te opierają się na procesach zachodzących w przedsiębiorstwie, o czym świadczy definicja tego pojęcia. Innymi słowy system ERP ujmuje przedsiębiorstwo procesowo (poziomo), a nie funkcjonalnie (pionowo). Początkowe dane są wprowadzane przez pierwszych użytkowników, a następnie przekazywane do uzupełnienia i przesłania dalej przez kolejnych użytkowników. System ERP koordynuje pracę wielu osób umiejscowionych w wielu komórkach organizacyjnych zaangażowanych w realizację danego procesu. Nawet jeśli przedsiębiorstwo nie weszło jeszcze na drogę procesowego ujęcia swojej działalności, to przez implementację systemu ERP rozpoczyna ono etap poziomego ujęcia swojej organizacji.

Należy również zauważyć, że systemy ERP projektowane dla różnych branż oraz rodzajów działalności zawierają rozwiązania ogólne stanowiące niejako modele referencyjne, które mogą być wykorzystywane jako punkt wyjścia przy wdrożeniach w nowych firmach. W ramach standardu systemy ERP umożliwiają parametryzację konfigurującą specyficzne dla danego przedsiębiorstwa wartości. Praktyka pokazuje, że około 65% funkcjonalności można obsłużyć procesami zdefiniowanymi w standardowej wersji systemu ERP, a pozostałe 35% to specyficzna charakterystyka przedsiębiorstwa uszczegóławiająca jego działalność. Ponadto, nowoczesne systemy ERP dostarczają wewnętrzny język programowania, a za jego pomocą można doprecyzować funkcjonalność systemu dla konkretnego przedsiębiorstwa. W systemach ERP normą stała się również możliwość generowania plików z danymi pobranymi z systemu w formatach rozumianych przez ogólnie dostępne aplikacje, to jest o rozszerzeniach *.xls, *.doc, *.txt, *.pdf, *.html. Dzięki temu raporty, zestawienia danych i dokumenty można przesyłać poza system ERP bez obawy, że odbiorca nie będzie w stanie ich odczytać.

Warto również wspomnieć o tym, że oprócz systemów standardowych powstają także systemy ERP dedykowane, czyli przystosowane dokładnie do profilu konkretnego przedsiębiorstwa i opracowane zgodnie z analizą biznesową przygotowaną na jego potrzeby. Tego typu rozwiązania są bardzo kosztowne, ale w zamian za to system odwzorowuje precyzyjnie procesy danej organizacji i realizuje je zgodnie z założeniami strategicznymi i operacyjnymi. Praktyka pokazuje, że z rozwiązań dedykowanych korzystają tylko bardzo duże, bogate podmioty (na przykład banki), dla których spersonalizowany system informatyczny jest istotny z punktu widzenia prowadzonej działalności. Są również duże organizacje, które mają system ERP zaprojektowany i rozwijany przez własny dział informatyków-programistów. Istnieje wiele przedsiębiorstw z różnorodnych branż, które przyjęły taką właśnie strategię rozwoju systemów informatycznych wspomagających zarządzanie.